منظم رہیں: جیسن شاہ ، اجلاسوں کو زیادہ نتیجہ خیز بنانے پر ڈاٹ کام کے بانی

آپ جلسوں میں کتنا وقت ضائع کرتے ہیں کیوں کہ ان کو چلانے والے افراد تیار نہیں ہوتے ہیں؟ کوئی ایجنڈا نہیں ہے۔ ساتھی دیر سے پہنچتے ہیں۔ جس کی بحث ہوئی ہے اس کا آپ یا آپ کے کام سے کوئی لینا دینا ہے۔ ایک گھنٹہ بعد ، آپ نے کچھ نہیں کیا ، کچھ نہیں سیکھا ، اور کچھ بھی تعاون نہیں کیا۔ کیا بات تھی؟

ڈاٹ کام کا مقصد لوگوں کی منصوبہ بندی اور ان پر عمل درآمد کے وسائل دے کر بہتر ملاقاتوں میں مدد کرنا ہے۔ بہت سارے طریقوں سے ، اس سے پہلے ، اس کے دوران ، اور میٹنگ کے بعد کرنے والی چیزوں کی ایک چیک لسٹ کی طرح یہ یقینی بنانا ہے کہ اس میں شامل ہر شخص کے لئے نتیجہ خیز ہے۔

ڈو ڈاٹ کام کے بانی اور سی ای او جیسن شاہ سے ملاقات سے پہلے ، ہم نے بات کرنے کے لئے مناسب تاریخ اور وقت تلاش کرنے کے لئے ای میل کیا۔ ایک بار جب ہم راضی ہوگئے تو اس نے جواب دیا ، "میں آپ کو اسکائپ پر کال کرنے کا ارادہ رکھتا ہوں ، اور جلد ہی میں ایک کیلنڈر دعوت نامہ بھیج دوں گا۔" ایک لمحے بعد ، کافی حد تک ، یقینی طور پر ، ایک کیلنڈر دعوت نامہ آگیا۔

ہماری ملاقات کے دن ، مجھے شاہ کے راستے ڈاٹ کام سے ایک ای میل ملا۔ اندر مجھے ایک ایجنڈا ، ملاقات کے واضح آغاز اور اختتامی اوقات ، ان لوگوں کی ایک فہرست ملی جو کال پر حاضر ہوں گے اور ان سے رابطے کی معلومات (صرف اس صورت میں ہم میں سے دو) ، اور پس منظر کی معلومات سے لنک۔ اس سبھی نے ہمیں کال کے دوران پیچھا کرنے میں مدد فراہم کی ، جیسا کہ شاہ نے بتایا کہ اجلاس کو نتیجہ خیز بنانے کا کیا کام ، ڈاٹ کام شروع کرنے کا ان کا محرک ، اور علم کے کارکنوں کے درمیان ملاقاتوں کی نوعیت کس طرح بدل رہی ہے۔

جل ڈفی: آئیے ملاقاتوں کے بارے میں بات کریں اور لوگ ان سے نفرت کیوں کرتے ہیں۔

جیسن شاہ: جو کچھ ہم نے پایا ہے ، اسی سے زیادہ تر لوگ ان میٹنگوں میں شریک ہوتے ہیں جن کی انہیں تیاریاں نہیں ہوتی ہیں۔ ملاقات کی کوئی اچھی وجہ نہیں ہے۔ اس سے پہلے کوئی ایجنڈا تقسیم نہیں ہوا ہے۔ لوگ دیر سے دکھاتے ہیں اور کسی کو چیزوں کو دوبارہ چکانا پڑتا ہے۔ جو لوگ ان کو منظم کرتے ہیں ان کے بارے میں ہمیشہ سوچا نہیں رہتا کہ وہاں کون رہنا ہے ، اور اسی طرح آپ بڑی میٹنگوں کے ساتھ اختتام پذیر ہوتے ہیں جس میں آدھے لوگ اختیاری ہوتے ہیں ، اور ہوسکتا ہے کہ آدھے لوگ بنیادی ہوں ، لہذا متحرک بند ہے اور اس سے پیداواری صلاحیت کو روکا جاتا ہے۔

جو مصروف لوگوں کے لئے ضائع ہونے والے وقت پر ابلتا ہے۔

اگر آپ کسی سے 30 منٹ تک کمرے میں بیٹھنے اور کچھ بھی نہیں کرنے کو کہتے ہیں تو ، وہ سمجھتے ہیں کہ آپ پاگل ہو گئے ہیں۔ لیکن یہی کام لوگ دن میں لاکھوں بار کام کی جگہ پر کر رہے ہیں۔

جے ڈی: آپ نتیجہ خیز ملاقات کو کس طرح بیان کریں گے؟

جے ایس: آپ کے پاس کچھ کلیدی اجزاء ہونا ضروری ہے۔ پہلے ، واقعتا happen ایسا ہونا ضروری ہے۔ اگر کسی چیز کو جلدی سے ای میل پر سنبھالا جاسکتا ہے تو ، ایسا کریں۔ لیکن اگر اس کے لئے میٹنگ ہونے کی ضرورت ہے ، تو ، ٹھیک ہے۔

تیاری کلیدی حیثیت سے ہے: اس پر عملدرآمد کرنا جو بات ہو رہی ہے ، کون اس کا ذمہ دار کون ہے ، ایسی ہر قسم کی چیزیں جو مرکوز گفتگو کا باعث بنتی ہیں۔ میٹنگ کے دوران: قائم رہنا ، وقت رکھنا ، نوٹ لینا ، اور وقت پر ختم ہونا۔

ملاقات کا وقت بھی بہت اہمیت رکھتا ہے۔ بہت سارے لوگ صرف ایک گھنٹے میں ڈیفالٹ ہوتے ہیں۔ میں نے دیکھا کہ آپ بہت دانستہ تھے اور اس گفتگو کے لئے 25 منٹ کہا۔ میرے خیال میں یہ ایک عمدہ عمل ہے۔

اس میٹنگ کے بعد کیا ہوتا ہے ، یہ بھی کلیدی ہے۔ اگر باب اور سٹیسی کہتے ہیں کہ وہ ایک سلائڈ ڈیک کے نئے ورژن کے ساتھ پیروی کرنے جا رہے ہیں ، اور مارک کا کہنا ہے کہ وہ آپ کو فروخت کے نمبر بھیجنے والا ہے تو ، انہیں اصل میں یہ کرنا ہوگا! ہمیں معلوم ہے کہ زیادہ تر لوگ کہتے ہیں ، "زبردست! اچھی ملاقات!" اور وہ چلے گئے اور کوئی تعاقب نہیں ہوا۔ اور اگر موجود بھی ہے تو ، یہ غلط وقت پر ہوتا ہے ، جو کسی اور ملاقات یا غیر ضروری کام کو روکتا ہے۔

لہذا تیاری ، میٹنگ کو اچھی طرح سے چلانا ، کامیابی کے بعد اس کی پیروی کرنا ایک اچھی میٹنگ کے کلیدی حصے ہیں۔

جے ڈی: پروجیکٹ مینجمنٹ ٹولز ، اور دوسرے کام کے نظم و نسق کے کاموں کو کارگر بنانے کے لئے تیار کیا گیا ہے۔ خیال یہ ہے کہ کم ملاقاتیں ہوں اور (اور کم ای میل)۔ آپ ان کے بارے میں ملاقاتیں کیے بغیر ایک دوسرے کو کام اور آخری تاریخ تفویض کرسکتے ہیں۔ آپ کے نقطہ نظر سے ، کیا ان ٹولز نے علم کے افرادی قوت میں ملاقاتیں بدلی ہیں؟

جے ایس: ہاں میکرو کی سطح پر ، امید ہے کہ ہم ان ٹولز کے نتیجے میں کم ملاقاتیں کر رہے ہیں۔

مثال کے طور پر ، اگر میں دیکھتا ہوں کہ ڈراپ باکس پر مذاق کی تازہ کاری ہوئی ہے ، اور مجھے لگتا ہے کہ وہ اچھے ہیں تو ، ان سے گفتگو کرنے کے لئے مجھے ڈیزائنر سے ملنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اسے مجھے مطلع کرنے کی ضرورت بھی نہیں ہے۔ میں صرف ایک پیغام بھیج سکتا ہوں جس میں کہا گیا ہے ، "ارے ، میں نے تازہ کاری شدہ فائلیں دیکھی ہیں۔" سلیک جیسی چیز کے ساتھ ، میں جلدی سے کسی سے سوال پوچھ سکتا ہوں اس سوال کی نوعیت پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ملاقات کیے بغیر۔

اس سے پہلے ، لوگ کم ٹکنالوجی چاہتے تھے کیونکہ یہ مشکل تھا ، مثال کے طور پر ، مانیٹر کے ل the ڈونگل لینا ، یا لوگوں کے لئے پریشان کن تھا۔

مجھے امید ہے کہ ان ٹولز کا اضافہ کم ملاقاتوں کا باعث ہے ، لیکن مجھے نہیں معلوم کہ ان کی حمایت کے لئے ابھی تک کوئی ٹھوس ڈیٹا موجود نہیں ہے ، اس کے علاوہ انفرادی کمپنیوں نے اس پروپیگنڈے کو آگے بڑھایا ہے۔ اور خود ہی اس میٹنگ میں ، میں سمجھتا ہوں کہ ان کی نوعیت بدل رہی ہے کیونکہ ہم زیادہ تکنیکی لحاظ سے مبنی ہیں۔ اگر ہم کسی میٹنگ سے باہر خدمات کا استعمال کر رہے ہیں تو ، اجلاسوں کو خود بھی اس کو جاری رکھنا ہوگا۔

جے ڈی: مجھے ورکنگ میٹنگز کرنا پسند ہیں۔ وہ میرے لئے سب سے زیادہ کارآمد ہوتے ہیں۔ میں لوگوں کے ایک گروپ کے ساتھ مل جاتا ہوں ، ہم بیٹھ جاتے ہیں اور وہ کام کرتے ہیں جو ہمیں ابھی کرنے کی ضرورت ہے ، ہوسکتا ہے کہ ہمارے اسکرین پر پیش کردہ اپنے ٹولز کے ساتھ۔

جے ایس: اس سے مجھے پلٹ گئے کلاس روم ماڈل کے بارے میں سوچنا پڑتا ہے۔ کلاس روم کام کرنے کے لئے ایک جگہ ہے ، محض ایک پریزنٹیشن دیکھنے کی بجائے ، جیسا کہ میٹنگ کو صرف ڈیک کے ذریعے پلٹپٹانے کے لئے نہیں بلایا جانا چاہئے کہ کوئی آپ کو آسانی سے ای میل کرسکے۔

جے ڈی: آئیے ڈاٹ کام کے بارے میں تھوڑی بات کریں۔ مجھے ڈاٹ ڈاٹ کام کیا ہے اس کی 30 سیکنڈ وضاحت پیش کریں ، اور پھر ہم اس کے بارے میں مزید تفصیل سے بات کریں گے کہ آپ اسے کس طرح استعمال کرتے ہیں۔

جے ایس: ڈاٹ کام ملاقاتوں کے لئے باہمی تعاون کے سافٹ ویئر ہے۔ اس کا ویڈیو اور آڈیو سے کوئی لینا دینا نہیں ہے۔ یہ سب ملاقاتوں کی پیداوری کے بارے میں ہے۔

کرو کے ذریعہ ، لوگ ایجنڈے طے کرسکتے ہیں تاکہ وہ جانیں کہ کس کے بارے میں بات کرنا ہے۔ وہ اصل وقت میں نوٹ لے سکتے ہیں اور اپنے دوسرے کام کے بہاؤ کے ساتھ تعامل کرنے والے کاموں کو تفویض کرسکتے ہیں۔ ہم گوگل ایپس ، مائیکروسافٹ آفس 365 ، سلیک ، سیلز فورس ، وغیرہ کے ساتھ مربوط ہیں۔

ہمارے پاس 20،000 سے زیادہ کمپنیوں کے اجلاسوں میں 15 لاکھ سے زیادہ افراد شریک ہوئے ہیں۔ ہم بنیادی طور پر لوگوں کی مدد کر رہے ہیں کہ بہت کم ملاقاتیں ہوں ، بہتر ملاقاتیں ہوں ، اور امید ہے کہ کام میں زیادہ خوش اور نتیجہ خیز ہوں۔

جے ڈی: اور یہ فری فیم ماڈل ہے۔

جے ایس: یہ ہے۔ آپ مفت میں سائن اپ کرسکتے ہیں ، اور ہمارے پاس بہت سارے مفت صارفین ہیں۔

جے ڈی: ان چیزوں میں سے ایک جس نے مجھے ڈاٹ کام کے بارے میں متاثر کیا وہ یہ ہے کہ یہ واقعتا لوگوں کی حوصلہ افزائی کر رہی ہے کہ وہ خود ہی اس مسئلے کا حل بننے کے برخلاف صحیح اقدامات کریں۔ میں ان چیزوں کے بارے میں بہت کچھ سوچتا ہوں جیسے محرکات اور ہم ہمیشہ ان طریقوں سے کیسے برتاؤ نہیں کرتے جو ہمارے بہترین مفاد میں ہوں۔ لہذا میں سوچتا ہوں کہ یہ صاف ہے جب مجھے ایسے اوزار ملتے ہیں جو ہمیں کچھ دینے کے بجائے ہماری رہنمائی کرنے میں زیادہ تر ہیں۔ مجھے احساس ہوا کہ ڈاٹ کام کے بارے میں ہی ہے۔

جے ایس: ہاں ، میں اتفاق کرتا ہوں۔ ہمارا عقیدہ ہے کہ جتنا لوگوں کو تکنالوجی کے مسئلے کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔ مثال کے طور پر ، ہمیں باب کو ایک ایسا لمبا پیغام بھیجنے سے روکنے کے لئے ایک ای میل ایپ کی ضرورت نہیں ہے جو سمجھنا مشکل ہے۔ اس کا شاید کمپنی کی سیاست ، باب کی پیشہ وارانہ صلاحیت ، ٹیم کی حرکیات ، اس طرح کی چیزوں سے تعلق ہے۔ ویب براؤزر میں پھنسے ہوئے کچھ UI باب کو تبدیل نہیں کررہے ہیں۔

یہ وہ چیز ہے جس کے بارے میں میں نے بہت سوچا تھا جب میں نے پہلے یامر میں کام کیا تھا۔ یامر کمپنیوں کو زیادہ شفاف بنانے کی کوشش کر رہا تھا۔ لیکن ایمانداری سے ، یامر شفاف کمپنیوں کے لئے ایک آلہ تھا ، کیونکہ کسی تنظیم کی ثقافت کو تبدیل کرنا بہت مشکل ہے۔

ڈاٹ کام بہت زیادہ ایسی مصنوعات کی ہے جو لوگوں کو بہتر بنانے میں مدد کرنے کی کوشش کرتی ہے اور انہیں ایسی ٹکنالوجی دیتی ہے جس کی مدد سے وہ آپ کے کام کرنے کی بجائے اسے کرنے میں کامیاب ہوجاتا ہے۔ سچ کہوں تو ، میں یہ بھی نہیں جانتا کہ کیا ہم سوئچ پلٹ سکتے ہیں اور میٹنگ کو زیادہ نتیجہ خیز بنا سکتے ہیں۔ یہ خوبصورت جادو ہوگا!

ہم واقعی میں یقین رکھتے ہیں کہ اس میں قیام کی طاقت ہوگی۔ اگر یہ کام کرنے جارہا ہے تو ، یہ لوگوں سے آنا ہوگا ، اور ہم انہیں ان کا بہترین بننے کے قابل بنا رہے ہیں۔

جے ڈی: مجھے ڈاٹ کام کی اصل کہانی بتاؤ اور کیوں کہ آپ اس پروجیکٹ اور کمپنی کے بارے میں پرجوش ہیں۔

جے ایس: مائیکروسافٹ نے یامر خریدنے سے پہلے میں یامر میں کام کر رہا تھا۔ اور جیسا کہ آپ شاید تصور کرسکتے ہیں ، مائیکرو سافٹ نے کمپنی خریدنے کے بعد ، کلچر نے بہت کچھ تبدیل کرنا شروع کیا ، جس میں بہت ساری بیوروکریسی اور میٹنگز شامل کرنا شامل ہیں۔

میں نے اس حصول کے بعد تقریبا a ایک سال گذر لیا ، یہ معلوم کرنا کہ کام کرنا واقعی مشکل تھا۔ یہ میرے لئے پاگل تھا ، خاص کر اس وجہ سے کہ ہم ایک کمپنی تھی جو اصل میں لوگوں کے لئے کام بہتر بنانے کے لئے بنائی گئی تھی!

طویل کہانی مختصر ، میں ایک دن 10 لوگوں کے ساتھ ایک خوفناک ملاقات میں بیٹھا ہوا تھا ، اور میں یہ سوچ کر کہتا رہا کہ "میں یہاں کیا کر رہا ہوں؟" اس کی پاگل پن نے مجھے صرف مارا۔

اگر میں نے آپ کو عشائیہ پارٹی میں مدعو کیا تھا اور میں نے اجزاء لینے کے لئے پہلے سے تیار نہیں کیا تھا اور مجھے کچھ ایسا تصور ہے کہ میں مہمانوں سے لطف اندوز ہونا چاہتا ہوں ، اور وہ دکھاتے ہیں اور میں کہتا ہوں ، "ارے ، ہم گروسری اسٹور پر جائیں اور کریں اس رات کے کھانے کی پارٹی ، "وہ کہیں گے ،" یہ پاگل ہے! ہم آپ کے ساتھ اس کا پتہ نہیں لگائیں گے۔ ہم یہاں ڈنر پارٹی کے لئے آئے تھے! " لیکن مجلس یہی ہے!

میں نے سوچا کہ یہ پاگل ہے ، اور مجھے چھوڑنے اور نئی کمپنی شروع کرنے میں خارش آرہی تھی۔

جے ڈی: آپ کونسی دوسرے پروڈکٹیوٹی ایپس یا خدمات استعمال کرتے ہیں؟ کیا آپ کے پاس پیداواری رہنے کے لئے کوئی بہترین طریقہ کار ہے؟

جے ایس: کیا میں غیر روایتی جواب دے سکتا ہوں؟ میرے خیال میں کچھ بہترین پیداواری ایپس واقعتا پیداوری کے ایپس نہیں ہیں۔ مثال کے طور پر ، اوبر مجھے آسنا جیسے ایپ سے کہیں زیادہ پیداوری فراہم کرتا ہے۔ مجھے تیزی سے مقامات ملتے ہیں اور بارش میں گاڑی کے انتظار میں کم وقت ضائع کرتے ہیں۔

ایک اور ٹول ہے جس کو میں BetterSnapTool کے نام سے استعمال کرتا ہوں ، اور پھر ، یہ کلاسیکی پیداوری کا ٹول نہیں ہے۔ میں نے اپنے مانیٹر کو تین کالموں کے ساتھ ترتیب دیا ، اور ونڈوز اسنیپ کے ساتھ ، میں نے ایک شارٹ کٹ کی کو مارا ، اور اپنے تمام ونڈوز اپنی جگہ پر لے گئے۔

ہم یہاں بھی ٹریلو اور سلیک استعمال کرتے ہیں۔ ہم دفتر میں اپنی گروسری کے لئے انسٹاکارٹ کا استعمال کرتے ہیں۔ یہ حقیقت کہ کسی کو بھی فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے مددگار ہے اور کسی نہ کسی طرح اس کے نتیجے میں ہمیں زیادہ نتیجہ خیز بنا دیتا ہے۔

جے ڈی: اور بہترین طریقوں یا ذاتی پیداوری کی عادتوں کے بارے میں کیا خیال ہے؟

جے ایس: میں نے کیلنڈر پر اپنے دن میں وقت کو روکنا شروع کردیا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ چیزیں ختم نہ ہوں۔ میں نے صفر پر قابو پانے اور اہم بات پر واضح ہونے میں مدد کرنے کے لئے صبح کے وقت مراقبہ اٹھایا ہے۔

ایک اور جو غیر روایتی ہے وہ چیزوں کو تفویض کرنا ہے۔ یہ فور آور ورک ہفتہ کی آواز نہیں ہے ، لیکن میری شخصیت ہے جس کی وجہ سے میں خود ہی ہر کام کرنا چاہتا ہوں۔ خود کام کرنے سے پہلے سے طے شدہ کے برخلاف وفد کو ڈیفالٹ کرنے کی ضرورت کے بارے میں ذہن بننا واقعی اثر انگیز رہا ہے۔

میرے نزدیک یہ زیادہ ذہن سازی ، وقت سازی کی چیزوں اور تفویض کرنے کا مرکب ہے۔ میں امن کے لحاظ سے زیادہ ہوں اور روزانہ دو یا تین چیزوں پر توجہ مرکوز کرتا ہوں۔ بانی کی حیثیت سے ، آپ کمپنی سے متعلق کسی بھی چیز سے الجھ سکتے ہیں ، خواہ وہ سرمایہ کاروں کے تعلقات ہوں یا PR کا موقع ہو ، اور اس طرح مندوب نے مجھے زیادہ نتیجہ خیز بنا دیا ہے۔

جے ڈی: آپ کا عملہ کتنا بڑا ہے؟

جے ایس: دس افراد۔ وفد آسان تر ہو رہا ہے ، لیکن یقینا a یہ ایک کمپنی کے لئے بہت چھوٹا ہے۔

جے ڈی: ہاں ، لیکن دوسرے کاروباری افراد کے لئے یہ جاننا ضروری ہے ، یہاں تک کہ اگر آپ ایک بہت ہی چھوٹی ٹیم کے ساتھ کام کر رہے ہیں تو ، وفد ابھی بھی اہم ہے۔