منظم بنائیں: ورک فلوز کو نقشہ بنانے کے لئے باہمی تعاون کے سافٹ ویئر کا استعمال کیسے کریں

میری پہلی حقیقی ملازمت کے پہلے ہی دن ، جریدے کی اشاعت کرنے والی کمپنی کا سب سے سینئر ایڈیٹر ، جس نے مجھے نوکری سے لیا تھا ، وہ مجھے دیوار پر بند ایک بہت بڑا فلو چارٹ لے گیا۔ انہوں نے کہا ، "یہ ہے کہ مضمون لکھا ہوا سے شائع ہونے تک کیسے جاتا ہے۔" اس نے مجھے اور ساری کارروائی کے ساتھ ساتھ ، میری ٹیم اور میں شامل ہونے والے حصوں پر زور دیتے ہوئے کہا۔ یہ 2001 کی بات ہے ، اس سے پہلے کہ باہمی تعاون کے سافٹ ویئر آزادانہ طور پر دستیاب تھے ، لیکن اس اسباق جو میں نے اس دن سیکھا اس کا استعمال اسنا اور سلیک کے دور میں بھی ہوتا ہے۔

جرنل کا ہر مضمون بڑے سائز والے پولی لفافے میں جاتا تھا ، جس میں کاغذ کا ایک ٹکڑا سامنے ہوتا تھا۔ اس مضمون کو رنگین کوڈ نے جریدے میں شائع کیا تھا جس میں مضمون شائع ہوتا تھا۔ ہم نے اسے نوکری جیکٹ کہا۔ جب بھی مضمون مختلف محکموں میں جاتا ، چاہے کاپی ایڈیٹرز کو پروفنگ کے ل or ہو یا کی بورڈنگ ڈیپارٹمنٹ میں تبدیلی کے ل، ، اس کے سفر کی تاریخ نوکری جیکٹ پر لاگ ان ہوتی تھی۔ جب ایک ملازم اس کے ساتھ ہوتا ، تو وہ اسے ٹریک شیٹ پر لکیر لکھ کر کسی نئے محکمہ کے حوالے کردیتی۔ جس نے بھی جاب جیکٹ دیکھا وہ بالکل وہی مرحلے جانتا تھا جو مضمون گزر رہا تھا اور کہاں جانا تھا۔

اس پر غور کرتے ہوئے ، یہ نوکری جیکٹس آسنہ جیسے ورک فلو سافٹ ویئر کے پیش رو اور جسمانی مظہر تھے۔ کام کے فلو چارٹ کو جو دیوار سے لگا ہوا تھا ، میرے لئے ایک نیا ملازم ، اور کسی اور میں سوار ہونے کی حیثیت سے ، ایک عمدہ رجحان تھا۔ اس نے مجھے ایک واضح تصویر دی کہ تنظیم نے کیا کیا ، اور کیسے کیا۔

آج کی دنیا میں ، جہاں ہم پیپر لیس ماحول کے لئے زور دیتے ہیں اور بڑے پیمانے پر الیکٹرانک فائلوں اور فولڈروں میں منتقل ہوچکے ہیں ، اس طرح کے ورک فلو دستاویزات بنانا اور انہیں تازہ ترین بناتے رہنا آسان ہے۔ لیکن تمام کاروباری اداروں اور یہاں تک کہ شوق سے چلنے والے سطح کے ٹیم ورک پروجیکٹس کے ل your ، اپنے ورک فلو کی دستاویز کرنا بہت ضروری ہے۔

دستاویز کا ورک فلو کیوں؟

آپ کو اپنے ورک فلو کی دستاویز کیوں کرنی چاہئے؟ کچھ بالکل نازک وجوہات ہیں جن میں مندرجہ ذیل شامل ہیں۔

• اس سے کاروباری مالکان اور منیجروں کو کاروباری عمل کے ہر مرحلے پر کیا ہوتا ہے ، اور کیوں سمجھنے میں پوری طرح سے سوچنے اور مدد کرنے میں مدد ملتی ہے۔
• اس کی نشاندہی کرنے اور عمل کو ختم کرنے کے لئے غیر ضروری اقدامات کو اہل بناتا ہے۔
• اس سے ملازمین یا ٹیم ممبران کو یاد دلاتا ہے جو کاروبار کے کچھ مراحل سے دور ہوسکتے ہیں کہ وہ کیوں موجود ہیں اور وہ کیا قیمت مہیا کرتے ہیں۔
• جہاز پر چلنے والے ٹیم کے ممبروں کے لئے یہ ضروری ہے۔
• ممکنہ ساتھیوں ، مؤکلوں ، اور سرمایہ کاروں کو یہ سمجھنے کے ایک بہترین ذریعہ ہے کہ کاروبار کیسے چلتا ہے۔ اور
• اس سے ٹیم کو باہمی تعاون کے ٹولز کا استعمال مؤثر طریقے سے شروع کرنے کا موقع ملتا ہے۔

اس آخری نقطہ پر ، میں نے پہلے ہی آسنا کا ذکر کیا ہے۔ آسنا ایک ورک فلو-مینجمنٹ ٹول ہے ، جیسے اسٹیرائڈز پر کام کرنے کی فہرست۔ یہ جاب جیکٹ سسٹم سے بہت ملتا جلتا ہے جو میں نے اپنی پہلی اشاعت ملازمت میں استعمال کیا تھا۔ آسنہ آپ کو ایسے کاموں کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتی ہے جن کو انجام دینے کی ضرورت ہے۔ ہر کام کی تمام تر مراحل ، یا سب ٹاسکس کی ایک تاریخ ہوتی ہے ، جو گزر چکا ہے۔ جب ایک شخص ہاتھ میں سب ٹاسک مکمل کرلیتا ہے ، تو وہ اسے اگلے مرحلے پر تفویض کرتا ہے اور اسے کسی ایسے شخص یا محکمہ میں ہدایت دیتا ہے جو اسے اگلے میں منتخب کرے گا۔

میں اس سے پہلے کی مشابہت کر چکا ہوں اسانا کارڈز کے ڈیک کی طرح ہے ، جبکہ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر بورڈ گیم کی طرح ہے۔ جب آپ بورڈ کا کھیل کھولتے ہیں تو ، آپ کے پاس بورڈ کی طرح کچھ ہوسکتا ہے ، مختلف قسم کے کھیل کے ٹکڑے اور کھیل کو کھیلنے کے طریقے کے ل. ایک واضح کتابچہ۔ جو بھی کھیل رہا ہے وہ پہلے سے طے شدہ قواعد سے اتفاق کرتا ہے۔ آپ قواعد سے انحراف کرسکتے ہیں ، لیکن جب آپ ان اصولوں پر قائم رہتے ہیں تو گیم زیادہ سے زیادہ لطف اندوزی کے ل. تیار کیا گیا ہے ، لہذا آپ ایسا کرتے ہیں۔

جب آپ تاش کھیلتے ہیں تو ، جو بھی کھیلتا ہے اس کو اس بات پر متفق ہونا ضروری ہے کہ کونسا کھیل کھیلا جائے گا اور آپ کس اصول کی پیروی کریں گے۔ تم دل کھیل سکتے ہو یا تھوک سکتے ہو۔ کچھ تاش کا کھیل ٹیکس ہولڈیم جیسے قائم کردہ قواعد کے ساتھ معروف ہے۔ پھر دوسرے کھیل بھی ہیں جن میں مختلف حالتیں ہیں جیسے رمی (جن رمی ، سیدھی رمی ، 500 رممی ، اور اسی طرح) اور آپ کو میز پر موجود ہر فرد کے ساتھ قواعد کو طے کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ آپ سب کے بارے میں معاہدہ ہوگا۔ کیسے کھیلنا ہے. آپ کے اپنے کارڈ گیم پر ایجاد کرنے کا آپشن بھی موجود ہے ، انوکھے قواعد کے ساتھ جو آپ کو کھیلنے کے لئے تیار رہنے والے ہر ایک کو سکھانا پڑتا ہے۔

آسانہ (اور بہت سے دوسرے تعاون کے اوزار I'll میں ایک لمحے میں مزید مثالیں پیش کروں گا) ، جیسا کہ میں نے کہا ، تاش کے ڈیک کی طرح ہے۔ لہذا آسن کو کام کرنے کے ل everyone ، ہر ایک کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ کھیل کیسے کھیلا جاتا ہے ، اصول کیا ہیں ، مقصد کیا ہے ، اور کھیل کیسے ختم ہوتا ہے۔

کنبان کے بارے میں کیا خیال ہے؟

کانبان بورڈ باہمی تعاون کے اوزار کی ایک اور مثال ہیں جو تاش کے ڈیک کی طرح ہیں۔ ٹریلو آن لائن کنبان ٹول کی ایک مثال ہے۔ سافٹ ویئر ڈویلپمنٹ اور پروگرامنگ ٹیمیں اکثر کنبن کو انتہائی متعین ، پہلے جیسے طے شدہ ٹیکس (جیسے ٹیکساس ہولڈیم کھیلنا) استعمال کرتی ہیں ، جب کہ ذاتی استعمال کے لan کنبان استعمال کرنے والے اپنی پسند کے قواعد تشکیل دے سکتے ہیں۔

اگر آپ کے پاس دستاویزی ورک فلو ہے تو ، آپ آسلان میں اس ورک فلو کو آسانی سے میپ کرسکتے ہیں۔ جب آپ کے پاس پہلے سے دستاویزی ورک فلو موجود ہو تو آسنا کا استعمال شروع کرنا اس سے کہیں زیادہ آسان ہے کیونکہ اس کا مطلب ہے کہ آپ نے پورے کاروبار یا ٹیم کے عمل سے اوپر سے نیچے تک سوچا ہے۔ آسنہ کو اپنانے میں کچھ آزمائش اور غلطی پڑتی ہے ، چاہے وہ کچھ بھی نہ ہو ، لیکن اگر آپ اپنے ورک فلو کو پہلے کبھی دستاویزی کیے بغیر ہی کرتے ہیں تو یہ زیادہ خوش کن اور پریشان کن ہوگا۔

ورک فلوز کا نقشہ بنانا

ورک فلو سافٹ ویئر کے ذریعہ ، عام طور پر کچھ ایسا ہوتا ہے جو مکمل ہوجاتا ہے ، یہاں تک کہ اگر سارا عمل جاری ہے۔ جو بھی مکمل کیا جاسکتا ہے وہ عام طور پر آپ کے کام یا سب ٹاسکس ہوتے ہیں۔

پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویئر میں تکمیل کا خیال بہت مختلف ہے۔ تعریف کے مطابق ایک پروجیکٹ وہ چیز ہے جو مکمل ہوکر تاریخ پر پہنچ جاتی ہے۔ لیکن ہر قسم کے کام منصوبے نہیں ہوتے ہیں۔ جرنل-پبلشنگ ہاؤس میں جہاں میں کام کرتا تھا ، جب ایک مضمون چھپ جاتا تو مکمل ہوتا۔ اسی طرح ، جریدے کے ہر شمارے کی اختتامی تاریخ ہوتی تھی جب اس کی فراہمی ہوتی تھی۔ لیکن کاپی ترمیم کبھی بھی مکمل نہیں تھی۔ یہ کام جاری تھا۔ اسے ابھی بھی ٹریک کرنے کی ضرورت ہے۔ اس میں ٹھوس ٹاسک اسائنمنٹس تھے - اس مضمون کی کاپی کو کاپی کریں - لیکن کاپی ایڈیٹنگ میں خود اختتامی تاریخ یا فراہمی قابل نہیں تھا۔

ورک فلو کی نقشہ سازی کے عمل میں بھی اس بات کی نشاندہی کرنا شامل ہے کہ کون سا عمل یا طریقہ کار واضح طور پر تفویض اور ٹریک کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ صحت سے متعلق اور تفصیل کی سطح بہت ضروری ہے۔

کھانا پکانے کے لئے ہدایت کے بارے میں سوچو۔ ترکیبیں ہر ایک قدم کی فہرست نہیں لیتی ہیں کیونکہ ان میں سے بہت سے مضمر یا سمجھے جاتے ہیں۔ ترکیبیں آپ کو انڈوں کو توڑنے ، ان کے مندرجات کو خالی کرنے ، اور گولے پھینکنے کو نہیں کہتے ہیں کیونکہ "انڈے شامل کریں" کا مطلب پہلے ہی ہے اور ان تمام مراحل کی فہرست بنانا بے ضرورت بوجھل ہوجاتا ہے۔ اسی طرح ، کام کے ماحول میں ، یہ سمجھا جاسکتا ہے کہ "مضمون میں ترمیم کریں" کا مطلب ہے "ہیڈ لائن کی جانچ پڑتال ، بائ لائن کو چیک کریں ، ٹکڑا میں ترمیم کریں ، اور مصنف کے لئے کوئی سوالات چھوڑ دیں۔"

تاہم ، کچھ حالات میں ، آپ کو کسی حد تک بہتر ہونے کی ضرورت ہوگی۔ میں نے ایک بار اخبار کی اشاعت میں کام کیا جہاں سرخی ، تصویر کے عنوانات ، صفحے کے نیچے دیئے گئے تاریخ ، اور صفحہ نمبر کو کاپی کرنے سے الگ قدم ہونا چاہئے تھا کیونکہ ان پر اکثر نظرانداز کیا جاتا تھا۔

دوسرے الفاظ میں ، آپ کو یہ معلوم کرنا ہوگا کہ کس سطح کی تفصیل ضروری ہے۔ بہت سارے اقدامات ، اور لوگ جو سافٹ ویئر استعمال کرتے ہیں وہ اس طریقہ کار کو نظر انداز کر رہے ہیں۔ بہت کم ، اور اہم غلطیاں ہوسکتی ہیں۔ اس کے ٹھیک ٹھیک ہونے کے ل It شاید کچھ آزمائش اور غلطی ہوگی ، لیکن شروع کرنے سے پہلے آپ کو کچھ فیصلے کرنے ہوں گے۔

مائنڈ سیٹ سیٹ کرنا

ورک فلو کی نقشہ سازی کرتے وقت ، آپ یہ جاننے میں بھی وقت گزاریں گے کہ آپ کی تنظیم اجتماعی طور پر کیا سوچتی ہے۔ منصوبوں ، لوگوں ، یا دلچسپی رکھنے والے موضوعات کے بارے میں آپ کی تنظیم کی ذہنیت کیا ہے؟ یہ آسنا کے ساتھ ساتھ تعاون کے دیگر اوزاروں میں بھی متعلقہ ہے۔

سلیک ایک اچھی مثال ہے۔ سلیک ایک میسجنگ پلیٹ فارم ہے جو نوٹیفیکیشن کو پش کرنے کے بجائے پل پر زور دیتا ہے ، لہذا یہ ان تمام پیغامات کو منتخب کرنا ہے جو آپ وصول کرنا چاہتے ہیں۔ ان اطلاعات کے اچھ filے فلٹرز بنانے کے ل you ، آپ کو چینلز پر کچھ حصہ انحصار کرنے کی ضرورت ہے۔ چینلز گروپوں کی طرح ہوتے ہیں ، اور چینلز کو موثر انداز میں بنانے کے ل you ، آپ کو یہ جاننا ہوگا کہ آپ کی ٹیم ہر چیز کے بارے میں کس طرح سوچتی ہے ۔ کیا آپ محکموں یا منصوبوں کے لحاظ سے سوچتے ہیں؟ کیا آپ عنوانات یا مؤکلوں کے معاملے میں سوچتے ہیں؟ اگر آپ رئیل اسٹیٹ کمپنی چلاتے ہیں تو ، ہوسکتا ہے کہ آپ محلوں ، یا پراپرٹی ویلیو تھریشولڈز ، یا ایجنٹوں کے لحاظ سے سوچیں۔ چینلز بنانے سے پہلے آپ کو اپنی ٹیم کی ذہنیت کا پتہ لگانے کی ضرورت ہے تاکہ وہ ٹیم ورک کی سہولت فراہم کرنے کے لئے در حقیقت موثر ہوں۔

تعاون کے اوزار میں اکثر معلومات کو منظم کرنے کے زیادہ طریقے شامل ہوتے ہیں ، جیسے رنگ کوڈنگ ، ٹیگنگ اور بعض اوقات تو رنگ کوڈ ٹیگنگ بھی۔ ان رنگین کوڈ والی نوکری جیکٹس کو یاد ہے جو میں نے پہلے بیان کیا ہے؟ ایک ہی سودا. جب صحیح طریقے سے استعمال کیا جائے تو ، رنگ کوڈنگ ایک بصری علامت ہے جو فوری طور پر واضح طور پر معلومات پہنچاتا ہے۔ اسی وجہ سے ، رنگ کوڈنگ سے پیداوری میں اضافہ ہوتا ہے۔ میں کسی بھی تعاون کے آلے میں کلر کوڈنگ کا استعمال کرنے کی انتہائی سفارش کرتا ہوں ، جب تک کہ آپ سب سے پہلے اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم کے ذہنیت کے بارے میں یہ سمجھا جائے کہ پہلے کسی جگہ کو کلر کوڈ کیا ہونا چاہئے۔ فوری طور پر اور الفاظ کے بغیر کون سی معلومات پہنچانے کی ضرورت ہے؟ اس سوال کا جواب دینے کے لئے آپ کو اپنی ٹیم کی ذہنیت کو سمجھنا ہوگا۔

ثقافت سمیت

ورک فلوز کو باہمی تعاون کے آلے میں نقشہ سازی کرنے سے پہلے ان کی دستاویز کرنا اہم ہے ، اور ذہنیت کو سمجھنے اور نقشہ سازی کرنا بھی اتنا ہی ضروری ہے۔ آخری ٹکڑا ثقافت ہے۔

تعاون کے اوزار آئینہ کمپنی کی ثقافت ، اور اس کے برعکس۔ پیشہ ورانہ مہارت ، باقاعدگی کی سطح ، اور جہاں یہ مناسب ہے اور موضوع کو چھوڑنا مناسب نہیں ہے اس کے بارے میں مشغولیت کے عمومی قواعد کو قائم کرنا واقعی اہم ہے۔

کسی ملازم یا ٹیم ممبر کے نقطہ نظر سے ، باہمی اشتراک کے ٹولز کو اکثر بھاپ کو اڑانے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے۔ میرے تجربے میں ، لوگ اس سے قطع نظر ان کی شکایات کو دور کریں گے کہ آیا باہمی تعاون کے اوزار انہیں اس کے لئے ایک سرشار جگہ دیتے ہیں۔ کچھ تنظیمیں کام کے بارے میں کھلی بحث اور یہاں تک کہ گرما گرم مباحثوں کی قدر کرتی ہیں ، جبکہ دیگر اسے مشغول اور ممکنہ طور پر خطرناک کے طور پر دیکھتی ہیں۔

تعاون کے اوزار ہی یہ حکم نہیں دے سکتے ہیں کہ آیا لوگ مناسب جگہوں پر اختلاف کریں گے۔ یہ کمپنی کی ثقافت سے آنا ہے۔ قائدانہ عہدوں پر رہنے والے افراد کو یہ واضح کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا وہ ٹیم کے ممبران کام کے تناظر میں یا اس سے باہر شکایات اور دلائل کے ساتھ بات کرنا چاہتے ہیں۔ جب کوئی پریشانی ہو تو کس کو جاننے کی ضرورت ہے؟ کیا ٹیم کے ممبران کسی تشویش یا شکایت کے اظہار سے پہلے اپنا نام ظاہر نہیں کرنا چاہتے ہیں؟ کیا کیتھرسس کے لئے شکایت کی جارہی ہے یا کام اور کام کے بہاؤ کے امکانی مشکلات کو اجاگر کرنے کے لئے؟ اگر یہ بہرحال ہونے والا ہے (اور یہ ہے) تو ، بہتر ہے کہ اسے پیش نظر رکھے اور اس کے بارے میں فیصلے کرنے کے بجائے ایسا نہ ہو کہ ایسا ہو رہا ہو۔

اضافی وسائل

ایک اور وسیلہ جو کام کے بہاؤ کی تعریفیں آسان بناتا ہے وہ ہے ذہن سازی سافٹ ویئر؛ یہ نکات ملاحظہ کریں کہ کس طرح ذہن کا نقشہ آپ کے پراجیکٹ مینیجمنٹ کو منہدم کرسکتے ہیں۔ اگر آپ پروجیکٹ مینیجمنٹ سوفٹ ویئر کے استعمال کے ابتدائی دنوں میں ہیں تو ، شروع کرنے کے لئے ان چار نکات کی مدد کرنی چاہئے۔ اور آسنا پر گہری نظر ڈالنے کے لئے ، یہ آسنا کے استعمال کے لئے کچھ نکات پڑھنے میں مدد کرتا ہے۔