تعمیل کے ضوابط کو تبدیل کرنے میں کاروبار کس طرح سر فہرست رہ سکتے ہیں

فنانس اور صحت کی دیکھ بھال جیسی انتہائی ریگولیٹری صنعتوں کے کاروباروں کو تعمیل کے ضوابط کو تبدیل کرنے میں مسلسل سامنا کرنا پڑتا ہے کیونکہ یہ وہ کاروبار ہیں جو مقامی اور ریاستی حکومتوں کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں۔ کسی تنظیم کی متعدد سطحوں پر نئی پالیسیاں اور قواعد وابستہ ہونا ضروری ہے ، اور "اخلاقیات اور تعمیل پیشہ ور" کا کردار اکثر انسانی وسائل (ایچ آر) کے منیجروں اور انفارمیشن ٹکنالوجی (آئی ٹی) کے محکموں پر پڑتا ہے۔ یہ پیشہ ور افراد انفراسٹرکچر مینجمنٹ اور نیٹ ورک سیکیورٹی جیسی چیزوں کے لئے اکثر ذمہ دار ہوتے ہیں ، جس میں دور دراز ملازمین تک رسائی حاصل کرنے پر حساس کارپوریٹ ڈیٹا کی حفاظت کے ل virtual ورچوئل پرائیوٹ نیٹ ورک (VPNs) کا استعمال بھی شامل ہے۔ ایچ آر اور آئی ٹی پیشہ ور افراد کو ان سسٹم کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے جبکہ یہ یقینی بناتے ہوئے کہ کاروبار ڈیٹا ، رازداری اور دیگر ضوابط کے مطابق ہے۔

لیکن کاروبار کیسے کمپلینٹ رہ سکتے ہیں؟ نوایکس گلوبل کی ریسرچ کے مطابق ، جواب خودکار پالیسی کے بہتر سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے ہوسکتا ہے۔ کمپنی کی 2016 کی اخلاقیات اور تعمیل تیسری پارٹی کی پالیسی مینجمنٹ بینچ مارک رپورٹ میں صنعتوں کی ایک وسیع رینج میں عالمی سطح پر 1،075 جواب دہندگان (امریکہ میں 75 فیصد) سروے کیا گیا۔ ان صنعتوں میں صحت کی دیکھ بھال ، مینوفیکچرنگ ، اور بینکاری اور غیر منفعتی ، انشورنس ، توانائی اور افادیت ، حکومت اور انتظامیہ ، اور ٹکنالوجی کے کاروبار کو فنانس شامل تھا۔ اس رپورٹ میں پالیسی کے انتظام کے ساتھ اپنے موجودہ چیلنجوں کے بارے میں اخلاقیات اور تعمیل کے انچارج سینیئر ایگزیکٹوز اور منیجرز کا جائزہ لیا گیا ، اور کیا حکمت عملی اور حل ان کی تنظیم میں عمل کو بہتر بناسکتے ہیں۔ (اسی نام سے 2018 کی رپورٹ دیکھیں۔)

ہم نے نیکس گلوبل (اور سنہ 2016 کی رپورٹ کے شریک مصنف) ایڈوائزری سروسز کے نائب صدر رینڈی اسٹیفنز سے تحقیق کے اہم حص takeہ لینے کے بارے میں بات کی ، اور یہ کہ کس طرح کاروباری عملدار تعمیل سے نمٹنے کر سکتے ہیں ، دونوں ایک ٹیکنالوجی اور تنظیمی نقطہ نظر سے۔

اسٹیفنس نے کہا ، "جو کچھ ہم نے پایا ہے ، وہ عام طور پر ہے ، اور یہ حیرت کی بات نہیں تھی ، بہت سارے لوگ جب پالیسی پر عمل پیرا ہوتے ہیں تو ان کے پالیسی مینجمنٹ پروگراموں سے ناخوش ہوتے ہیں۔ یہاں تک کہ جو خوش ہیں ، ان میں ہمیشہ بہتری کی گنجائش ہوتی ہے۔" . "ہم نے دیکھا کہ پالیسی مینجمنٹ کے لئے بجٹ اور ذمہ داری دونوں تجارتی اکائیوں کے ایک بڑے گروہ میں پھیل سکتی ہیں ، اور تنظیم کے اندر منتشر ذمہ داری کارکردگی کی کمی کو بڑھا سکتی ہے۔"

رپورٹ کو توڑنا

نوایکس گلوبل ریسرچ کا نمونہ چھوٹی (25 فیصد) ، درمیانے سائز (31 فیصد) ، اور انٹرپرائز (43 فیصد) کاروبار پر پھیلا ہوا ہے ، جس کی آمدنی 50 ملین ڈالر سے کم ہو کر 1 بلین ڈالر سے زیادہ ہے ، اسی طرح سرکاری اور غیر منفعتی تنظیمیں۔ عام طور پر جواب دہندگان اخلاقیات اور تعمیل کے پیشہ ور افراد تھے ، لیکن اس تحقیق میں کاروباری تجزیہ کاروں اور HR ، IT ، اندرونی آڈٹ ، قانونی ، رسک مینجمنٹ ، اور سیکیورٹی پیشہ ور افراد بھی شامل ہیں جو اپنی تنظیم میں تعمیل کا انتظام کرتے ہیں۔

ذیل میں اس رپورٹ کے کچھ اہم راستے درج ذیل ہیں۔ جواب دہندگان متعدد جوابات منتخب کرسکتے ہیں۔

• تقریبا half نصف تنظیموں (47 فیصد) نے کہا کہ ان کی اعلی پالیسی مینیجمنٹ چیلنج پالیسیوں کو نئے اور بدلتے ہوئے قواعد و ضوابط کے مطابق رکھتی ہے۔
• پالیسی کے دوسرے اعلی انتظامی چیلنجوں میں ملازمین کو پالیسیاں (40 فیصد) ، پالیسی بے کارگی اور غلطی (32 فیصد) پر تربیت دینا ، خاص طور پر قانونی تعمیل (31 فیصد) سے متعلق مطالبات ، موجودہ پالیسیوں اور طریقہ کار (28 فیصد) تک آسان رسائی ، اور دستاویزات کے انتظام شامل ہیں۔ (ڈی ایم) (23 فیصد)۔
• 50 فیصد سے زیادہ تنظیموں کے پاس سات یا زیادہ محکمے ہیں جن میں پالیسی مینجمنٹ اور بجٹ کے عمل کی کچھ ملکیت ہے ، اور تقریبا 50 50 فیصد نے کہا ہے کہ ان کے پاس پالیسی مینجمنٹ کے لئے مالی اعانت نہیں ہے یا یہ کمپنی بھر کے بجٹ کا حصہ ہے۔
• 57 فیصد جواب دہندگان پالیسی کو سمجھنے کو یقینی بنانے کے لئے آن لائن تربیت کا استعمال کرتے ہیں ، اس کے بعد 55 فیصد افراد ذاتی طور پر تربیت کا استعمال کرتے ہیں۔
• رپورٹ میں بتایا گیا ہے کہ پالیسی کے معیار ، مواصلات ، ورک فلو ، اور رسائ کی کارکردگی کو بہتر بنانے میں خصوصی تاثیر کے ساتھ ، خودکار سافٹ ویئر نے مجموعی طور پر پالیسی مینجمنٹ پر عمل درآمد کو 16 فیصد بہتر بنایا ہے۔

NAVEX گلوبل تعمیل اور پالیسی مینجمنٹ سوفٹ ویئر ، خدمات اور مشاورت فراہم کرتا ہے۔ اسٹیفنس نے اعتراف کیا کہ کمپنی خودکار سافٹ ویئر کے استعمال میں دلچسپی رکھتی ہے لیکن اس نے زور دیا کہ یہ رپورٹ وینڈر-انجنوسٹک ہے۔

اسٹیفنز نے کہا ، "ایک سب سے اہم چیلنج بدلتے ہوئے قوانین اور ضوابط کو برقرار رکھنا ہے۔ "یہ ان علاقوں میں سے ایک ہے جہاں لوگوں نے واقعتا strugg جدوجہد کی۔ خود کار طریقے سے عمل میں آنے کے طریقہ کار سے یہ ہے کہ ایک موثر پروگرام میں آنے والی پالیسیوں کا باقاعدگی سے جائزہ لیا جاتا ہے۔ تازہ کاری ، ترجمہ ، ورژن کنٹرول ، ہر چیز کی آپ کو یہ یقینی بنانے کی ضرورت ہے کہ لوگوں کو جدید ترین تک رسائی حاصل ہو۔ آخرکار ، جو رپورٹ میں سب سے زیادہ واضح تھا وہ یہ ہے کہ خودکار پالیسی مینجمنٹ عمل ، سافٹ ویئر سے چلنے والی حکمت عملی کے حامل افراد ہی اپنے پروگراموں کو سب سے زیادہ موثر سمجھتے تھے۔ اور یہ ہر ایک معیار کے مطابق تھا۔ "

آپ کے کاروبار میں لگنے والے 5 پالیسی کے انتظام کے اقدامات

پالیسی مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی صنعت کے لحاظ سے بہت زیادہ فرق ہوسکتا ہے۔ آن لائن ہیلتھ انشورنس کمپلائنس ٹریننگ سافٹ ویئر سے جیسے موجودہ تعاون اور ڈی ایم سافٹ ویئر جیسے مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ آن لائن کے لئے خصوصی حل تک جوابدہ ، حل ہر شکل اور سائز میں آتے ہیں ، اور اس پر انحصار کرتے ہیں کہ وہ موجودہ نظاموں کے ساتھ کتنے گہرائی میں شامل ہیں۔

لیکن ، قطع نظر اس کے قطع نظر کہ آپ کا کاروبار تعمیل اور پالیسیوں کا نظم و نسق کے لئے استعمال کررہا ہے ، اسٹیفنز نے کہا کہ پالیسی کے انتظام اور جوابدہی کو بہتر بنانے کے ل several آپ بہت سارے تنظیمی اقدامات اٹھاسکتے ہیں ، جبکہ تنظیم میں ہر فرد کو جدید ترین بنانے کی یقین دہانی کرنی ہے۔ اس کی پانچ سفارشات درج ذیل ہیں۔

1. سرشار پالیسی مالکان

اسٹیفنز نے کہا کہ تعمیل کی ناکامیوں کا انکشاف اکثر کسی کی طرف سے نہیں کیا جاسکتا ہے کہ وہ اس کے قائم ہونے کے بعد مہینوں یا سالوں تک کسی پالیسی پر غور نہیں کرتا ہے۔ جب کوئی ملازم کسی پالیسی کی خلاف ورزی کرتا ہے تو جب کمپنیاں احتساب یا تادیبی اقدامات کی بات کرتی ہیں تو کمپنیاں مشکلات کا شکار ہوسکتی ہیں لیکن تعمیل کرنے والا آفیسر اپنی انگلی بھی اس پر نہیں ڈال سکتا ہے کہ کس پالیسی کی خلاف ورزی ہوئی ہے۔

اسٹیفنز نے کہا ، "پالیسیوں کا اپنا مالک ہونا ضروری ہے۔ "بعض اوقات ایسی متعدد جماعتیں ہوسکتی ہیں جن کی ان پٹ ہوتی ہے ، لیکن کسی کو اس پالیسی کی ملکیت کرنے کی ضرورت ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہوگا کہ وہ قوانین ، ضوابط اور کمپنی کے طریق کار میں تبدیلی کی عکاسی کررہی ہے۔

2. آسان رسائی اور دستیابی

اسٹیفنز نے کہا کہ پولیس اکثر ایچ آر اور آئی ٹی پالیسیوں سے لے کر صحت اور حفاظت سے متعلق پالیسیاں تک پوری تنظیم میں پھیلی رہتی ہے۔ لہذا کاروباری اداروں کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ پالیسیاں آسانی سے دستیاب ہیں ، چاہے وہ پالیسی مینجمنٹ سوفٹویئر ، کمپنی کے انٹرانیٹ یا ایچ آر پورٹل ، یا ڈی ایم پلیٹ فارم کے ذریعہ ہوں۔

اسٹیفنز نے کہا ، "جب ملازمین کے پاس کوئی سوال ہے تو ، انھیں پالیسی کو دیکھنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے۔ اگر وہ اسے نہیں مل پاتے ہیں تو ، ان کی تربیت نہیں کی جا سکتی ہے۔" "یہی وہ جگہ ہے جہاں خودکار حل ہینڈ ڈاون فاتح ہوتے ہیں کیونکہ وہ پالیسیاں مرکزی مقام پر رکھی جاتی ہیں۔ شیئرپوائنٹ سائٹیں اور انٹرانیٹ سائٹیں کام کرسکتی ہیں ، لیکن ان میں جو آپ کو اکثر پائے جاتے ہیں ابھی بھی مرکزی کنٹرول کی کمی ہے۔ اگر آپ نہیں کرسکتے تو وہ پالیسی بہت سارے صارفین کے لئے آسانی سے دستیاب اور قابل فہم ہے ، آپ کی تعمیل اچھی نہیں ہوگی۔

3. بین السطور مواصلات

کسی انٹرپرائز یا بڑی تنظیم میں محکموں میں ذمہ داریوں اور پالیسی مینجمنٹ کی فراہمی کے لئے یہ یقینی بنانے کے لئے کھلی بات چیت کی ضرورت ہوتی ہے کہ ہر چیز کی ہم آہنگی برقرار رہے۔ اسٹیفنس نے کہا کہ چاہے یہ کسی نہ کسی پالیسی کمیٹی کے ذریعہ ہو یا باقاعدہ جائزہ ، کاروباری اداروں کو تعمیل کرنے والے افسروں کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ پوری تنظیم میں تعاون کریں اور مشترکہ نکات جیسے تادیبی کارروائی پر اتفاق کریں۔

اسٹیفنز نے کہا ، "قانونی محکمہ کے بارے میں سوچئے جو ریگولیٹری نقطہ نظر سے پالیسیاں دیکھنے کی ضرورت ہے ، اور پھر ترقیاتی گروپ یا HR ٹیم پالیسیاں دیکھ رہی ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ وہ پڑھنے اور سمجھنے میں آسان ہیں۔" "ذمہ داری کو یقینی بنانے کے ل ensure ان لوگوں کو مستقل بنیاد پر اکٹھا کریں اور یہ یقینی بنائیں کہ پالیسیاں اپ ڈیٹ ہو رہی ہیں اور ہر ایک کے لئے دستیاب ہیں۔"

4. آن لائن تربیت

اسٹیفنز نے کہا کہ سروے میں سے ایک اہم راستہ یہ ہے کہ پالیسی تبدیلیوں کی تازہ کاری اور تنظیم بھر میں شعور اجاگر کرنے کو یقینی بنانے کا سب سے مؤثر طریقہ آن لائن تربیت ہے۔ پی سی میگ نے متعدد عظیم آن لائن لرننگ پلیٹ فارمز اور لرننگ مینجمنٹ سسٹم (ایل ایم ایس) کا جائزہ لیا ہے جو ملازمین تک اس قسم کی تربیت کی معلومات فراہم کرسکتے ہیں ، بشمول ایڈیٹرز چوائس ڈوسبو۔

اسٹیفنس نے کہا ، "یہ بغیر کسی رکاوٹ کے پالیسیاں باندھنے اور ایک ساتھ مل کر تربیت دینے کے بارے میں ہے۔" "خود کار نظام کے ساتھ یہ کام کرنا ، یہ معلوم کرنا آسان ہے کہ کسی نے نئی یا تازہ کاری کی پالیسی پر پالیسی ای میل یا تربیت کس نے دیکھی ، کس نے اسے پڑھا ، کس نے اس کو تسلیم کیا ، اور کس نے سرٹیفیکیشن مکمل کیا۔"

5. آٹومیشن اور واقعہ کے انتظام

اسٹیفنس نے وضاحت کی کہ پالیسیاں بنانے ، اپ ڈیٹ کرنے ، جائزہ لینے اور پوسٹ کرنے کے عمل کو کنٹرول کرنے کا خودکار سافٹ ویئر آسان طریقہ ہے۔ ورژن پر قابو رکھنا بھی ضروری ہے ، جس سے کاروباری اداروں کو یہ ٹریک کرنے کی اجازت مل جاتی ہے کہ پالیسی کا جائزہ لیا یا کس نے تازہ کاری کی ہے اور آیا وہ حالیہ ورژن کے ساتھ معاملہ کر رہے ہیں یا نہیں۔ اس نکتے پر ، اسٹیفنز نے کہا کہ پالیسی کی رسائی کو محدود کرنا اور پالیسی کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے واقعات کے انتظام کے ساتھ عمل درآمد کو مزید فعال تعمیل کے ل management ضروری ہے۔

اسٹیفنس نے وضاحت کرتے ہوئے کہا ، "خاص طور پر جب آپ کثیر القومی تنظیموں کے لئے مختلف محکموں اور متعدد ممالک میں پالیسیوں کے ساتھ معاملات طے کر رہے ہیں تو ، اس تک رسائی اور مرئیت یقینی بناتی ہے کہ پالیسی واقعی برطانیہ میں اپنے ملازمین پر لاگو ہوتی ہے۔" "اور پھر آپ کے پاس ورژن پر کنٹرول ہے کہ یہ دیکھنے کے ل what کہ کیا تبدیلیاں کی گئیں اور کس نے اس کا جائزہ لیا ، اور صارف کو فوری طور پر اپ ڈیٹ بھیج دیں تاکہ ان کو یہ معلوم ہوسکے کہ آپ نے ان کی ٹریول پالیسی میں تبدیلی کی ہے۔"

انہوں نے مزید کہا ، "پھر ، جب آپ صارفین کے ساتھ جو کچھ شیئر کر رہے ہو اس کا انتظام کرتے ہو اور ان کی تربیت کی نگرانی کرتے ہو تو ، آپ اسے واقعے کی انتظامیہ کی اطلاع دہندگی سے بھی جوڑ سکتے ہیں۔" "اگر کسی صارف کے پاس کوئی سوال ہے یا کوئی مسئلہ ہے تو ، آپ اس مسئلے کو اٹھاسکتے ہیں اور خود بخود اس کو رپورٹ میں تبدیل کرسکتے ہیں تاکہ جو بھی پالیسی آپ چل رہے ہیں اس کی تعمیل میں زیادہ سے زیادہ کارکردگی کو شامل کرسکیں۔ آپ لوگوں سے یہ توقع نہیں کرسکتے ہیں کہ لوگ اس پر عمل پیرا ہوں۔ ایک پالیسی اگر انھیں توقع نہیں ہے کہ توقعات کیا ہیں۔ "