منظم بنیں: مزید ای میل کے ساتھ ای میل سے لڑنا بند کریں

کام کی جگہ پر ای میل کا زیادہ بوجھ پیداوری کا مسئلہ ہے۔ میں ہر وقت ان لوگوں سے ملتا ہوں جو ای میل کے بارے میں شکایت کرتے ہیں ، کہتے ہیں کہ یہ ان پر غالب آ جاتا ہے ، خواہش ہے کہ ان باکس میں آنے والے تمام نئے پیغامات کے لئے آف سوئچ موجود ہوں۔

ان میں سے بہت سے لوگ ، تاہم ، ای میل پر اس طرح طے کرتے ہیں کہ وہ اس مسئلے کو بڑھاوا دیتے ہیں۔ میں جو کچھ دیکھ رہا ہوں وہ لوگ ہیں جو زیادہ ای میل کے ساتھ ای میل کا مقابلہ کرنے کی کوشش کرتے ہیں ، اور اس کے نتیجے میں مزید ای میل بھی پیدا ہوتے ہیں۔ چونکہ وہ ای میل کی پریشانی میں مبتلا ہیں ، لہذا وہ عام طور پر یہ نہیں دیکھ سکتے ہیں کہ واضح طور پر کیا ہو رہا ہے ، لہذا انہیں اندازہ نہیں ہے کہ وہ اسے مزید خراب کر رہے ہیں۔

ای میل کے زیادہ بوجھ سے نمٹنے کی کوشش کرتے ہوئے کچھ ایسے طریقے ہیں جن سے میں نے دیکھا ہے کہ لوگ خود کو پاؤں میں گولی مار دیتے ہیں۔

اپنے ان باکس کو کسی کام کی فہرست کے طور پر استعمال نہ کریں

ان لوگوں کی پہلی مثال جو اپنے ای میل کی پریشانی کو خراب کرتے ہیں وہ کرنا چاہتے ہیں ، کیوں کہ میں ان کو فون کرنا چاہتا ہوں۔ جب پیغام میں کوئی ٹاسک ہوتا ہے یا تفویض کردہ ٹاسک کی میموری کو متحرک کردیا جاتا ہے تو کام کرنے والے لیسٹر اپنے ان باکس میں ای میلز چھوڑ دیتے ہیں۔ دوسرے الفاظ میں ، وہ ان باکس کو استعمال کرنے کی فہرست کے بطور استعمال کرتے ہیں۔

اس کے بارے میں سوچیں کہ لوگ عام طور پر ای میل کے ذریعہ کس طرح کام تفویض کرتے ہیں۔ شاذ و نادر ہی اس کام کو واضح کیا گیا ہے جو موضوع لائن میں واضح طور پر بتایا گیا ہے۔ وصول کنندہ کو کام کی تفصیلات جاننے کے لئے ای میل کو کھولنا اور پڑھنا ہوگا۔ زیادہ امکان ہے ، اگرچہ ، پیغام میں وصول کنندہ کو درکار ساری معلومات نہیں ہوگی جیسے ڈیڈ لائن یا اس کام کے بارے میں دیگر تفصیلات۔ آگے پیچھے پیغامات کا تبادلہ اس کام کی وضاحت کرتا ہے ، اور جب بھی یہ ہوتا ہے تو ای میل کا ایک نیا ٹکڑا تیار ہوتا ہے۔ مختصر یہ کہ ، ای میل ان باکسز کام کرنے کی فہرستیں بہت خراب ہیں۔

ایک اور مسئلہ یہ ہے کہ کرنے والے لیسٹروں کو ہر آنے والی میل کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے مستقل طور پر جانچ کرنا پڑتا ہے کہ آیا اس میں کوئی کام شامل ہے یا نہیں ، اور اگر ایسا نہیں ہوتا ہے تو ، وہ فوری طور پر میل سے چھٹکارا پائیں گے۔ کرنے والے لیسٹرس مسلسل ننگے بازی کرتے ہیں۔

اس سے بھی بدتر ، کام کرنے والے لیسٹر اپنے ان باکس کو اپنے روزمرہ کے کاموں کی جانچ پڑتال کرنے کے عادی ہوجاتے ہیں اور اکثر ، وہ اکثر خود کو دوسری چیزوں کی یاد دہانیوں پر ای میل کرنے میں کامیاب ہوجاتے ہیں جن سے وہ کام کرنا چاہتے ہیں۔

اگر ای میل کوئی مسئلہ ہے تو ، آپ اس طرح مزید ای میل کیوں بنانا چاہیں گے؟

تاہم ، اس میں زیادہ تر کام کرنے والے یہ نہیں دیکھ سکتے کہ ان کا نظام معاملہ کو مزید خراب کرنے کا طریقہ بناتا ہے۔ وہ اکثر یہ استدلال کرتے ہیں کہ ان باکس کو بطور ڈو لسٹ استعمال کرنا صرف کام کرنے والی چیز ہے۔ لیکن اگر یہ وہی شخص ای میل کے ذریعہ مغلوب ہوتا ہے تو ، واضح طور پر یہ کام نہیں کر رہا ہے۔ کچھ حل ہیں ، اور میں ایک لمحہ میں ان کے پاس پہنچ جاؤں گا۔

نوج میل بھیجنا بند کریں

میں نے حال ہی میں ایک کارپوریٹ اعتکاف پر ای میل کے انتظام کے بارے میں بات کی۔ اس گفتگو کی تیاری کے ل I ، میں نے کچھ ملازمین سے بات کی اور مجھے معلوم ہوا کہ ان میں سے بہت سارے ای میل کی بڑی مقدار ، بعض اوقات ایک دن میں 1،000 میسجز نڈج میل کے استعمال میں رہتے ہیں۔ ان کا خیال تھا کہ بہاؤ کو منظم کرنے کا یہ ایک عمدہ سمجھدار طریقہ ہے۔

نڈج میل ایک فری میئم ٹول ہے جو آپ کو ایک ایسا وقت ترتیب دے کر ای میل کو بنیادی طور پر اسنوز کرنے دیتا ہے جب یہ آپ کے ان باکس میں ایک نیا پیغام کے طور پر دوبارہ ظاہر ہوگا۔ "بنیادی طور پر" یہاں ایک بہت اہم لفظ ہے۔

زیادہ تر اسنوز فنکشنز ، جیسے سائیں بکس یا کچھ بہترین ای میل ایپس کی طرح ، اپنے پیغام کو اپنے ان باکس سے چھپائیں اور پھر اس کا انتخاب کریں جب آپ کا انتخاب کریں تو میل کے ایک نئے پڑھے ہوئے ٹکڑے کی حیثیت سے ظاہر ہوجائیں۔ نوج میل تھوڑا سا مختلف کام کرتا ہے۔ جب آپ اسے میل کو اسنوز کرنے کے ل use استعمال کرتے ہیں تو ، اصل ای میل آپ کے ان باکس میں رہتی ہے اور آپ کے ان باکس کے اوپری حصے میں ایک نیا پیغام ظاہر ہوتا ہے ، جس میں اصل پیغام کے پورے دھاگے کا حوالہ دیا جاتا ہے۔

مجھے غلط مت سمجھو نوج میل ایک عمدہ آلہ ہے ، اور یہ کچھ حالات میں ایک بہترین حل ہے۔ کوئی بھی جو ان باکس کو مواصلات کے لئے اکٹھا کرنے کے بجائے معلومات کے ایک اسٹریم کے بطور معلومات کے طور پر دیکھتا ہے ، جس پر کارروائی کی ضرورت ہے ، وہ اسے استعمال کرنے میں بخوبی کام کرسکتا ہے۔ لیکن جب کارکن مجھے بتاتے ہیں کہ ان باکس میں پیغامات کی سراسر تعداد انہیں نوکری کرنے سے قاصر رکھتی ہے ، اور ان کے 20 فیصد پیغامات نڈج میلز کی صورت میں بار بار پیغامات دیتے ہیں ، یہ ایک مسئلہ ہے۔

زیادہ تر کام کرنے والے لیسٹر اس حقیقت کے بارے میں انکار کر سکتے ہیں کہ ان کا سسٹم ٹوٹ گیا ہے ، کچھ نوج میل صارفین اسے بیساکھی میں تبدیل کردیتے ہیں۔ وہ اپنی موجودہ عادات میں اس قدر پھنس چکے ہیں کہ وہ اس سے بہتر حل کا تصور بھی نہیں کرسکتے ہیں۔

اتنی جلدی جواب نہ دیں

اکثر ، کسی ای میل کا جواب دینا گفتگو کو حقیقت میں آگے بڑھے بغیر کسی اور کے پیغام کو تسلیم کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ کسی پریزنٹیشن کے بارے میں اپنی رائے پوچھنے کے لئے ساتھی کارکن کی ای میلز کا تصور کریں۔ آپ نے ابھی تک پیشکش کی طرف نہیں دیکھا۔ آپ کے کام کی جگہ پر انحصار کرتے ہوئے ، "مجھے معلوم نہیں ہے۔ میں نے ابھی تک نہیں دیکھا" ، اس جواب کے ساتھ فوری طور پر جواب دینا زیادہ قبول ہوگا جب تک کہ آپ نظر نہیں ڈالتے اور رائے قائم نہیں کرتے۔ جب آپ فوری طور پر جواب دینے کے لئے کود جاتے ہیں ، یہاں تک کہ اگر پیغام ٹھوس نہیں ہے ، تو آپ اضافی ای میل تیار کر رہے ہیں۔ اگر کمپنی کی ثقافت آپ کو اس طرز عمل کی طرف دھکیل دیتی ہے تو ، آپ بہتر اندازہ کریں گے کہ دوسرے لوگ بھی آپ کے ساتھ یہ سلوک کر رہے ہیں۔

جو شخص ای میل کے جواب میں سست روی کا مظاہرہ کرتا ہے اسے آلسی یا ٹیم پلیئر نہ ہونے کی صورت میں دیکھا جاسکتا ہے ، یہاں تک کہ اگر کسی ای میل کا جواب دینے کا انتظار کرنا اس سے زیادہ منطقی اور نتیجہ خیز طریقہ ہے۔ لیکن یہ مکمل طور پر پسماندہ ہے ، اور اگر آپ کو ای میل کے ذریعہ سیلاب محسوس ہوتا ہے تو آپ کو اس سے الگ ہوجانے کی ضرورت ہے۔

جو کچھ ہوتا ہے وہ یہ ہے کہ لوگ صرف ہرن کو منتقل کرنے کے لئے پیغامات کا جواب دیتے ہیں۔ ہم کہتے ہیں کہ راج سارہ کی کسی چیز کے بارے میں رائے مانگتا ہے ، اور وہ جواب دیتی ہے ، "یقین نہیں ہے۔ آپ کا کیا خیال ہے؟" اب گیند راج کے دربار میں واپس آگئی ہے ، اور اس کی ذمہ داری اس پر ہے کہ وہ جواب دیں اگر صرف سارہ کے پاس ان باکس میں ایک نیا پڑھا ہوا میسج آئے گا جو اسے اس بار واقعی جواب دینے کی یاد دلائے گی۔

ایک اور مثال جو سپورٹ ڈیپارٹمنٹ میں لوگوں کے لئے عام ہے ، جیسے کہ آئی ٹی ، وہ یہ ہے کہ وہ ملازمین کے لئے امدادی ٹکٹ جمع کروانے کے لئے ایک عمومی ای میل ایڈریس مرتب کریں گے ، جیسے جب کوئی ملازم باہر نکل رہا ہے کہ اس کا کمپیوٹر ٹوٹ گیا ہے ، اور اسے اس کی ضرورت ہے جلدی مدد حاصل کریں ، وہ عام ای میل کو بھول سکتی ہے اور اس کی بجائے آئی ٹی میں جاننے والے شخص کو ای میل کردیتی ہے۔ کیا اس آئی ٹی شخص کو مسئلے کا خیال رکھنا چاہئے؟ ای میل کو نظرانداز کریں؟ جواب دیں اور اس ملازم کو بتائیں جسے اسے آئی ٹی مدد کا صحیح پتہ استعمال کرنے کی ضرورت ہے؟ سی سی اس کا باس؟ صحیح کام کیا ہے؟

گھبراہٹ اور مایوسی کی وجہ سے اکثر جواب ، ابھی زیادہ ای میل تیار کرتا ہے (اور تناؤ پیدا کرتا ہے)۔ ایک بار پھر ، یہ کمپنی کی ثقافت کی ایک مثال ہے جس کی وجہ سے فوری رد ofعمل کی توقعات پیدا ہوتی ہیں جو اصل مسئلے میں ہیں۔ لیکن آپ امن کو پریشان کیے بغیر اس طرز سے ہٹ سکتے ہیں اور اس کے نتیجے میں کم ای میلز تیار کرسکتے ہیں۔

ضرورت سے زیادہ ای میل کے حل

ہم ضرورت سے زیادہ ای میلیں بنانا کیسے روکیں؟ کچھ حل آسان اور تیز تر ہیں ، اور کوئی فرد کمپنی کی مدد کے بغیر انہیں کرسکتا ہے۔

پچھلی مثال میں ، آئی ٹی عملہ والا شخص بذریعہ ای میل کے ذریعہ جواب دینے کی بجائے آمنے سامنے بات چیت (یا دور دراز ملازم کے ساتھ فون کال) کرکے کلی کو روک سکتا ہے۔ اگر آئی ٹی شخص ای میل کے ذریعہ جواب دیتا ہے تو ، محتاج ساتھی شاید اس کو بہت قریب سے نہیں پڑھے گا۔ یاد رکھنا ، وہ اپنے کمپیوٹر کی پریشانی کے بارے میں پہلے ہی زور دے چکی ہے۔ یہ بہت کم ٹیک کی آواز لگ سکتی ہے لیکن ساتھی کارکن سے آمنے سامنے ، پرسکون اور پیشہ وارانہ طور پر ، اس کا مستقبل میں مدد کے ٹکٹ جمع کروانے کے لئے صحیح پروٹوکول کو یاد رکھنے میں مدد ملے گی ، خاص طور پر اگر آئی ٹی شخص اس کی وضاحت کرے کہ جو بھی ملازمتیں ترجیحی طور پر لے رہی تھی۔ لمحہ. ذاتی طور پر بیان کرنا بہت آگے جاتا ہے۔

اپنے لئے ضرورت سے زیادہ ای میل تیار کرنا چھوڑنے کا ایک اور طریقہ یہ ہے کہ اچھے ای میل اسسٹنٹ ٹولز تلاش کریں جو آپ کے ان باکس میں ای میل کو ختم کرنے میں مدد کریں ، نیزج میل کی طرح ، اس کی تشہیر کرنے کی بجائے۔ سینی بوکس (فی مہینہ $ 7 ڈالر) میرا حل تجویز کردہ ہے۔ میل برڈ ایک ای میل کلائنٹ ایپ ہے جو اسنوز آپشن اور دیگر خصوصیات کے ساتھ آتی ہے جس میں مدد مل سکتی ہے۔

ذاتی کاموں اور کام سے وابستہ دونوں کاموں کے لئے اپنے ان باکس کو اپنی ڈو لسٹ کے بطور استعمال کرنا بند کریں۔ اب بہت سارے ٹولز موجود ہیں جو کاموں کو تفویض کرنے ، ان سے باخبر رکھنے ، ان کے بارے میں تفصیلات کو اپ ڈیٹ کرنے میں اور بہت کچھ بہتر ہیں جو ای میل پر انحصار نہیں کرتے ہیں۔ مجھے توڈوسٹ پسند ہے ، حالانکہ ونڈر لسٹ بھی ایک بہترین ایپ ہے۔

اگر آپ اپنی کام کی ٹیم یا محکمہ کو راضی کر سکتے ہیں کہ وہ ٹاسک اسائنمنٹس کے ل a ایک بہتر ٹول منتخب کریں تو آپ واقعی بہت بہتر حالت میں ہوں گے۔ مکمل قوت پروجیکٹ مینیجمنٹ ایپس کے علاوہ ، تعاون کے دوسرے ایسے ایپس ہیں جو ہلکے وزن میں ، استعمال میں آسان ، ترتیب دینے میں تیز تر ہیں ، اور یہ آپ کی ٹیم کے چیلنجوں کا بہتر حل ہوسکتے ہیں۔

مزید معلومات کے لئے ، آفس ای میل سے زیادہ بوجھ میں کمی کا طریقہ کے بارے میں میرے دیگر نکات ملاحظہ کریں۔