منظم ہوجائیں: بہتر ملاقاتوں کے اوزار

ماہرین یہ کہنا پسند کرتے ہیں کہ ملاقاتیں پیداواری صلاحیت کو ختم کردیتی ہیں۔ غیر ضروری اور ناجائز منصوبہ بند ملاقاتیں یقینی طور پر کرتی ہیں۔ لیکن کچھ ملاقاتیں ضروری ہیں۔ ملاقاتیں کاروباری کاروبار کے نئے معاہدے پر مہر لگ سکتی ہیں۔ وہ پیداواری نئے منصوبوں پر ٹیم کا آغاز کرسکتے ہیں۔ وہ کسی پروجیکٹ کے غلط ہونے پر کورس درست کرسکتے ہیں۔ اور وہ ان ساتھیوں کے درمیان کمارڈی کی سہولت دے سکتے ہیں جو ایک ہی جگہ پر اکٹھے ہونے سے قاصر ہوں۔ جب آپ کو بالکل میٹنگ ہونی چاہئے تو ، آپ کو زیادہ پیداواری ملاقاتوں کے انعقاد کے لئے کچھ نکات کی ضرورت ہوگی ، نیز ایسا کرنے کے لئے صحیح سافٹ ویئر بھی۔

شیڈولنگ

آؤٹ لک شاید ذہن میں آتا ہے کیونکہ اجلاس کے شیڈول کے لئے عام دفتری سافٹ ویئر استعمال ہوتا ہے ، لیکن مجھے آؤٹ لک کی بہت ساری خصوصیات انمول اور مشکل معلوم ہوتی ہیں جیسے مقصد کے مطابق استعمال کرنا سیکھنا مشکل ہے۔ اگر آپ کے اجلاس کے سبھی شرکاء آؤٹ لک کے ہنر مند ہیں تو ، آپ کو ممکنہ طور پر ملنے کے لئے ایک ایسا وقت مل سکتا ہے جو ہر ایک کے لئے کام کرتا ہو ، ایک کانفرنس روم محفوظ کرلیتا ہو ، اور اس ملاقات کو آؤٹ لک کے سوا کچھ نہیں استعمال کیا جائے۔ مجھے کچھ آسان چیز کی ضرورت ہے ، اور میں کسی حد تک تنظیمی ٹولوں سے متعلق ہوں ، لہذا میں صرف اس بات کا تصور کرسکتا ہوں کہ دوسرے شیڈول کے آلے کے طور پر آؤٹ لک کے بارے میں کیسے محسوس کریں گے۔

ڈوڈل ڈاٹ کام وہ آسان حل ہے۔ میٹنگوں کی منصوبہ بندی کرنے اور جانے والے افراد کے لئے یہ میری پسندیدہ ویب سائٹوں میں سے ایک ہے۔ ڈوڈل ڈاٹ کام ایک مفت ویب سائٹ اور خدمت ہے جو ایک پول بنانے کے جتنا شیڈول شیڈولنگ بناتی ہے۔ آپ لوگوں کو سروے میں مدعو کرتے ہیں (کسی URL کے ارد گرد بھیج کر ، یا انہیں براہ راست ڈوڈل سے مدعو کرکے) ، اور وہ انتخابات کے خالق کے فراہم کردہ انتخاب کی بنیاد پر نشان زد وقت چیک کرتے ہیں۔ یہ ایک موثر خواب ہے۔

ڈوڈل کے بارے میں مزید معلومات کے ل D ، ڈوڈل کے بانی مائیکل نیف کے ساتھ میرا انٹرویو دیکھیں ، جس میں ایک ویڈیو شامل ہے جس میں بتایا گیا ہے کہ ڈوڈل کس طرح کام کرتا ہے۔

مجازی میٹنگ کی میزبانی

Webex اور GoToMeeting دو انتہائی معروف ورچوئل میٹنگ سروسز ہیں جو میرے تجربے میں ، ایسے افراد استعمال کرتے ہیں جن کی کمپنیوں کے پاس پہلے ہی اس فراہم کنندہ کے ساتھ اکاؤنٹ موجود ہے۔ دونوں میں سے ادا شدہ اکاؤنٹس خصوصیات سے بھرے ہیں ، جیسے میٹنگز کو ریکارڈ کرنے کی صلاحیت ، دوسرے شرکاء کے ساتھ چیٹ کرنا ، کسی کے کمپیوٹر اسکرین پر ہو رہا سب کچھ شیئر کرنا ، متعدد ویب کیمز سے متصل ہونا ، اور بہت کچھ۔ GoToMeeting استعمال کرنے کے لئے ایک انسٹال ایپلی کیشن انسٹال کی ضرورت ہے۔

Webex ایک مفت اکاؤنٹ پیش کرتا ہے (GoToMeeting نہیں کرتا ہے) ، لیکن یہ کچھ سخت حدود کے ساتھ آتا ہے۔ مثال کے طور پر ، صرف ایک شخص ملاقاتوں کی میزبانی کرسکتا ہے ، اور میٹنگ میں زیادہ سے زیادہ افراد تین ہیں۔ میٹنگ میں موجود ہر شخص کو VoIP استعمال کرنے کی ضرورت ہے کیونکہ فون ڈائل ان تعاون یافتہ نہیں ہے ، اور میزبان اپنے ڈیسک ٹاپ ، وائٹ بورڈ ، اور دستاویزات کا اشتراک کرسکتا ہے ، لیکن ایپلی کیشنز یا دور سے چلنے والی کوئی چیز نہیں۔ لہذا اگر آپ ان میں سے کوئی بھی خدمات استعمال کررہے ہیں تو ، آپ کو شاید ادائیگی والا اکاؤنٹ چاہئے۔

ورچوئل میٹنگز کی میزبانی کے لئے جوائن ڈاٹ ایم ایک اور مقبول آپشن ہے۔ وییکس کی طرح ، اس میں بھی ایک مفت اختیار ہے ، لیکن حدود میں ڈھیلے رکاوٹوں کے ساتھ۔ ایک مفت جوائن ڈاٹ اکاؤنٹ ورچوئل میٹنگ میں 10 شرکاء کو قبول کرتا ہے ، اسکرین شیئرنگ اور کنٹرول شیئر کرنے کی صلاحیت کی حمایت کرتا ہے (یعنی ، کچھ ہوسٹنگ کے فرائض دوسرے شریک کو سونپ دیتا ہے)۔

میٹنگ برنر (مفت Pro پرو اکاؤنٹس $ 39،95 ہر ماہ سے) ایک اور آپشن ہے جو برائوزر میں چلتا ہے جس کی تنصیبات کی ضرورت نہیں ہے۔ مفت اکاؤنٹ کے ذریعہ ، آپ دس افراد تک کی میٹنگز منعقد کرسکتے ہیں ، لیکن ویوآئپی کی سہولت نہیں ہے۔ تاہم ، اسکائپ خدمت کے اندر ہی کام کرتا ہے۔

اسکائپ کچھ خاص قسم کی میٹنگوں کی میزبانی کرنے کا ایک بری ذریعہ نہیں ہے ، لیکن یہ دوسروں کی طرح ہمیشہ قابل اعتماد نہیں ہوتا ہے۔ دوسرے ٹولز کی طرح ، مفت اسکائپ اکاؤنٹ کئی حدود کے ساتھ آتا ہے (ملاقاتوں کے لئے اسکرین شیئرنگ سب سے بڑا نہیں ہوتا ہے ، اور صرف ایک دوسرے شخص کے ساتھ ویڈیو کانفرنسنگ ہوتی ہے) ، لیکن یہ ایک آسان آپشن ہوسکتا ہے جب آپ کو فوری طور پر آڈیو کی ضرورت ہو۔ ایسے لوگوں کے ساتھ فون کریں جو پوری دنیا میں پھیلے ہوئے ہیں … اور جن کے پاس اسکائپ اکاؤنٹس پہلے ہی موجود ہیں۔

آمنے سامنے

مذکورہ بالا ویبنار والے زیادہ تر ٹولز آن لائن ورچوئل تعاون کی سہولت فراہم کرتے ہیں ، لیکن جب سب ایک ہی کمرے میں ہوتے ہیں اور آمنے سامنے بات کرسکتے ہیں تو میں ایسے ٹولز کا استعمال کرنا پسند کرتا ہوں جو نظم و نسق سے کم ہوتے ہوں۔

گوگل ڈرائیو (مفت) دفتر میں آسان ہے کیونکہ متعدد افراد حقیقی وقت میں دستاویزات کی تازہ کاری کرسکتے ہیں۔ آپ دیکھ سکتے ہیں جب کوئی دوسرا آپ کی کھلی ہوئی دستاویز میں ترمیم یا دیکھ رہا ہے۔ بدقسمتی سے ، گوگل ڈرائیو موبائل آلات پر مثالی نہیں ہے۔ مثال کے طور پر ، گوگل ڈرائیو آئی پیڈ ایپ کے توسط سے میٹنگ کے دوران لیپ ٹاپ پر استعمال کرنا مجھے اب بھی زیادہ آسان لگتا ہے۔

آسنا نے اپنے بہترین آن لائن باہمی تعاون کے ساتھ ٹاسک مینجمنٹ (اور پراجیکٹ منیجمنٹ) ٹول کے ذریعہ باہمی تعاون کی دنیا حاصل کی ہے۔ یہ آپ کے پورے کام کے چکروں میں استعمال کرنے کے لئے ایک بہت بڑی خدمت ہے ، اور نئے کاموں کی تیاری کے لئے میٹنگوں کے دوران اس کی اہمیت کو ظاہر کرتا ہے ، جیسا کہ اجلاس کے اختتام پر لوگوں کو تفویض کردہ پیروی عمل۔

نوٹ لے رہے ہیں

ایورنوٹ (پریمیم کے لئے ہر ماہ $ 45 تک مفت) نوٹ لینے کا 800 پونڈ گورل isہ ہے ، اور میں اسے میٹنگوں کے دوران سختی سے استعمال کرتا ہوں۔ مجھے پیار ہے کہ اس میں آڈیو ریکارڈنگ فعالیت میں شامل ہے جو مجھے بعد میں اس کا حوالہ دینے کی ضرورت کی صورت میں پوری گفتگو پر قابو پانے دیتا ہے۔ یہ اپنے کیمرے کی خصوصیت کے لئے موبائل آلہ میں بھی شاندار ہے۔ وائٹ بورڈ کی تصویر کھینچیں ، اسے ایورنوٹ پر اپ لوڈ کریں ، اور تصویر میں موجود تمام متن کا تجزیہ او سی آر کے ذریعہ کیا گیا ہے اور مکمل طور پر قابل تلاش ہے۔

منٹ۔یو (مفت) ، ملاقات کے منٹ لینے کے واضح مقصد کے لئے ڈیزائن کیا گیا ، ایک برائوزر میں کام کرتا ہے لیکن آن لائن اور آف لائن دونوں کام کرتا ہے۔ جب آپ سے غیر متوقع طور پر کسی میٹنگ کے لئے سرکاری نوٹ لینے کو کہا جاتا ہے تو ، منٹ.io تیزی سے لانچ کرتا ہے اور اچھ worksے انداز میں کام کرتا ہے ، جس سے آپ کو کام کا نمونہ مل جاتا ہے۔