منظم ہونا: ڈیٹا کے بارے میں مختلف سوچنا

وزن کم کرنے کے مترادف ہے۔ قلیل مدتی حل کام نہیں کرتے ہیں۔ آپ نے طرز زندگی میں ایسی تبدیلیاں لائیں جو آپ اور آپ کے ملازمین یا کاروباری شراکت دار طویل مدتی میں برقرار رہ سکیں۔

اس سلسلے میں ، میں ایڈریس فراہم کروں گا کہ کس طرح آپ کے کاروبار اور اپنے ذاتی ڈیٹا کو ایڈریس کے ذریعہ منظم کیا جائے:

1. آپ کا کاروبار معلومات کے بارے میں کیا سوچتا ہے۔

2. فولڈروں کے لئے نامزد کنونشن اور ان کے بارے میں کیسے سوچنا۔

3. فائلوں کے لئے نام کنونشنز۔

4. معلومات کا اشتراک.

5. ای میل کا انتظام کیسے کریں۔

منظم ہونے کے لئے ایک غذا

جب وزن کم کرنے کی بات آتی ہے تو ، کچھ لوگوں کو معلوم ہوتا ہے کہ دن میں پانچ یا چھ چھوٹے کھانوں کی خوراک ان کے ل works کام کرتی ہے ، جبکہ دوسروں کو تین صحتمند کھانوں کی ضرورت ہوتی ہے اور اس کے درمیان کسی قسم کی کھانسی نہیں ہوتی ہے۔ کچھ لوگ جم کی ممبرشپ خریدتے ہیں (واقعی جانے کا محرک وہ جو رقم خرچ کرتے ہیں اس سے ہوسکتا ہے) جبکہ دوسروں کو ورزش کرنے میں تھوڑا بہت فائدہ اٹھانا بہتر ہوتا ہے ، جیسے لفٹ کی بجائے سیڑھیاں اٹھانا یا کام کرنا سائیکلنگ کرنا۔

نقطہ یہ ہے کہ ، ایک ہی حل ہر ایک کے ل work کام نہیں کرتا ہے۔ منظم ہونے کے ساتھ بھی ایسا ہی ہے۔

معلومات کے بارے میں سوچنے کے طریقے

منظم ting اور قیام your آپ کے کاروبار کے لئے طرز زندگی کا عہد ہونا چاہئے۔ یومیہ کاموں میں ہر ملازم اور اسٹیک ہولڈر کو پروگرام پر قائم رہنا ہوگا۔ منظم ہونے کے لئے آپ کے سسٹم میں ایسی مشقیں شامل ہوں گی جو ہر ایک کے معمولات کے مطابق ہوں ، چاہے اس کا مطلب یہ ہے کہ مستقل طور پر چھوٹے چھوٹے اقدامات اٹھائیں ، جیسے آپ جاتے ہوئے غیر ضروری فائلوں کو حذف کرنا ، یا باقاعدہ شیڈول پر بڑے اقدامات کرنا ، جیسے ہر جمعہ کی دوپہر صفائی کے لئے رکھنا۔ ان باکسز آؤٹ کریں۔

لہذا اس سے پہلے کہ آپ اپنے آپ کو اور اپنے ساتھی کارکنوں کو منظم ہونے کے ل a ایک نئی غذا پر لگائیں ، اس بارے میں سوچنے کے لئے ایک لمحہ لگائیں کہ آپ کا کاروبار انفارمیشن آرگنائزیشن کو کس طرح دیکھتا ہے۔ کچھ امکانات یہ ہیں:

date تاریخ یا مہینے کے لحاظ سے ، جیسے جب کوئی پہلا واقعہ پیش آیا ہو یا اس کے مکمل ہونے کا وقت مقرر ہو

project پروجیکٹ کے نام سے

responsible ذمہ دار شخص کے نام سے

مالی سہ ماہی کے لحاظ سے

حقیقت سے مطابقت پذیر

یہ ضروری ہے کہ آپ ان کاروباروں میں سے کسی ایک کو تنظیمی نظام میں نہ لگائیں اور اگر اس میں یہ ظاہر نہیں ہوتا ہے کہ آپ کی ٹیم اصل میں کیسے کام کرتی ہے۔ اپنے ساتھیوں سے پوچھیں ، اگر انہیں کسی خاص دستاویز ، شاید انوائس یا معاہدہ تلاش کرنے کی ضرورت ہو تو وہ پہلے کہاں نظر آئیں گے؟ اس سے بھی اہم بات یہ ہے کہ وہ کس طرح نظر آتے ہیں؟ کیا وہ اپنے کمپیوٹر یا کمپنی کے نیٹ ورک کو دکاندار کا نام ، تاریخ ، مصنوعات کی وضاحت کے ذریعے تلاش کرتے ہیں؟ کیا وہ ایک فولڈر کھولتے ہیں اور فائل کے نام اسکیم کرتے ہیں ، یا تاریخ کے لحاظ سے ترتیب دیتے ہیں یا فائل کی قسم کے حساب سے ترتیب دیتے ہیں؟ انھیں معلومات حاصل کرنے میں کتنا وقت لگتا ہے؟ کیا وہ وقت ضائع کر رہے ہیں کیوں کہ وہ اس طریقے سے تلاش کر رہے ہیں جس سے ان کے نتائج کو جلدی سے تنگ کرنے میں مدد نہ ہو؟

ایسا کرنے کے ل You آپ کو باضابطہ اجلاس کی ضرورت نہیں ہے۔ بس چھوڑ کر پوچھیں۔ اس میں آپ کو دو منٹ لگیں گے۔

ایک سے زیادہ جواب ہوسکتے ہیں۔ کبھی کبھی ، آپ کو مہینہ اور سال کی یاد ہوسکتی ہے جس میں ایک پروجیکٹ شروع ہوا تھا ، جب کہ آپ کا ساتھی اس منصوبے کے نام پر کام کرسکتا ہے۔ اور دونوں ہی صورتوں میں ، معلومات مستحکم نہیں ہیں۔ ہوسکتا ہے کہ اس پروجیکٹ کی ترقی کے دوران کوڈ کا نام ہو ، اور ہوسکتا ہے کہ یہ دیر سے شروع ہوا ہو۔ اگلے مضمون میں فولڈر کے نام رکھنے والے کنونشنوں کے بارے میں ، میں وضاحت کروں گا کہ ایسے نظام کو کیسے نافذ کیا جائے جو اس قسم کی بے ضابطگییاں سنبھال سکے۔

اس پر سو

اس مشق کو کرنے سے آپ کو یہ سمجھنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ کے کاروبار کو اپنی معلومات کی تشکیل کیسے ہونی چاہئے - لیکن اس پر ایک یا دو دن سوئے رہیں ، اور پھر اپنے موجودہ ڈھانچے میں کوئی فیصلہ یا تبدیلی لانے سے پہلے دوبارہ کوشش کریں۔ بعض اوقات ہم یہ بھول جاتے ہیں کہ کچھ مخصوص طرز عمل کیوں موجود ہے ، اور اچانک انہیں تبدیل کرنے سے نادانستہ طور پر کچھ دوسرے تجارتی استدلال کو ختم کیا جاسکتا ہے۔

مثال کے طور پر ، میں ایسے دفتر میں کام کرتا تھا جہاں فری لینسر معاہدہ کرتا تھا جہاں دو اصل ہینگ فائل فائلوں میں ترتیب دیا جاتا تھا ، ایک انوائس کے لئے اور دوسرا ٹیکس فارم کے ل.۔ مجھے ایسا لگتا تھا کہ میں ان کو ایک میں ضم کرنے کے لئے بہت زیادہ سمجھتا ہوں۔ دو فائل کیبنٹ اور دو فولڈروں میں "ڈو ، جین" کا لیبل کیوں لگا ہے؟ جب بھی مجھے رسیدوں تک رسائی کی ضرورت ہوتی تھی ، مجھے عام طور پر بھی فری لانس ٹیکس کی معلومات تلاش کرنے کی ضرورت ہوتی تھی۔ کیوں نہ صرف نظام کو آسان بنایا جائے؟ اس کی ایک وجہ جو اب مجھ پر عیاں ہے لیکن اس وقت نہیں تھی وہ یہ ہے کہ تنظیم میں بہت سے لوگوں کو رسیدوں تک رسائ کی ضرورت تھی ، لیکن کچھ لوگوں کو ذاتی ڈیٹا تک رسائی حاصل کرنا چاہئے ، جیسے سوشل سیکیورٹی نمبرز۔ یہ ایک اچھی بات ہے کہ میرے مینیجر نے اس عقلیت کو سمجھا اور میں نے پورے نظام کی تنظیم نو سے پہلے اس کو سمجھایا۔

Aways لے لو

اس مضمون سے دور ہونے کے لئے پہلے اقدامات یہ ہیں:

1. اپنے ساتھیوں اور اپنے آپ سے پوچھیں: "میں اپنی معلومات کے بارے میں کیسے سوچتا ہوں؟"

you. آپ کسی نتیجے پر پہنچنے سے پہلے ایک یا دو دن جوابات اپنے سر کے گرد گھیرا دیں۔

some. کسی طرح کا ڈھانچہ ابھرنا شروع ہوجائے۔ جب آپ اسے دیکھ سکتے ہیں ، ابھی ابھی اس پر رد عمل ظاہر کرنے کی فکر نہ کریں۔

یاد رکھیں کہ منظم ہونا فٹ رہنے کے مترادف ہے۔ راتوں رات کچھ بھی تبدیل نہیں ہوتا ، اور آپ اور آپ کی تنظیم کے لئے طرز زندگی میں صحیح تبدیلی لانا زیادہ اہم ہے۔