منظم رہیں: اپنے ان باکس کو کیسے صاف کریں جل ڈفی

ای میل ہماری پیداوری اور ہماری نفسیات کے ل serious سنگین پریشانیوں کا باعث ہے۔ ایک بہاؤ انباکس دماغ پر بھاری ہے۔ بار بار اس کی طرف لوٹنا مزید "کام کے بارے میں کام" پیدا کرتا ہے ، جیسا کہ کہا جاتا ہے ، جو انتہائی ناکارہ ہے اور شاذ و نادر ہی اصل کام کا مرکزی مرکز ہے جو ہمیں کرنے کی ضرورت ہے۔ اگر یہ آپ کی زندگی کی طرح لگتا ہے تو ، اس ان باکس کو صاف کرنے کا وقت آگیا ہے۔

ای میل کے ساتھ صحتمند تعلقات کو برقرار رکھنے کا میرا طریقہ بہت چھوٹی اور ٹھوس کارروائیوں پر انحصار کرتا ہے جو میں ہر روز کرتا ہوں email ای میل کے انتظام کے لئے میرے 11 نکات چیک کریں۔ دوسرے الفاظ میں ، میرے ان باکس کو برقرار رکھنا ایک بار کی صفائی کا کام نہیں ہے۔ لیکن اگر آپ کا ان باکس اتنا خوفناک ہے کہ آپ اس سے پہلے اس سے نمٹنے میں اس بڑی اور فوری رکاوٹ سے آگے نہیں دیکھ سکتے تو آپ کیا کرسکتے ہیں؟ اس صورت میں ، یہ وقت آگیا ہے کہ ہم بیٹھ کر ان باکس کو درست کریں۔

یہ کرنے کا طریقہ یہاں ہے۔

مرحلہ 1. اپنے ان باکس کو جھاڑو

اپنے ان باکس میں ہر پیغام پر کارروائی کرنے کے بارے میں بھولیں۔ ایسا ہونے والا نہیں ہے ، اور کوئی بڑی ادائیگی نہیں ہوگی۔ جھاڑو کرنا بہتر ہے۔

"جھاڑو" کا مطلب ہے کہ بے ترتیبیوں کے پورے جھنڈ کو دوسرے میں منتقل کرنا۔ اپنے ای میل پروگرام میں کچھ نئے فولڈر مرتب کریں اور انہیں سال ، سہ ماہی یا مہینے کے لحاظ سے نام دیں (موجودہ سال ، چوتھائی یا مہینے کو چھوڑ کر۔ یعنی ابھی ابھی "2013" فولڈر نہ بنائیں) ، اپنی حالت کی بنیاد پر ان باکس اور کس طرح آپ وقت کے بارے میں سوچتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، آپ یہ فولڈر تشکیل دے سکتے ہیں۔

• 2010
• 2011
• 2012

یا آپ کے پاس ہوسکتا ہے:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

آپ موجودہ سال ، چوتھائی ، یا مہینے کے لئے فولڈر نہیں بنائیں گے اس کی وجہ یہ ہے کہ آپ کا ان باکس ابھی کے لئے "موجودہ" فولڈر ہوگا۔

اس کے بعد ، تلاش کو ترتیب دیں یا اس پر منحصر ہوں کہ آپ کس ای میل پروگرام کا استعمال کرتے ہیں ، کسی خاص مدت سے تمام پیغامات کو الگ تھلگ کرنے اور ان کو اسی فولڈر میں ماس میں منتقل کرنے کے لئے۔

آپ کے ان باکس میں جو بھی بچا ہے - وہ وہ پیغامات ہیں جن کی آپ واقعتا processing پروسیسنگ کے بارے میں فکر کرسکتے ہیں ، شاید آج ، شاید کل ، لیکن زیادہ امکان ہے کہ ، یہ اگلے دو دن میں تھوڑا تھوڑا تھوڑا عرصے کے بعد ہوگا۔ آپ ایک ساتھ بہت زیادہ کام نہیں کرنا چاہتے۔

آپ کے تمام پرانے پیغامات ابھی بھی موجود ہیں۔ وہ بالکل راستے سے دور ہیں۔ ہوسکتا ہے کہ آپ ایک دن ان کے ساتھ معاہدہ کریں گے ، لیکن مجھے شرط ہے کہ آپ ایسا نہیں کریں گے۔ ای میل کا یہ بدترین مسئلہ ہے۔ ہمارے خیال میں ہم بہت سارے پیغامات کو پڑھنے ، جواب دینے یا بصورت دیگر رد عمل کا اظہار کرنے والے ہیں ، لیکن ہم کبھی ایسا نہیں کرتے ہیں۔ جھاڑو دینے سے آپ ان کو حقیقت میں چھٹکارا پائے بغیر راستے سے ہٹ سکتے ہیں۔ لہذا آپ یہ یقین کر سکتے ہیں کہ آپ ایک دن 2012 کے تمام ای میلز پر کارروائی کرسکتے ہیں (حالانکہ آپ شاید نہیں کریں گے)۔

جی میل میں جھاڑو بنانے کے لئے ویڈیو دیکھیں۔

مرحلہ 2. کمپارٹیالائز کریں

"جھاڑو" آپ کے پاس موجود پیغام کا خیال رکھتا ہے ، لیکن یہ ان پیغامات کے ل anything کچھ نہیں کرتا ہے جو اب کسی دوسرے سیکنڈ میں رولنگ ہوں گے۔ لہذا ایک بار جب آپ کے پاس ایک ان باکس ہوجاتا ہے جو دم گھٹنے کا احساس نہیں کرتا ہے تو ، آپ کو خود بخود آگے جانے کے ل some کچھ فلٹر یا کمپارٹیلائزیشن کے دیگر طریقے تیار کرنے کی ضرورت ہوگی۔

اس کا ایک طریقہ یہ ہے کہ ہر چیز کے لئے ایک کی بجائے مختلف مقاصد کے لئے مختلف ای میل اکاؤنٹس کا استعمال کریں۔ میرے پاس واقعی میں چار مختلف ای میل اکاؤنٹ ہیں جو میں باقاعدگی سے استعمال کرتا ہوں: ایک کاروبار کے لئے ، ایک ذاتی مواصلت کے لئے ، ایک آن لائن شاپنگ کے لئے (جہاں میں رسیدیں رکھتا ہوں ، پیکیجوں کو ٹریک کرتا ہوں ، بینکاری اور الیکٹرانک ٹیکس فائلنگ الرٹس حاصل کرتا ہوں) ، اور ایک جس کے لئے میں کال کرتا ہوں "۔ ردی میرا جنک اکاؤنٹ دراصل سخت ترین معنوں میں ردی کے لئے نہیں ہے۔ یہ ایک پتہ ہے جو میں نیوز لیٹر یا نئی آن لائن خدمات کے لئے سائن اپ کرنے کے لئے استعمال کرتا ہوں جس کی میں کوشش کرنا چاہتا ہوں لیکن یہ آخر کار اہم نہیں ہے۔ اس قسم کے مواد کا ایک اور نام گرے میل ہے۔ یہ قطعا spam سپام نہیں ہے ، کیوں کہ آپ نے اس کی درخواست کی ہے اور طرح کی خواہش ہے۔ مشن ناگزیر ہونے والی کوئی بھی چیز اس فضول اکاؤنٹ میں کبھی نہیں جاتی ہے ، لہذا اگر میں کئی دن اس کی جانچ نہیں کرتا ہوں تو یہ کوئی بڑی بات نہیں ہے۔ جب میں کام پر ہوں تو میں شاذ و نادر اکاؤنٹ یا شاپنگ اکاؤنٹ شاذ و نادر ہی کھولتا ہوں ، لہذا یہ کبھی بھی مجھے آزمائش میں لینا نہیں ہے۔

ایک ہی اثر حاصل کرنے کا دوسرا طریقہ فولڈرز اور خود کار طریقے سے چھانٹ رہا ہے۔ یہ نیوز لیٹرز اور روزانہ کے سودوں کا انتظام کرنے کا خاص طور پر مفید طریقہ ہے۔ آؤٹ لک ڈاٹ کام اس سلسلے میں بہت نفیس ہے ، اور Gmail بھی اس میں کافی اچھا ہے۔

چاہے آپ فلٹرز اور فولڈرز ترتیب دیں یا نیوزلیٹرز اور خریداری کی رسیدوں کو کسی دوسرے ای میل پتے پر آگے بڑھانا شروع کریں ، اس قدم میں کچھ وقت لگتا ہے۔ آپ کو لازمی طور پر کمپارٹلائزیشن کا ایک بنیادی طریقہ کار ترتیب دینے کے لئے 30 منٹ سے ایک گھنٹہ کی ضرورت ہوگی۔

مرحلہ 3. حذف کریں

امید ہے کہ ، آپ کے ان باکس میں جو کچھ باقی ہے وہ اس کا کچھ حصہ ہے جو پہلے تھا۔ اگلی چیز جو میں کروں گا وہ ہے کہ کسی بھی ایسی چیز کو حذف کرنے کی کوشش کی جائے جو صرف اہم نہیں ہے۔ اس اقدام میں کچھ وقت لگ سکتا ہے ، لیکن میں اس پر زیادہ وقت ضائع نہیں کروں گا۔

اپنے ان باکس میں موجود پیغامات کو اسکین کریں ، اور جب آپ کسی ایسے پیغام پر اتریں جس کو آپ حذف کر رہے ہیں تو ، مرسل کے ذریعہ ان باکس کو ترتیب دینے کی کوشش کریں اور دیکھیں کہ اس شخص کے کوئی اور پیغامات حذف کرنے کے قابل بھی ہیں یا نہیں۔ اکثر ، مجھے ایک ہی شخص کے متعدد فالو اپ ای میل ملتے ہیں جو ایک ہی کہتے ہیں ، اور وہ سب کاٹنے والے بلاک پر ہونے چاہئیں۔

کسی بھی ایک میسج کے مشمولات میں پھنسے بغیر زیادہ سے زیادہ حذف کریں۔ اگر آپ کو کسی پیغام کے بارے میں یقین نہیں ہے تو ، ابھی ابھی اسے تنہا چھوڑ دیں۔

حذف کرنا میرے لئے اہم ہے کیونکہ یہ جانے کی نمائندگی کرتا ہے۔ اگر کوئی پیغام اہم نہیں ہے اور اس میں تنقیدی معلومات نہیں ہیں ، تو اسے حذف کرنا اس بات کی علامت ہے کہ مجھے اس کے بارے میں دوبارہ کبھی نہیں سوچنا ہوگا۔ یہ ذہنی طور پر مجھے اس ذمہ داری سے آزاد کرتا ہے جس کا ای میل نمائندگی کرتا ہے۔

آپ "بعد میں" نامی ایک فولڈر بھی بنانا چاہتے ہو جہاں آپ ایسے پیغامات درج کریں جو واقعی اہم نہیں ہیں لیکن یہ کہ آپ کے ساتھ ابھی بھی کچھ نفسیاتی لگاؤ ​​ہے۔ یہ وہ پیغامات ہیں جن سے آپ "بعد میں" نمٹنا چاہتے ہیں۔ میرے تجربے میں ، "بعد میں" پیغامات عام طور پر کوڑے دان میں ڈالے جاتے ہیں کہ میں ابھی تک جانے کو تیار نہیں تھا۔

سینی بوکس (month 6 مہینہ فی مہینہ) نامی ایک لاجواب خدمت در حقیقت آپ کے ان باکس کو اسکین کرے گی اور غیر اہم ای میلز کو آپ کے ل automatically خود بخود "SaneLater" نامی ایک نئے فولڈر میں دھکیل دے گی۔ سائیں بکس کی جانچ کرتے ہوئے ، مجھے معلوم ہوا کہ اس کی نشاندہی کرنے میں ایک ناقابل یقین کام کیا ہے جو اہم تھا نہ کہ اہم تھا۔

مرحلہ 4. ایک نظام تیار کریں ، اسے عادات میں بدل دیں

ای میل فائل کرنے کے لئے قابل انتظام ان باکس اور بنیادی ڈھانچے کے ساتھ ، اب آپ کو ایک سسٹم کی ضرورت ہے کہ آپ اپنا ای میل فائل کریں گے۔ جون 2013 کے مضامین سے متعلقہ ای میلز 1306_JUN فولڈر میں جائیں گے ، لیکن اس کے بعد آپ اپنے ای میل کو کس طرح فائل کریں گے۔ انہیں وہاں؟ آپ ان کے وسیلے سے کتنی بار دیکھیں گے؟ پیغامات داخل کرنے سے پہلے آپ ان کا کیا کریں گے؟

یہ قدم سب سے مشکل ہے کیونکہ یہ آپ کو طویل المدت میں اصولوں اور ان کی پیروی کرنے کی عادات تیار کرنے کے لئے کہتا ہے۔ آپ جو قواعد تیار کرتے ہیں وہ واضح ہونا چاہئے۔ آپ کو ان کے بیان کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔ لیکن انہیں کامل یا مطلق نہیں ہونا چاہئے۔ اگر آپ وقتا فوقتا ان سے بھٹ جاتے ہیں تو یہ ٹھیک ہے۔ آپ ایک ایسا نظام چاہتے ہیں جو یہاں اور وہاں کے خراب دن کو معاف کر رہا ہو ، ایک ایسا نظام جس کی مدد سے آپ آسانی سے اچھال سکتے ہیں اگر آپ کھسک جاتے ہیں۔

قواعد کے خاتمے کے بارے میں آپ کو اندازہ لگانے کے لئے ، ای میل پر کارروائی کرنے کے لئے میرے کچھ اصول یہ ہیں۔

جلدی سے حذف کریں۔ اگر کسی ای میل کو ریفرنس کے لئے دوبارہ پڑھنے یا آرکائو کرنے سمیت کارروائی کی ضرورت نہیں ہے تو ، میں اسے فورا. ہی پھینک دیتا ہوں۔ میں ہر صبح بڑی تعداد میں پیغامات حذف کرکے پیغامات کو جلدی سے کسی عادت میں حذف کرنے کی کاشت کرتا ہوں۔ جب میں اپنی میز پر پہنچتا ہوں تو ، میں اتنے ہی میسجز ڈیلیٹ کرتا ہوں جتنا میں دیکھتا ہوں کہ ایک میں تیزی سے تبادلہ خیال ہوتا ہے۔ یہ عام طور پر میرے 60 فیصد نئے پڑھے ہوئے پیغامات ہیں۔

اہم پیغامات کا فوری جواب دیں ، یا ان باکس میں رکھیں۔ اگر کوئی ای میل اہم ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ اس کے لئے آسنن عمل یا گہری دوبارہ پڑھنے اور ممکنہ طور پر جواب کی ضرورت ہے - میں اس پر فورا. عمل کرتا ہوں یا اسے ان باکس میں رہتا ہوں جب تک کہ میں اس پر عمل نہیں کرتا ہوں ، عام طور پر ایک یا دو دن میں۔ یہ ایک مہینہ یا زیادہ مہینوں تک ان باکس میں رہ سکتا ہے۔ ایک مہینے کے بعد ، مجھے اس پر عمل کرنا چاہئے۔ یہ آخری تاریخ ہے۔

دن کے اختتام تک فائل کریں۔ اگر کسی پیغام میں ایسی معلومات شامل ہو جس کی مجھے ضرورت ہے ، لیکن فوری کارروائی کی ضرورت نہیں ہے تو ، اسے دن کے اختتام تک یا اسی ہفتے کے اختتام تک اسی فولڈر میں (یا مقامی طور پر اپنے ڈیسک ٹاپ پر محفوظ کر لیا جائے) منتقل کردیا جانا چاہئے۔ .

جمعہ کی سہ پہر ان باکس کو صاف کریں۔ جمعہ کی سہ پہر ، میں اپنے آپ کو 10 سے 20 منٹ دیتا ہوں تاکہ ان باکس میں جو بھی چیز ہو اسے ترتیب دے سکے اور شاید ان آئٹمز پر عمل کرنا جس میں لمبے لمبے رد requireعمل کی ضرورت نہیں ہوتی۔ جب میں دفتر سے رخصت ہوتا ہوں ، مجھے نچلے حصے میں ایک انچ یا دو سفید جگہ (ہفتے کے آخر میں دوبارہ بھرنے کے لئے کمرے) دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔

ان باکس میں نیچے دیکھیں۔ آئے دن ، یہ قاعدہ وہی اصول ہے جس کی میں سب سے بنیادی سطح پر رہتا ہوں: ہمیشہ ان باکس کے نیچے دیکھیں۔ ان باکس زیرو کے برعکس ، میرا ارادہ ہے کہ اس سے زیادہ ان باکس پیغامات نہ ہوں جو میں اسکرین پر دیکھ سکتا ہوں۔ یہ آسان ہے. یہ معاف کرنے والا ہے۔ یہ لچکدار ہے۔ یہ ایک معقول اور قابل حصول مقصد ہے۔ اور اس اصول پر مستقل طور پر عمل کرنے میں زیادہ ضرورت نہیں ہے۔ یہ ایک عادت کے طور پر سامنے آتی ہے کہ ایک بار جب میں نے اپنے ان باکس کے نیچے دیکھنے کا ارادہ کرنا شروع کیا تو ، یہ ایک اوچیتن مقصد بن گیا۔

ای میل کے انتظام کے ل A ایک طویل مدتی حل

تمام تنظیم واقعتا قواعد کی طرف ابلتی ہے ، اور لینچپین جو قواعد کو ایک ساتھ رکھتی ہے وہ عادت ہے۔ عادات یہ ہیں کہ آپ قواعد کیسے کرتے ہیں۔ اگر دن کے آخر میں یہ قاعدہ ای میل کے کوڑے دان سے خالی ہے تو ، ای میل پروگرام چھوڑنے سے پہلے ہی یہ عادت ہمیشہ دائیں کلک پر ردی کی ٹوکری میں ڈال دی جاتی ہے (یا چھوڑنے کے بعد خود بخود کوڑے دان کو حذف کرنے کے لئے اپنا ای میل پروگرام ترتیب دیتے ہیں)۔ اگر یہ اصول ہے کہ آپ کے مالک کے ای میل کا ہمیشہ دن کے اختتام تک جواب دیتے ہیں ، تو یہ عادت خود بخود آپ کے باس کے پیغامات کو کسی خاص فولڈر میں ترتیب دے رہی ہو گی اور ہر روز شام 4 بجکر 4 منٹ پر اس فولڈر کی جانچ پڑتال کرے گی۔

ای میل کا اچھی طرح اور موثر انداز میں انتظام کرنا اس سسٹم کے بارے میں ہے جو آپ استعمال کرتے ہیں ، نہ کہ آپ جو سافٹ ویئر استعمال کرتے ہیں۔ ایپس ، خصوصیات اور پلگ ان ای میل کے ذریعہ آپ کے مخصوص مسائل کو حل کرنے میں مدد مل سکتی ہیں ، لیکن اگر ان میں قواعد و ضوابط کے زیادہ وسیع نظام یا عادتوں کو جکڑنے کے طریقہ کار پر مشتمل نہیں ہے تو ، وہ طویل مدتی ادائیگی کے ساتھ نہیں آئیں گے۔