منظم رہیں: ای میل کے زیادہ بوجھ سے کیسے بچیں

تنظیم پہیلی کا آخری ٹکڑا - اور ایک ہی شخص جس میں سب سے زیادہ خوف آتا ہے وہ ہے email ای میل مینجمنٹ۔

جیسا کہ فولڈر مینجمنٹ اور فائل نام دینے کے کنونشن کی طرح ، ای میل مینجمنٹ میں طرز زندگی کے حل کی ضرورت ہوتی ہے۔ آپ کو ان اصولوں اور اصولوں کو تیار کرنے کی ضرورت ہے جن کے ساتھ آپ ہر روز رہ سکتے ہیں۔ یاد رکھنا کہ منظم رہنا خوراک اور ورزش کے طریقہ کار کو برقرار رکھنے کے مترادف ہے۔ ایسا نہیں کرنا اور تنظیم کا علاج کرنا جیسے یہ ایک دن کا موسم بہار کی صفائی کا منصوبہ ہے حادثے کی خوراک پر چلنے کے مترادف ہے۔ جو بھی نتائج آپ دیکھتے ہیں وہ انتہائی قلیل المدتی ہوں گے۔

اپنے ای میل کی تنظیم نو کے منصوبے میں غوطہ لگانے سے پہلے ، ایک لمحے کو یہ محسوس کریں کہ آپ کو کامل بننے کی ضرورت نہیں ہے۔ مقصد یہ ہے کہ آپ زندگی گزارنے کے قواعد کے ساتھ آئیں جو آپ معقول حد تک قائم رہ سکتے ہیں اور اس سے آپ کے کام یا ذاتی زندگی کو آسان ، زیادہ پیداواری اور بہتر تر بنایا جاسکتا ہے۔ اگر ایک نواں مائکروسافٹ آؤٹ لک پلگ ان انسٹال کرنا وہ چیز ہے جو آپ کے ان باکس صاف کرنے والے انجن کو روشن کردے گی تو ، زوبنی (مفت ،. 29.99 پلس ورژن ، 4 اسٹار) آزمائیں ، جو آپ کی فائلوں کو انڈیکس کرتا ہے ، یا ونڈو پریمیم (vern 45 ہر سال ، 4.5 ستارے) ، جو آپ کو اپنے ایورنوٹ پر ای میل بھیجنے دیتا ہے جہاں آپ کو سافٹ ویئر کی نمایاں تلاش کی صلاحیتوں کا فائدہ ہوتا ہے۔

باکس کے نیچے دیکھیں

اس لمحے جب مجھے احساس ہوا کہ مجھے ای میل کے لئے منظم انداز کی ضرورت ہے پہلی بار جب میں نے اپنا ان باکس کھولا تھا اور ابھی وہاں بیٹھے ہوئے تین صفحات سے زیادہ کا سامان ملا تھا۔ زیادہ تر فائلوں کو "پڑھیں" کے طور پر نشان زد کیا گیا تھا لیکن چونکہ میں نے ان پر عمل نہیں کیا تھا ، لہذا میں نے ان باکس میں چھوڑ دیا۔ مجھے یاد ہے کہ میں مغلوب ہوں اور یہ سوچ رہا ہوں کہ اگر میں نے بہت ہی دوسرے ای میلز کو پھینکنا شروع نہیں کیا تو مسئلہ ایک گھنٹہ میں ہی بدتر ہوجائے گا ، اور اگلی صبح تک یقینا یہ ناقابل برداشت ہوجائے گا۔

اس کے نتیجے میں ، میں نے اپنے لئے ایک آسان مقصد طے کیا: ہمیشہ اپنے ان باکس کے نیچے دونوں کو دیکھنے کے قابل رہو۔ دوسرے الفاظ میں ، میں ایک ہی اسکرین میں حالیہ موصولہ پیغام اور قدیم ترین پیغام کے اندراجات دیکھنے کے قابل ہونا چاہتا ہوں۔

میں ہر دن کے ہر لمحے اپنے آپ کو اس معیار پر قائم نہیں رکھتا ہوں۔ یہ اعصابی اور انسداد پیداواری ہوگا۔ لیکن میرا مقصد ہے کہ میں ہر روز کام چھوڑنے سے پہلے اپنے ان باکس کا نیچے دیکھنا چاہتا ہوں ، اور اگر یہ ناکام ہوجاتا ہے تو ، کم از کم جمعہ کو۔ جب میں ایک دن کے لئے بیمار ہوں یا وقت نکالوں تو ای میل کے زیادہ بوجھ کے بارے میں بھی ہم خیال رہتا ہوں۔ چھٹی سے واپس آنے کے بعد ، میں اپنے آپ کو ای میل پر گرفت کے ل at کم از کم ایک ہفتہ دیتی ہوں اور پہلے یا دو دن دفتر میں اس پر دباؤ ڈالنے کی کوشش نہیں کرتا ہوں۔

مہینہ مہینہ

میں اپنے بزنس ای میل اکاؤنٹ کا جس طرح سے انتظام کرتا ہوں بالکل اسی طرح میں اپنی الیکٹرانک فائلوں کو فولڈروں میں منظم کرتا ہوں۔ سب کچھ فولڈر میں جاتا ہے۔

پہلے ، میں پروجیکٹ کے ذریعہ کچھ بنیادی فولڈر تیار کرتا ہوں ، جیسے پروجیکٹ اے ، بی اور سی۔ ہر پروجیکٹ فولڈر میں ، میں ہر ہفتہ کے لئے ذیلی فولڈر تیار کرتا ہوں ، جس کا لیبل لگا دو ہندسے کے سال اور مہینے کے ساتھ ہوتا ہے ، ماہ کے خط کا خاکہ کم ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر ، جون 2011 کے فولڈر کا نام 1106_JUN رکھا گیا ہے۔

جب نئی ای میلیں آتی ہیں تو ، وہ اکثر میرے ان باکس میں کچھ گھنٹے ، ایک دن ، شاید ایک ہفتہ یا دو ہفتے بھی بیٹھتے ہیں۔ لیکن انہوں نے کبھی مجھے مغلوب نہیں کیا کیونکہ میرے پاس ایسا نظام موجود ہے جو ہر چیز کو نظم و نسق کی سطح پر رکھتا ہے۔ میرے سسٹم کے قواعد یہ ہیں۔ یہ آپ کے لئے صحیح نہیں ہوں گے ، لیکن وہ ایک حل کی مثال فراہم کرسکتے ہیں۔ اپنی زندگی کے طرز کے مطابق قواعد کے ساتھ اپنا حل ٹیلر کریں۔

قاعدہ 1. اگر ای میل کو کارروائی کی ضرورت نہیں ہے (بشمول دوبارہ پڑھنا) ، میں اسے فورا. ہی پھینک دیتا ہوں۔

قاعدہ 2. اگر کوئی ای میل اہم ہے۔ اس کا معنی ہے کہ اس کے لئے نزدی کارروائی یا گہری دوبارہ پڑھنے اور ممکنہ طور پر جواب کی ضرورت ہے - یہ ان باکس میں موجود ہے جب تک کہ میں اس پر عمل نہیں کرتا ہوں۔ یہ ایک ماہ تک ان باکس میں رہ سکتا ہے۔ ایک مہینے کے بعد ، مجھے اس پر عمل کرنا چاہئے۔ یہ آخری تاریخ ہے۔ ایک بار جب میں کارروائی کر لیتا ہوں تو ، اس کے متعلقہ فولڈر میں ای میل درج کی جاتی ہے۔

قاعدہ If . اگر ای میل میں ایسی معلومات موجود ہے جس کی مجھے ضرورت ہے ، لیکن فوری کارروائی کی ضرورت نہیں ہے تو ، اسے دن کے اختتام تک ، یا میں مصروف ہوں تو ہفتے کے اختتام تک اس کے اسی فولڈر میں منتقل ہونا چاہئے۔ اگر مجھے ڈر ہے کہ میں اس پر عمل کرنا بھول جاؤں گا کیونکہ یہ ان باکس میں فوری طور پر ظاہر نہیں ہوتا ہے ، تو میں ایک کیلنڈر آئٹم بطور یاد دہانی بنا سکتا ہوں۔ ای میل کو کسی فولڈر میں داخل کرنا ضروری ہے۔ کوئی رعائت نہیں.

قاعدہ 4. جمعہ کی سہ پہر ، میں اپنے آپ کو 10 سے 20 منٹ دیتا ہوں تاکہ ان باکس میں جو بھی چیز ہو اسے ترتیب دے سکے اور شاید ان آئٹمز پر عمل کرتا ہوں جنھیں طویل ردعمل کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ جب میں دفتر سے رخصت ہوتا ہوں ، مجھے نچلے حصے میں ایک انچ یا دو سفید جگہ (ہفتے کے آخر میں دوبارہ بھرنے کے لئے کمرے) دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔

قاعدہ 5. ایک سال کے بعد ، اس کو آرکائیو کریں یا اسے چک کریں. میں تقریبا ایک سال کے لئے ای میل کے اعداد و شمار کو برقرار رکھنے اور باقی ہر چیز کو محفوظ کرنے کا رجحان رکھتا ہوں ، جو کرنا بہت آسان ہے جب آپ کی معلومات کو فولڈروں میں مہینہ اور سال کے حساب سے ترتیب دیا جاتا ہے۔

جسمانی کاغذی کاروائی کے دن ایک اور تنظیمی طریقہ کار جو مقبول ہوا تھا ، 31 فولڈر بنانا ہے ، جس میں ہندسوں کے حساب سے ہر ایک نمبر مہینے کے ایک دن کے مطابق ہوتا ہے۔ روزانہ کرنے کی فہرست تیار کرنے کے بجائے ، آپ کو مناسب کارروائی کی تاریخ سے وابستہ فولڈروں میں کاغذی کارروائی اور یاد دہانی (اور سالگرہ کارڈ ، اور ادا کرنے کے لئے بل) وغیرہ فائل کرنا ہوں گے۔ جب تاریخ آتی ہے تو ، آپ فولڈر کھولتے ہیں اور اب آپ کو اندر کی ہر چیز کا خیال رکھنے کی ذمہ داری سونپی جاتی ہے۔

اس کے باوجود ایک اور طریقہ کمپارٹلائزیشن ہے۔ اگر آپ پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول جیسے بیس کیمپ (مفت ، 4 اسٹارز اور ایڈیٹرز کا انتخاب) استعمال کرتے ہیں تو آپ کو کبھی بھی اس منصوبے سے وابستہ ای میلز کو بچانے کی ضرورت نہیں ہوتی جو اس سسٹم میں مینیج ہوتے ہیں۔ بیس کیمپ آپ کے ل. یہ کام کرتا ہے۔ بہت سارے لوگ اپنی ویب ای میل اکاؤنٹ کو لسٹروز اور میلنگ لسٹوں کے لئے مختص کرتے ہوئے اپنی ذاتی ای میل زندگی میں کمپارٹلائزیشن کا استعمال کرتے ہیں جبکہ دوسرے کو دوستوں اور کنبہ کے ساتھ بات چیت کے ل. محفوظ رکھتے ہیں۔ کاروبار میں ایک ہی تصور کو کیوں استعمال نہیں کیا جاتا ہے؟

ای میل کی بے چینی سے نجات حاصل کریں

میں کسی بھی طرح سے اس بات کی وکالت نہیں کر رہا ہوں کہ میرا سسٹم یا 31 دن کا فولڈر سسٹم ہر ایک کے لئے صحیح ہے۔ میرا سسٹم میرے لئے کام کرتا ہے کیونکہ میں چیزوں کو اس وقت یاد رکھنے کی کوشش کرتا ہوں جب وہ واقع ہوئے تھے۔ مزید برآں ، میں واقعتا every ہر ہفتے کے آخر میں ان چند منٹ کی منتظر رہتا ہوں جب میں ان باکس میں ایک بار اوور کرتا ہوں۔ آخر میں ، میرے ان باکس کے نیچے ہمیشہ دیکھنے کے قابل ہونے کا بنیادی مقصد مجھے سکون فراہم کرتا ہے۔ ایک بصری اسکرین سے پرے معلومات کا خون بہہ رہا ہے یہ دیکھ کر مجھ میں کسی قسم کا اشارہ ملتا ہے۔ یہ ناقابل برداشت محسوس ہوتا ہے ، جیسے مجھے کچھ بھی نہیں مل سکتا ہے اور میں کبھی بھی اپنا راستہ نہیں کھود سکتا ہوں۔

دوسرے لوگ ، تاہم ، ایک درجن سے زیادہ فولڈرز کا نظم و نسق کرنے ، یا خود سے دوچار آخری تاریخ کو پورا کرنے میں بے چین ہوسکتے ہیں۔ یہ آپ کے لئے زیادہ نتیجہ خیز ثابت ہوگا کہ آپ اپنے میل کو ایک ہی ، سکرولنگ پین میں دیکھ سکیں۔ بہت زیادہ ہلکا پھلکا ہونے کے خطرے میں ، اس طرح کی چیزوں کو لکھنا کوئی برا خیال نہیں ہے جس کی وجہ سے آپ پریشان ہوجاتے ہیں کیونکہ اگر آپ اپنی ای میل میں جو چیز نہیں چاہتے ہیں اس کی شناخت کرسکتے ہیں تو ، آپ اس سے بچنے کے ل rules اصول اور رہنما اصول تشکیل دے سکتے ہیں۔ یہ.

آپ اپنے اور اپنے کاروبار کے لئے جو بھی تنظیمی نظام بناتے ہو ، طرز زندگی جیسی عادات اور عام قواعد پر توجہ دیں۔ آپ کو ہر روز کامل ہونا ضروری نہیں ہے۔ آپ کو بس ایک ایسا نظام لانے کی ضرورت ہے جو آپ کو پٹری پر رکھے۔

Aways لے لو

اس مضمون سے دور ہونے کے لئے اہم نظریات یہ ہیں:

1. قابل انتظام ای میل کا حصول آپ کے کام کی زندگی کو آسان اور بہتر بنا دے گا۔

2. ای میل کو سنبھالنے کے اصولوں کو تیار کرنے میں ، سخت اور تیز رفتار اصولوں کی بجائے طرز زندگی کی عادات پر توجہ دیں۔

ter. اس بات کا تعین کریں کہ آپ روزانہ ، ہفتہ وار اور ماہانہ ای میل کو کس طرح سنبھالیں گے ، اسی طرح آپ ای میل کے ڈیٹا کو کتنی بار آرکائو کریں گے۔

Figure. معلوم کریں کہ آپ اپنی ای میل سے کیا نہیں چاہتے ہیں ، اور پھر ایسی عادات بنائیں جو اس کو ہونے سے روکیں۔