صحیح پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ذریعہ ای میل کو کیسے ماریں

ای میل تناؤ میں اضافہ کرتا ہے ، غیر ضروری کام پیدا کرتا ہے ، اور لوگوں کو مایوسی کا احساس دلاتا ہے۔ ان شرائط کے تحت کوئی بھی کام پر خود کا بہترین ورژن نہیں ہوسکتا ہے۔ پچھلے کچھ سالوں سے ، تنظیموں نے ٹیم میسجنگ ایپس ، جیسے سلیک اور کام کی جگہ مواصلاتی اوزار کے حق میں ای میل سے دور ہونا شروع کیا ہے۔ صحیح ٹول ، یا ٹولس کا سیٹ تلاش کرنا اس بات پر اثرانداز ہوتا ہے کہ آیا آپ کی ٹیم اپنے روایتی ان باکس کو ترک کر سکے گی۔ بہت سی ٹیموں کے ل project ، پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویر حل کا حصہ ہونا چاہئے۔

پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کیا ہے؟

پروجیکٹ مینیجمنٹ سوفٹویئر ، جسے پروجیکٹ مینجمنٹ ایپس بھی کہا جاتا ہے ، آن لائن ٹولز ہیں جو ٹیمیں کام کو ٹریک کرنے کے لئے استعمال کرتی ہیں۔ وسیع معنوں میں ، پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ مائیکروسافٹ پروجیکٹ جیسے کام کے انتظام کے لئے سافٹ ویئر کے ایک پیچیدہ ٹکڑے سے لے کر ایک بنیادی ٹاپ ڈو ایپ تک کچھ بھی ہو سکتی ہے۔ بیفیسٹ ایپس میں وسائل کو سنبھالنے ، ٹاسک پر خرچ کرنے والے وقت سے باخبر رہنے ، یا یہاں تک کہ بلنگ کے لئے دوسرے کاروباری اوزار شامل ہیں۔

ہم اکثر پراجیکٹ مینجمنٹ ایپس سے مختلف قسم کے تعاون کے اوزاروں کی تمیز کرتے ہیں تاکہ صحیح مقصد کیلئے صحیح ایپ کی سفارش کرنا آسان ہوجائے۔ اس نے کہا کہ ، یہ دو قسمیں اور کچھ دوسرے (جیسے کنبن بورڈ ایپ اور ورک مینجمنٹ ایپس) کافی حد سے زیادہ ہیں۔ لہذا جب میں کبھی کبھی یہ معاملہ پیش کرتا ہوں کہ آسنہ ، ٹریلو ، ایئر ٹیبل ، اور بیسکیمپ جیسی ایپس پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ سختی سے نہیں ہیں ، ہم ان کو یہاں شامل کرسکتے ہیں۔

پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں آپ کیا کرتے ہیں؟

ہر پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ تھوڑی مختلف ہوتی ہے ، لیکن ان میں سے بیشتر آپ کو اپنی ٹیم کے کام کے مختلف پہلوؤں کو دیکھنے کے بغیر اپنے ساتھیوں سے ان کے بارے میں پوچھنے کی اجازت دیتے ہیں۔

جب آپ لاگ ان کرتے ہیں تو ، آپ کو وہ تمام کام نظر آتے ہیں جن کو آپ کی ٹیم نے لازمی طور پر مکمل کرنا ہے اور آخری تاریخ۔ آپ دیکھتے ہیں کہ کس کو کس کام کے لئے تفویض کیا گیا تھا ، اگر اور جب انہوں نے یہ کام مکمل کیا ، اور آیا اس بارے میں ان کا کوئی تبصرہ تھا۔ اگر آپ کا کوئی ساتھی غیر متوقع طور پر باہر آ گیا ہے تو ، آپ پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ میں لاگ ان کرسکتے ہیں اور یہ چیک کرسکتے ہیں کہ آیا آج ان کے پاس کوئی ہنگامی تفویض کردہ چیز موجود ہے جسے ٹیم کے کسی دوسرے ممبر کو چننا چاہئے۔ اگر آپ فی الحال کسی کو یہ بتانے کے لئے ای میل کا استعمال کرتے ہیں کہ کوئی کام ہوچکا ہے تو ، کسی کام کے بارے میں سوالات پوچھیں ، یا منظوری کے لئے کچھ بھیج دیں تو شاید آپ کو کسی پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ سے فائدہ ہوگا۔

اس کے علاوہ بھی بہت کچھ ہے۔ جب آپ اور آپ کے ساتھی ایک پروجیکٹ مینیجمنٹ ایپ کا استعمال کرتے ہیں تو ، ایپ اپنے کاموں کی گنتی کرتی رہتی ہے۔ وقت پر کتنے کام مکمل ہوئے؟ کیا یہ منصوبہ ابھی بھی ٹریک پر ہے کہ اپنی ڈیڈ لائن تک مکمل ہوجائے؟ مضبوط پراجیکٹ مینجمنٹ ایپس ہر طرح کے چارٹ اور گراف کے ساتھ آتی ہیں تاکہ آپ اس طرح کی چیزوں پر نگاہ رکھیں۔ اس طرح ، اگر پروجیکٹ پھسلنا شروع ہوجاتا ہے تو ، آپ اسے جلد معلوم کرسکتے ہیں اور اس کی روک تھام کے لئے کام کرسکتے ہیں۔ لیکن آئیے بیدخل نہ ہوں۔ آئیے اس پر قائم رہو کہ پروجیکٹ مینجمنٹ ایپس لوگوں کو بات چیت کرنے میں کس طرح مدد دیتی ہے۔

ایک پروجیکٹ مینیجر کیا کرتا ہے؟

ایک پروجیکٹ کاموں کا ایک سلسلہ ہے۔ پروجیکٹ مینیجر وہ شخص ہوتا ہے جو جانتا ہو کہ یہ سب کام کیا ہیں یا کم سے کم ان کی نگرانی کرتا ہے۔ کبھی کبھی پروجیکٹ مینیجر کاموں کو سرانجام دیتا ہے یا لوگوں کو دعویٰ کرنے کے لئے تالاب میں ڈال دیتا ہے۔ اس کے بعد پروجیکٹ مینیجر کاموں اور ان پر کام کرنے والے لوگوں پر نگاہ رکھے گا جب تک کہ وہ سب کچھ نہ ہوجائے۔

ہر ٹیم میں پروجیکٹ مینیجر فی سیکنڈ نہیں ہوتا ہے ، لیکن زیادہ تر افراد انچارج ہوتے ہیں۔ یہ کاروباری مالک ، منیجر ، یا ٹیم کی برتری ہوسکتی ہے۔ جو بھی آپ کا اہم شخص یا روزانہ فیصلہ ساز ہے ، وہی آپ کا پروجیکٹ مینیجر ہے۔

ای میل کیوں منصوبوں کے لئے خراب ہے

ای میل الیکٹرانک میل ہے ، جسے میں جانتا ہوں کہ واضح معلوم ہوتا ہے ، لیکن میرے ساتھ یہاں رہنا۔ میل تفویض کرنے کے ل a ایک خوفناک مقام ہے۔ ذرا تصور کیج. اگر آپ کی اسائنمنٹ آپ کو سست میل کے ذریعہ آئی ہے۔ یہ تقریبا مضحکہ خیز ہے۔ پھر بھی ای میل باقاعدہ میل سے اتنا مختلف نہیں ہے ، سوائے اس کے کہ یہ تیز تر ہے۔

اس کے بارے میں سوچیں کہ ای میل فراہم کرنے میں کیا اچھا ہے:

• ایک کاغذ پگڈنڈی کے ساتھ متضاد مواصلات
• دستاویز کی ترسیل

اب اس کے بارے میں سوچیں کہ جب پروجیکٹ مینیجر کو یہ جاننے کی ضرورت ہوتی ہے کہ جب وہ سلسلہ وار کام کا انتظام کرتے ہیں تو:

• کون دستیاب ہے
• فی الحال ہر کارکن نے ان کے لئے کتنا کام تفویض کیا ہے اور جب اس کی وجہ ہے
• کام کی پیشرفت جو پہلے ہی تفویض کی گئی ہے (جیسے ، "جان نے دو کام تفویض کیے ہیں اور دونوں 90 فیصد ہوچکے ہیں")
• ڈیڈ لائن کا کیلنڈر
• منصوبے کی ضروریات پر مبنی کاموں کو ترجیح دینے اور دوبارہ تخلیق کرنے کی صلاحیت

میل کے ذریعہ اس قسم کا کام کرنا ہنسانے والا ہے۔

زیادہ اہم بات یہ ہے کہ زیادہ تر دفتری کارکنان جس طرح سے ای میل کا استعمال کرتے ہیں وہ رکاوٹیں پیدا کرتا ہے۔ جب ای میل کے نئے پیغامات ڈنگس یا پاپ اپ اطلاعات کے ساتھ آتے ہیں تو ، کارکن عموما sure یہ یقینی بناتے ہیں کہ آنے والا پیغام فوری نہیں ہے۔ پھر وہ اگلے مداخلت تک ہم واپس آ جاتے ہیں۔ لوگ سارا دن یہ کرتے ہیں ، ان کے ای میل کی جانچ اور اسکین کرتے ہیں۔ متعدد مطالعات سے پتہ چلتا ہے کہ ای میل کو استعمال کرنے میں علم کے کارکنوں کے دن کا تقریبا percent 30 فیصد حصہ ہوتا ہے ، اور اس وقت کو مختلف حص inوں میں رہنے کے بجائے یکساں طور پر پھیل جاتا ہے۔ دوسرے الفاظ میں ، ای میل ہمیں مسلسل مداخلت کرتا ہے۔

رکاوٹوں کا عموما خالص منفی اثر پڑتا ہے ، حالانکہ یہ آپ کے سمجھنے کے انداز میں نہیں ہوگا۔ رکاوٹیں لوگوں کو زیادہ تناؤ کا احساس دلاتی ہیں اور جیسے کام کا بوجھ ان کے پاس واقعتا actually زیادہ ہے۔ لوگ بھی زیادہ مایوسی اور وقت کا دباؤ محسوس کرتے ہیں۔

جس طرح سے لوگ ای میل کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں وہ بھی ضائع شدہ وقت کی طرف جاتا ہے۔ ہم وقت ضائع کرتے ہیں جب ہمیں وہی ای میل دوبارہ پڑھنی ہے جو ہم نے دن کے اوائل میں اسکین کیا تھا کیونکہ ہم اس کی بات کو بھول گئے ہیں۔ اگر آپ یہ بھول جاتے ہیں کہ کلیدی فراہمی کے لئے تاریخ کیا ہے تو ، اسے ای میل سے کھودنے میں وقت لگتا ہے۔ اور کیا ہوگا اگر آپ جو ای میل کھودتے ہو وہ پرانا ہے اور اس کے بعد ایک ہفتہ آگے بڑھا ہے؟

بس اتنا کہنا ہے کہ ای میل کو کاموں کے انتظام کے لئے نہیں بنایا گیا تھا۔ اس کام کے لئے یہ غلط ٹول ہے۔

پراجیکٹ مینجمنٹ سروس کے ساتھ بات چیت کرنا

پراجیکٹ مینجمنٹ میں لوگوں اور وسائل کو ہجوم کرنا ، وقت پر نگاہ رکھنا ، اور صورتحال بدلا جانے کے ساتھ ساتھ کاموں کو دوبارہ تقسیم یا دوبارہ تقسیم کرنا شامل ہے۔ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویئر کو ان طرح کے مسائل اور دیگر کو سنبھالنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا تھا جو عام طور پر کسی پروجیکٹ کے دوران پیدا ہوتے ہیں۔

ای میل کے مقابلہ میں کسی پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ میں بات چیت کرنا کیا پسند ہے؟ یہ اپنی آنکھوں سے کچھ دیکھنے اور اس کی تفصیل پڑھنے میں فرق کی طرح ہے۔ پہلے منظر نامے میں ، آپ اپنا کنٹرول رکھتے ہیں کہ آپ کیا دیکھنا چاہتے ہیں اور کب۔ دوسرے میں ، آپ دوسرے لوگوں پر انحصار کرتے ہیں کہ وہ آپ کو یہ بتاتے ہوئے پیغامات ٹائپ کریں کہ وہ کیا سوچتے ہیں کہ وہ سب سے اہم ہے۔ یا بدتر ، ان کے خیال میں آپ کیا سننا چاہتے ہیں۔

پراجیکٹ مینجمنٹ کے مختلف ایپس میں مواصلت کے لئے مختلف ٹولز ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر ان میں سے سبھی @ ذکر کی حمایت کرتے ہیں۔ سلیک اور دیگر ٹیم میسجنگ ایپس کے مقبول ہونے کی وجہ سے ، آپ انھیں اپنی پراجیکٹ مینجمنٹ ایپ سے اکثر مربوط کرسکتے ہیں ، اور اس طرح اپنی گفتگو کو ایک جگہ پر ہموار کرتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی ٹیم چیٹ ایپ نہیں ہے تو ، آپ اسے چھوڑ سکتے ہیں اور اس کے بجائے کسی پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ کی تلاش کر سکتے ہیں جس میں ایک ایپ چیٹ باکس شامل ہے۔ زوہو پروجیکٹس اور پروف ہب دونوں اسے پیش کرتے ہیں۔

ہم کہتے ہیں کہ زیر غور منصوبے میں بہت سارے بصری عنصر ہیں ، اور اس پر کام کرنے والی ٹیم کو ان پر تبادلہ خیال کرنے کی ضرورت ہے۔ اگر آپ کے پروجیکٹ مینیجمنٹ ایپ میں تصویری مارک اپ ٹولز موجود ہیں تو آپ کی زندگی بہت آسان ہوگی۔ اس طرح ، آپ کسی شبیہہ پر الیکٹرانک طور پر اسکریبل کرسکتے ہیں اور تبصرے منسلک کرسکتے ہیں ، تاکہ آپ کی ٹیم کے ہر فرد کے لئے رائے دینے اور سمجھنے میں آسانی ہو۔ مارک اپ ٹولز کے ساتھ پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ کی ایک مثال وولرو ہے۔

جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے ، پروجیکٹ مینجمنٹ ایپس آپ کو جن تمام بنیادی چیزوں کو ٹہلنے اور ٹریک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جیسے کام ، ڈیڈ لائن ، پیشرفت اور معاونین کی مدد کرتی ہے۔ وہ ساری معلومات ان لوگوں کو مرئی ہیں جن کو اس کی ضرورت ہے۔ اس لحاظ سے ، اس طرح کے معاملات کے بارے میں بات چیت کرنے کی ضرورت کم ہے۔ آپ کو کسی کو اور سی سی کو آدھی درجن لوگوں کو ای میل کرنے کی ضرورت نہیں ہے جب آپ سسٹم میں لاگ ان ہوسکتے ہیں اور یہ دیکھتے ہیں کہ یہ تقریبا کسی کام کے ساتھ ہوچکا ہے اور دیکھیں کہ اسے 75٪ ہوچکا ہے۔ جب آپ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویئر کا استعمال کرتے ہیں تو ٹاسک مینجمنٹ کے لئے ای میل کا استعمال کرتے وقت اچھ cryی چیزیں جس میں آپ کو لکیروں کے درمیان پڑھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

کم وقت ای میل کرنا زیادہ کام کرنے کا مطلب ہے

کسی ٹیم کو ای میل سے دور کرنے اور پراجیکٹ مینیجمنٹ ایپ میں بات چیت کرنے کے فوائد بہت زیادہ ہوسکتے ہیں۔ صرف ای میل میں کمی ہر ایک کو خوش کرنے کا یقین کرلیتی ہے ، لیکن اس کے مقابلے میں یہ دیکھنے میں آتا ہے کہ کون کیا کر رہا ہے ، اور کیا کر رہا ہے ، اور ہر کام کی حیثیت کی زیادہ قیمت ہے۔ کام کرتے وقت آپ کو درست معلومات کا حصول آسان ہوجاتا ہے ، تاکہ فیصلہ لینے والے اچھے فیصلے لے سکیں۔

پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ کے ساتھ کام کرنے کے بارے میں مزید مخصوص نکات کے ل Team ، ٹیم ورک پروجیکٹس میں پراجیکٹ مینجمنٹ کو آسان بنانے کے 7 طریقے اور اپنے کاروبار کو منظم کرنے کے لئے 5 زہو پروجیکٹس کی خصوصیات دیکھیں۔