منظم بنائیں: بہتر طریقے سے ای میل کرنے کے 5 طریقے

ای میل کو زیادہ موثر طریقے سے استعمال کرنے کے لئے بہت سارے فلسفے اور طریقہ کار موجود ہیں۔ وہ خلفشار کو محدود رکھنے اور زیادہ پیداواری ہونے کی بنیاد رکھتے ہیں۔ لیکن آپ کو یہ بھی جاننے کی ضرورت ہے کہ اس سے زیادہ پیداواری جگہ پر جانے کے ل what آپ کے پاس کون سے ٹولز ہیں۔

ای میل سروس فراہم کرنے والوں اور تھرڈ پارٹی ایپ ڈویلپرز نے کچھ غیر معمولی اوزار ایجاد کیے ہیں جو ای میل کو زیادہ موثر بناتے ہیں۔ پانچ ایسے ہیں جن کے بارے میں میرے خیال میں سب سے زیادہ اثر ہے اور یہ بڑے پیمانے پر قابل اطلاق ہیں۔ ایک ساتھ ، وہ آپ کی مدد کریں گے

• بہتر ای میلز لکھیں ،
• ای میلز کو کاموں میں بدل دیں ،
• ای میلز بھیجنے کو کالعدم کریں ،
• ای میل بھیجنے کا شیڈول ، اور
• سنوز ای میلز

بہتر لکھیں

غیر ضروری طور پر طویل یا غیر واضح ای میل لکھنا وقت کا ضیاع ہے۔ وصول کنندہ کے پاس انھیں پہلے جگہ پر پڑھنے کے لئے وقت نہیں ہوسکتا ہے ، یا پھر انھیں سمجھنے کی کوشش کرنے میں انھیں دوبارہ پڑھنے میں وقت ضائع ہوسکتا ہے ، یا وضاحت کے لئے مرسل کو جواب دینا پڑ سکتا ہے۔ نیز ، ان سب کو پہلے جگہ پر لکھنے میں ضائع ہونے والا سارا وقت ضائع ہوتا ہے۔

دو ایپس ایسی ہیں جو آپ کو بہتر ای میلز لکھنے میں مدد کرنے کے لئے سخت محنت کرتی ہیں کیونکہ وہ تحریر پر ہی فوکس کرتی ہیں: گرائمرلی اور کرسٹل۔

گرامرلی ایک ایسا پلگ ان ہے جو گرامر کا تجزیہ کرنے کے لئے اسپیل چیکر کی طرح کچھ کام کرتا ہے اور درحقیقت اپنی زبان کو سخت کرنے ، صاف لکھنے اور عام غلطیوں کو دور کرنے کے بارے میں ذہین تجاویز پیش کرتا ہے۔ خاص طور پر ESL کی غلطیوں کو نمایاں کرنے کی اس میں قابل ذکر صلاحیت ہے۔

کرسٹل ایک پلگ ان بھی ہے ، اور یہ وصول کنندہ سے اپیل کرنے کے ل your آپ کو اپنے ای میل کی زبان کے مطابق بنانے کی تاکید کرتا ہے۔ یہ اس طرح کام کرتا ہے: کرسٹل پہلے آپ کے وصول کنندگان کو online ان کے ٹویٹر اکاؤنٹس ، فیس بک پیجز اور اسی طرح آگے تلاش کرتا ہے. اور یہ دیکھتا ہے کہ وہ زبان کو کس طرح استعمال کرتے اور اس کا جواب دیتے ہیں۔ کیا وہ جامع اور سیدھے ہیں؟ یا پھر وہ لمبی لمبی گفتگو میں پھنس جاتے ہیں؟ نتائج کی بنیاد پر ، کرسٹل آپ کی تحریر کی رہنمائی کرتا ہے۔

اگر آپ ایک مضبوط مصن areف نہیں ہیں تو ، کرسٹل کے واضح اشارے آپ کی باتیں لکھنے کے ل write الفاظ ڈھونڈنے میں حقیقی مدد کرسکتے ہیں۔ یہ ایک قیمتی تجویز ہے ، لیکن اس کے بارے میں بھی کچھ ایسی ہے کہ اس نے مجھے غلط طریقے سے مٹا دیا ہے۔ یہاں ایک غیر منقول بنیاد موجود ہے کہ آپ دوسرے شخص سے کچھ حاصل کرنے کے ل. اپنی زبان کی تالیف کر رہے ہیں ، اور مجھے یہ ہیر پھیر ملتی ہے۔ یہ شاید آپ کو پریشان نہ کرے ، یا یہ بھی وہی ہوسکتا ہے جس کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔ اس سے انکار کرنے کی کوئی ضرورت نہیں ہے کہ کسی بھی قیمت پر یہ بہتر ہے۔

ای میلز کو ٹاسک میں تبدیل کریں

آپ کا ان باکس آپ کے کرنے کی فہرست نہیں ہے ، لیکن شاید آپ کو بذریعہ ای میل آپ کو تفویض کردہ کام مل جاتے ہیں۔ طے شدہ کام کو موثر انداز میں زیادہ مناسب جگہ پر منتقل کرنے کے لئے منسلک ایپ ترتیب دینا ہے۔

آپ جو بھی کام یا یاد دہانی ایپ استعمال کرتے ہیں اس میں دستی طور پر اپنے لئے نیا کام ٹائپ کرنے کی بجائے ، ایپ کو براہ راست اپنے ای میل اکاؤنٹ سے مربوط کریں یا ای میل فارورڈنگ مرتب کریں ، اور ایک یا دو کلکس کے ساتھ ، اس ای میل کو اس کی مناسب جگہ پر منتقل کریں۔

کچھ ایپس جو ای میلز کو کسی اور ایپ میں منتقل کرنے کی صلاحیت کی تائید کرتی ہیں ، یا تو وہ براہ راست کنکشن یا ای میل کے ذریعے ، آگے ونڈر لسٹ ، ایورونٹ پلس اور پریمیم ، ٹوڈوئسٹ پریمیم ، باکسر اور نیوٹن میل ہیں۔

ارسال کو کالعدم کریں

ہم سب نے وقت سے پہلے ہی بھیجنا ضرب لگایا ہے ، چاہے اس کی وجہ یہ ہے کہ ہم نے ٹائپو کو نظرانداز کیا ، کچھ معلومات چھوڑی ، یا اس لمحے کی تپش میں لکھے گئے ای میل پر نظر ثانی کرنے سے باز نہیں آئے۔ بہر حال ، آپ کو افسوس یا دوسرا ای میل لکھنے میں ناکامی کے ساتھ نہیں جینا چاہئے۔ آپ کو بھیجنے کو کالعدم کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔

پیغام کو یاد کرنے سے بھیجنا کالعدم کرنا مختلف ہے۔ واپس بھیجنے کے ساتھ ، پیغام کبھی نہیں بھیجا جاتا ہے۔ بنیادی طور پر ، آپ کے ای میل میں 10 سے 30 سیکنڈ جیسی کسی چیز کا پیغام ہوتا ہے ، اس وقت کے دوران آپ اپنا خیال بدل سکتے ہیں۔

جی میل کے پاس ایک انڈو بھیجیں بٹن ہے (ذیل میں ویڈیو ترتیب دینے کے ل see دیکھیں) جسے ہر جی میل صارف کو فعال کرنا چاہئے۔ نیوٹن میل (جو موبائل ڈیوائسز پر ای میل کے لئے بھرپور خصوصیات سے بھرا ہوا ہے) میں بھی ایک ایسی ای میل اکاؤنٹ پر کام کرتا ہے جس کی وہ حمایت کرتا ہے ، اور اس میں مائیکروسافٹ ایکسچینج اور آئی میپ اکاؤنٹس شامل ہیں۔ دوسرے ای میل فراہم کرنے والے بھی ، پیش کرتے ہیں۔

شیڈول ارسال کریں

"ابھی" ہمیشہ ای میل بھیجنے کا مناسب وقت نہیں ہوتا ہے۔ اس وقت جب شیڈول بھیجنا کام آتا ہے۔ اس ای میل کی خصوصیت کی مدد سے آپ مستقبل میں ایک وقت چن سکتے ہیں جب آپ کا پیغام پہنچے گا۔ آؤٹ لک ، جی میل کے لئے بومیرنگ ، اور نیوٹن میل سبھی کے پاس ہے۔

شیڈول بھیجنے کے ساتھ ، جب تک کہ ابھی تک میسج ختم نہیں ہوا ہے ، آپ پھر بھی اس میں ترمیم کرسکتے ہیں۔ لہذا اس میں کچھ اسی زمین کا احاطہ کیا گیا ہے جیسے بھیجنے کو واپس کرنا

اسنوز کریں

میں ان بکس زیرو کے فلسفے کا مداح نہیں ہوں کہ آپ کے پڑھے ہوئے پیغام کو کچھ بھی نہیں گننے کی کوشش کر رہا ہوں۔ نفسیاتی یا تکنیکی لحاظ سے لوگوں کے حقیقی ای میل کی ضروریات کو سنبھالنے میں بہت زیادہ وقت لگتا ہے اور اس کی تکمیل نہیں ہوتی ہے۔ میں اسنوزنگ کا مداح ہوں ، حالانکہ ، جو آپ کے ان باکس میں پیغامات کی تعداد کو کسی بھی وقت کم سے کم رکھنے کا ایک ہی خیال ہے۔

اسنوزنگ آپ کے ان باکس سے ایک وقت کیلئے پیغام چھپانے کے علاوہ کچھ نہیں کرتی ہے۔ کتنی دیر تک؟ تم فیصلہ کرو. اس کا اثر یہ ہے کہ آپ اہم پیغامات پر کم توجہ کے ذریعہ توجہ مبذول کیے بغیر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں۔ یہ کم اہم پیغامات ایک ایسے وقت میں پھر سے منظر عام پر آئیں گے جب آپ ان سے نمٹنے کے ل. بہتر ہوں گے۔ آؤٹ لک (جہاں اسے "شیڈول" کہا جاتا ہے) ، ایئر میل ، اسپارک میل ، اور نیوٹن میل سب میں اسنوز کا بٹن ہوتا ہے۔

اگر آپ زیادہ پیداواری (اور کون نہیں ہے) بننے میں دلچسپی رکھتے ہیں تو آپ کو بہترین پروڈکٹیوٹی ایپس کے میرے چکر کو دیکھنا چاہئے۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کے کام کی کارکردگی کے معاملات کیا ہیں ، وہاں بہت سے ایپس یا خدمات ہونی چاہئیں جو آپ کو اپنے وقت کا بہتر استعمال کرنے میں مدد دیں گی۔