منظم کرنا: بہتر فائل ناموں کے ل great عمدہ نکات

آپ اور آپ کے ساتھی کارکنان اپنی فائلوں کو کس طرح نام دیتے ہیں اتنا ہی اہم ہے جتنا آپ اپنے فولڈروں کا نام لیتے ہیں۔ کامیابی ، طویل مدتی نشوونما اور استحکام کے ل positions اپنے کاروبار کو شروعاتی مقام سے ذہانت ، منظم اور منطقی طور پر کرنا۔

بہت سے کاروباروں میں جو نئے تنظیمی پش پر غور کر رہے ہیں ان میں پرانی فائلوں کا ایک بہت بڑا بیکلاگ ہے جس کا وہ نام تبدیل نہیں کرنا چاہیں گے (کم از کم ابھی نہیں)۔ یہ ٹھیک ہے. آپ کو کسی وقت شروع کرنا ہوگا۔

بہت سے معاملات میں ، نیا پروجیکٹ ، ٹیم ، مالی سہ ماہی یا سال شروع کرتے وقت ایک نیا نظام نافذ کرنا سمجھ میں آتا ہے - جو کچھ بھی آپ کے کاروبار میں ہے۔ جزوی طور پر کسی اہم نکتے سے اس کی شروعات کرنا سمجھ میں آتا ہے کیونکہ آپ غیر منظم شدہ دستاویزات کے ساتھ کس طرح سلوک کریں گے۔ ایک سال میں ، آپ حالیہ ہر چیز کو ڈھونڈنے اور ان کا نظم کرنے کے قابل ہو جائیں گے جس کی آپ کو آسانی سے ضرورت ہے ، لیکن آپ ایسی پرانی چیزیں نہیں ڈھونڈ سکیں گے جو آپ کے نئے سسٹم کی آسانی سے آسانی سے پیش گوئی کرتی ہیں۔ میں ان آرکائیوز کو سنبھالنے کے ل you آپ کو کچھ تدبیریں دوں گا مہینوں (یا کسی انٹرن نوجوان) کو ان سب کا نام تبدیل کرنے کے بغیر۔

فائل کے نام

فولڈروں کی طرح ، فائل کے نام بھی یہ ہونا ضروری ہے:

• انوکھا

file اس بات کا اشارہ جس میں فائل شامل ہے

with اس مطابق کے مطابق کہ آپ کا کاروبار معلومات کے بارے میں کیا سوچتا ہے

• اسکین ایبل (انسانی آنکھ کے ساتھ) اس کے مطابق کہ آپ اور آپ کے ملازمین کو کس طرح معلومات ملتی ہیں

• قدرتی طور پر حروف تہجی کے مطابق

• متواتر!

انوکھا۔ یہ قطعا. اہم ہے کہ فائل کے نام انوکھے ہوں ، خاص طور پر اگر آپ باہمی تعاون کے ساتھ کام کرتے ہوں ، اور خاص طور پر اگر آپ اکثر فائلوں کو سرور پر کاپی کرتے ہو۔ اگر آپ کے پاس فائل ناموں کو منفرد رکھنے کے طریقہ کار کے لئے کوئی نظام نہیں ہے تو ، آپ ان کو اوورٹائٹ کرنے اور اپنے تمام ڈیٹا کو کھونے کا خطرہ بناتے ہیں۔ باہمی تعاون کے ساتھ ماحول میں ، جان بوجھ کر فائلوں کو ادلیک کرنا ایک عام بات ہے۔ اگر ، میری طرح ، آپ نے بھی پاپ اپ وارننگ ("کیا آپ واقعی موجودہ فائل کو نئی فائل سے تبدیل کرنا چاہتے ہیں؟") پر عمل پیرا ہو گئے ہیں ، تو ، غلط فائل کو اوور رائٹ کرنے سے آپ کو کچھ بھی نہیں روکنے والا ہے۔ ایک ہی نام

مثال کے طور پر ، ہم کہتے ہیں کہ میرے پاس گرے کے الیکٹرانکس کا ایک نیا انوائس ہے جس کا نام گذشتہ کل مورخہ - انوائس.پی ڈی ایف تھا ، میں انوائسز فولڈر میں سرور پر لگا سکتا ہوں ، اور مجھے ایک انتباہ مل سکتا ہے کہ اس نام کی فائل پہلے سے موجود ہے۔ میں یہ بھی سمجھ سکتا ہوں کہ چونکہ کل انوائس آیا تھا ، کسی اور نے وہاں ڈال دیا تھا - لیکن میرے پاس محاسب کا محکمہ ہی اس انوائس پر دستخط کرتا ہے ، لہذا میرا ہونا ہی حالیہ ہونا چاہئے ، لہذا میں پرانا کو اوور رائٹ کروں گا۔ اس ساری چیز کا ٹکراؤ اس وقت ہوجاتا ہے جب اس دن کے بعد کوئی مجھ سے گرے کا سابقہ ​​انوائس کھینچنے کے لئے کہتا ہے ، آپ جانتے ہو ، دو ماہ قبل سے ایک … اسی فائل کا نام والا ، جو اب ختم ہوگیا ہے۔

اشارے یہ بتانا بیوقوف لگتا ہے کہ فائل کے ناموں میں اس بات کی نشاندہی ہونی چاہئے کہ ان میں کیا کچھ شامل ہے ، لیکن میں نے اسے بہت سارے اوقات غلط ہوتے دیکھا ہے۔ بہت سے لوگ یہ فرض کرتے ہیں کہ جب وہ کسی فولڈر میں گھونسلا بناتے ہیں تو فولڈر بڑے زمرے کے نام کا خیال رکھتا ہے۔ انہوں نے یہ بھی غلط طور پر فرض کیا ہے کہ ان کے پاس فائل کا سب سے زیادہ متعلقہ مواد کسی اور شخص کے لئے بھی واضح ہوگا جو فائل تک رسائی کی ضرورت ہے۔ چلیں پھر انوائسنگ کی مثال لیں۔ کہتے ہیں کہ محکمہ محاسب کو تین طریقوں سے رسیدیں ملتی ہیں: انوائس نمبر ، ٹیکس کی شناخت ، اور مالی سال جس میں یہ ادا کیا جاتا تھا۔ اکاؤنٹنگ کو اس سے کم پرواہ نہیں ہوسکتی تھی کہ یہ "گرے کا انوائس" ہے۔

میں اپنی تمام فائلوں کے لئے ذاتی طور پر دو بڑے شناخت کاروں کا استعمال کرتا ہوں: ہندسوں کی تاریخ اور کوڈز۔ گھر پر ، میں ایک ماہ میں کئی بار بلاگ کرتا ہوں۔ میں اپنے متن پر جو بھی ٹیکسٹ فائلیں اور فوٹو استعمال کرتا ہوں ان کو چار ہندسوں کی تاریخ (YR MO) اور "بلاگ" کے لئے درجہ بندی کرنے والا "bg" کے ساتھ درجہ بند کیا جاتا ہے۔ ستمبر 2010 میں ایک سفر کے دوران مونٹریال کے ایک بازار کی تصویر لی گئی تھی جسے 1009bg_montreal_market.jpg کہا جاتا ہے۔ چار ہندسے والے اعداد میرے بلاگ فائلوں کے ل work کام کرتے ہیں کیونکہ میں صرف ہر ماہ میں چار یا پانچ پوسٹس لکھتا ہوں۔

کبھی کبھی ، اگرچہ ، میرے پاس کسی خاص مہینے کی درجنوں تصاویر ہوسکتی ہیں۔ اس معاملے میں ، میں ان کو چھ ہندسوں کے ساتھ کوڈ دیتی ہوں ، جس میں دن کا اختتام ہوتا ہے ، یا میں حرفوں کو بچانے کے لئے کسی اور اشارے کا خلاصہ پیش کرتا ہوں تاکہ میں فائل کے ناموں میں مزید وضاحتی متن شامل کروں۔ مثال کے طور پر:

. 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

. 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

میں جانتا ہوں کہ فائلیں کھولنے سے پہلے ہی یہ دونوں کالی مرچ کی تصاویر ہیں جو میں نے اپنے بلاگ (بی جی) پر ستمبر 2010 (1009) ، مونٹریال (ایم این آر ایل) میں ، بازار میں (ایم آر ٹی ٹی) میں لی تھیں۔

ایک اور چال ، اگر آپ بہت سفر کرتے ہیں تو ، اس طرح اس مقام کی نشاندہی کرنے کے لئے ہوائی اڈے کے کوڈ کا استعمال کریں: مانٹریال کے لئے یو یو ایل ، لاس اینجلس کے لئے ایل اے ایکس ، لندن کے لئے ایل ایچ آر یا LGW ، اور اسی طرح کی۔

کاروباری سوچ کے عمل کے مطابق۔ جیسا کہ آپ نے مذکورہ مثال سے اندازہ لگایا ہوگا ، میں جانتا ہوں کہ میں تاریخ تک معلومات کھینچنے کے لئے اپنی یادداشت پر اعتماد کرسکتا ہوں۔ آپ کے نامزد کنونشن کے کام کرنے کا فیصلہ کرنے میں ، آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کے کاروبار میں معلومات کو کس طرح یاد رکھا جاتا ہے۔ لیکن کھجوریں ایک پتھر سے دو پرندے بھی مار ڈالتی ہیں۔ وہ فائل کے اس وقت کوڈ کرتے ہیں جب یہ واقع ہوا یا اہم تھا اور آپ کو انوکھا نام بتانے کے لئے آدھے راستے پر لے جاتے ہیں۔ میں 2006 سے اپنے مونٹریال کے سفر سے کبھی بھی غلطی سے تصویر نہیں کھولوں گا جب میں واقعی میں 2010 کی تصویروں کو چاہوں گا ، چاہے میں نے دونوں ہی وقت بازاروں میں فوٹو شاٹ کیں۔

میں بالکل تجویز کرتا ہوں کہ آپ کی فائل کے ناموں میں ایک تاریخ بھی شامل ہو۔ صرف اصل سوال یہ ہے کہ آپ کے کاروبار کیلئے کون سی تاریخ سب سے زیادہ کارآمد ہے؟ انوائس کو بھیجنے یا اس پر کارروائی کرنے کی تاریخ ، یا اس کام کی تکمیل کی تاریخ یا معاہدہ پر دستخط ہونے کے بعد؟ کاروباری مالکان ، ٹیم کے رہنماؤں ، اور محکمہ مینیجروں کو حتمی کال کرنی چاہئے ، لیکن ان لوگوں سے بات کریں جو دن میں سب سے زیادہ کام کرتے ہیں۔ وہی ہیں جو جان لیں گے کہ واقعی کیا معنیٰ آتا ہے۔

اسکین ایبل۔ جب آپ کوئی فولڈر کھولتے ہیں تو ، آپ فائلیں کھولنے یا تھمب نیل کے نظارے کو روکنے کے بغیر ، اس کے مندرجات کو فوری طور پر جاننا چاہتے ہیں۔ صحیح فائل کا نام سازی کنونشن تیار کرنے میں یہ بھی شامل کرنا ہوتا ہے کہ ہر دستاویز میں کلیدی معلومات کیا ہے۔ جب میں کسی کے کمپیوٹر کو دوبارہ شروع کرنے والے ڈاٹ فائل کے ساتھ دیکھتا ہوں تو کرینج ہوتا ہوں۔ یہ کون سا ریزیومے ہے؟ اسے کب اپ ڈیٹ کیا گیا؟ کیا یہ لمبا ورژن ہے یا چھوٹا؟ اسے کہاں بھیجا جائے گا؟ 1102_CV_marketing_digital.doc دوبارہ شروع ہوسکتا ہے جو آپ کے ڈیجیٹل مارکیٹنگ کے تجربے کو اجاگر کرتا ہے ، جبکہ 1102_CV_short.doc جب آپ عام طور پر پیشہ وارانہ سی وی ہوسکتے ہیں جب آپ لاء اسکول میں درخواست دیتے ہیں تو اپ ڈیٹ کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔

ذرا سوچئے کہ آپ اور آپ کے ساتھی آپ میں سے کتنا زیادہ نتیجہ خیز ثابت ہوسکتے ہیں ، آپ کو بڑی یقین کے ساتھ معلوم تھا کہ ہر فائل کو کھولنے سے پہلے آپ کی کیا فائل ہوتی ہے۔

قدرتی طور پر حکم دیا گیا۔ ایک اور وجہ جس کی وجہ سے میں تاریخوں کو شناخت کار کے طور پر استعمال کرنا چاہتا ہوں وہ یہ ہے کہ جب ہر فولڈر فائلوں کو نام کے مطابق چھانٹ رہا ہوتا ہے تو وہ تاریخ کے مطابق ہوجائے گا ، جو عام طور پر پہلے سے طے شدہ ہوتا ہے۔ فائل کی اصل تاریخ کے لحاظ سے ترتیب دینا صرف اس وقت آپ کو بتاتا ہے جب فائلوں کو آخری بار اپ ڈیٹ کیا گیا تھا ، اور اس کا امکان نہیں ہے کہ آپ جس بنیادی چیز کو چاہیں یا جاننے کی ضرورت ہو۔ اگر آپ ہمیشہ فائل کے نام کے آغاز میں YR MO DA ڈالتے ہیں تو ، آپ کے پاس ہمیشہ آرڈر ہوگا۔

مستقل مزاجی. اس سے پہلے ، میں نے یہ مشابہت کی تھی کہ منظم ہونا شکل میں رہنے کے مترادف ہے۔ راتوں رات تبدیلی نہیں آتی۔ انعامات مختصر مدت میں نہیں ، طویل مدتی میں آتے ہیں۔ آپ کو ایسی تبدیلیاں لانے کی ضرورت ہے جو آپ کے ل right صحیح ہوں اور یہ دیر تک رہے گی ، بجائے اس کے کہ آپ غذائیت کی خوراک پر ہاپ کریں۔ جب آپ کو یہ احساس ہوجائے کہ آپ کو کوئی ایسا حل مل گیا ہے جس کے ساتھ آپ رہ سکتے ہیں تو اس سے قائم رہو!

ذہانت سے آرکائیوز یا پرانی فائلوں سے نمٹنا

کسی کو توقع نہیں ہے کہ آپ اپنے پورے ڈیٹا کو محفوظ اور منظم کریں گے۔ یہ آپ کا وقت گزارنے کا کوئی قیمتی طریقہ نہیں ہے ، اور یہ سوچنا مضحکہ خیز ہے کہ آپ اسے ختم بھی کرسکتے ہیں۔ تو آپ کو ماضی کی ان تمام غیر منظم فائلوں اور فولڈروں کے ساتھ کیا کرنا چاہئے؟

ایک بار اپنی تمام فائلوں کے بارے میں سوچنا بے قابو ہے۔ یہی وجہ ہے کہ وہ غیر منظم ہیں! اپنے محفوظ شدہ دستاویزات سے نمٹنے کا آسان ترین طریقہ دو گروپوں کے بارے میں سوچنا ہے: بوڑھا اور واقعی پرانا۔ آپ کس طرح پرانے اور واقعی پرانے کی وضاحت کرتے ہیں آپ پر منحصر ہے۔

میرے لئے ، "واقعی پرانا" کا مطلب ہے کہ میں 99 فیصد سے زیادہ اس بات کا یقین کروں گا کہ میں دوبارہ فائل تک نہیں پہنچوں گا - لیکن ایسا ہوسکتا ہے۔ "واقعی پرانی" چیزیں ، میرے نزدیک ، کم از کم تین سال پرانی ہونے کی بھی ضرورت ہے۔ وہ فائلیں جو ان دو معیاروں پر پورا اترتی ہیں وہ ڈسک میں محفوظ کرنے کیلئے تیار ہیں

باقاعدگی سے "پرانے" سے وہ فائلیں مراد ہوتی ہیں جن پر میں نے ایک اور تین سال پہلے کام کیا تھا۔ یہ میری ہارڈ ڈرائیو یا سرور پر رہتے ہیں ، جہاں میں ضرورت ہو تو میں ان تک رسائی حاصل کرسکتا ہوں ، لیکن سال کے فولڈرز میں ڈمپ ہوجاتا ہوں۔ میرے پاس "2010 ،" "2009 ،" اور "2008" کا لیبل لگا ہوا ہے۔

پرانے مشمولات کو ہر سال فولڈروں میں ڈالنے سے آپ بہار کی صفائی کرسکتے ہیں۔ کیا آپ نے کبھی بھی اپنے خانے کو خالی کیے بغیر اچھی طرح سے صاف کرنے کی کوشش کی ہے؟ یہ کام نہیں کرتا ہے۔ منظم ہونے کے ل you ، آپ کو ایک نئی شروعات کی ضرورت ہے۔ ہر سال اپنی تمام فائلوں کو فولڈروں میں جھاڑو دینے سے آپ کو کسی بھی چیز کو ہٹائے بغیر صاف ستھرا آغاز مل جاتا ہے جس کی اصل میں آپ کو ضرورت ہو گی۔ منظم ہونے سے پہلے آپ کو صاف ستھری ونڈو دیکھنے کی ضرورت ہے!

آپ ایک ایسی فائل کے ساتھ کیا کرتے ہیں جس میں کئی سالوں تک محیط ہوتا ہے؟ اسے حالیہ برس کے آخری فولڈر میں کھڑا کریں۔ کیا آپ نے پچھلے سال اس پر کام کیا؟ پھر یہ پچھلے سال کے فولڈر میں ہونا چاہئے۔ اگر آپ پریشان ہیں تو آپ اسے ڈھونڈ نہیں پائیں گے ، کیوں؟ آپ کی فائلیں پہلے ہی گڑبڑ ہیں! آپ کو شاید فائل کو تلاش کرنا ہوگا ، لہذا اس سے کیا فرق پڑتا ہے اگر اس میں ایک اور فولڈر میں گھونسلی ہے۔

Aways لے لو

اس مضمون کے اہم نکات یہ ہیں:

1. آپ کے بزنس کے نام سے منسوب فائل نام کی تنظیم کے ہر فرد کو سمجھنے کی ضرورت ہے۔

2. فائل نام دینے والے کنونشنز میں لوگوں کو نام اسکین کرکے یا نام میں تاریخوں یا دیگر نشان دہندگان کی تلاش کرکے تیزی سے معلومات تلاش کرنے میں مدد ملنی چاہئے۔

Files. "فائلیں جو" قدرتی طور پر آرڈر ہیں "ان کو اسکین کرنے اور ترتیب دینے میں آسان ہے۔

n. نام کنونشن کے مطابق رہیں۔

simply. سال بہ سال پرانے ڈیٹا کو محض آرکائو کرکے ایک بڑے اوور ہال منصوبے سے گریز کریں۔