منظم بنائیں: منصوبے کے بہتر انتظام کے ل for مواصلات کو بہتر بنانے کا طریقہ

کسی بھی پروجیکٹ کے دوران ، بات چیت کرنے کا طریقہ جاننا ، نیز مواصلات کے لئے پراجیکٹ مینجمنٹ سروس کا استعمال کب کرنا ہے ، یہ ضروری ہے۔ پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ کی ایک رپورٹ کے مطابق ، پروجیکٹ مینجمنٹ کی کامیابی کے لئے اپنے تمام اسٹیک ہولڈرز سے بات چیت کرنا سب سے اہم عنصر ہے۔ خراب مواصلات اکثر دوسری پریشانیوں کا سبب بنے رہتے ہیں جو کسی منصوبے کی راہ لیتے ہیں یا اسے مکمل طور پر ڈوب جاتے ہیں۔

پراجیکٹ مینجمنٹ کے معاملے میں واضح ، کھلی اور موثر مواصلات کا کیا مطلب ہے ، اور آپ اسے کیسے کرتے ہیں؟ پچھلے ہفتے کے آرگنائزڈ کالم میں یہ ملاحظہ کیا گیا تھا کہ پروجیکٹ کا انتظام کیسے شروع کیا جائے۔ کلیدی حصے اس منصوبے کی وضاحت کرنے کے بارے میں تھے (اور یہ یقینی بنانا تھا کہ یہ صرف ایک جاری کام کی بجائے ایک پروجیکٹ ہے) اور اس کی ضروریات ، دائرہ کار ، فراہمی ، سنگ میل ، اور اسٹیک ہولڈرز سمیت کھلاڑیوں کے بارے میں۔ اگر آپ نے پہلے ہی اسے نہیں پڑھا ہے تو ، میں اس مضمون سے نمٹنے سے پہلے ایسا کرنے کی سفارش کرتا ہوں۔

ناقص مواصلات پروجیکٹ مینجمنٹ کو کس طرح متاثر کرتے ہیں

پرائس واٹر ہاؤس کوپر کے ایک سروے کے مطابق ، سرفہرست تین دشواری جو کسی منصوبے کو کامیاب ہونے سے روکتی ہیں وہ دائرہ کار میں تبدیلی ، منصوبہ بندی کے مرحلے میں ناقص تخمینہ ، اور ناقص بیان کردہ اہداف اور مقاصد ہیں۔ لیکن پروجیکٹ مینجر ڈاٹ کام کے سی ای او جیسن ویس لینڈ ، ان تمام لوگوں کو ایک مختلف جڑ سے پیدا ہونے والے مسائل کے طور پر دیکھتے ہیں: خراب مواصلات۔

"اگر کسی پروجیکٹ مینیجر کی گنجائش نہیں ہے یا اگر کھلاڑیوں کو ٹائم لائن نہیں معلوم ہے تو ، چیزیں الگ ہوجاتی ہیں ، یا جو کچھ پہنچایا جاتا ہے وہ اس کی ضروریات کو پورا نہیں کرتا ہے ،" ویسٹ لینڈ نے کہا جب میں نے اس کے ساتھ حال ہی میں پروجیکٹ مینجمنٹ کے بہترین طریقوں کے بارے میں بات کی تھی۔ .

ویسٹ لینڈ ، جس نے پروجیکٹ مینجمنٹ لائف سائیکل بھی لکھا ، نے مزید کہا ، "عام طور پر کیا ہوتا ہے یہ ہے کہ پروجیکٹ مینیجر کے پاس اس منصوبے کے دائرہ کار پر کوئی صحیح ہینڈل نہیں ہے۔ ٹیم واقعتا نہیں جانتی ہے کہ وہ کیا فراہم کررہے ہیں۔ کوئی نہیں واقعی جانتا ہے کہ سنگ میل یا کلیدی ترسیل کے اختتام کی تاریخ کیا ہے۔ اور اس منصوبے کے دوران ، کوئی بھی انھیں مجموعی طور پر نظر سے آگاہ نہیں کرتا ہے ، کیوں کہ وہ ایسا کیوں کررہے ہیں۔ اور چیزیں صرف پھسل جاتی ہیں۔ "

نیوزی لینڈ میں ویسٹ لینڈ کی پرورش ہوئی۔ اس نے مجھ سے اپنے مادر وطن کے خطے پر بھیڑوں کو پالنے اور ایک منصوبے کے انتظام کے درمیان ایک مشابہت کا اشتراک کیا۔

ایک ایسے چھوٹے لڑکے کے بارے میں تصور کریں جس نے 300 بھیڑوں کو کچھ کتوں کے علاوہ کچھ نہیں استعمال کرتے ہوئے ایک پیڈاک سے دوسرے میں منتقل کرنا ہے۔ انہوں نے کہا ، "آپ ایک سیٹی کے ذریعے اپنے کتوں سے مستقل رابطے میں رہتے ہیں۔" "کتے تقسیم ہونے والے گروہوں یا گروپوں کو ضم کرنے کے لئے مستقل حرکت میں آرہے ہیں۔" یہ کام ایک لڑکے اور کچھ ہاؤنڈز کے لئے غیر موزوں لگتا ہے ، لیکن اگر کبھی بات چیت میں کوئی رکاوٹ نہیں آتی ہے ، اور لڑکا اپنے آپ کو اپنے ہدف کی یاد دلاتا رہتا ہے تو ، یہ کیا جاسکتا ہے۔

بڑی تصویر دیکھیں

کسی پروجیکٹ کی کک آف میٹنگ کے دوران ، تمام کھلاڑی جو پروجیکٹ پر کام کر رہے ہوں گے ، انہیں حتمی منصوبے پر مشتمل بات کی ایک واضح وضاحت کے ساتھ میٹنگ چھوڑنی ہوگی۔ دوسرے لفظوں میں ، ہر ایک کے پاس صرف وژن نہیں ہونا چاہئے ، بلکہ تحریری تفصیلات بھی ہونی چاہئیں۔

ایک ایسے منصوبے کا تصور کریں جس کو مکمل ہونے میں ایک سال لگتا ہے۔ اس منصوبے میں چند ماہ گزرنے کے بعد ، یہ مکمل طور پر ممکن ہے کہ کسی کے ذہن میں نظر آنے والے دن سے تھوڑا سا معدوم ہوجائے۔ پروجیکٹ مینیجر کو ہر ایک کو حتمی منصوبے کی وضاحت یاد دلانے کی ضرورت ہے۔ اور اکثر ایسا کرنے کی ضرورت ہے۔ اس طرح کی ویژن مواصلات باقاعدہ طے شدہ میٹنگ (اس پر ایک لمحے کے بارے میں) کے دوران ہوسکتی ہیں ، یا وقتا فوقتا پروجیکٹ کے مؤکل کو ٹیم کو یاد دلانے کے ل. کہ وہ کیا کام کررہے ہیں۔

مزید برآں ، جب پروجیکٹ ٹیم میں موجود ہر فرد بات چیت کا ذمہ دار ہوتا ہے تو جب کوئی کام یا سلسلہ اگلی فراہمی یا پروجیکٹ کی حتمی وضاحت سے دور ہوجاتا ہے۔ جب کوئی کام پیدا ہوتا ہے جو دائرہ کار میں نہیں ہوتا ہے تو ، کارکنوں کو بولنے کی ضرورت ہوتی ہے ، اور پروجیکٹ مینیجروں کو سننے کی ضرورت ہوتی ہے۔ مواصلت ایک دو طرفہ گلی ہے۔ اسی طرح ، اگر کسی ٹیم کو یقین ہے کہ اس کی کوئی ڈیڈ لائن نہیں لگے گی تو ، انہیں پروجیکٹ مینیجر کو بتانے کی ضرورت ہے جب وہ خطرہ میں ہوں تو ، بہت دیر ہونے کے بعد نہیں۔ ایک پروجیکٹ مینیجر جو اس طرح کی بات چیت سنتا ہے اسی کے مطابق فیصلے کرسکتا ہے۔ اور ، جیسا کہ آپ نے اندازہ لگایا ہو گا ، پروجیکٹ مینیجر کو ٹیم کو مطلع کرنے کی ضرورت ہے کہ جو بھی تبدیلیاں آئیں اور ان سے رائے لیں۔

عمدہ تفصیل پر دھیان دیں

اکثر نقطہ نظر پر واپس آنے اور اس کی گنجائش کو نظر میں رکھنے کے علاوہ ، پروجیکٹ مینیجر کو ہر ٹھیک تفصیل کے بارے میں جاننا ہوتا ہے۔ ویسٹ لینڈ نے کہا ، "منصوبے کے دوران ، یہ واقعی اہم ہے کہ پراجیکٹ مینیجر کو ہر کام سے پوری طرح آگاہی ہو اور اس کام کی حیثیت کیا ہے۔"

پروجیکٹس میں آسانی سے ہزاروں کام ہوسکتے ہیں ، جو کسی ایک پروجیکٹ مینیجر کو یاد رکھنے کے لئے بہت سی معلومات ہیں۔ یہ اسی وجہ سے ہے کہ ایک پروجیکٹ مینجمنٹ سروس اتنی قیمتی ہے۔ دو مثالیں زوہو پروجیکٹس اور ٹیم ورک پروجیکٹس ہیں ، حالانکہ مارکیٹ میں مختلف سائز اور پیچیدگیوں والی ٹیموں کے لئے درجنوں موجود ہیں۔

جب ٹیمیں پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم استعمال کرتی ہیں تو ، سارے کام سسٹم میں ریکارڈ کیے جاتے ہیں اور ہر ایک کے ل visible مرئی ہوتے ہیں جنہیں انہیں دیکھنے کی ضرورت ہوتی ہے (یا کبھی کبھی وہ ٹول پر منحصر ہوتے ہیں ، ہر ایک کو دکھائی دیتے ہیں)۔ ہر کام کی ایک معاون اور مقررہ تاریخ ہوتی ہے۔ عام طور پر اضافی معلومات بھی موجود ہیں جو یہ بیان کرتی ہیں کہ آیا کام ابھی کسی کی پلیٹ پر نہیں ہے ، فی الحال فعال ہے یا مکمل ہے۔ کچھ پلیٹ فارم ہر کام کی تکمیل کی فیصد کی سطح پر بھی بڑی تفصیل سے نگرانی کرتے ہیں۔ لہذا ایک پروجیکٹ مینیجر کسی بھی وقت کسی کام کی جانچ پڑتال کرسکتا ہے تاکہ کسی کی میز پر چلے بغیر اس کی حیثیت کو دیکھیں ، اس شخص کو کندھے پر تھپتھپائیں ، اور پوچھ سکتے ہیں۔ یہ بات چیت کی نوعیت کو مکمل طور پر بدل دیتا ہے۔

پروجیکٹ مینجمنٹ ٹولز معلومات کو مرکزی شکل دیتے ہیں اور ہر ایک کو اس تک رسائی دیتے ہیں۔ آخر میں ، دستاویزات ابلاغ کی ایک اور شکل ہے۔

ماسٹررو ڈویلپمنٹ کے ڈائریکٹر پیٹر کلارکسن ، جو پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم ماسٹرو پروجیکٹ آفس بناتا ہے ، ایک سابقہ ​​پروجیکٹ منیجر ہے جس نے ہزاروں منصوبوں کا انتظام کیا ہے۔ انہوں نے مجھے بتایا ، "میں نے خراب پروجیکٹس کا بہت آڈٹ کیا تھا۔ میں ضمانت سے باہر ہونے والے فنکار کے طور پر جانا جاتا تھا۔" "مستقل طور پر ، طریقہ کار کی کمی اور اس منصوبے میں کیا ہوا یہ جاننے کی کمی کے ساتھ جکڑا ہوا ہے: اجلاسوں ، امور ، اعمال کی دستاویزات نہ کرنا۔"

جب کلارکسن اپنے دن کو بطور پروجیکٹ مینیجر بیان کرتے ہیں تو ، مواصلات کی اہمیت اور پروجیکٹ مینیجر ہر طرح کے مواصلات سے منسلک ہونے کی وجہ سے واضح ہوجاتا ہے۔ انہوں نے کہا ، "ایک پروجیکٹ مینیجر کی حیثیت سے ، میں نے ہمیشہ دعوی کیا کہ میں سست ہوں کیونکہ میں نے کبھی اپنے آپ کو کچھ تفویض نہیں کیا۔" "میں نے جو کچھ کیا وہ گھوم پھر کر لوگوں سے بات کرنا ، یا رپورٹیں پڑھنا ، یا بننے اور ریکارڈ کیے جانے والے معاملات پر ڈیٹا بیس کی جانچ پڑتال کرنا تھا ، لیکن کوئی بھی اس کے ساتھ کچھ نہیں کر رہا تھا۔ میں مختلف ملاقاتوں سے ملاقات کے منٹ پڑھتا تھا جو میں نے نہیں کیا تھا۔" اصل میں اس پر جائیں۔ " انہوں نے کہا کہ ٹیموں نے جو بھی پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول اور ڈیٹا بیس استعمال کر رہے ہیں اس میں اس نے اپنے دن کا ایک تہائی دن آسانی سے گزارا۔

ملاقاتیں کرتے رہیں

زیادہ تر منصوبے اور پروجیکٹ ٹیمیں کسی حد تک اجلاسوں پر بھروسہ کرتی ہیں۔ جیسا کہ ویسٹ لینڈ کی وضاحت ہے ، "آن لائن ٹولز سے پہلے ، پروجیکٹ مینیجر عام طور پر ہفتہ وار اسٹینڈ اپ میٹنگ چلاتے تھے جس میں ہر شخص نے بس یہ بتایا تھا کہ وہ کون سے کام پر کام کر رہے ہیں ، کون سے کام انہوں نے مکمل کیے ہیں ، اور دیگر فراہمی یا کاموں کی حیثیت۔" لیکن اس جگہ پر پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم کے ساتھ ، جہاں یہ تمام معلومات ریکارڈ کی گئی ہیں اور اسے مرئی بنا دیا گیا ہے ، کیا اب بھی ملاقاتوں کا کوئی فائدہ ہے؟

اصل میں ، ہاں اگرچہ آن لائن ٹولز کے ذریعہ مواصلات میں بہتری واقع ہوئی ہے ، لیکن ملاقاتیں اب بھی فائدہ مند ہیں۔ "ایسا نہیں ہے کہ آپ کے پاس کھڑے ہونے کی ضرورت نہیں ہے it's بس اتنا ہی مقصد بدل جاتا ہے۔ ہفتہ وار ٹاسک پر مبنی اسٹینڈ اپ کے بجائے ، یہ ایک دو ہفتے کی میٹنگ بن سکتی ہے جس میں پراجیکٹ مینیجر نے اس نقطہ نظر کو بحال کیا اور ہر ایک کو یقینی بنادیا۔ ویسٹ لینڈ نے کہا کہ جانتے ہیں کہ انہیں کہاں جانا ہے ، یا مؤکل کو اس منصوبے کی فراہمی کی وجہ کے بارے میں بات کرنے کے لئے لایا گیا ہے۔ یہ عمل درآمد کے سیشن کی بجائے حکمت عملی کا سیشن بن جاتا ہے۔

پوسٹ مارٹم کے لئے منصوبہ بنائیں

مواصلات ہر منصوبے کی کامیابی کی کلید ہوتی ہے ، نہ صرف منصوبہ بندی کے مرحلے اور کک آف اجلاس میں ، بلکہ اس منصوبے کے دوران بھی ، اور اس کے ختم ہونے کے بعد بھی۔ پوسٹمارٹم کے اجلاسوں سے ٹیم ممبروں کو بات چیت کا ایک آخری موقع ملتا ہے کہ کسی پروجیکٹ میں کیا صحیح اور غلط ہوا۔

ٹیم کے ممبروں کو اپنی رائے کے ساتھ ایماندار اور کھلا ہونا چاہئے ، لیکن جس طرح اہم بات یہ ہے کہ پروجیکٹ مینیجر کو ضرور رائے سننی ہوگی ، اسے ریکارڈ کرنا چاہئے ، اور اگلی بار جب کوئی ایسا ہی پروجیکٹ سامنے آئے گا تو اس کا حوالہ دیں۔

پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم پروجیکٹ ختم ہونے کے بعد حوالہ جاتی مواد کا ایک بہت بڑا ذریعہ بھی ثابت ہوسکتا ہے۔ زیادہ تر ٹیمیں اپنے منصوبے کی رپورٹوں اور تاریخ کا جائزہ لینے سے فائدہ اٹھاتی ہیں تاکہ جب کچھ خراب ہوتا ہے تو اس سے بہتر اندازہ ہوتا ہے۔

پی سی میگ کی دو ایڈیٹرز چوائس پروجیکٹ مینجمنٹ سروسز سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے طریقوں کے بارے میں ، آپ ٹیم ورک پروجیکٹس میں پروجیکٹ مینجمنٹ کو آسان بنانے کے 7 طریقے اور اپنے کاروبار کو منظم کرنے کے لئے 5 زونو پروجیکٹس کی خصوصیات پڑھ سکتے ہیں۔