صفر ای میل کے لئے دباؤ

مشمولات

• زیرو ای میل کے لئے پش
• مواصلت سینز ای میل

2011 میں ، فرانس میں واقع ایٹوس کے سی ای او اور چیئر ، تھیری بریٹن نے دلیرانہ بیان دیا کہ اس نے تین سال کے اندر اندر کمپنی کے ای میل کو ختم کرنے کا منصوبہ بنایا ہے۔ اس نظریہ نے جتنا تنازع کھڑا کیا اتنا ہی اس کی تعریف بھی ہوئی۔ اب ، وہ تین سال ختم ہوچکے ہیں۔ تو کمپنی نے کیسے کیا؟

میں نے ایٹوس میں زیرو ای میل گلوبل پروگرام منیجر ، مارک بوونز کے ساتھ فون پر جاکر یہ معلوم کرنے کے لئے کہ آیا کمپنی نے اس کے نشان کو مارا ہے یا نہیں۔ بوونس نے وضاحت کی کہ صفر ای میل کی طرف دھکا دراصل ملازمین کی فلاح و بہبود پر زیادہ توجہ دینے کا ایک حصہ تھا۔ ایٹوس کے لوگ (جیسے ہر ایک جو دن بھر کمپیوٹر ٹرمینل کے سامنے بیٹھا رہتا ہے) کو ای میل کے ذریعہ ، یا زیادہ واضح طور پر ، معلومات کے اوورلوڈ کے ذریعہ مغلوب ہوا جو ای میل کی وجہ سے ہے۔

اٹوس کوئی چھوٹی چھوٹی شروعات نہیں ہے۔ کمپنی 52 ممالک میں 76،000 سے زیادہ افراد کو ملازمت دیتی ہے۔ آٹوس ایک بین الاقوامی آئی ٹی خدمات انجام دینے والی کمپنی ہے ، جس میں بڑے پیمانے پر کاروبار. بینکاری کی صنعت سے لے کر دفاع اور حفاظت تک سب کچھ ہے۔ ای میل کے ذریعہ ایک دوسرے سے بات چیت کرنے سے دور ، آپ ان تمام لوگوں کو کیسے حاصل کرتے ہیں ، جو وہ کرتے ہیں؟

جل ڈفی: یہ 2011 کی بات تھی جب اٹوس نے تین سالوں میں تمام داخلی ای میل سے چھٹکارا پانے کے مقصد کا اعلان کیا۔ اب یہ تین سالہ نشان ختم ہوچکا ہے ، اور میں حیرت سے سوچ رہا ہوں: یہ کیسا چل رہا ہے؟

مارک بوونس: تین سالہ مدت رواں سال کے شروع میں فروری میں ختم ہوئی۔ ہم نے واقعتا the اس پروگرام کے لئے کچھ اہم سنگ میل حاصل کیے ، جن میں معلومات کا بوجھ زیادہ اہم ہے۔

ہم نے پہلے ہی شائع اور مطلع کیا ہے کہ ہم نے ای میل میں 60 فیصد کمی حاصل کی ہے۔ اور ظاہر ہے ، اس کی تلافی مختلف طریقے سے کام کرنے اور ای میل کے ل for آؤٹ لک کے آگے ٹولوں کا ایک نیا سیٹ استعمال کرکے کی جاتی ہے۔

جے ڈی: کیا آپ مجھے ان میں سے کچھ ٹولز کے بارے میں بتاسکتے ہیں جو آپ استعمال کر رہے ہیں؟

ایم بی: جی ہاں۔ یہ ٹولز کا ایک مجموعہ ہے۔ ہم اسے ZEN کہتے ہیں: زیرو ای میل نیٹ ورک۔ یہ دراصل مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ کا نفاذ ہے ، لائینک [مائیکروسافٹ کا ایک آن لائن مواصلات کا آلہ] کے ساتھ مل کر ، بلیو کیوی نامی سافٹ ویئر کے ایک ٹکڑے کے ساتھ مل کر ، جو ہم نے 2012 میں حاصل کیا تھا۔ یہ سوشل نیٹ ورک مہیا کرتا ہے۔

ظاہر ہے ، یہ تینوں اچھی طرح سے مربوط ہیں۔ ZEN-BlueKiwi پلیٹ فارم کے اندر سے ، مثال کے طور پر ، ہم نے موجودگی کے لئے Lync کو مربوط کیا ہے۔ لوگ کسی بھی تصویر پر کلک کرسکتے ہیں اور فوری میسجنگ شروع کرسکتے ہیں یا انٹرنیٹ پر کال شروع کرسکتے ہیں۔ ہمارے پاس برادریوں اور شیئرپوائنٹ سائٹوں کے مابین اچھا انضمام ہے تاکہ لوگ بلیو کیوی کوآپریشن کمیونٹی سے آسانی سے رابطہ کرسکیں۔

اس سوال کو تھوڑا سا حل کرنے کے ل To ، پہلے سال میں ، [صفر ای میل منصوبہ بندی کے مرحلے کیا تھے] ، ہم نے "ای میل کے آداب" کے نام پر کافی وقت صرف کیا۔ ہم نے اپنی انتظامی ٹیموں کو بھی تربیت دینا شروع کردی۔

جے ڈی: جب آپ "ای میل کے آداب" کہتے ہیں تو کیا آپ کا مطلب ہے جب مواصلات کے لئے ای میل کا استعمال کرنا نامناسب ہے؟

ایم بی: درست ہے۔ مثبت انداز میں ، ہم لوگوں کو آمنے سامنے باتیں کرنا چاہتے تھے ، مثال کے طور پر جب یہ سب سے موزوں ہو۔ ہمارے پاس لنکس کو اپنانے میں کافی اضافہ ہوا تھا۔ لوگوں نے واقعی میں فوری پیغام رسانی کا استعمال کرنا شروع کیا ، بلکہ لائینک پر ایپلی کیشن شیئرنگ اور ویڈیو کانفرنسنگ بھی۔ واقعی ، یہ صحیح اطلاق کے لئے صحیح آلے کا استعمال کرکے رویے میں ایک تبدیلی تھی۔

جے ڈی: آپ کیسے سمجھتے ہیں کہ اس سے کمپنی کی ثقافت بدل گئی ہے؟

ایم بی: زیادہ گراہک گاہک بننا آسان ہوگیا ہے۔ آٹوس ، جیسا کہ آپ جانتے ہو ، واقعی ایک بڑی کمپنی ہے۔ حصول کے ذریعہ ہم نے کئی سالوں میں بہت ترقی کی ہے۔ ہم اس پر مرکوز ہیں جس کو ہم بار بار چلنے والی آمدنی کہتے ہیں ، لہذا طویل مدتی رابطے۔ یہ [مواصلات کے دیگر اوزار استعمال کرنے کے اقدام] نے واقعتا customer صارفین کی توجہ کو ایک نئی سطح پر لایا ہے۔ کیوں؟ کیونکہ اب یہ بہت آسان ہے کہ لوگوں کے لئے کسٹمر کمیونٹیز قائم کریں اور اس کمیونٹی میں صارفین کے چیلنجوں سے نمٹنے کے لئے پوری دنیا میں ٹیم ورک کریں۔ ماضی میں ، ای میل کے ذریعہ ، آپ کو میل کی ایک غیر ضروری مقدار موصول ہوگی ، مثال کے طور پر ، لوگوں کے ساتھ مل کر کام نہ کرنے کی وجہ سے۔ تو یہ اس پروگرام کا ایک اہم نتیجہ ہے۔

دوسرا یہ کہ ہم نے اٹوس کو ایک بار پھر چھوٹا کردیا ہے۔ اس سیدھی سی حقیقت میں کہ آپ کے پاس پروفائلز کی فہرست ہے جو لوگ انٹرپرائز سوشل نیٹ ورک پر برقرار رکھتے ہیں ، یقینا Ly Lync کی موجودگی کے ساتھ ، آپ کے ساتھیوں کو بحث شروع کرنے کے ل find ، یا کسی ایسی جماعت میں شامل ہونا جس کو آپ سمجھتے ہیں اتنا آسان ہوجاتا ہے۔ دلچسپ لہذا یہ اٹوس کو چھوٹا بناتا ہے ، اور اس سے اعتماد پیدا ہوتا ہے۔

ہمارے پاس مختلف ڈومینز کے بہت سے ماہر ہیں ، لیکن وہ پوری دنیا میں بکھرے ہوئے ہیں۔ لوگوں کے لئے مل کر کام کرنا آسان ہے جب آپ کو رشتے پر تھوڑا سا اعتماد ہو ، ایک دوسرے کی مہارت کو سمجھا جا and اور بہت آسانی سے مل کر کام کرنے کے قابل ہو۔ اس نے اس کو واپس لایا ہے - اور ہوسکتا ہے کہ میں بھی بے ہودہ ہوں - لیکن اس نے کمپنی کے اس آرام دہ احساس کو واپس لایا ہے جہاں لوگ مل کر کام کر سکتے ہیں۔ یہ ایسی چیز نہیں ہے جو آپ صرف ای میل یا صرف شیئرپوائنٹ کے ذریعہ کرسکیں۔

یہ واقعی ہم نے جس طریقے سے کیا ہے اس کا نتیجہ ہے جو اب بھی بالکل انوکھا ہے۔ بہت سی کمپنیوں نے سماجی تعاون کے اقدامات شروع کردیئے ہیں۔ وہ پائلٹ کرتے ہیں۔ پھر وہ ایک اور پائلٹ کرتے ہیں ، اور وہ کوشش کرتے ہیں کہ آخرکار کمپنی بھر میں گود لینے کے ساتھ ہی اس میں توسیع کی جا.۔ لیکن ہم نے اسے مختلف طریقے سے انجام دیا ہے۔ ہم نے واقعتا شروع میں لوگوں کو سمجھانے میں بہت زیادہ وقت گزارا کہ ہمیں اپنے باہمی تعاون کے طرز عمل کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے ، مثال کے طور پر ، مینیجروں کو ان کے نظم و نسق کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے۔

ہمارے پاس مینیجرز کے لئے باہمی تعاون کے فوائد کو سمجھنے کے ل training ، اور انٹرپرائز سوشل نیٹ ورک میں کمیونٹیز میں مل کر کام کرنے کے معاملے میں بھی بہتر کام کرنے کا ایک بڑا تربیتی پروگرام ہے۔

جے ڈی: جب آپ نے داخلی ای میل کو کم کرنے کا فیصلہ کیا - اور میں 60 فیصد سن کر خوش ہوں؛ یہ واقعی ایک متاثر کن تعداد ہے۔ ایسا کرنے کی اصل محرک کیا تھا؟

MB: یہ وہی تھا جسے ہم پروگرام کہتے ہیں۔ اٹوس کا ایک عزائم یہ ہے کہ ہم اپنے ملازمین سے ملنے والے ان پٹ اور آراء کی بنیاد پر کیا وقت اور دھیان دیتے ہوئے کام کرتے ہیں کہ کام کرنے کے لئے ایک عمدہ مقام ہونے کی درجہ بندی میں آگے بڑھیں۔

اس وقت ، ہمیں واقعی میں مضبوط اشارے ملے ہیں کہ ای میل ایک مسئلہ بن رہا ہے۔ یا شاید "ای میل" نہیں ہے لیکن ای میل کی وجہ سے زیادہ بوجھ ہے۔

ای میل کی ان تمام غلط استعمالوں کا نتیجہ یہ ہوا کہ لوگ بے حد پریشان تھے۔ ہماری کچھ ٹیموں میں ، لوگ ای میل پر کتنے وقت گذار رہے تھے ، 30 یا اس سے بھی 40 فیصد کمپنی کا وقت!

اس حقیقت کے ساتھ مل کر کہ ہم نے ہر طرح کے سوالات پوچھنا شروع کردیئے ، جیسے "آپ کو لگتا ہے کہ یہ اچھا وقت گزارا ہے؟" کیونکہ شاید یہ کوئی مسئلہ نہیں ہے کہ ہم اپنا 40 فیصد وقت ای میلوں کے ساتھ کام کرنے ، اور ای میلز کی ترتیب میں ، اور ای میل پر ردعمل میں صرف کرتے ہیں۔ لیکن عام طور پر ، اس کو زیادہ تر غیر پیداواری سمجھا جاتا تھا۔

تو ہم یہاں ہیں ، ایک بڑی کمپنی کا انتظام ، اور آپ کے ملازمین بتاتے ہیں کہ وہ جو کرتے ہیں اس میں سے 40 فیصد کمپنی کے لئے قدر کے لحاظ سے قابل اعتراض ہیں۔