کاروباری ورک فلو کے ساتھ آسانہ کی 7 ترکیبیں

جب بات ورک فلو اور پیداواری ٹولز کی ہو تو ، آسنا پانی کے باہر سے دوسرے تعاون کے پلیٹ فارم کو اڑا دیتی ہے۔ ورک فلوز وہی ہیں جو آسنا کے لئے بنایا گیا تھا ، اور ان میں اس کی مہارت نے اسے ایڈیٹرز کے انتخاب کی منظوری کے ساتھ ساتھ پی سی میگ کو داخلی طور پر ہمارے انتخابی کام کے فلو آلے کے طور پر استعمال کرنے کے لئے بھی حاصل کیا۔ ہر خصوصیت اور ڈیزائن عنصر صارف کے پلیٹ میں کسی منصوبے یا ہر کام کے تمام پہلوؤں کو مکمل طور پر شفاف تجربے میں شامل کرنے اور اس کو منظم کرنے کے حتمی مقصد میں شامل ہوتا ہے۔

میں اپنے گھر میں آسانہ ماسٹر کے ساتھ بیٹھ گیا ، جس کے ٹیوٹلیج میں ورک لفٹ مینجمنٹ ٹول کو تقریبا لامحدود طاقت سے چلانے کے لئے چھپی ہوئی چالوں اور تکنیکوں کا انکشاف کیا گیا تھا۔ بڑی ہچکچاہٹ کے ساتھ ، اس نے کام کے فلو حکمت کے کچھ نوٹوں کو بانٹنے کے ل cross اپنے پیچیدہ کاموں ، سب ٹاسکس ، اور دور رس منصوبے کے کیلنڈر کے پیچیدہ ویب سے دور کال کرنے پر اتفاق کیا۔ آسانہ کے مالک نے اپنی شناخت کو سائے میں گھومتے رہنے کا انتخاب کیا ، اور اس مضمون کے مقاصد پوچھے کہ پی سی میگ نے اسے محض شیف کے نام سے حوالہ کیا۔

1. کراس انڈیکسنگ کی طاقت کو گلے لگائیں

کراس انڈیکسنگ آسنا کو استعمال کرنے اور آسن کو ماسٹر کرنے کے درمیان فرق ہے۔ شیف نے اسے پلیٹ فارم کی سب سے قیمتی خصوصیت کے طور پر بیان کیا: متعدد پروجیکٹس میں سنگل کاموں کو کراس انڈیکس کرنے کی صلاحیت جبکہ اس کام کو استعمال کرنے والے ہر صارف یا ٹیم کو الگ الگ معلومات ظاہر کرنے کے لئے جہاں اس کی ترتیب دی جاتی ہے۔ کراس انڈیکسنگ کسی کام کو بھی نقل نہیں کرتا ہے ، لہذا اس کا استعمال کرنے کا مطلب یہ ہے کہ ایک ہی ٹاسک مختلف پروجیکٹس میں 10 مقامات پر 10 جگہ ایک جیسے کام کرنے کی بجائے 10 مرتبہ کراس انڈیکس ہوجائے۔ کسی کام کو کراس انڈیکس کرنے کے ل your ، اپنے ماؤس کو ٹاسک کے نام کے بالکل اوپر رکھیں ، اور ایک پلس بٹن نظر آئے گا۔ اس پر کلک کریں اور پروجیکٹ کے نام پر ٹائپ کریں۔

مینیجر کی سطح پر ، منتظمین اس کے بعد ایک اعلی سطحی پروجیکٹ دیکھ سکتے ہیں جس میں انٹر ورک بنو کاموں اور سب ٹاسکس کی فہرست شامل ہوتی ہے جو اپنے ورک فلو ڈیزائن کے مطابق ٹرانسپیرنگ کرتے ہیں۔ ایک بار جب کوئی کام آگے بڑھا تو جیسے کسی مکمل منصوبے میں ان کا اندازہ ہو گیا ہے ، وہ دیکھ سکتے ہیں کہ پیداوری کا احساس حاصل کرنے کے لئے یہ کام مختلف ٹیموں میں کیسے انجام دے رہے ہیں (اور یہ فیصلہ کرنے کے لئے کہ اگر اس کام کو دوبارہ تفویض کیا گیا ہے تو یہ کام تیزی سے مکمل ہوگا یا نہیں۔ ایک مختلف ٹیم ممبر یا مشترکہ پروجیکٹ)۔

آپ کراس انڈیکس سب ٹاسکس کو بھی کر سکتے ہیں: سب ٹاسک کھولیں ، اوپری بائیں طرف کے اوور فلو بٹن پر کلک کریں اور پراجیکٹ میں شامل کریں کو منتخب کریں۔ سب ٹاسک مخصوص پروجیکٹ یا پروجیکٹس میں نمودار ہوگا لیکن پھر بھی اپنے اہم کام کے اندر اپنی جگہ برقرار رکھے گا۔ آسنا آپ کو لامحدود تعداد اور کاموں اور سب ٹاسکس کی سطحوں کی تشکیل کی اجازت دیتا ہے جبکہ باقی کام کے فلو ڈیزائن کے ساتھ اب بھی جڑا ہوا ہے۔ جیسا کہ شییو نے واضح کیا ، والدین کے ظاہری کاموں کے سلسلے میں کراس انڈیکسنگ کے بارے میں سوچنا ایک ڈیزائن تیار کرتا ہے جس میں مختلف پروجیکٹس اور ٹیموں کو کسی کام کو کراس انڈیکس کرنا اس کام کے فلو کو آپ کے کاروبار میں اپنی زندگی کی زندگی فراہم کرتا ہے۔

2. ٹیمیں اور اطلاعات

شیانا کی اگلی خبر آسنا دانش کی ٹیم تنظیم سے ہے۔ انہوں نے وضاحت کی کہ کیسے کام کے بہاؤ کے ارد گرد تنظیمی ثقافت پیدا کرنے کے ل team صارف ٹیم کی گفتگو کا فائدہ اٹھا سکتے ہیں اور اطلاعات کو تشکیل دے سکتے ہیں۔ آسنا ڈیش بورڈ پر ٹیم گفتگو کے ٹیب میں ، شیف کا کہنا ہے کہ ، جبکہ @ ذکر پر مبنی بنیادی چیٹ سلیک (تعاون کے لئے ایک مدیران کا انتخاب) کے ساتھ بھی اسی طرح کام کرتی ہے ، آسنا آپ کو ٹیم کے وسیع اعلانات بھیجنے دیتا ہے جو تھریڈ- مبنی اطلاعات بات چیت کو کاموں سے منسلک نہیں کیا جاتا ہے لیکن آپ @ صارفین یا ان میں موجود حوالوں کے کاموں کا ذکر کرسکتے ہیں ، جو ہائپر لنکس کے طور پر ظاہر ہوتے ہیں۔ آسانہ کے پیغامات ٹیم کے ذریعہ محدود ہیں اور اس طرح پروجیکٹ کے مطابق دماغی طوفان سازی کے ل as اتنا موزوں نہیں ہے جتنا ٹیم کی فعالیت آپ کو بیس کیمپ جیسے پلیٹ فارم میں پائے گی۔ لیکن ٹیم پر مبنی اجازتیں یہ یقینی بناتی ہیں کہ مخصوص کاموں سے متعلق معلومات کے ساتھ اطلاعات صرف متعلقہ صارفین کو دیں۔

ٹیم کی اطلاعات اس بات پر مبنی ہوتی ہیں کہ کون بتائے ہوئے دھاگے پر عمل پیرا ہے ، اس پر قابو رکھتے ہیں کہ کتنی معلومات آتی ہے۔ منتظمین کے ل they ، وہ یہ بھی کنٹرول کرتے ہیں کہ آپ ٹیم کے دیگر ممبروں کو مختلف کاموں پر کتنا مرئیت دیتے ہیں۔ آسنہ کے پیغامات مکمل طور پر گفتگو سے متعلق ہیں جبکہ اطلاعات سے متعلق کاموں اور منصوبوں میں تشویش لاحق ہوتی ہے ، لیکن اب یہ دونوں آسنہ ان باکس میں نظر آتے ہیں۔ ٹاسک اور پروجیکٹ کی اجازت آپ کے لئے بطور نجی ، کسی ٹیم میں نجی ٹیم یا صارف گروپ کے لئے نجی ، یا کسی ٹیم کے لئے عوامی یا بڑے تنظیمی ورکس سے متعین کی جاسکتی ہے۔

3. اعلی درجے کی تلاش جیسے بک مارکنگ کا علاج کریں

سلیک کی طرح ، آسنہ کے تمام محفوظ کردہ اعداد و شمار کو تلاش کرنے کے قابل ہے۔ آسنا کی سرچ بار مفید ڈیفالٹ مشورے پیش کرتی ہے جس میں آپ کے تفویض کردہ کاموں کی تلاشیں ، اور جو کام یا بات چیت آپ نے تخلیق کی ہے یا پیروی کررہے ہیں۔ لیکن اصل طاقت اس کے جدید ترین تلاش کے شعبوں میں پائی جاسکتی ہے۔ ایک آسنا صارف مخصوص مطلوبہ الفاظ کے ذریعہ تلاش کو محدود کرسکتا ہے ، اس ٹیم کے ممبر سے جس پر کوئی ٹاسک یا گفتگو کی تفویض کی گئی تھی ، اس تنظیم کے کون سے منصوبوں یا حصے سے تعلق رکھتا ہے ، یا یہاں تک کہ اس کی پیروی کون کرسکتا ہے۔ آپ مقررہ تاریخ کے ذریعہ بھی تلاش کرسکتے ہیں یا یہ کہ کام مکمل یا نامکمل ہے ، یا اگر آپ کسی خاص فائل کی تلاش کررہے ہیں تو تلاش کو اٹیچمنٹ تک محدود کرسکتے ہیں۔ تلاش کے پیرامیٹرز کی ایک اور لمبی فہرست بھی ہے جس میں سب ٹاسکس ، مخصوص ٹیگس ، یا ایک سے زیادہ منصوبوں میں تلاش شامل ہے۔

شیف نے آسنا کی تلاش کی صلاحیتوں کو منیجروں کے لئے ایک طرح سے ڈبے میں بند تلاشی کے طور پر بیان کیا۔ کسی بھی تلاش کو جلدی سے بچایا جاسکتا ہے اور اس کے بعد تلاشی کے تحت مینیجر کے بائیں ہاتھ کی نیویگیشن میں نظر آئے گا (کام ، ٹیم ، پروجیکٹ ، یا فائل معلومات تک رسائی حاصل کرنے کے لئے باآسانی قابل رسائی بک مارک کے طور پر جو انھیں معلوم ہوتا ہے کہ انہیں بار بار ضرورت ہوگی)۔ آپ کے تلاش کے نتائج مرکزی ونڈو میں ظاہر ہوں گے۔ صفحے کے عنوان کے بالکل بائیں طرف اسٹار پر کلک کریں اور یہ آپ کے بائیں سرچ بار میں محفوظ ہوجائے گا۔ اگلی بار جب انہی عین مطابق پیرامیٹرز کو پروجیکٹ کے عین مطابق اعداد و شمار کی ضرورت محسوس کرنے کے ل exact اپنے جذبات کی تلاش کرنے کی بجائے ، معلومات ان کے ڈیش بورڈ میں موجود ہے۔

4. غیر دستخط شدہ منصوبے = دماغی تنظیم کے اوزار

آسنا میں کام تفویض کیے جاسکتے ہیں لیکن منصوبے نہیں کر سکتے ، حالانکہ آپ یہ محدود کرسکتے ہیں کہ کون پراجیکٹس دیکھتا ہے۔ اس سے پہلے کہ آپ اس کو شئیر کریں ، کوئی بھی اس پروجیکٹ کو نہیں دیکھ سکتا ہے۔ ٹاسک اور پروجیکٹ کی مقررہ تاریخوں کو شامل کرنے کے لئے آسنا کے کیلنڈر نقطہ نظر کو استعمال کرنے کے ساتھ ساتھ ، شیف نے ایک نجی پروجیکٹ میں کسی کام کے بغیر کسی ذہنی تنظیمی ٹول کی حیثیت سے کام چھوڑنے کا مشورہ دیا۔ آپ اگلے سال کے لئے کام کرنے کے خواہاں ہر آنے والے کام کی اپنی خواہش کی فہرست لکھ سکتے ہیں ، مثال کے طور پر ، اور ان کاموں کو ایک دوسرے کے بعد عوامی منصوبوں میں کراس انڈیکس بنائیں جب وہ حقیقی وقت میں سامنے آئیں۔ اپنے تمام کاموں کو منظم رکھنے کا ایک ایسا طریقہ ہے اور جس طرح آپ چاہتے ہیں اس پر نظر رکھتے ہوئے اپنی ٹیموں اور محکموں کے ساتھ اپنی پسند کا اشتراک کریں۔ اس طرح ، آپ کنٹرول کرسکتے ہیں جب کوئی صارف - آپ کا مینیجر ، مثال کے طور پر ، کسی خاص کام کے بارے میں پتہ لگاتا ہے جس کی وجہ سے آپ اپنی آنے والی سرگرمی کی زد میں آکر اس شخص کو زیادہ بوجھ ڈالتے ہیں۔

5. ایک "سوئچنگ اسٹیشن" پروجیکٹ کو ہاتھ میں رکھیں

آسنا میں ٹیموں کے مابین اشتراک کرنا ایک مشکل کام ہوسکتا ہے ، لہذا شیف تجویز کرتا ہے کہ عوامی طور پر دکھائے جانے والے منصوبے کو کراس ڈیپارٹمنٹل ٹاسک لسٹ کے طور پر استعمال کریں تاکہ پوری ورک اسپیس کو جدید ٹیموں پر کام کرنے کے بارے میں اپ ڈیٹ رکھا جاسکے۔ چونکہ آسانہ کے عہدہ تھوڑا مشکل ہوسکتے ہیں ، اس کا مطلب ہے کہ ایک ایسی ٹیم جس میں ہر ایک ممبر ہے ، کے اندر ایک عوامی منصوبہ ہے۔ جیسے جیسے منصوبے ترقی کرتے ہیں ، منتظمین مختلف محکموں یا صارفین کو فہرست میں مختلف کام تفویض کرسکتے ہیں۔ اس طرح ، سب جانتے ہیں کہ وہ کس چیز کے ذمہ دار ہیں اور کون سی ٹیمیں کسی بھی کام پر کام کا بوجھ بانٹ رہی ہیں۔

6. ٹیمپلیٹس ، بیک اپ ، اور بورڈنگ

آسنا کی ایک نئی خصوصیت کاپیوں کو تفویض کرکے ٹیموں کے کاموں کو کلون کرنے کی اہلیت ہے۔ کسی کام کے دائیں طرف سیدھے پر کلک کرکے اور کاپی تفویض کرنے کا انتخاب کرکے ، آسانا صارفین ڈپلیکیٹ کمانڈ کا استعمال کیے بغیر ضروری طور پر اس کام سے باہر ایک ٹیمپلیٹ تشکیل دے سکتے ہیں۔ ٹیم کے دیگر ممبروں کو ایک کاپی تفویض کرنے کے بعد ، آپ خود بخود اس کام پر پیروکار کی حیثیت سے شامل ہوجائیں گے ، جو مینیجرز کو لوپ میں رکھنے کا ایک قدرتی طریقہ ہے۔ تفویض والے فیلڈ پر کلک کریں اور پھر دائیں طرف والے خانے میں پرسن آئیکون پر کلیک کریں۔ اس کے بعد ، متعدد نام داخل کریں اور اس کام کو کاپی کریں گے اور متعدد لوگوں کو تفویض کیا جائے گا۔

اگرچہ ، ڈوپلیکیٹ کمانڈ کا استعمال خود اپنے پراجیکٹ ڈیٹا کو بیک اپ کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے۔ آسنہ میں کسی کام یا منصوبے کے آخر میں ایک بنیادی تبدیلی لاگ شامل ہوتا ہے لیکن ، ایک ورک فلو کے لئے جس میں متعدد ممبران یا ٹیمیں ترمیم کررہی ہیں ، کسی بھی اہم چیز کو حذف ہونے کی صورت میں پوشیدہ پروجیکٹ میں ٹیمپلیٹ بنانے کے لئے کلوننگ کی خصوصیت کا استعمال کرنا بہتر ہے۔ یا ادلیکھت۔ آسانہ کے ہر صفحے کا ایک حسب ضرورت URL بھی ہے ، لہذا اس مقفل ٹیمپلیٹ کو لے جانا اور اگر آپ کو ضرورت ہو تو اسے شیئر کرنا آسان ہے۔ کسی کام کو دستی طور پر نقل کرنے کے لئے ، کسی کام کے دائیں بائیں کونے میں اوور فلو بٹن پر کلک کریں ، اور پھر ڈپلیکیٹ پر کلک کریں۔ اس عمل میں آپ جس بھی فیلڈ کو نقل کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کرسکتے ہیں۔

آن بورڈنگ کے لئے ٹیمپلیٹس بھی ایک اچھا ٹول ہیں۔ ٹیمپلیٹس کی ترتیب وار سیریز تیار کرنے سے ایک نیا ملازم اس بات پر قابو پانے میں مدد مل سکتا ہے کہ پلیٹ فارم کو کس طرح استعمال کیا جائے اور ان کی ٹیم کے ورک فلو عمل کی طرح دکھائی دیتی ہے۔ انٹنایکٹو ٹور کے ساتھ مل کر آسنا نے اپنی تازہ ترین بڑی ریلیز میں شامل کیا ، ایک کلونڈ ٹاسک یا پروجیکٹ لسٹ تیزی سے نوزائیدہ بچوں کو حاصل کرنے کے لئے بلٹ پوائنٹس کی ایک سیریز کا کام کرتی ہے۔

7. متعدد تفویض

اگر کاموں یا ٹیموں میں تعطل کا سامنا ہے تو منصوبوں کو حرکت میں رکھنے کے لئے شییو کی بہترین تدبیر ، ایک بار پھر ، کراس انڈیکسنگ کا استعمال کرنا ہے۔ اس سے مینیجرز کو پروجیکٹ کو ایک سے زیادہ ٹکڑوں میں تقسیم کرنے کی سہولت ملتی ہے ، جس میں سب ٹاسکس بھی شامل ہیں ، اور چیزوں کو گھومنے کے ل. منتقل کرتے ہیں تاکہ متعدد ٹیموں کو بغیر کسی لکیری پیشرفت کے متوازی طور پر کام کرنے کا اہل بنادیں۔

آسنہ کسی کے ساتھ حسن سلوک نہیں کرتا ہے جو ایک سے زیادہ صارفین کو ایک کام تفویض کرنے کی کوشش کر رہا ہے۔ اس سوچ پر مبنی کہ ذمہ داری کو پھیلا کر احتساب میں کمی آتی ہے۔ تاہم ، شیف کو اس کے بارے میں جاننے کے لئے چال ملی۔ جب کسی پروجیکٹ کو دیکھتے ہو جس میں آپ ایک سے زیادہ صارف کو تفویض کرنا چاہتے ہو تو ، آپ خود کام تفویض کرسکتے ہیں ، اور پھر انہیں اضافی کاموں یا ٹیم کے مختلف ممبروں کو تفویض کردہ سب ٹاسکس کے ساتھ نقل بنا سکتے ہیں۔ یہ ایک ایسی تکنیک ہے جس پر آسنا غیر فطری سمجھے گا ، لیکن اس سے افرادی قوت کو زیادہ موثر انداز میں مختص کرکے ایک بار پھر رکے ہوئے منصوبے کو آگے بڑھانے میں مدد مل سکتی ہے۔