منظم بنائیں: گینٹ چارٹ کے ساتھ شروع کرنے کے لئے 5 آسان اقدامات

اس سے پہلے کہ آپ کوئی نیا پروجیکٹ شروع کریں ، اس سے روڈ میپ بنانے میں مدد ملتی ہے ، کسی طرح کے تمام ضروری اقدامات اور اس ترتیب کو ترتیب دینے کی ضرورت ہوتی ہے جس میں ان اقدامات کو پیش آنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہی بنیادی طور پر گینٹ چارٹ ہے۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آیا پراجیکٹ ذاتی نوعیت کا ہے ، جیسے آپ کے گھر کے پچھلے حصے میں ڈیک شامل کرنا ، یا کوئی کاروبار جیسے کوئی نئی ویب سائٹ بنانا۔ آپ کو جاننے کی ضرورت ہے

• آپ کب اور کہاں شروع کر رہے ہو ،
• راستے میں تمام اقدامات اور وہ کتنا وقت لیں گے ،
• ہر قدم کا ذمہ دار کون ہے ،
• وہ ترتیب جس میں قدم اٹھنے کی ضرورت ہے ، اور
• جب پروجیکٹ مکمل ہوجائے گا۔

انجینئر اور کنسلٹنٹ ہنری گانٹ کے لئے نامزد کردہ گانٹ چارٹ ، جنہوں نے 1910 میں ان کو تیار کیا اور استعمال کیا ، شروع سے ختم ہونے تک کسی پروجیکٹ کا تصور ہے۔ وہ ایک انتہائی عام قسم کے پیداواری ٹول ہیں ، اور وہ بہت سارے پروجیکٹ مینجمنٹ سروسز کا کلیدی حصہ ہیں۔ دراصل ، عمدہ ٹیم جیانٹ سروس چارٹ سے بھی اس کا نام لیتا ہے۔ ، میں وضاحت کرتا ہوں کہ گینٹ چارٹ کیا ہیں ، وہ کیا کرتے ہیں ، اور لوگ انہیں کس طرح استعمال کرتے ہیں ، اور ان کے ساتھ شروع کرنے کے لئے پانچ اقدامات مہیا کرتے ہیں۔

ایک گانٹ چارٹ کیا ہے؟

"ایک گانٹ چارٹ آپ کے منصوبے کی تکمیل کے ل takes اٹھائے جانے والے اقدامات کا تصور ہے ،" مائع پلنر کے لیڈ پروگرام منیجر کیون غفاری نے وضاحت کی ، جب میں نے حال ہی میں اس سے گینٹ چارٹ کے ساتھ شروع کرنے کے بارے میں کچھ بصیرت بانٹنے کو کہا۔ لیکوڈ پلنر ایک ایڈیٹرز چوائس جیتنے والا پراجیکٹ مینجمنٹ اور کام کی جگہ کوآپریشن کو ایپ ہے جو گینٹ چارٹ پر زور دیتا ہے۔

غفاری نے مجھے یاد دلایا کہ ایک پروجیکٹ دیگر قسم کے کاموں سے مختلف ہے۔ انہوں نے کہا ، "ایک پروجیکٹ کام کا ایک مجموعہ ہوتا ہے جس کی شروعات اور اختتام ہوتا ہے ، اور اس منصوبے کو بنانے کی تکمیل کاموں کا ایک مجموعہ ہے۔" گینٹ چارٹ خاص طور پر منصوبوں کے لئے کام کرتے ہیں ، جاری کام کے لئے نہیں۔ وہ شروع سے آخر تک آپ کی مدد کرنے میں ہیں ، لہذا یہ ضروری ہے کہ وہاں موجود ہو ایک اختتام

گینٹ چارٹ بائیں سے دائیں ، اوپر سے نیچے تک پڑھتے ہیں۔ (اوپر والی ٹیمگانٹ کی تصویر دیکھیں۔) ایکس محور وقت ہے۔ چارٹ اس وقت شروع ہوتا ہے جب پروجیکٹ کی شروعات ہوتی ہے اور جب پروجیکٹ کی فراہمی ختم ہوتی ہے۔ y محور کی لمبائی چلانا کام ہیں ، حالانکہ وہ محض فہرست میں ہیں۔ y محور پر ان کی صحیح جگہ کا تعین غیر متعلقہ ہے ، حالانکہ ان کا رجحان تاریخی ترتیب میں آتا ہے۔

غفاری نے کہا ، "ایک کام کے تین اجزاء ہوتے ہیں: یہ کیا ہے ، اس میں کتنا وقت درکار ہے ، اور کون کرے گا۔" گینٹ چارٹ پر ، ہر کام کی نمائندگی بار کے ساتھ کی جاتی ہے۔ بار کی لمبائی سے پتہ چلتا ہے کہ اس کام میں کتنا وقت لگے گا۔ اکثر ٹاسک بارز رنگ مربوط ہوتے ہیں ، اس سے یہ ظاہر ہوتا ہے کہ کون سا فرد یا محکمہ اس کام کو انجام دینے کے لئے ذمہ دار ہے۔ "کیا" ، ٹاسک کا نام عام طور پر بار پر ظاہر ہوتا ہے یا جب آپ اس پر کلک کرتے ہیں تو ظاہر ہوتا ہے۔

کسی پروجیکٹ کے لئے تمام کاموں کو ظاہر کرنے اور ان میں کتنا وقت لگے گا ، اس کے علاوہ ، گینٹ چارٹس میں تسلسل اور انحصار ظاہر ہوتا ہے۔ دوسرے لفظوں میں ، وہ اس ترتیب کو ظاہر کرتے ہیں جس میں کام ہونے کی ضرورت ہے ، اور چاہے ایک چیز کو دوسرے سے پہلے ہونا چاہئے۔ یہ اتنا اہم کیوں ہے؟

گینٹ چارٹس کیا کرتے ہیں؟

"گینٹ چارٹ اس کو ضعف سے واضح کردیتے ہیں کہ آپ بیک وقت سب کچھ نہیں کرسکتے ہیں ،" ورکس فرنٹ کے براہ راست مصنوعات کی حکمت عملی کے بارے میں کرس ساوئی نے کہا۔ اس نے ٹری ہاؤس بنانے کی مثال استعمال کی۔ آپ ایک ہی وقت میں ناخن اور لکڑی خرید سکتے ہیں ، لیکن درخت پر کیل لگانے سے پہلے آپ کو لکڑی کاٹنی ہوگی۔

گانٹ چارٹ کاموں کے مابین انحصار ظاہر کرتے ہیں ، عام طور پر ان کے ساتھ جڑنے والی لائن کی طرح۔

ورک فرنٹ (جو لیکوڈ پلنر کی طرح ، کام کی جگہ پر تعاون اور پروجیکٹ مینجمنٹ کے لئے ایک آلہ ہے) میں شامل ہونے سے پہلے ، سووئی نے ناسا کے جانسن اسپیس سنٹر کے ساتھ مل کر متحدہ خلائی اتحاد کے ساتھ کچھ انتہائی پیچیدہ منصوبوں پر کام کیا۔ انہوں نے یہ ذکر کیا کہ اگرچہ ترتیب دینے اور انحصار کرنا بھی آسان منصوبوں ، جیسے ٹری ہاؤس کی تعمیر کے لئے اہم ہے ، وہ بین الاقوامی خلائی اسٹیشن کی تعمیر جیسے بڑے پیمانے پر ، سالوں سے چلنے والے منصوبوں کے لئے انتہائی اہم ہیں۔

ایک اور چیز جو گینٹ چارٹ کرتے ہیں وہ ہے وسائل کا انتظام کرنے والی تنظیموں یا پروجیکٹ کی مدد سے۔ غفاری نے کہا ، "صرف اس وجہ سے کہ کوئی کام موجود ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ کوئی شخص ہے جو اسے کرنے میں آزاد ہے۔"

گانٹ چارٹ کے ذریعہ ، آپ آسانی سے دیکھ سکتے ہیں کہ جب لوگوں یا محکموں کے کاموں پر کام کرنا ہے جب وہ آزاد ہیں۔ انہوں نے مزید کہا ، "آپ کو لوگوں کے نظام الاوقات اور دن میں کتنے گھنٹے لگتے ہیں اس کا حساب کتاب کرنے کی ضرورت ہوگی۔ گانٹ چارٹ وقت ، کاموں اور وسائل کو دیکھنے کے لئے ایک موثر طریقہ تشکیل دیتے ہیں۔

گینٹ چارٹ کے ساتھ آغاز کرنا

ایک بار جب آپ کو اعلی سطح پر تفہیم ہو جائے گا کہ گینٹ چارٹس کیا ہیں اور وہ کیوں مفید ہیں ، آپ انہیں اپنے منصوبوں کے ل making بنانا شروع کرسکتے ہیں۔ یہ پانچ اقدامات آپ کو شروع کرنے میں مدد فراہم کریں گے۔

1. ایک ٹیمپلیٹ منتخب کریں یا شروع سے ایک بنائیں

عام طور پر ، جب آپ نیا گانٹ چارٹ شروع کرتے ہیں تو ، آپ کے پاس ٹیمپلیٹ استعمال کرنے یا شروع سے شروع کرنے کا اختیار ہوتا ہے۔ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ذریعہ فراہم کردہ سامان کی صورت میں ، سانچے کسی بیرونی ذریعہ سے آسکتے ہیں ، یا وہ آپ کے اپنے کسی ماضی کے پروجیکٹ سے آسکتے ہیں۔

آپ کے اپنے پچھلے کام کو ٹیمپلیٹ بنانے کے ل using استعمال کرنے کا ایک فائدہ یہ ہے کہ آپ ماضی میں پیش آنے والے واقعات سے اکثر بہت کچھ سیکھ سکتے ہیں۔ اس سانچے میں نہ صرف کاموں اور ترتیب کے بارے میں معلومات فراہم کی جائیں گی ، بلکہ یہ بھی کہ آیا کسی کام میں توقع سے زیادہ وقت درکار ہے۔

2. اپنے سنگ میل کو نشان زد کریں

گینٹ چارٹ بنانے کے لئے زیادہ تر سافٹ ویئر میں سنگ میل کو شامل کرنے کی اہلیت شامل ہوتی ہے۔ سنگ میل ایک مارکر ہوتا ہے جو اشارہ کرتا ہے کہ کسی پروجیکٹ کا مرحلہ مکمل ہوچکا ہے۔ مثال کے طور پر ، کسی ویب سائٹ کی تعمیر میں ، تار فریموں کو لاک کرنا ایک خاص سنگ میل ہے۔

شروع سے جینٹ چارٹ کی تعمیر کرتے وقت ، کسی بھی کام کو شامل کرنے سے پہلے تمام سنگ میل کی منصوبہ بندی کرنا اکثر مددگار ثابت ہوتا ہے۔ تمام سنگ میل کی فہرست بنانے سے پروجیکٹ کو چھوٹے ٹکڑوں میں توڑنے میں مدد ملتی ہے ، اور وہ چھوٹے چھوٹے ٹکڑوں کو ایک ساتھ پورے پروجیکٹ کے مقابلے میں تصور کرنا آسان ہوتا ہے۔

3. ٹاسکس ، تسلسل کے واقعات شامل کریں ، اور انحصار پیدا کریں

اگلا مرحلہ کاموں ، ترتیب واقعات ، اور انحصار پیدا کرنا ہے۔ کاموں کو شامل کرتے وقت ، تاریخی رپورٹس کو دیکھیں یا ان لوگوں سے بات کریں جو درست اندازے لگانے کے ل the کاموں کو مکمل کریں گے تاکہ انھیں کتنا وقت لگے۔

جب واقعات کی ترتیب دیتے وقت ، یاد رکھیں کہ ایک ہی وقت میں متعدد کام انجام دینا ممکن ہے ، لیکن ایک ہی شخص کے ذریعہ نہیں۔ کسی ویب سائٹ کی تعمیر میں ، ایک شخص وائر فریموں پر کام کرسکتا ہے جبکہ دوسرا شخص پروٹو ٹائپ کے لئے نمونہ مواد جمع کرتا ہے۔ لیکن وائر فریم ڈیزائنر بیک وقت موڈ بورڈ بھی نہیں بنا سکتا۔

انحصار کو شامل کریں جب آپ تمام کاموں کی فہرست بنائیں اور انہیں صحیح ترتیب میں رکھیں ، اور ان سے محتاط رہیں۔ "چیز جو آپ کو واقعی میں الجھ سکتی ہے وہ ہے اگر آپ گینٹ چارٹ میں آدھے راستے میں چلے جاتے ہیں اور اسے دیکھتے ہیں تو ، کہتے ہیں ، ٹاسک 12 اب ٹاسک 5 پر انحصار نہیں کرتا ہے ،" سیوئی نے کہا۔ انہوں نے مزید کہا کہ ابتدائی افراد کو انتہائی محتاط رہنا چاہئے جب تک کہ وہ اس بات کا یقین نہ کریں کہ انحصار کو ختم نہ کریں ، کیونکہ اگر وہ واقعات کا ایک لمبا سلسلہ بناتے ہیں تو انہیں واپس لانا بہت مشکل ہے۔

Your. اپنے وسائل دیکھیں

غفاری نے وضاحت کی ، "کاموں کو صحیح ترتیب میں ہونا چاہئے ، اور پھر آپ کو ان کاموں کو مکمل کرنے کے لئے کون دستیاب ہے اس پر قابو پانے کی ضرورت ہے۔" جیسا کہ اوپر بتایا گیا ہے ، صرف اس لئے کہ کوئی کام کرنا ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ کوئی ایسا کرنے کے لئے آزاد ہے۔

غفاری نے نوٹ کیا کہ ان کی کمپنی کا گانٹ چارٹ سافٹ ویئر اوور بکنگ کی اجازت نہیں دیتا ہے ، یعنی لیوڈ پلنر آپ کو کسی کو کسی کام کے لئے تفویض نہیں ہونے دے گا اگر وہ شخص پہلے ہی ایک ہی وقت میں کسی مختلف کام کے لئے تفویض کردیا گیا ہو۔

گانٹ چارٹ آپ کو نہ صرف یہ دیکھنے میں مدد کرتے ہیں کہ اگر کسی وسائل کی زیادہ بکنگ کی جاتی ہے ، لیکن جب اس کی اصلاح ہوجاتی ہے تو اس کے باقی پروجیکٹ کے شیڈول پر کیا نتائج برآمد ہوتے ہیں۔

5. تعاون کریں

غفاری نے کہا ، "یہ واقعی اہم ہے کہ لوگ یہ سمجھیں کہ گینٹ چارٹ جادو نہیں ہے۔" "صرف اس وجہ سے کہ آپ نے کچھ منصوبہ بنایا ہے ، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ اس کا حقیقت سے کوئی لینا دینا ہے۔"

اس بات کا یقین کرنے کا طریقہ کہ گینٹ چارٹ حقیقت کے مطابق ہے۔ اکثر ، گینٹ چارٹ سافٹ ویئر ایک بڑے پروجیکٹ مینجمنٹ یا کام کی جگہ کے تعاون پیکیج کا حصہ ہوتا ہے۔ ٹیم میں ہر فرد کے پاس کم از کم چارٹ دیکھنے کی اہلیت ہونی چاہئے ، اگر اس میں شامل کاموں اور دیگر معلومات کو تازہ کاری نہ کریں۔ اس طریقے سے ، اگر ایک ملحق کسی کام کو جلدی سے فارغ کردے ، اور وہ اس کام کو مکمل کرنے اور متوقع وقت کو درست کرنے کے ل her اپنی پیشرفت کو اپ ڈیٹ کرنے کی طاقت رکھتی ہے ، اور ایسا کرنے سے وہ دوسرے معاونین کو بھی اپنے کام جلد شروع کرنے میں مدد دے سکتی ہے۔ یا پھر وہ اپنی اگلی شیڈول تفویض تک کسی اور کام میں مدد کے ل an اپنے آپ کو ایک دستیاب وسائل کے طور پر بھی جھنڈا دے سکتی ہے۔

غفاری نے تعاون کی طاقت کا خلاصہ اس طرح کیا: "اگر گینٹ چارٹ خالی جگہ میں ہے تو ، کون جانتا ہے کہ یہ درست ہے یا نہیں؟ اگر یہ باہمی تعاون کے ساتھ ہے تو ، وہاں جانچ پڑتال کی گئی ہے ، اور اس سے حقیقت کو ظاہر کرنے کا زیادہ امکان ہے۔ اسی جگہ کی قیمت گینٹ چارٹ چمکتا ہے۔ "

گینٹ چارٹ پر بہت زیادہ انحصار نہ کریں

غفاری اور ساوئی دونوں نے مجھے بتایا کہ وہ منصوبے کی منصوبہ بندی کرنے اور جانچنے کے لئے گینٹ چارٹ استعمال کرتے ہیں ، لیکن وہ اس میں روز مرہ کے کام کا انتظام کرنا پسند نہیں کرتے ہیں۔ "یہ ایک منصوبہ ہے ، عام طور پر عمل درآمد کا شیڈول نہیں ،" سیوئی نے کہا۔

ساوئی نے یہ بھی نوٹ کیا کہ شاید کسی ابتدائی شخص کو یہ احساس ہی نہیں ہوتا ہے کہ لوگ شاذ و نادر ہی ، اگر کبھی ، تو ، پورے گانٹ چارٹ کو ایک ساتھ دیکھو کیونکہ وہ عام طور پر بہت بڑے ہوتے ہیں۔ انہوں نے کہا ، "آپ کو اس کے پرنٹ کرنے کے لئے بل بورڈ کی ضرورت ہوگی۔

غفاری کے بقول ، "گینٹ چارٹ کی تعمیر آخری مقصد نہیں ہے۔ یہ ٹاسک پلان اور اس کی ترتیب کا تصور ہے۔ گینٹ چارٹ لوگوں کو سمجھنے میں مدد کرتا ہے کہ منصوبہ کس طرح کام کر رہا ہے۔"

اگر آپ گینٹ چارٹ میں دلچسپی رکھتے ہیں تو ، آپ عام طور پر پراجیکٹ مینجمنٹ میں بھی دلچسپی لیتے ہیں۔ اپنے پراجیکٹ کو ٹریک پر رکھنے کے ل some کچھ عمدہ اضافی نکات کے ل Project ، پروجیکٹ مینجمنٹ کے ساتھ شروعات کرنے کے لئے میرے 4 نکات اور بہتر پروجیکٹ مینجمنٹ کے لئے مواصلات کو بہتر بنانے کے طریقے سے متعلق میرے مشورے بھی دیکھیں۔