منظم ہو رہا ہے: بہتر اعداد و شمار کا اشتراک

مواصلات ہر کاروبار کی زندگی کا خون ہے۔ اس کے باوجود بہت سارے کاروباری رہنما ، جو روزانہ چیلنجز میں پھنسے ہوئے ہیں ، ملازمین کو معلومات کو بانٹنے کے عملی طریقے دینے کی ضرورت کو نظرانداز کرتے ہیں۔

میرا "معلومات بانٹنا" کا کیا مطلب ہے اس میں زبانی مواصلات ، تحریری دستاویزات ، سرور کو برقرار رکھنے ، ای میل لکھنا ، اور بہت کچھ شامل ہے۔ اس مضمون کے مقصد کے ل I'll ، میں الیکٹرانک دستاویزات پر توجہ دوں گا ، لیکن اس بات پر غور کرنا انتہائی ضروری ہے کہ تنظیم اور تمام سطحوں پر معلومات کا تبادلہ کیا ہوتا ہے۔

شیئرنگ کی اہمیت

معلومات کو بانٹنا کیوں ضروری ہے؟ آپ کی معلومات کا اشتراک اتنا ہی بہتر ہے ، آپ کا کاروبار اتنا موثر انداز میں چلائے گا۔ ملازمین کو ان کی ملازمتوں میں کامیابی کے ل need اور ان کو بہتر طریقے سے انجام دینے کے لئے درکار معلومات دینا ان کی ملازمت میں بھی اطمینان بڑھاتا ہے۔

جب معلومات کو اچھی طرح سے شیئر نہیں کیا جاتا ہے تو ، کاروبار کم موثر انداز میں چلتے ہیں اور پیسہ ضائع کرتے ہیں۔ ہر بار جب کوئی نیا ملازم ٹیم میں شامل ہوتا ہے - خواہ مستقل متبادل ، عارضی طور پر (زچگی کی چھٹی ، صباطی) ، یا ایک نئے کردار میں ، اس شخص کو اپنی ملازمت کی تقریب کے بارے میں بہت بڑی رقم سیکھنے کی ضرورت ہے ، نیز یہ کہ کس طرح کاروبار چلاتا ہے۔ جب ملازمین معلومات کو اچھی طرح سے بانٹتے ہیں تو ، ٹیم کے نئے ممبران کو تیزی سے جاننے کی کیا ضرورت جانتی ہے۔ اور انھیں واقعتا یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ سوالات کے مخصوص جوابات کی بجائے معلومات کہاں اور کہاں تلاش کی جائیں۔ یہ "انسان کو مچھلی سیکھانا" اصول ہے۔

ایک کاروبار میں انتہائی مہنگا اخراجات میں سے ایک کی خدمات حاصل کرنا ہے کیونکہ وقت میں نئے ملازمین کو تیزی سے حاصل کرنے میں ضائع ہوا ہے۔ جتنے جلدی ملازمین اپنے سوالات کے جوابات دیتے ہیں اس کا پتہ لگاتے ہیں ، جتنی جلدی وہ آپ کی نچلی خط میں اہم شراکت کرسکتے ہیں۔ کمپنی میں معلومات کی اشتراک کو بہتر بنانے میں آپ کا ہدف یہ ہے کہ لوگوں کو اپنی پریشانیوں کو حل کرنا آسان ہوجائے۔ دوسرا مقصد یہ ہے کہ لوگوں کو ایک ہی غلطیوں کو دہرانے کی تعداد کو کم سے کم کیا جائے۔ ذرا ذرا تصور کریں کہ اگر آپ ان اخراجات کو کم کرتے ہیں تو آپ کا کاروبار کتنا زیادہ آسانی اور منافع بخش چل سکتا ہے۔

معلومات کے ملازمین کی اقسام شیئر کرتے ہیں

آئیے کچھ خاص قسم کی معلومات پر تبادلہ خیال کریں جن کو شیئر کیا جانا چاہئے: طریقہ کار سے متعلق دستاویزات ، عملہ تنظیم چارٹ ، ورک فلو چارٹ ، عملے سے رابطہ کی معلومات ، مؤکل سے رابطہ کی معلومات ، اور انسانی وسائل کے فارم۔ تمام امکانات میں ، آپ کے کاروبار نے HR فارم کو تمام ملازمین کے لئے آسانی سے قابل رسائی بنا دیا ہے - عام طور پر اس لئے کہ قانون کو اس کی ضرورت ہوتی ہے۔ جب بات ان تمام دستاویزات کی ہو تو ، اگرچہ ، امکانات موجود ہیں کہ وہ پرانی ہوچکے ہیں یا وہ بالکل موجود نہیں ہیں۔

اس کے بجائے ، بہت ساری معلومات جو لکھنا چاہ. ہیں کسی کے سر میں ذخیرہ ہوجاتی ہیں ، اور متعدد وجوہات کی بناء پر یہ مسئلہ درپیش ہے۔ شروعات کے ل one ، ایک شخص کو کبھی بھی کسی بھی کاروبار سے متعلق اہم معلومات کا واحد محافظ نہیں ہونا چاہئے۔ یہ صرف اور زیادہ خطرہ ہے۔ اگر وہ شخص بیمار ہوجاتا ہے ، تنظیم چھوڑ دیتا ہے ، یا تنظیم میں لوگوں یا طرز عمل سے ناراض ہوجاتا ہے تو ، اس کاروبار کو پچھلے سالوں کا تعین کرسکتا ہے! دوسرا ، جب معلومات کسی مرئی جگہ کی بجائے کسی کے سر میں ذخیرہ ہوجاتی ہیں تو ، کوئی دوسرا اس میں حصہ نہیں لے سکتا ہے۔ تیسرا ، دوسرے افراد جنھیں معلومات کی ضرورت ہوتی ہے وہ کبھی بھی اس بات کا یقین نہیں کرتے ہیں کہ آیا ان کا تازہ ترین ورژن ہے۔ وجوہات آگے بڑھتی جارہی ہیں۔

داخلہ سطح کے افرادی قوت کا ایک حیرت انگیز اثاثہ یہ ہے کہ وہ سامان کو کس طرح دیکھنا جانتے ہیں۔ اگر انہیں کچھ جاننے کی ضرورت ہو (جیسے ایکسل میں فارمولے کیسے لکھیں) اور اس کی وضاحت کرنے کے لئے استعمال ہونے والی بنیادی اصطلاحات کا پتہ لگاسکیں (مثال کے طور پر ، رقم ، منسلک ، منسلک اسپریڈشیٹ) ، تو وہ جواب آن لائن تلاش کرسکتے ہیں۔

اکثر و بیشتر ، کاروبار کو اس طرح کی خود کفالت کی حمایت کرنے کے لئے ڈیزائن نہیں کیا گیا ہے۔ کام کی جگہ پر ، آپ ہمیشہ جواب تلاش نہیں کرسکتے ہیں۔ بعض اوقات آپ کو لوگوں کا شکار کرنا پڑتا ہے اور ان میں سے جو معلومات درکار ہوتی ہیں ان کو ہلانا پڑتا ہے ، جیسا کہ میں نے پچھلے حصے میں ذکر کیا ہے۔ جوابات ڈھونڈنے والی جگہ پر محفوظ نہیں ہیں۔ لیکن وہ ہونا چاہئے!

لوگوں کو بانٹنا

اگر آپ یہ مضمون پڑھ رہے ہیں اور یہ سوچ رہے ہیں کہ ، "میرا کاروبار ماتمی لباس میں ہے۔ ڈبلیو کے پاس اس طرح کے بیک لاگ کام کرنے کا وقت اور وسائل کبھی نہیں ہوں گے ،" خوف زدہ نہ ہوں۔ یہ ہے کہ آپ اسے چار قدموں پر انتظام کرنے والے منصوبے میں کس طرح توڑ دیتے ہیں۔

1. اشتراک کی اہمیت کی وضاحت. اپنی تنظیم کے لوگوں کو 15 منٹ کی میٹنگ میں دو ٹوک الفاظ میں بتائیں کہ مشترکہ دستاویزات رکھنا کیوں ضروری ہے۔

2. دستاویزات کے منصوبے کے لئے ایک آدھ دن مختص کریں۔ سب کو دوپہر کا کھانا خریدیں اگر آپ کو معاہدہ کو میٹھا کرنا ہو تو۔

If. اگر آپ کے کاروبار کو ٹیموں میں ترتیب دیا گیا ہے تو ، ہر ٹیم کو اس بات پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ملنا چاہئے کہ انہیں کون سے دستاویزات جمع کرنے یا اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے۔ وہ یہ بھی ترجیح دے سکتے ہیں کہ کون سے دستاویزات بنانا سب سے اہم ہیں اس بنا پر کہ کیا علم صرف ایک شخص کے سر میں رہتا ہے۔

the. آدھے دن کے منصوبے کے دوران ، ہر فرد صرف ایک دستاویز کا ذمہ دار ہوگا۔ پیچیدہ عمل کے ل two ، دو یا زیادہ افراد ذمہ دار ہوسکتے ہیں۔ اس منصوبے کا ہدف دستاویزات کو ترتیب دینا ہے جو کاروبار کو درکار ہے - ہر ایک کو اس دن مکمل نہیں کرنا۔

آدھے دن کے پروجیکٹ کے اختتام پر ، ٹیم کے ممبران (یا پوری تنظیم ، اگر آپ کا کاروبار چھوٹا ہے) ایک دوسرے کے ساتھ بانٹنا چاہئے کہ انھوں نے کیا تخلیق کیا اور کہاں تک پہنچا۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر کوئی یہ سمجھے کہ تمام دستاویزات زندہ دستاویزات بننے کے لئے ہیں۔

یہ آخری مرحلہ انتہائی اہم ہے اور ایک یا دو الفاظ کی وضاحت کا مستحق ہے۔

زندہ دستاویزات

ایک زندہ دستاویز وہ ہے جو وقت کے ساتھ تبدیل ہوتی ہے اور عام طور پر لوگوں کے ایک گروپ کے ذریعہ تبدیل ہوسکتی ہے ، نہ کہ صرف ایک منتظم کے۔ یہ بہت ضروری ہے کہ دستاویزات سے متاثر ہر فرد کو اس بات پر وزن کرنے کا موقع ملے کہ وہ کس طرح سنبھل رہے ہیں اور ان میں کیا ہے ، حتی کہ جونیئر عملہ بھی ، جو در حقیقت کچھ کاموں کے بارے میں زیادہ جاننے والے افراد ہوسکتے ہیں۔

دستاویزات زندہ رکھنے کا پورا مقصد ان لوگوں کو کھلا اور شفاف بنانا ہے جن کو ان تک رسائی کی ضرورت ہے۔ اور نہ صرف موجودہ ملازمین بلکہ مستقبل کے ملازمین بھی۔

حال ہی میں ، میرے ایک دوست کو ایک اسپریڈشیٹ کو ٹھیک کرنے کی ضرورت تھی جو اس کی تنظیم کسی محکمے میں اخراجات کا حساب کتاب کرنے کے لئے استعمال کررہی ہے۔ اسپریڈشیٹ میں غلط فارمولے موجود تھے ، اور جس شخص نے اسے مرتب کیا تھا اس نے فائل کو لاک کردیا تھا - اور کچھ سال قبل ہی ریٹائر ہو چکا تھا۔ مشترکہ سرور پر تھوڑا سا گھومنے کے بعد ، میرے دوست کو ایک دستاویز ملی جس میں صرف سینئر عملہ ہی رسائی حاصل کرسکتا تھا ، جس میں پاس ورڈ موجود تھا۔ وہ انتہائی خوش قسمت تھا کہ پچھلے ملازم نے اس معلومات کو ایسی جگہ پر ڈالنے کے لئے آگے سوچا تھا جہاں صحیح لوگوں کو مل سکے۔ تاہم ، اس معاملے میں بھی ، اگر میرے دوست (اور تمام سینئر عملہ) کو وقت سے پہلے ہی معلوم ہوتا کہ پاس ورڈ والا یہ دستاویز موجود ہے ، کہاں ہے ، اور اس کا نام کیا ہے۔

مستقل مزاجی

زندہ دستاویزات مشترکہ سرورز پر رکھی جاسکتی ہیں یا وکی کی حیثیت سے چلائی جاسکتی ہیں۔ اگر فائلوں کو کسی سرور پر ہوسٹ کیا جاتا ہے تو ، آپ کو کنونشن کے نام دینے کے ل your اپنے رہنما خطوط کو ترتیب دینے کی ضرورت ہوگی تاکہ جب لوگ سرور میں نئی ​​فائلیں اور فولڈرز شامل کریں (یا پرانی فائلوں کو محفوظ کریں) تو وہ مستقل طور پر یہ کام کر رہے ہیں۔ اگر ہر شخص ایک ہی صفحے پر ہے تو ، نام مستقل مزاجی ہوں گے ، اور ہر کوئی اپنی ضرورت کی تیزی سے تلاش کر سکے گا۔

معلومات کو بانٹنے کا آخری مرحلہ ان لوگوں کے لئے زندہ دستاویزات کی فراہمی کرنا ہے جن کی ضرورت ہے ، اور اس کے ل you'll ، آپ کو فائل اور فولڈر کے نام کنونشن میں واپس جانا ہوگا۔ یہاں تک کہ اگر آپ وکی تیار کرتے ہیں تو بھی ، آپ کو سائٹ کے اندر صفحوں کے نام اور ترتیب دینے کے طریقہ کار کے لئے کسی نہ کسی طرح کا معیار رکھنا چاہیں گے۔

تمام ملازمین کو یہ بتانا یقینی بنائیں کہ نام سازی کنونشن کیا استعمال ہورہا ہے اور کیوں۔ آپ ان کے کیا کرنا چاہتے ہیں اور کیوں اس کے بارے میں واضح ہو۔ زور دینے کے لئے کچھ اہم نکات یہ ہیں:

1. منظم ہونے سے ہمیں بزنس اور بطور ٹیم کامیاب ہونے میں مدد ملتی ہے۔

consistent. نامزد کنونشن کے مستقل استعمال سے ہم سب ایک ہی صفحے پر رہتے ہیں اور ہماری ٹیم کی ذہنیت میں اضافہ ہوتا ہے۔

a. سسٹم رکھنے سے آپ کا وقت بچ جاتا ہے کیونکہ آپ چیزوں کو جلدی سے ڈھونڈ سکیں گے۔

You. آپ اپنی غلطیوں کو کم سے کم کریں گے ، جیسے ڈیٹا حذف کرنا یا فائلوں کو اوور رائٹنگ۔

As. تنظیم کی ترقی کے ساتھ ہی ہم نئے کاروبار کو زیادہ موثر انداز میں سنبھال سکیں گے۔

When. جب ہم نئے ملازمین کی خدمات حاصل کریں گے تو ، ان کی تربیت میں کم وقت لگے گا ، اور انہیں ہمارے طرز فکر میں شامل کرنا تیز تر ہوگا۔

Aways لے لو

اس مضمون سے دور ہونے کے لئے اہم نظریات یہ ہیں:

1. معلومات کا اشتراک کاروبار کی کامیابی کے لئے بہت ضروری ہے اور اس میں ہر ایک کی شرکت کی ضرورت ہے۔

2. زندہ دستاویزات وقت کے ساتھ ساتھ تبدیل بھی ہوسکتی ہیں۔ زندہ دستاویزات ایک سے زیادہ لوگوں کے ل access قابل رسائ ہونی چاہئیں جو ان کو تبدیل کرسکتے ہیں ، اور ساتھ ہی ان تمام لوگوں کے لئے مرئی ہیں جو ان پر انحصار کرتے ہیں ، لیکن موجودہ اور مستقبل۔

Doc. دستاویزات جو لگاتار اور مستقل طور پر محفوظ کی گئی ہیں ان کو تلاش کرنا آسان ہے ، اور اس طرح ، دراصل استعمال ہوگا۔