منظم رہیں: بڑھتے ہوئے کاروبار کو منظم کرنے کا بہترین ٹول کون سا ہے؟

"کون سا ٹول میرے بڑھتے ہوئے کاروبار کو بہتر طریقے سے سنبھالنے میں مدد کرے گا؟" رافیل نامی ایک قاری نے پچھلے ماہ مجھے یہ سوال پوچھنے کے لئے لکھا تھا۔ وہ پروجیکٹ مینجمنٹ کے کچھ بہترین ٹولز ، ورک مینجمنٹ سوفٹ ویئر ، مواصلات کے پروگراموں ، اور ان سبھی پروڈکٹیوٹی ایپس کے بارے میں پڑھ رہا تھا جس کا مقصد کاروبار میں تیزی لانا تھا۔ لیکن وہ یہ بھی نہیں جان سکے کہ کون واقعتا اپنے کام کے انتظام کے لئے بہترین کام کرے گا۔

انہوں نے لکھا ، "میں نے ابھی ایک چھوٹی رئیل اسٹیٹ انویسٹمنٹ فرم کے لئے کام کرنا شروع کیا ہے ، اور واقعتا ، انہیں اپنے عمل کو خود کار بنانے میں مدد کی ضرورت ہے۔ وہ بنیادی طور پر ای میل (آرگ!) کے ذریعہ سامان کا انتظام کرتے ہیں اور اس میں توسیع کے منصوبوں کے ساتھ ، یہ توسیع پذیر ڈھانچہ نہیں ہے۔ اس مقام پر۔ میں آسنہ یا ٹیم ورک پروجیکٹس میں سے کسی ایک کو آپریشن کو آسان بنانے کے لئے استعمال کرنے کے بارے میں سوچ رہا تھا اور آپ کا ان پٹ چاہتا تھا۔ آپ کو کچھ نقطہ نظر پیش کرنے کے لئے ، ٹیم پانچ داخلی ملازمین ہیں جو سرمایہ کاروں کے ساتھ پراپرٹی خریدنے اور فروخت کرنے کے لئے کام کرتی ہیں۔ "

رافیل نے مزید وضاحت کی کہ وہ ہر پراپرٹی کو بطور "پروجیکٹ" سمجھتا ہے ، اور وہ ہر ایک کے لئے کاموں کی ایک فہرست تیار کرنے کے قابل ہونا چاہتا تھا جو ضرورت کے مطابق ملازمین کو تفویض کیا جائے گا۔ تنظیمیں ایک وقت میں 150 سے 200 "منصوبوں" تک کہیں بھی انتظام کرتی ہیں۔ اور وقتا فوقتا بیرونی کھلاڑیوں کو اس عمل میں بصیرت کی ضرورت ہوتی ہے۔

انہوں نے یہ بھی کہا کہ لچک اور ٹیم کا تعاون انتہائی اہمیت کا حامل ہے ، کیونکہ وہ بہت سی کمپنیوں میں ہیں۔ لیکن وہ آسنہ یا ٹیم ورک پروجیکٹس میں سے کسی کو استعمال کرنے میں کافی حد تک کم نظر آتا تھا۔ میرا جواب یہ ہے:

کارڈز کا ڈیک بمقابلہ بورڈ گیم

آسنا کو کارڈز کے ڈیک کے طور پر سوچیں ، اور ٹیم ورک پروجیکٹس کو بورڈ کے کھیل کے طور پر سوچیں۔ کارڈز کے ڈیک کے ذریعہ ، آپ ایک ایسا کھیل کھیل سکتے ہیں جو کسی اور نے بنایا ہے ، یا آپ خود اپنا کھیل بنا سکتے ہیں۔ بورڈ کے کھیل کے ساتھ ، کھیل قواعد کے ساتھ آتا ہے ، اور اگر آپ چاہیں تو آپ ان کو موڑ سکتے ہیں ، لیکن عام طور پر بولتے ہیں تو ، بورڈ کا کھیل آپ کو قواعد پر قائم رہتے ہوئے کھیلا جائے گا۔

میرے تجربے میں ، آسنا کو صحیح طریقے سے نافذ کرنے میں وقت درکار ہے ، لیکن آخر کار ، آپ اسے چاہے چاہے استعمال کرسکیں۔ پہلے کچھ دن واقعی ہر ایک کے لئے الجھن میں ہوں گے جو نظام کو استعمال کرنا سیکھ رہے ہیں۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ آپ کی ٹیم کو اس کے استعمال کے طریقوں کو طے کرنے کی ضرورت ہوگی۔ آسانہ کو استعمال کرنے کا کوئی صحیح اور غلط طریقہ نہیں ہے۔

چند ہفتوں کے بعد ، امید ہے کہ پانچوں ملازمین جہاز میں حاضر ہوں گے ، اور وہ شاید اس موقع پر اپنے قواعد کو ایڈجسٹ کرنا شروع کردیں گے۔ آسنا آزمائش اور غلطی لیتی ہے۔ اس بات کو یقینی بنانے کے ل team ٹیم کے ٹھوس مواصلت کی بھی ضرورت ہے۔

اب ہم ٹیم ورک پروجیکٹس کے بارے میں بات کرتے ہیں۔ ٹیم ورک پروجیکٹس کے عادی بننے میں آپ کی ٹیم کو کچھ وقت لگے گا ، لیکن ایک مختلف وجہ سے۔ لوگ پہلی بار تمام خصوصیات کی کھوج کریں گے اور کاموں میں داخل ہوں گے۔ آپ کی ٹیم ممکنہ طور پر ٹیمپلیٹس کا ایک گروپ بنائے گی جسے اگلی فروخت یا خریداری کے لئے وہ دوبارہ استعمال کرسکتے ہیں۔ لیکن ٹیم ورک پروجیکٹس کے ساتھ ، کلید یہ ہے کہ آپ ہر پراپرٹی کی خرید یا فروخت کو کسی منصوبے کے طور پر سنبھال لیں گے۔

منصوبوں کی ہمیشہ آخری تاریخ ہوتی ہے ، اور آپ کے معاملے میں ، یہ اختتامی تاریخ ہے۔ ان کے پاس عام طور پر سنگ میل ہوتے ہیں ، شاید معاہدہ کرتے ہو یا یسکرو میں پیسہ ملتا ہو۔ اور پروجیکٹس کے ساتھ ، ان آخری تاریخوں اور سنگ میل کی اہمیت اہمیت رکھتی ہے۔ اگر آپ کی ٹیم سے ڈیڈ لائن فرق پڑتی ہے یا نہیں تو مجھے کوئی سراغ نہیں ہے۔ کیا آپ کی ٹیم کچھ ایسی باتیں کہتی ہے ، "آئیں یکم اکتوبر تک اس پراپرٹی کو خریدیں" یا صرف "آئیے اس پراپرٹی کو خریدیں" یہ جانے بغیر کہ اس میں کتنا وقت لگے گا۔ اگر آپ کی ڈیڈ لائن مقررہ ہے تو ، ٹیم ورک پروجیکٹس شاید بہتر ہے۔

پروجیکٹ مینجمنٹ ٹولز ، جیسے ٹیم ورک پروجیکٹس ، آپ کو کاموں کے مابین انحصار پیدا کرنے دیں تاکہ ایک کام جب تک ساری انحصار کرنے والے کام انجام نہ پائے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ معائنہ ہونے تک معاہدہ نہیں کرسکتے ہیں تو ، ٹیم ورک پروجیکٹس میں ترتیب دینا ممکن ہے۔ آسانہ کے ساتھ ، آپ کی ٹیم اس اصول کے مطابق کھیلنا کا انتخاب کرسکتی ہے ، لیکن یہ خود نظام کا حصہ نہیں ہوگی۔ آپ ان اوزاروں کے کام کرنے کا اندازہ حاصل کرنے کے لئے مفت میں دونوں ٹولز کا استعمال کرسکتے ہیں ، اور پھر کسی ادا شدہ اکاؤنٹ میں اپ گریڈ کریں جس میں مزید خصوصیات ہوں گی۔

ایک ٹول کا انتخاب

میں نے کچھ ہفتوں بعد رافیل سے چیک اپ کیا کہ آیا اس نے فیصلہ لیا ہے یا نہیں اور یہ ٹول اپنی ٹیم کے لئے کس طرح کام کررہا ہے۔ انہوں نے ٹیم ورک پروجیکٹس کو آزمانے کا انتخاب کیا تھا۔ انہوں نے کہا ، سیلنگ پوائنٹ کاموں کے مابین انحصار پیدا کرنے کی صلاحیت ہے۔ توقع کے مطابق ، سیٹ اپ میں کچھ وقت لگ رہا تھا ، لیکن رافیل کو بھی اشتراک کرنے کے لئے کچھ اچھی خبر ملی تھی۔

رافیل نے لکھا ، "ایک قابل انکشاف یہ ہے کہ یہاں ٹیم ورک پروجیکٹس اسٹارٹ اپ کی پیش کش ہے ، جہاں وہ اسٹارٹاپس کو ایک سال کی قیمت میں سافٹ ویئر مفت میں دیتے ہیں! اس اقدام کو کرنے میں یہ بہت فائدہ مند تھا۔"

اضافی وسائل

متعلقہ مشورے کے لئے ، ٹیم ورک پروجیکٹس میں پروجیکٹ مینجمنٹ کو آسان بنانے اور بزنس میں آسن کا استعمال کرنے کے 7 طریقے دیکھیں۔

اور کاروباری ایپ کی مزید سفارشات کے ل see ، بہترین آن لائن بزنس کوآپریشن سافٹ ویئر دیکھیں۔