منظم ہو رہا ہے: اپنے ڈیسک ٹاپ کی بے ترتیبی کے لئے فولڈر استعمال کریں

وزن کم کرنے کے مترادف ہے۔ قلیل مدتی حل کام نہیں کرتے ہیں۔ آپ نے طرز زندگی میں ایسی تبدیلیاں لائیں جو آپ اور آپ کے ملازمین یا کاروباری شراکت دار طویل مدتی میں برقرار رہ سکیں۔

اس سلسلے میں ، میں آپ کے کاروبار اور اپنے ذاتی اعداد و شمار کو منظم کرنے کے طریقوں کے بارے میں نکات فراہم کروں گا۔ پچھلے مضمون میں یہ سمجھنے کی اہمیت کی وضاحت کی گئی ہے کہ آپ کا کاروبار معلومات کے بارے میں کس طرح سوچتا ہے۔ اب میں آپ کو دکھاؤں گا کہ کمپیوٹر فولڈر کے نام سازی کنونشن اور ڈھانچے کے ساتھ اس بنیاد کو عملی جامہ پہنایا جائے۔ زیادہ تر کاروبار ان فولڈر ڈھانچے کو اپنے سرور پر یا کسی پروجیکٹ مینجمنٹ سویٹ کے اندر نافذ کریں گے ، لیکن وہ آپ کے اپنے ڈیسک ٹاپ پر یا کسی ای میل کلائنٹ میں بھی اتنے ہی لاگو ہیں۔

واقعی فولڈرز کیا ہیں؟

فولڈرز آپ کے کاروبار کا کنکال ہیں۔ کسی عمارت کے ڈھانچے کی طرح ، وہ تخلیقی ڈیزائن سے لے کر سیدھے سیدھے فعالیت تک ، ہر چیز کی حمایت کرتے ہیں۔

میں نے اپنے کیریئر کے دوران سات مختلف دفاتر میں کام کیا ہے۔ وہ ٹیمیں جن میں صاف ستھری اور عام فہم فولڈر کے ڈھانچے تھے وہ ہمیشہ کامیابی اور ترقی کے ل best بہترین پوزیشن میں تھے۔

چھوٹے کاروباروں کو خاص طور پر اس حقیقت کو نوٹ کرنا چاہئے: ایک منظم کمپنی وہ ہوتی ہے جو ترقی کے لئے متعین ہوتی ہے۔ آپ یہ سوچ سکتے ہیں کہ کیونکہ اب کمپنی میں صرف دو افراد ہیں ، لہذا آپ بہت ساری معلومات اپنے سر میں رکھ سکتے ہیں اور اسے فولڈر کے ڈھانچے میں نقشہ بنا نہیں سکتے ہیں۔ بدقسمتی سے ، جب نئے ملازمین کی خدمات حاصل کرنے اور اپنے کاروبار کو بڑھانے کا وقت آگیا ہے ، تو آپ انہیں اپنے مجرم نظام کی تعلیم میں بہت زیادہ وقت ضائع کردیں گے۔ آپ غلطیوں کو دور کرنے میں اور بھی زیادہ وقت اور پیسہ ضائع کردیں گے ، وقت اور رقم جو آپ کو ترقی پر خرچ کرنا چاہئے۔

آپ کا فولڈر ڈھانچہ آپ کے کاروبار کے ڈھانچے کا عکس ہے۔ فولڈروں کو دوسرے فولڈروں میں ایک درجہ بندی کے نظام میں گھونس لیا جاتا ہے جس کے ل work آپ کے کام کے درجات کی ترتیب کو پورا کرنا ہوتا ہے۔

آپ اور آپ کے کاروبار کے دیگر افراد معلومات کے بارے میں کس طرح سوچتے ہیں اس پر گفتگو کرتے ہوئے (آپ نے یہ حصہ ٹھیک کیا؟ ٹھیک ہے؟) ، آپ نے شاید کسی قسم کا انحصار دیکھنا شروع کردیا۔ میں اس ڈھانچے کو خاکہ بنانے کی تجویز کرتا ہوں۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ اگر آپ اسے کاغذ پر ، بلٹ پوائنٹس میں ، یا ونڈو فار ایورنوٹ جیسے نوٹ لینے کی درخواست میں (ہر سال 45 to تک ، 4.5 ستارے مفت) ، یا ذہن سازی سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے اسکی خاکہ نگاری کرتے ہیں۔ اس کو تحریری شکل دینے سے آپ کو یہ دیکھنے میں مدد ملے گی کہ آیا اس میں مطابقت نہیں ہے یا اوورلیپس ہیں۔

ایک مثال کی ساخت

آپ کے ڈیزائن کی ساخت منفرد ہوگی ، لیکن چونکہ اس کی مثال دیکھنے میں بے حد مدد ملتی ہے ، لہذا میں آپ کو وہ بنیادی نمائش دکھاتا ہوں جو میں اپنے ڈیسک ٹاپ پر استعمال کرتا ہوں۔

ایک مصنف کی حیثیت سے ، میں بنیادی طور پر مصنوعات کے جائزوں پر کام کرتا ہوں۔ جب میں جائزوں کے بارے میں سوچتا ہوں تو ، میں اپنے ذہن کی نگاہ میں تین زمرے دیکھتا ہوں: 1) جائزے کے ل products مصنوعات کے خیالات ، 2) مضامین جو ترقی میں ہیں ، اور 3) جائزے جو ختم ہوچکے ہیں۔ "تیار شدہ" زمرے میں ، میں ان کی اشاعت کی تاریخ کے جائزوں کو یاد رکھنا چاہتا ہوں ، جو میں مہینوں اور سالوں کو آسان کرتا ہوں کیونکہ ایک ہی مہینے میں کبھی بہت زیادہ نہیں ہوتا ہے کہ میں ان کی نظروں سے محروم ہوجاتا۔ "آئیڈیاز" کے زمرے میں ، چیزیں ایک طرح کی روانی ہوتی ہیں۔ کچھ خیالات ایک سے زیادہ پروڈکٹ کا احاطہ کرتے ہیں ، جبکہ دوسروں کا تعلق ایک ہی چیز سے ہوتا ہے۔ لیکن صرف اس وجہ سے کہ وہ سیال ہیں ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ میں ان کو منظم رکھنے کا نظام نہیں رکھ سکتا۔ "ترقی میں" زمرے میں ، میں اس پروڈکٹ کے نام کے بارے میں سوچتا ہوں جس کا میں جائزہ لے رہا ہوں۔ اب ، یہ فولڈر میں کیسے ترجمہ کرتا ہے؟

یہ سسٹم کام کرتا ہے کیونکہ خیالات اور پیشرفت میں موجود چیزوں کا سنیپ شاٹ دیکھنا میرے لئے اہم ہے۔ وہ فولڈروں کے نام پر ٹھیک ہیں ، لہذا جب میں اپنے "جائزہ" فولڈر کو کھولتا ہوں تو میں انہیں فوری طور پر دیکھتا ہوں۔ مجھے ان پروڈکٹ کے تمام ناموں کو دیکھنے کی ضرورت نہیں ہے جن کا میں نے جائزہ ختم کیا ہے ، لہذا میں ان کی اشاعت کی تاریخ کے مطابق ان کو فولڈروں میں شامل کرتا ہوں۔ فولڈرز کے تمام نام مستقل ہیں۔ جب کسی پروجیکٹ کی حیثیت پیش رفت سے ختم ہونے تک بدل جاتی ہے تو ، میں اسے گھسیٹ کر اسی فولڈر میں چھوڑ دیتا ہوں ، اور اس کا نام سازی کنونشن اس کے ساتھ موجود دیگر تمام فولڈروں کی طرح ہے۔ مثال کے طور پر ، میں کسی رومن ہندسے والے فولڈر ، جیسے ii ، کو c اور d کی سطح تک اس کا نام تبدیل کیے بغیر گھسیٹ سکتا ہوں اور یہ بالکل اسی نظام میں فٹ ہوجائے گا۔

اشارے اور ترکیبیں

نمبر نوٹ کریں کہ ماہ کے فولڈرز چار ہندسوں سے کیسے شروع ہوتے ہیں۔ پہلے دو ہندسے سال کے لئے ہیں ، اور دوسرا مہینہ سے متعلق ہے۔ میں بھی مہینوں کے نام دیکھنا پسند کرتا ہوں ، لہذا میں نے انڈر سکور کے آخر میں ان کو رکھ دیا۔ میں کچھ وجوہات کی بناء پر تاریخوں کے لئے چار یا چھ ہندسوں کے اعداد کو استعمال کرنے کا ایک بڑا حامی ہوں۔ پہلے ، میں ذاتی طور پر یہ یاد رکھنا چاہتا ہوں کہ معاملات کب ہوا ، لہذا میرے لئے آسان ہے کہ اگر میں تاریخ کے مطابق ان کی تلاش کروں تو چیزیں تلاش کرنا آسان ہے۔ دوسرا ، فولڈرز تاریخ کے مطابق ہمیشہ ترتیب میں ظاہر ہوتے ہیں جب میں انہیں نام کے مطابق ترتیب دیتا ہوں کیوں کہ 1102 1103 سے پہلے 1102 آنے سے پہلے 1101 حرف تہجی سے آتا ہے وغیرہ

جب آپ کو آرکائیو کرنا پڑتا ہے تو تاریخوں کا استعمال انتہائی مفید ہوجاتا ہے ، جس کے بارے میں میں ای میل مینجمنٹ کے بارے میں آئندہ مضمون میں بات کروں گا۔

ٹیگز میری مثال میں ، میں فولڈرز کے لئے "IDEAS_" سے شروع ہونے والے تمام بڑے حروف کا استعمال کرتا ہوں کیونکہ جب میں نام کے مطابق ترتیب دیتا ہوں تو میں "آئیڈیوں" کو ایک ساتھ رہنا چاہتا ہوں۔ میں ان کے بارے میں ٹیگ سمجھتا ہوں۔ پیش رفت کے جائزوں کے ل I ، میں ٹیگ کی زحمت گوارا نہیں کرتا ہوں۔ میں صرف فولڈر کا نام پروڈکٹ کے نام سے لیتا ہوں۔ اگر میرے پاس ایک وقت میں 20 سے زائد پروڈکٹ جائزے جاری ہیں تو ، میں شاید اپنے فولڈر کے نام دینے والے کنونشن کو تبدیل کروں گا اور اس میں ایک ٹیگ شامل کروں گا تاکہ پیشرفت کے سبھی سامان اکٹھے رہ جائیں۔ "IN-PROGPress_" شاید بہت لمبا ہوگا ، لیکن ہوسکتا ہے کہ "IN_" جیسا کوئی آسان کام ہو۔

اس سے پتہ چلتا ہے کہ خاص طور پر "IN_" کام نہیں کرے گا ، اور یہاں کیوں ہے: جب میں نے اپنے فولڈر کے سارے ڈھانچے کو خاکہ بنایا تو میں نے "ان" کا لفظ کہیں اور استعمال کیا تاکہ کسی خاص چیز کا مطلب ہو۔ دیکھیں کہ پہلے پوری چیز کی خاکہ نگاری کرنا کتنا ضروری ہے؟

انوکھا۔ ٹیگ اور نمبر استعمال کرنے کی ایک وجہ یہ ہے کہ یہ فائل کے ناموں کو منفرد رکھنے میں معاون ہے۔ آپ کبھی بھی دو فائلوں یا فولڈرز کو ایک ہی چیز کا نام نہیں لینا چاہتے ہیں کیونکہ اگر آپ غلطی سے انہیں گھسیٹ کر ایک ہی جگہ پر چھوڑ دیتے ہیں تو ، ایک دوسری کو اوور رائٹ کرسکتا ہے۔ اور ، یقینا ، یہ مبہم ہے۔

خاص کردار۔ فولڈر کے نام سازی کنونشن میں انڈر سکور میرے سب سے اچھے دوست ہیں۔ وہ صاف ہیں اور متن کو پڑھنے میں آسان رکھتے ہیں۔ کچھ لوگ اپنے فولڈر کے ناموں میں خالی جگہ اور ہائفن استعمال کرتے ہیں - یہ آپ پر منحصر ہے۔ آپ جو بھی انتخاب کرتے ہیں ، ہمیشہ اس بات سے آگاہ رہیں کہ حروف حرف تہجی نام کی چھانٹ کو کیسے متاثر کرتے ہیں۔ کبھی کبھی میں فولڈر کے نام کے آغاز میں انڈر سکور کا استعمال کرتا ہوں جب میں ہمیشہ یہ چاہتا ہوں کہ اس فولڈر کو سب سے اوپر دکھایا جائے جیسے "_DONE"۔ پھر میں آسانی سے کسی بھی چیز کو ڈریگ اور گرا سکتا ہوں جو مکمل فولڈر میں مکمل ہو جاتا ہے۔ متبادل کے طور پر ، اگر میں اسے نچلے حصے میں چاہتا تو ، میں اس کا نام "z_DONE" رکھ سکتا ہوں۔

رنگ. میک او ایس دائیں کلک کرکے آپ کو رنگین کوڈ والے فولڈروں کو جلدی اجازت دینے میں لاجواب ہے۔ آپ اسے پی سی پر کر سکتے ہیں ، لیکن یہ پیچیدہ ہے۔ میں نے کلر کوڈنگ پر انحصار کیا جب میں نے انتہائی شراکت دار ڈیزائن پروجیکٹس پر کام کیا - میرے ساتھی اور میں نے مشترکہ سرور پر فولڈروں کو پیلا رنگ کا لیبل لگا دیا جب اس کے مندرجات نئے تھے اور ابھی تک پالش نہیں ہوئے تھے ، فائلوں کے پہلے ڈیزائن مرحلے میں گزرنے کے بعد اورینج اور اسی طرح جامنی رنگ کے ذریعے ، جس نے اشارہ کیا کہ کام ہوچکا ہے۔

آپ جو بھی نظام نافذ کرتے ہیں ، اس پر قائم رہو! مستقل مزاجی منظم رہنے کی کلید ہے۔ یاد رکھیں کہ منظم رہنے کے لئے ، شکل میں رہنے کی طرح ، طویل المیعاد طرز زندگی میں تبدیلیوں کی ضرورت ہوتی ہے ، فوری اصلاحات نہیں۔ جتنا ممکن ہو اور جتنا اس کا احساس ہوتا ہو ، پورے کاروبار میں تمام منصوبوں ، ٹیموں اور محکموں میں ایک جیسے بنیادی اصولوں کو استعمال کرنے کی کوشش کرو۔

Aways لے لو

اس مضمون سے یاد رکھنے کے اقدامات یہ ہیں:

1. اپنے فولڈر کے ڈھانچے کو نافذ کرنے سے پہلے اسکیچ کریں۔

information. معلومات کو تنظیمی طور پر ترتیب دیں ، اس بارے میں یہ سوچتے ہوئے کہ جب آپ کسی فولڈر میں دیکھیں گے تو اسنیپ شاٹ میں آپ کو کیا دیکھنے اور جاننے کی ضرورت ہوگی۔

your. اپنے فولڈر کے ناموں میں حرف ، ہندسے اور خصوصی حرف استعمال کریں تاکہ ان کو ذہین ترتیب میں ظاہر کیا جاسکے۔

you. جب آپ نئے فولڈر بناتے ہیں تو نام کنونشن کے ساتھ مطابقت رکھیں۔