منظم رہیں: ای میل ٹائم چوسنے سے کیسے بچیں

ای میل پیداوری کو تباہ کر دیتا ہے ، اور تقریبا almost کسی کو اندازہ نہیں ہوتا ہے کہ کتنی بری طرح سے ہے۔ ای میل پروگراموں میں لوگوں کا کتنا وقت خرچ ہوتا ہے حیرت زدہ ہوتا ہے ، جو ہر دن کے 30 فیصد کے قریب منڈلاتا ہے۔ اگرچہ ، اس پر ایک ہینڈل حاصل کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ اور آپ واقعی میں ای میل میں خرچ کرنے والے کل کی کم رقم کو کم کیے بغیر ای میل کے مسئلے کو دراصل شکست دے سکتے ہیں۔ حل ، جو میں ذیل میں بانٹتا ہوں ، اس مسئلے کو بہتر طور پر سمجھنے پر منحصر ہے۔

ای میل فیس بک سے بھی بدتر ہے

تحقیق کے مطابق ای میل آپ کی پیداوری کے ل Facebook فیس بک سے بھی بدتر ہے ، اور مسئلہ یہ ہے کہ لوگوں کو یہ احساس ہی نہیں ہوتا ہے کہ وہ ای میل میں کتنا وقت گزارتے ہیں۔

ریسکیو ٹائم میں پروڈکٹ ڈویلپمنٹ کے نائب صدر ، رابی میکڈونیل اس بات پر متفق ہیں ، جس کی بنیاد وہ صارفین سے دیکھتا ہے اور سنتا ہے۔ ریسکیو ٹائم ایک ٹائم مینجمنٹ ٹول ہے جو آپ کے کمپیوٹر اور موبائل ڈیوائس پر رہتے ہوئے آپ کی استعمال کردہ ایپس اور ویب سائٹس کو ٹریک کرتا ہے۔ اس کے بعد یہ ایسی رپورٹس تیار کرتی ہے جس میں یہ ظاہر ہوتا ہے کہ آپ اپنا وقت کیسے گزارتے ہیں۔

میں نے میکڈونل سے پوچھا کہ ریسکیو ٹائم میں وہ اور اس کے ساتھیوں کی پیداوری کے رجحانات کیا دیکھتے ہیں جب وہ مجموعی طور پر اپنے صارفین سے جمع کردہ ڈیٹا کو دیکھیں۔ "ہم دیکھتے ہیں کہ سب سے بڑا رجحان لوگوں کا وقت مواصلاتی ایپس پر حاوی ہوتا ہے۔ خاص طور پر ای میل ہی وہ ہوتا ہے جو ہمارے اعداد و شمار میں ہمیشہ اوپر ہوتا ہے۔"

"ایک چیز جو ہم ریسکیو ٹائم کے لئے سائن اپ کرنے والوں سے سنتے ہیں وہ ہے ، 'میں یہ دیکھ کر خوفزدہ ہوں کہ اعداد و شمار کیا کہتے ہیں کیونکہ میں یہ نہیں دیکھنا چاہتا کہ میں کتنا وقت فیس بک یا ریڈٹ پر گزارتا ہوں۔' اکثر اوقات ، ایک ہفتہ بعد ، وہ کہتے ہیں ، 'یہ اتنا برا نہیں تھا جتنا میں نے سوچا تھا ، لیکن اے میرے خدا ، میں ای میل میں بہت زیادہ وقت صرف کرتا ہوں۔ "

ای میل کیوں خراب ہے؟

تو ، کیوں ای میل بالکل خراب ہے؟ پیداواری صلاحیت کے کچھ ماہرین کا کہنا ہے کہ اس کی وجہ یہ ہے کہ ای میل "کام کے بارے میں کام" ہے اور نہ کہ اصل کام خود۔ ایک اور دلیل ، جو غالبا more زیادہ درست ہے ، وہ ہے کہ ای میل ہمیں مسلسل روکتا ہے۔ ہم ای میل میں کتنا وقت خرچ کرتے ہیں یہ مسئلہ نہیں ہے۔ یہ وہ دن ہے جو دن بھر پھیلایا جاتا ہے۔

واقعتا important اہم کام انجام دینے کے ل Know خاص طور پر علم والے کارکنان کو بغیر کسی رکاوٹ کی خاص ضرورت ہوتی ہے۔ میک ڈونل نے کہا ، "زیادہ تر لوگ اس حقیقت پر روشنی ڈالتے ہیں کہ ای میل وہ سرگرمی ہے جو آپ کو دن بھر بار بار تخلیقی سوچ سے دور کرتی ہے۔"

ایک سے زیادہ بار ای میل پڑھنے سے آپ کو اوورلوڈ پیدا ہوتا ہے اور آپ تھک جاتے ہیں ، ایسیلی ڈو کے سی ای او میکائل برنر کے مطابق ، جو آپ کی زندگی کے چھوٹے پہلوؤں کو خود کار طریقے سے خود کار طریقے سے مدد فراہم کرتا ہے تاکہ آپ وقت کو آزاد کریں۔ جب ہم سارا دن ای میل چیک کرتے ہیں تو ، ہم دراصل ای میل پر کارروائی نہیں کررہے ہیں اور نہ ہی اس کا خیال رکھے ہوئے ہیں ، اور یہ سیکنڈ ضائع ہونے والے وقت میں مزید اضافہ کردیتے ہیں۔ "اگر آپ ای میل کھولنے جارہے ہیں تو ، یا تو اس کے ساتھ کچھ کریں ، جیسے اس کا جواب دیں ، یا اسے حذف کریں ، یا اسے فائل کردیں۔ جب تک آپ اس پر کارروائی نہیں کرسکتے ہیں تب تک ای میل بھی نہ کھولیں۔"

مزید یہ کہ مواصلاتی نظام آپ کو مطلع کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے جب کوئی نیا میسج آتا ہے۔ میک ڈونل نے کہا ، "وہ ہر وقت آپ کو نوٹیفیکیشن کے ساتھ پنگ دیتے رہتے ہیں۔ "یہ بہت کم ہوتا جارہا ہے کہ آپ کو کسی دوسری سرگرمی میں ڈالنے سے پہلے آپ کو چند منٹ سے زیادہ وقت مل جاتا ہے۔" یہاں تک کہ اگر آپ ہر ان ای میل کو نہیں پڑھتے ہیں جو آپ کے ان باکس میں مکمل طور پر آتا ہے ، آپ کی توجہ اس وقت تقسیم ہوجاتی ہے جب آپ کو اطلاع مل جاتی ہے کہ نیا ای میل آگیا ہے۔ اور یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس اطلاعات فعال نہیں ہیں ، تو ہر بار جب آپ ان باکس کو چیک کرتے ہیں تو یہ دیکھنے کے ل see آپ اپنی توجہ مرکوز کر رہے ہیں کہ آیا کوئی اہم معاملے کے بارے میں آپ کو ای میل کرنے کی کوشش کر رہا ہے۔

انہوں نے کہا ، "ایسا نہیں ہے کہ کسی کے وقت کا 30 فیصد دن کے آغاز میں ای میل پر صرف ہوجائے اور پھر دن کا باقی حصہ دوسرے کاموں میں صرف کیا جائے۔" "یہ بہت پھیل گیا ہے ، جس سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کو مستقل طور پر مداخلت کی جارہی ہے۔"

ای میل کا مقابلہ کرنے کا طریقہ

آپ ای میل سے نکل سکتے ہیں اور اصل ، سخت محنت پر واپس جا سکتے ہیں۔ یہ صرف چند ہفتوں میں اور پانچ آسان اقدامات میں کیا جاسکتا ہے۔

1. ٹائم ٹریکنگ پروگرام ، جیسے ریسکیو ٹائم یا ٹوگل ، انسٹال کریں ، اور اس سے باخبر رہیں کہ آپ ای میل میں ہر دن کتنا وقت گزارتے ہیں اور کب۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے تمام ای میل اور چیٹ ایپس کو مواصلات کے بطور درست درجہ بند کیا گیا ہے۔

2. تقریبا دو ہفتوں کا انتظار کریں تاکہ آپ کے پاس کافی اعداد و شمار موجود ہوں۔ پھر ، بے ترتیب تاریخ پر انتخاب کریں اور اپنی گھنٹہ کی رپورٹ دیکھیں۔ اگر آپ کے مواصلات کا استعمال دن میں ایک یا دو بار مرتکز ہوتا ہے تو آپ اچھی حالت میں ہیں۔ آپ کی حالت خراب ہے اور اگر آپ کے مواصلت ایپس کا استعمال دن بھر تھوڑی سلائسوں میں پھیل جاتا ہے ، تو جیسا کہ ذیل کی تصویر میں دکھایا گیا ہے اس میں تبدیلی کرنے کی ضرورت ہے۔

مقصد یہ ضروری نہیں ہے کہ آپ ای میل میں کتنے گھنٹوں کی تعداد کم کریں۔ مقصد یہ ہے کہ ای میل کا استعمال کم پھیلاؤ اور زیادہ مرکوز ہوجائیں تاکہ آپ کی رپورٹس اس طرح کی نظر آئیں۔

your. اپنے نمونوں کی بنیاد پر ، دن کے ایک یا دو بار کی شناخت کریں جب آپ ای میل کو چیک نہیں کریں گے۔ بہت سارے لوگوں کے لئے ، صبح ، آپ کے مڈ ڈے وقفے سے ایک گھنٹہ پہلے تک ، اور سہ پہر ، جو آپ کے مڈ ڈے وقفے کے تقریبا ایک گھنٹے بعد شروع ہوتا ہے ، مثالی اوقات ہیں۔ ان ادوار کے دوران ، ای میل ایپس کو بند کریں اور اسٹے فوکسڈ جیسے خلفشار سے پاک ٹول کو انسٹال کرکے ویب میل کو مسدود کریں۔ اگر آپ کے پاس ریسکیو ٹائم پریمیم اکاؤنٹ ہے تو ، آپ ویب میل تک رسائی سے اپنے آپ کو روکنے کے ل its اس کے اوزار استعمال کرسکتے ہیں۔

Like. اسی طرح ، ایک ایسے وقت کا انتخاب کریں جب آپ ای میل چیک کریں گے ۔ ہم کہتے ہیں کہ آپ کا غیر ای میل توجہ کا وقت صبح 9 بجے سے صبح 11:30 بجے تک ہوگا ، اور آپ کا ای میل سیشن 11:30 بجے سے لیکر دوپہر کے وقت تک ہوگا۔ اگر یہ 11:10 ہے اور آپ کو ای میل کی جانچ پڑتال کا لالچ محسوس ہوتا ہے تو ، آپ کے پاس پہلے سے طے شدہ وقت ہو تو جب آپ اس باکس کو کھولیں گے تو اسے روکنا آسان ہوگا۔

If. اگر آپ بے بنیاد ہیں کہ جب آپ کام کرنے کی کوشش کر رہے ہو تو ایک فوری اور اہم پیغام پہنچے گا ، وی آئی پی الرٹ سسٹم مرتب کریں۔ iOS صارفین کے پاس پہلے سے ہی ایک ان کے میل ایپ میں شامل ہے۔ اگر آپ iOS استعمال نہیں کرتے ہیں یا آپ کو ایسا VIP الرٹ سسٹم چاہیے ہے جس میں مزید اختیارات اور تخصیصات موجود ہوں تو ، ای ایف فائن آزمائیں۔ کسی بھی صورت میں ، آپ کو انتباہ مل سکتا ہے ، جیسے کہ آپ کے فون پر ایک پش اطلاع یا یہاں تک کہ ایک متنی پیغام ، جب ایک بہت ہی اہم شخص آپ کو ای میل کرتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ صرف اس صورت میں ای میل چیک کرسکتے ہیں جب آپ کو کوئی اطلاع مل جائے ، جو امید ہے کہ شاذ و نادر ہی ہوگا۔ دیگر تمام ای میل انتظار کر سکتے ہیں۔

ایک اور چال جس کا میں ذاتی طور پر استعمال کرتا ہوں وہ یہ ہے کہ میں کام شروع کرنے کے بعد اپنے ای میل ایپلیکیشنز کو کھولنے میں تاخیر کروں۔ میں صبح اپنے فون پر کام کی ای میل کے ذریعے سب سے پہلے اچھالنا پسند کرتا ہوں ، بس واقعی کوئی ضروری چیز چیک کرنے کے ل.۔ میں فون استعمال کرنے کی وجہ یہ ہے کیونکہ مجھے اپنے لیپ ٹاپ یا ڈیسک ٹاپ کمپیوٹر سے بند کرنا آسان لگتا ہے اگر ایسی کوئی چیز نہیں ہے جس میں میری فوری توجہ کی ضرورت ہو۔ اگر مجھے کوئی ای میل نظر آئے جو اہم ہے لیکن ضروری نہیں ہے تو ، میں ایک ستارہ شامل کرسکتا ہوں۔ اگر یہ واقعی ضروری ہے تو ، میں فون سے ہی جواب دیتا ہوں۔ لیکن چونکہ مجھے فون پر پڑھنا یا لکھنا پسند نہیں ہے ، لہذا مجھے ایسی ای میلز میں مبتلا کرنے کا لالچ نہیں آتا ہے جو واقعی ضروری نہیں ہیں۔

یہ اس طرح کی چھوٹی چھوٹی تدبیریں ہیں جو آپ کو ای میل سے دور رکھنے اور اہم کام میں آپ کو واپس لانے کے ل big بڑے فائدے میں اضافہ کرتی ہیں۔