ہوم آفس ورکرز: ورچوئل اسسٹنٹس کی ایک آرمی

اس ہفتے قومی چھوٹے کاروباری ہفتہ کی پہچان حاصل کرنا اچھا لگا ، لیکن بہت سے گھریلو ملازمین ہر ہفتے سات دن چھوٹے کاروبار میں رہتے ہیں۔ تاہم ، مجھے ایسی کمپنی ڈھونڈنے کا شوق پیدا ہوا جو ان کارکنوں کو گھریلو کاروبار سے لے کر انٹرپرائز تک کی کمپنیوں کے ساتھ کھڑا کرتی ہے۔ یہ میٹرو اٹلانٹا پر مبنی تنظیم ہے جس کا نام eaHELP ہے جو درجنوں آفس صنعتوں کی کمپنیوں کے ساتھ ہوم آفس کے کارکنوں سے میل کھاتا ہے۔ ان کے پاس خوردہ فروشوں اور ڈیجیٹل مارکیٹنگ ایجنسیوں سے لے کر غیر منفعتی اور یونیورسٹیوں تک کے کاروباری کلائنٹ ہیں۔

میں نے کمپنی کے صدر ٹریشیا سائورٹینو کے ساتھ اس بارے میں بات کی کہ کس طرح ایہیلپ اپنے مجازی معاونین کو جانچتی ہے اور ان کے مہارت کے کاروبار کو کاروباری اداروں کے ساتھ کس طرح میچ کرتی ہے۔ ورچوئل اسسٹنٹ اور آجر کے مابین صحتمند کام کے رشتے اور دور دراز پیداواری کو یقینی بنانے کے ل what آپ کو کس ٹولز ، حکمت عملیوں ، اور گھریلو آفس ورک ورک کلچر کی آپ کو ضرورت ہے اس کے بارے میں بھی بات کی۔ سکورٹینو وہ پہلا ورچوئل اسسٹنٹ تھا جس نے کبھی بھی ایہیلپ کے ذریعہ خدمات حاصل کی تھیں ، اور وہ خود جانتا ہے کہ گھر کے دفتر کے کارکن کے کام کی زندگی کے توازن کا نظم کیسے کریں۔

پی سی میگ: ایہیلپ کے بارے میں مجھے تھوڑا بتائیں۔

ٹریشیا سکورٹینو: ہم وہی فراہم کرتے ہیں جسے ہم بہت مصروف رہنماؤں کے لئے ورچوئل اسسٹنٹ (VA) حل کہتے ہیں۔ ہم وہ ہیں جو میں VA اسٹافنگ فرم پر غور کروں گا۔ ہم مختلف نوعیت کے رہنماؤں کی ہر قسم کی مدد کرتے ہیں۔ ان میں سولوپرینر اور کاروباری سے لے کر چھوٹے کاروباری کارپوریٹ ایگزیکٹوز تک VA حل ہوتے ہیں جن میں ہفتے میں پانچ گھنٹے کی بہت کم اضافہ ہوسکتی ہے اور اس میں مکمل وقت ہوتا ہے۔ ہمیں ایسی مدد فراہم کرنے میں خوشی ہے جس سے قائد واقعی کاروبار کے انتظامی حصوں سے نکل جاسکے ، اور کاروبار پر توجہ مرکوز رکھنے ، مؤکلوں کے ساتھ معاملات انجام دینے یا کاروباری منصوبہ بنانے کی فکر میں مبتلا ہوجائے۔ یہ انھیں تفصیلات کے بارے میں فکر کرنے سے نکال دیتا ہے۔

پی سی میگ: یہ قومی چھوٹے کاروبار کا ہفتہ ہے۔ ایک چھوٹے کاروبار کو ورچوئل اسسٹنٹ کی ضرورت کیوں ہوگی؟

اسکورٹینو: میں کہوں گا کہ ہمارے مؤکلوں کی اکثریت چھوٹے کاروبار ہیں۔ عام طور پر ہم یہ محسوس کرتے ہیں کہ ، ایک چھوٹی سی کمپنی کی حیثیت سے ، آپ کو ابھی تک کسی کو پوری وقت کے لئے سائٹ پر رکھنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ آپ کو ہفتے میں صرف پانچ یا 10 گھنٹے کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ کہتے ہیں کہ یہ 10 گھنٹے ہے۔ وہ ہر صبح 9:00 سے گیارہ بجے تک آتے اور پھر وہ چلے جاتے۔ لیکن VA کے ساتھ ، وہ اوقات لچکدار ہوتے ہیں۔ آپ صبح 9 بجکر 30 منٹ اور اس کے بعد دوپہر 15 منٹ استعمال کرسکتے ہیں۔ آپ اپنا وقت دن اور ہفتہ میں پھیل سکتے ہیں ، اور پارٹ ٹائم اوقات کا استعمال ایسے وقت میں کرسکتے ہیں جو بالکل کل وقتی ، کال پر آن لائن طرح کی طرح محسوس ہوتا ہے۔

پی سی میگ: میں VA کیسے بنوں گا اور ایہیلپ کے لئے کیسے کام کروں گا؟

اسکورٹینو: ہمارے پاس اپنے کیریئر کے صفحے پر ایک ایسی درخواست ہے جس کے بارے میں ہم اپنے امیدواروں کو جمع کرانے کے لئے کہتے ہیں ، اور اس سے ہماری درخواست گزار ٹیم کے ساتھ شامل درخواست دہندہ کا عمل شروع ہوجائے گا۔ ہم اپنے سبھی درخواست دہندگان کو جانچنے کی مہارت اور قابلیت کے ایک عمیق گہرے عمل کے ذریعے لیتے ہیں۔ ہم نے انہیں دو قسموں میں تقسیم کیا ہے: نرم مہارتیں اور سخت مہارتیں۔ اور ہم اپنے بینچ میں جس چیز کو بہت زیادہ گہرائی پر غور کرتے ہیں اس کی تلاش کرتے ہیں ، کیوں کہ ہم خاص طور پر مہارت سے متعلق سیٹ یا ٹاسک کی ضرورت سے زیادہ اپنے مؤکلوں کے ساتھ مماثلت پانے کے بارے میں بہت جان بوجھ کر رکھتے ہیں۔

بے شک ، ہم درخواست دہندگان کی ٹیک صلاحیتوں کا اندازہ کر رہے ہیں: وہ کس پی سی پر کام کر رہے ہیں ، کس پروگرام میں ان تک رسائی حاصل ہے اور ان میں مہارت بھی ہے ، لیکن ہم نرم مہارتوں کی بھی تلاش کر رہے ہیں۔ اچھ communے مواصلات کا ہونا اس سے زیادہ اہم ہے جب آپ کے پاس مائیکروسافٹ آفس ہے۔ ہم ایسے لوگوں کو چاہتے ہیں جو انتہائی جوابدہ ، ایک اچھا پیشہ ور تحریری بات چیت کرنے والا۔ کوئی ایسا شخص جو انتہائی مشغول ، متحرک اور وسائل والا ہو جوابات تلاش کرنے کے ل. اگر ان کا مؤکل ان سے کسی ایسی چیز سے پوچھ رہا ہو جو انہوں نے پہلے کبھی نہیں کیا تھا۔ اس کے علاوہ ، ہم ان سخت ہنروں کی تصدیق اور توثیق کر رہے ہیں جو ان کے پاس ہے کہتے ہیں ، کچھ عام VA کاموں جیسے کیلنڈر مینجمنٹ ، ای میل مینجمنٹ ، اور سفر کی بکنگ کے ساتھ۔

پی سی میگ: کامیاب ہونے کے لئے گھر کے دفتر کے کارکن کو کیا ضرورت ہے؟

اسکورٹینو: پہلی چیز ہمیشہ ایک سرشار ورک اسپیس ہوتی ہے۔ ہوسکتا ہے کہ آپ کے گھر میں دفتر کے ل an ایک اضافی کمرہ نہ ہو ، لیکن آپ کو ایک مخصوص علاقے کی ضرورت ہوگی جسے آپ اپنا دفتر کہتے ہیں ، چاہے یہ آپ کے کمرے کا کونہ ہو یا اسپیئر بیڈروم یا کچھ بھی ہو۔ آپ کہہ سکتے ہیں ، "میں کام پر ہوں I'm میں اپنے دفتر کی جگہ پر جا رہا ہوں۔" ہم دراصل اس کے لئے انٹرویو دیتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ ہمارے ورچوئل اسسٹنٹس کے پاس ایک سرشار جگہ ہے اور وہ اس کو کام کرتے ہیں جس کو ہم ایک "خلل سے پاک زون" کہتے ہیں۔ اگر آپ اپنے باورچی خانے کے ٹیبل پر کام کرنے کی کوشش کر رہے ہیں اور آپ کے کنبے یا بچے (یا پالتو جانور) گزر رہے ہیں تو ، یہ کام نہیں کرے گا۔

دوسری بات جو میں کہوں گا وہ ہے ، آپ کے کام کے اوقات میں حدود قائم کرنا۔ جب آپ گھر سے کام کرتے ہو تو ہمیشہ کام کرنا آسان ہے کیونکہ آپ کو دفتر چھوڑنے کا اختیار نہیں ہوتا ہے۔ کام دفتر میں رہتا ہے۔ اور اب ، آپ نے دن بھر کام کرلیا ہے ، جب آپ رات کے کھانے پر کھانا بنا رہے ہو تو ایک بار اور اپنے ای میل کی جانچ کرنا بہت آسان ہے۔ آپ کو شروعاتی وقت اور رکنے کا وقت جتنا ہو سکے ڈالنے کی ضرورت ہے ، جیسے کہ آپ کسی دفتر میں کام کر رہے ہو۔ آپ کی ذاتی حدود کے ل best یہ کہنا بہتر ہے کہ ، "میں ہر روز 6:00 بجے تک کام کروں گا" ، تاکہ آپ مسلسل کام کر رہے ہو یا اس طرح محسوس نہ کریں کہ آپ کام کر رہے ہو۔ میری بیٹی نے مجھ سے کہا ، "ماں ، کیا آپ صرف سارا وقت کام کرتے ہیں؟" اور میں نے سوچا ، "آچ ، وہ ٹھیک ہے۔" میں اسے خون بہنے دے رہا تھا۔

ایک اور چیز جس میں ہم آپ کو شامل کرسکتے ہیں وہ آپ کے گھر کے باہر وقت کا شیڈولنگ وقت ہوگا۔ یہ آپ کے پڑوسی کے ساتھ دوپہر کے کھانے کی تاریخ ہوسکتی ہے یا یہ اسٹار بکس میں ہفتے میں کچھ گھنٹے کام کرسکتا ہے۔ آپ تھوڑا سا ہلچل پاگل ہو جائیں گے اور ایسا محسوس کریں گے کہ اگر آپ کو باکس باکس میں رکھا گیا ہے تو … اگر آپ سارا دن اپنی میز پر جکڑے ہوئے ہوں گے۔

آخری حصہ آپ کی ٹکنالوجی اور ٹولز کے بارے میں جان بوجھ کر کرنا ہے جو آپ کو دور سے کام کرنے میں مدد دیتے ہیں ، چاہے اس میں ایسی مشین ہو جو آپ کے کام کا بوجھ سنبھال سکے: ایک زبردست کمپیوٹر ، عظیم سافٹ ویئر ، صاف مشین ، ایک نئی مشین۔ لیکن یہ ایسی چیزیں بھی ہوسکتی ہے جیسے کسی پروگرام کو استعمال کرنا آپ کو بیس کیمپ یا سلیک جیسے لوگوں کے ساتھ اشتراک کرنے میں مدد مل سکے۔ اچھی ٹکنالوجی رکھنے اور کمپیوٹر اور نئی ٹیکنالوجیز کے استعمال میں واقعی آرام سے رہنا دور دراز کارکن ہونے کے فوائد میں اضافہ کرتا ہے۔

پی سی میگ: گھر کے دفتر کے کارکن کو کامیاب بنانے کے ل a کسی مینیجر کو کیا ضرورت ہے؟ مجھے ابھی ایک پروگرام ملا ہے جس میں "آجروں اور ملازمین کے مابین اعتماد کو فروغ دیا جاتا ہے۔" یہ ہر تین منٹ میں اسکرین شاٹ لیتا ہے۔ اس سے زیادہ بھروسہ نہیں ہوتا۔

سائورٹینو: ہم سمجھتے ہیں کہ بعض اوقات کسی کے ساتھ دور دراز سے کام کرنا مشکل ہوتا ہے اگر وہ اس کی عادت نہیں رکھتے ہیں۔ یہ اعتماد پیدا کرنے میں وقت لگتا ہے کہ دوسری طرف والا شخص وہ کام کر رہا ہے جو آپ نے ان سے کرنے کے لئے کہا ہے۔ تاہم ، ایسی چیزیں ہیں جو ہم اپنے مؤکلوں اور VAs کو مواصلاتی ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے ان کی مدد کرتے ہیں۔ ہم تجویز کرتے ہیں کہ کم سے کم ایک ہفتہ میں ایک بار ویڈیو میٹنگ کریں تاکہ اس ہنگامے کو دور کیا جاسکے کہ اس ہفتے کیا کیا ہونا ضروری ہے اور پچھلے ہفتے سے آپ کو آمنے سامنے دیکھ سکتے ہیں ، آپ جسمانی زبان پڑھ سکتے ہیں۔ بس یہی کچھ ہے جس پر ہم واقعتا believe یقین کرتے ہیں۔ اگر آپ دور سے کام کرنے جارہے ہیں تو ، آپ کو ایک ویب کیم کی ضرورت ہے۔

ہمارے پاس بہت سارے ٹولز بھی ہیں جو ہم لوگوں کو قریب سے جڑے رہنے میں مدد کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔ مختلف ایپس موجود ہیں جہاں آپ ورک اسپیس ، جیسے بیس کیمپ ، آسنا ، ایورنوٹ اور ونڈر لسٹ کو شیئر کرسکتے ہیں ، جہاں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ لوگ دن بھر کام کررہے ہیں (اور نوٹ شامل کرنا یا کسی کام کو مکمل کرنا)۔ یہ کہنا بہت آسان ہے ، "ارے ، آئیے دیکھیں کہ ہم اس پروجیکٹ کے ساتھ کہاں ہیں۔"

اور پھر ہم آپ کے فون کے ل apps ایپس جیسی چیزوں کی سفارش کرتے ہیں ، جو واقعی آرام دہ اور پرسکون ہو یا ووکسر یا ہیٹیل جیسے ایپس کا استعمال کریں (جہاں یہ صوتی میمو بھیجنے کے لئے فوری طور پر واکی ٹاکی کی طرح ہو)۔

سچ میں ، ہم کوشش کرتے ہیں کہ جہاں تک ثقافت اور ٹیم کی حوصلہ افزائی ہو اتنی پیچیدہ نہ ہو۔ ہم فیس بک جیسی چیزوں کا استعمال کرتے ہیں ، اور ہمارے پاس اپنی ٹیم کے لئے نجی گروپس ہیں جہاں ہم جڑے رہتے ہیں۔ یہ وہی چیز ہے جس کو ہم اپنے ورچوئل واٹر کولر کہتے ہیں اور یکدم سوال پوچھتے ہیں ، "ارے ، لڑکوں ، کوئی مشورہ ، کیا کسی کو کوئی تجربہ ہے؟" ٹیم مدد کے لئے ایک دوسرے سے فائدہ اٹھا رہی ہے۔

ہم ہفتہ وار فروخت کی وصولیوں کو بھی پوسٹ کرتے ہیں: "ارے ، ٹیم ، یہ وہ مقام ہے جہاں ہم جا رہے ہیں۔ ارے ، بہت اچھا اور چیخ و پکار ہے۔" ہمارا ورچوئل آفس وہ نجی فیس بک گروپ ہے ، اور یہ ہمارے لئے ٹیم بنانے میں سب سے بڑی کامیابی رہا ہے۔