منظم رہیں: 5 وجوہات آپ کا ان باکس آپ کی فہرست نہیں ہے

مجھے لوگوں سے یہ پوچھنا پسند ہے کہ وہ کس طرح آفس ای میل کا استعمال کرتے ہیں ، اگر ای میل کو استعمال کرنے کے لئے کس طرح تیار کیا گیا تھا ، اس کا زیادہ مؤثر طریقے سے استعمال کیا گیا ہے ، اور لوگ درحقیقت اس کا استعمال کس طرح کرتے ہیں اس میں فرق کو بہتر طور پر سمجھنے کے لئے۔

جب ان سے پوچھا گیا تو بہت سارے لوگ فخر کے ساتھ اس طرح سے اپنی ای میل کے انتظام کی تکنیک کا خلاصہ کرتے ہیں: "میرا ای میل ان باکس میری کرنا فہرست ہے!"

وہ عام طور پر یہ سمجھتے ہیں کہ یہ ایک ذہین سسٹم ہے ، لیکن اس سے میری آنکھ مچ جاتی ہے۔ جب میں یہ نیت والا لیکن بالآخر تباہ کن بیان سنتا ہوں تو خوفزدہ ہو جاتا ہوں۔ (اگر میں گفتگو جاری رکھنے کا ارادہ رکھتا ہوں تو ، میرا جسمانی ردعمل ، میں نے سیکھا ہے ، یہ مثالی نہیں ہے۔)

اس مضمون کا پورا مقصد آپ کو یہ باور کرانا ہے کہ آپ کا ای میل ان باکس آپ کی فہرست میں شامل نہیں ہونا چاہئے۔ ای میل کے بارے میں سوچنے کے ل email ، ای میل کے استعمال کے بہتر اور زیادہ موثر طریقے ہیں۔

امید ہے کہ ، یہ مضمون آپ کو اپنے طریقوں کو تبدیل کرنے پر راضی کرے گا۔ اگلے ہفتہ کے کالم میں (ہر پیر کو اس آرگنائزڈ سیریز میں تازہ ترین معلومات کے لئے دوبارہ ملاحظہ کریں) ، میں مساوات کے دوسرے پہلو پر تبادلہ خیال کروں گا: اسمارٹ ٹو ڈو فہرست بنانے کا طریقہ۔ ای میل کے انتظام کے لئے 11 نکات کے ساتھ گذشتہ ہفتے کے کالم کو بھی ضرور پڑھیں۔

ای میل کیا ہے؟

"ای میل" اب سافٹ ویئر کی ایپلی کیشنز اور خدمات کا درست وضاحتی نام نہیں ہے جو ہم الیکٹرانک میل بھیجنے کے لئے استعمال کرتے ہیں۔ وہ اس سے کہیں زیادہ کرتے ہیں۔ ای میل کی تمام تر صلاحیتوں اور افعال کے ساتھ۔ منسلکہات بھیجنے کی صلاحیت (زندگی کو تبدیل کرنا!) ، اندرونی ایڈریس بوکس ، نظام الاوقات اور یاد دہانی کے افعال ، عوامی اور نجی تقویم۔ یہ حیرت کی بات ہے کہ ہم اسے اب بھی "ای میل" کہتے ہیں۔

بین تنظیمی رابطے کے ل email ، ای میل شاندار طریقے سے کام کرتا ہے۔ آپ کے پاس گفتگو کا ایک کاغذ ٹریل ہے ، ہر وقت اور تاریخ کی مہر لگا ہوا ہے ، جو فوری طور پر اور محفوظ طریقے سے فراہم کیا جاتا ہے۔ ای میل آپ کو اپنی رفتار سے کام سے نمٹنے کی اجازت دیتی ہے ، جوابات کو ترجیح دیتے ہوئے جب آپ مناسب دیکھتے ہیں۔

تاہم ، انٹرا آرگنائزیشن (مطلب آپ کی تنظیم کے اندر اندر) مواصلات کے ل email ، ای میل بڑی حد تک پرانی ہوسکتی ہے اور حتی کہ اس مریخ کے راستے میں بھی جاسکتی ہے (دیکھیں "کیا ای میل مردہ ہے؟")۔ اب ہمارے پاس ٹولز کی ایک وسیع درجہ بندی ہے جو ہمیں اسی مقصد کے مقاصد کو پورا کرنے میں مدد کرتا ہے ، لیکن زیادہ موثر اور مفید طریقوں سے۔ فوری پیغام رسانی والے ایپس ، بزنس سوشل نیٹ ورکس ، اور پروجیکٹ مینیجمنٹ پورٹل (جیسے بیس کیمپ) کچھ مثالیں ہیں۔ کچھ لوگ یہ بھول جاتے ہیں کہ ٹیلیفون اور آمنے سامنے انکاؤنٹر بعض کاموں کے لئے بھی اکثر مواصلات کا بہترین ذریعہ ہوتے ہیں۔

ای میل کی یقینی طور پر اس کی اپنی جگہ ہے ، لیکن بہت سے لوگ اس کو ایسے کاموں کو پورا کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں جو مختلف حل سے فائدہ اٹھاتے ہیں۔ ای میل کو مواصلت کے ل be استعمال کیا جانا چاہئے جس میں ایک کاغذی پگڈنڈی کی ضرورت ہوتی ہے ، خاص طور پر بین تنظیمی پیغامات۔ ای میل کے اندر موجود ایپس اور خصوصیات ، جیسے کیلنڈرز اور شیڈولنگ کا استعمال اسی مقصد کے مطابق کیا جانا چاہئے۔ اگر آپ اپنے ای میل پروگرام میں اپنے کام کی فہرست رکھنا چاہتے ہیں تو ، اس کے ل probably شاید ایک ٹول موجود ہے (مثال کے طور پر ، اسے ٹاسکس کہا جاتا ہے)۔ لیکن ان باکس کو یہ بتانے کے لئے ڈیزائن نہیں کیا گیا تھا کہ آپ کو روزانہ کون سے کام انجام دینے کی ضرورت ہے۔ کچھ وجوہات یہ ہیں:

وجوہات آپ کے ان باکس کو کرنے کی فہرست میں نہیں ہونا چاہئے

1. آنے والی اشیاء پر کوئی کنٹرول نہیں ہے۔

کرنے کی فہرست میں صرف وہی آئٹم ہوتے ہیں جو آپ نے لگاتے ہیں۔ دوسری طرف ، آپ کا ان باکس ایک ٹونٹی کی طرح ہے جس میں کوئی اسپاٹ نہیں ہے۔ آنے والی اشیاء پر آپ کا کوئی کنٹرول نہیں ہے ، سوائے اس کے کہ انہیں ایک ایک کر کے غور کریں اور انہیں حذف کردیں - کام کرنے کی فہرست کو کاشت کرنے کا ایک انتہائی غیر موثر طریقہ۔ دن کے تمام گھنٹوں پر پیغامات بدلتے رہتے ہیں۔ وہ کسی سے بھی ہو سکتا ہے کہ ان درجہ بندی کی کوئی پرواہ نہ کریں جو آپ کی اصل کام کی فہرست کا تعین کرسکتی ہے۔ اور زیادہ سے زیادہ امکان نہیں ، ان میں سے صرف ایک حصہ اس کی عکاسی کرے گا جو آپ کو کرنے کی ضرورت ہے۔

2. نام نہاد کام۔

ان باکس باکس میٹریل کی چھوٹی سلائس کے لئے جو حقیقت میں ان چیزوں کی عکاسی کرتی ہے جو آپ کے کرنے کی فہرست میں ہونی چاہئیں ، اپنے آپ سے یہ پوچھیں: کیا اس مضمون کی لائن درست طریقے سے بیان کرتی ہے جو آپ کو کرنے کی ضرورت ہے؟ بہت سارے معاملات میں ، دوسرے لوگوں نے موضوع کی لکیر تیار کی ، جو خود ہی پیغام کا عکاس نہیں ہوسکتی ، اس پیغام کا وہ حصہ بہت کم ہے جو آپ سے متعلق ہے۔ کرنے کے لئے ایک مناسب فہرست کے ساتھ ، آپ تیزی سے اہم معلومات حاصل کرنے کے لئے اپنی زبان استعمال کرتے ہیں۔ ایک اچھی طرح سے لکھی ہوئی فہرست وہ ہے جسے آپ ایک دو یا دو میں اسکین کرسکتے ہیں اور بخوبی جان سکتے ہیں کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے۔ صرف آپ ہی اس طرح تحریر کرسکتے ہیں جو اپنے آپ سے معلومات جلدی جلدی پہنچاتا ہے۔

3. بہت لمبا

میں جانتا ہوں کہ میں نے ابھی یہ نکتہ بیان کیا ہے ، لیکن اس کی تکرار ہوتی ہے: ایک اچھی طرح سے لکھی جانے والی فہرست وہ ہے جو آپ ایک دو یا دو میں اسکین کرسکتے ہیں اور بخوبی جان سکتے ہیں کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے۔ میں $ 50 پر سوگوار ہوں گا کہ مجھے پی سی میگ میں ایک بھی شخص ای میل ان باکس کے ساتھ نہیں مل سکا جو ایک نظر میں معلومات پہنچائے۔

خود کو بچ kidو مت کرو۔ ہم سبھی اپنے ان باکس میں پیغامات رکھتے ہیں جو ہمیں ان کاموں کی یاد دلاتا ہے جن کو ہم مکمل کرنا چاہتے ہیں ، لیکن ایسا نہیں کریں گے۔ اور یہ ٹھیک ہے۔ لیکن وہ آئٹمز کام کرنے کی فہرست میں شامل نہیں ہیں۔

4. ڈیڈ لائن کو ترجیح دینے اور اس کے تعین کے لئے ٹولز کی کمی۔

سرخ خارجی نشانات ، جھنڈے ، ستارے ، رنگ کے بلبل - ای میل پروگرام عام طور پر اہم پیغامات کو نشان زد کرنے کے لئے آپ کو ایک مٹھی بھر ٹولز دیتے ہیں۔ کچھ ایپلی کیشنز میں ، آپ "بذریعہ" تاریخ بھی منسلک کرسکتے ہیں ، جیسے آج ، کل ، یا ڈھیلے "اس ہفتے۔" لوگوں سے بات چیت کرنے کے ل yourself اپنے آپ کو یاد دلانے کے لئے ان خصوصیات کا استعمال کریں ، لیکن مخصوص کاموں کے لئے ترجیحی نشان یا ٹھوس تاریخوں کی حیثیت سے نہیں۔ جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے ، مضامین کی لائنیں مستقل طور پر کبھی نہیں بتاتی ہیں کہ آپ کو کیا کرنا ہے اور جھنڈے شامل کرنے سے وہی قیمتی معلومات نہیں ملتی جو کام کرنا چاہتے ہیں۔ کرنے کے لئے ایک اچھی فہرست ترجیحی طور پر کاموں کا اہتمام کرتی ہے اور ڈیڈ لائن کو استعمال کرتی ہے۔

5. آپ کے ای میل کو ای میل ہونے سے روکتا ہے۔

مجھے امید ہے کہ میں نے زیادہ تر آپ کو اس بات پر قائل کرلیا ہے کہ کام کرنے کے لbox نتائج کی طرح کام کرنے کے لئے آپ کے ان باکس کو موافقت کرنے کی کوشش کرنا ایک انتہائی ناقص فہرست کی فہرست ہے۔ کیا لگتا ہے؟ یہ ایک بہت ہی ناقص ان باکس بھی بناتا ہے ، لہذا اب آپ کو دو ناکاریاں! اگر آپ اپنے ان باکس کو اپنی ڈو فہرست کے مطابق دگنا کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو ، اس سے آپ آپریشنوں کے مابین پلٹ جاتے ہیں۔ یہ کیسے ہوسکتا ہے یہ یہاں ہے: کرنے کے لئے اعلی ترجیحات کو تلاش کرنے کے لئے ایک باکس ان باکس کو ترتیب دیں۔ میل میل کے ایک نئے ٹکڑے کو اس میں ڈھونڈیں؛ رکاوٹ ہو؛ ان باکس کا سہارا لیں؛ نیا میل چیک کریں؛ فیصلہ کریں کہ یہ آپ پر لاگو نہیں ہے۔ دوبارہ جھنڈوں یا ستاروں کے ذریعہ ریسارٹ کریں؛ یاد رکھنے کی کوشش کریں کہ آپ کام کرنے کی فہرست میں کہاں تھے…

یاد رکھنا ، اگر آپ کے ای میل پروگرام میں بل inڈ ایپ ہے یا کرنے کی فہرستوں کے لئے فیچر ہے تو ، آپ اسے استعمال کرسکتے ہیں!

ای میل ای میل ہے

اپنے ای میل ان باکس کو بطور ای میل ان باکس رکھیں ، اور نہ کرنے کی فہرست ، اور آپ زیادہ موثر ہوں گے۔ امکانات یہ ہیں کہ ، آپ کی کام کی زندگی بھی تھوڑی خوشگوار ہوجائے گی۔ اگلے ہفتے کے آرگنائزڈ کالم میں ، میں مزید تفصیل سے بتاؤں گا کہ کیا کرنا اچھ listی فہرست بناتا ہے ، اس کا استعمال کیسے کریں ، اور کچھ ٹولز جو کام کرنے کی فہرست کو خود کار طریقے سے منظم کرنے کا عمل بناتے ہیں۔