ناقص کنٹریکٹ مینجمنٹ میں آپ کے کاروبار کی رقم خرچ ہوسکتی ہے

اسپرنگ سی ایم کی ایک نئی رپورٹ کے مطابق ، چونسٹھ فیصد کمپنیوں کا کہنا ہے کہ معاہدے کی منظوری کے عمل سودے روکنے کا سبب بن رہے ہیں۔ تنظیموں کے سامنے سب سے بڑا چیلنج معاہدہ کے ورک فلو کا انتظام کرنا اور بنیادی اسٹیک ہولڈرز سے سائن آف کرنا ہے۔ سروے کے مطابق ، کمپنیوں کو درپیش سب سے بڑی رکاوٹ معاہدوں کو سنبھالنے اور آگے بڑھنے کے عمل کی کمی ہے۔ معاہدوں کا انتظام کرنے کے لئے ساٹھ فیصد کمپنیاں ای میل کا استعمال کررہی ہیں جبکہ صرف 32 فیصد کمپنیاں معاہدے کے انتظام کے آلے کا استعمال کررہی ہیں۔ چھ فیصد کمپنیوں کا کہنا ہے کہ ان کے پاس معاہدے کے انتظام کا کوئی عمل نہیں ہے۔

اسپرنگ سی ایم کے چیف اسٹراٹیجی اینڈ الائنسس آفیسر ایرک سیورنگھاؤس نے کہا ، "داخلی اور بیرونی منظوری کے عمل کے ذریعے معاہدوں کو حاصل کرنے کی کوشش کرنا صرف ایک اذیت ناک تجربہ ہے۔" "ایک معاہدہ بنیادی طور پر غیر ساختہ اعداد و شمار ہے جو آپ دو مختلف تنظیموں میں کام کر رہے ہیں جس میں دو مختلف ٹولوں اور عملوں کے سیٹ ہیں۔ دن کے اختتام پر اگر آپ ای میل اور منسلکات کے ذریعہ عملدرآمد کر رہے ہیں تو ، پھر کیا ہوتا ہے کسی کو بھی اس عمل میں مرئیت حاصل نہیں ہوتی۔ ، اور کوئی بھی اس عمل کو بہتر نہیں بنا سکتا ہے۔ "

"اگر آپ سروے اور جواب دہندگان کے سب سے بڑے چیلنجوں پر نظر ڈالیں تو ،" اسٹرنگ سی ایم کے چیف مارکیٹنگ آفیسر ول وِگلر نے کہا ، "سرفہرست چار کام کے بہاؤ ہیں ، نئے معاہدوں ، ٹریکنگ اور منظوری کو پیدا کرتے ہیں۔ یہ کاروباری عمل ہیں جو پھنسے ہوئے ہیں۔ عام طور پر ، لوگ یہ بھی نہیں جانتے کہ معاہدے کہاں پر ہیں۔ یہ کس کے ان باکس میں ہے؟ اگلا یہ کس کو ملتا ہے؟

(تصویری وسیا: اسپرنگ سی ایم)

کنٹریکٹ مینجمنٹ کیا کر سکتی ہے

کنٹریکٹ مینجمنٹ ٹولز کاروبار کو معاہدے پر مبنی ڈیٹا پر اسٹور کرنے ، ٹریک کرنے ، دوبارہ سرجانے اور رپورٹس چلانے کی صلاحیت پیش کرتے ہیں۔ اس میں عام طور پر کلاؤڈ بیسڈ سافٹ ویئر شامل ہوتا ہے جو خود بخود اعداد و شمار کو پڑھ اور اکٹھا کرسکتے ہیں ، اور ساتھ ہی اسٹیک ہولڈرز کو انتباہ فراہم کرتے ہیں جب وقت آتا ہے جب کسی مخصوص معاہدے پر کارروائی کا وقت آجائے۔ سیورنگھاؤس نے کہا کہ سوفٹویئر کے بغیر ان پروسیس کو سنبھالنے کی کوشش کرنے والی کمپنیاں سات یا آٹھ مختلف دستاویزات یا فائل کی اقسام کے اوپر سے ڈیٹا کو اپنانے کی جدوجہد کر رہی ہیں ، اور پھر اس معلومات کا ایک معیاری معاہدہ یا رسید میں ترجمہ کررہی ہیں۔ ان منظرناموں میں ، انہوں نے وضاحت کی ، "انسانی غلطی کا پابند ہے۔"

در حقیقت ، وہ کمپنیاں بھی جو معاہدے کے انتظام کے سافٹ ویئر کا فائدہ اٹھا رہی ہیں وہ اب بھی عام غلطیوں سے بچنے کے لئے جدوجہد کر رہی ہیں۔ جواب دہندگان کے مطابق ، معاہدے کے انتظام میں بانوے فیصد غلطیاں انسانوں سے منسوب ہیں۔ سات فیصد کمپنیوں کا کہنا ہے کہ انسانی غلطیاں اکثر اوقات ہوتی ہیں۔ سیورنگھاؤس نے کہا ، "ایک سیلزپرسن صارفین سے بات کرنا پسند کرتا ہے ، تعلقات استوار کرنا پسند کرتا ہے ، لیکن وہ عام طور پر ریاضی ، ریاضی ، فنانس ، اور مختلف نظاموں میں نمبروں کا ترجمہ کرنے کے دستی کام سے نفرت کرتا ہے۔" "اگر آپ ان کو دستی طور پر اس چیز کو دستی طور پر گھومانے کے لئے کام کرتے ہیں تو ، اگر آپ کو اس عمل میں غلطیاں نظر آئیں تو آپ کو حیرت نہیں ہونی چاہئے۔"

(تصویری وسیا: اسپرنگ سی ایم)

سروے میں آنے والے تمام کاروباروں کی ایک چوتھائی کمپنی کا کہنا ہے کہ آئی ٹی معاہدے کے ورک فلو عمل میں شامل ہے ، اس اقدام سے معاہدے کو لاگنگ اور پروسیسنگ میں شامل کچھ انسانی غلطی کو دور کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ کانٹریکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے دکاندار ممکنہ مؤکلوں سے بات کرنے سے پہلے ، آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ نے عام طور پر کاروباری تجزیہ کاروں کے ساتھ مل کر معیاری ورک فلو کی وضاحت کرنے میں مدد کی ہے جو کاروباری عمل ، ٹکنالوجی اور ان دونوں کو ملانے والی کسی بھی پچھلی امور کو مدنظر رکھتی ہے (جیسے اسپریڈشیٹ میں کیوں ترجمہ نہیں ہوگا۔ انوائس)

مثال کے طور پر: جن معاہدوں کا نظم و نسق کے بہترین اوزار جن کا ہم نے جائزہ لیا وہ پیش کرتے ہیں جیسے کام کے فلو آٹومائٹرز ، ان ایپ چیٹ فعالیت ، اور ای میل الرٹس جو لوگوں کو متنبہ کرتے ہیں جب کسی معاہدے پر عمل کرنے کا وقت آتا ہے۔ ان میں سے کچھ خصوصیات ایڈیٹرز کے چوائس ٹولز جیسے ایگیلفٹ اور مٹریٹیک حاصل کرنا معاہدہ کیا گیا ہے ، نیز اسپرنگ سی ایم میں بھی پایا جاسکتا ہے۔

ان خصوصیات سے معاہدے کے چکر کو تیز کرنے اور کمپنیوں کے پیسے کی بچت میں بھی مدد مل سکتی ہے۔ سروے کے جواب دہندگان کے لئے مخصوص معاہدہ سائیکل کی لمبائی ایک سے دو ماہ (33 فیصد) کے درمیان تھی۔ بائیس فیصد جواب دہندگان کا کہنا ہے کہ ان کا معاہدہ سائیکل چار ماہ سے زیادہ عرصہ تک جاری رہتا ہے۔ بیس فیصد جواب دہندگان کا کہنا ہے کہ کنٹریکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے استعمال سے ان کے کاروبار کی رقم بچ گئی ہے۔

مستقبل کے معاہدے کا انتظام

جب آپ ابھرتی ہوئی ٹیکنالوجیز جیسے مصنوعی ذہانت (اے آئی) اور مشین لرننگ (ایم ایل) کو اختلاط میں شامل کرتے ہیں تو ، کنٹریکٹ مینجمنٹ صارفین کے لئے اور بھی زیادہ فائدہ مند ہونے کی صلاحیت رکھتا ہے۔ سیورنگھاؤس نے کہا ، "اے آئی ناقابل یقین حد تک اہم ثابت ہوگی۔ "استعمال کرنے کے ابتدائی معاملات ہیں جہاں اے آئی باہمی عدم انکشافی معاہدوں کی اجازت دے رہی ہے۔ اے آئی معاہدہ کا بنیادی جائزہ اور معاہدہ کی درجہ بندی کرسکتا ہے۔"

بدقسمتی سے ، اے آئی معاہدے کے انتظام کے عمل کو تیار کرنے کے مشکل چیلنج کو حل نہیں کرے گا ، جو آٹومیشن کی طرف پہلا قدم ہے۔ سیورنگھاؤس نے کہا ، "ہم کاروباری عمل کے چیلنجوں کو حل کرنے کے AI سے دور ہیں۔ "نئی ٹیکنالوجیز ابھرتی ہیں اور ہر ایک کا خیال ہے کہ وہ جادو کا گولی بنیں گے۔ کیوں کہ اب یہ ٹکنالوجی موجود ہے وہ سمجھتے ہیں کہ ہمیں سخت محنت نہیں کرنی پڑے گی اور اپنے کاروباری عمل کا تجزیہ نہیں کرنا پڑے گا۔ خاص طور پر اے آئی اس مقام پر ہے جہاں لوگ یہ کہہ رہے ہیں کہ وہ جیت گئے ہیں۔ مجھے سخت محنت نہیں کرنی ہوگی کیونکہ AI ہمارے لئے جادو کا کام کرے گا۔ در حقیقت ، اے آئی ایک ایسے نظام کا مظہر ہے جس کا انحصار ساختی اعداد و شمار پر ہے اور ان الگورتھم کو تربیت دینے کے لئے ساختی عمل۔ "

معیاری کاری کی اس کمی کی وجہ یہ ہے کہ اسپرنگ سی ایم جیسی کمپنیاں کاروبار کرنے والوں سے درخواست کرتے ہیں کہ وہ کسی وینڈر سے بات کرنے سے پہلے ہی معاہدوں کا انتظام کرنے کے لئے کوئی عمل تیار کریں۔ ویگلر نے کہا ، "عمل نہ کرنا ہر مرحلے میں پریشانیوں کا ایک نسخہ ہے۔ "آپ معاہدوں کو کیسے منظم کرتے ہیں اس کے لئے بغیر کسی عمل کے کاروبار کو نہیں بڑھا سکتے ہیں۔" معاہدہ کے انتظام کے عمل کو کوڈفائنگ کرنے کے لئے ، ویگلر نے کہا کہ کاروباری اداروں کو خود سے درج ذیل سوالات پوچھنا ہوں گے ، "اب آپ کیا کر رہے ہیں؟ جس عمل کی نشاندہی کی جاسکے اس کے لحاظ سے کیا تشکیل کیا جاسکتا ہے؟" ایک بار جب آپ نے شناخت کرلیا کہ آپ کا عمل کیا رہا ہے ، اور ہونا چاہئے تو ، آپ آئی ٹی اور سافٹ ویئر فروشوں کے ساتھ مل کر ایک ایسا نظام تشکیل دینے کے ل. کام کریں گے جو کام کرتا ہے۔ یا ، جیسا کہ ویگلر نے کہا تھا ، "اگر آپ سمجھ نہیں آتے ہیں کہ یہ سب سے پہلے کیا ہے تو آپ کچھ خود کار نہیں کرسکتے ہیں۔"

اسپرنگ سی ایم نے 1،409 جواب دہندگان کا سروے کیا ، جن میں سے 32 فیصد 100 سے کم ملازمین کی کمپنیوں سے ہیں ، اور ان میں سے 16 فیصد 8000 سے زائد ملازمین کی کمپنیوں سے ہیں۔