کاروبار میں واپس: smbs کے لئے سال کا آغاز فہرست

اگر آپ ماڈائزائز بزنس (ایس ایم بی) آفس کے لئے ایک عام چھوٹے سے انتظام کر رہے ہیں تو ، دائیں پیر سے سال کا آغاز کرنا ضروری ہے۔ ایس ایم بی کو نئے مواقع پیدا ہونے کے ساتھ ہی ان کا رد عمل ظاہر کرنے کے ل quickly تیزی سے آگے بڑھنے کی ضرورت ہے ، اور اس کام کو انجام دینے کے لئے دفتر کی ایک ٹھوس بنیاد رکھنا کامیابی کے لئے انتہائی ضروری ہے۔ خوش قسمتی سے ، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ آپ کا کاروبار سرفہرست ہے۔ سچ ہے ، یہ آڈٹ کا کارنکوپیا ہے؛ بس شکر گزار ہوں کہ ان میں سے کوئی بھی آئی آر ایس سے نہیں ہے۔ ذیل میں چھ نکاتی چیک لسٹ پر عمل کریں اور آپ کا دفتر 2016 میں آنے والے کسی بھی چیلنج کا مقابلہ کرنے کے لئے تیار ہوگا۔

1. ٹیکس کے سیزن کے لئے تیار رہیں

کاروباری دنیا میں ، آپ عملی طور پر ہمیشہ کسی نہ کسی طریقے سے ٹیکس ادا کرنے کی تیاری کر رہے ہیں۔ لیکن سال کا آغاز (اگر یہ آپ کی کمپنی کے مالی سال کے ساتھ موافق ہے) خاص طور پر اہم ہے۔ پچھلے سال کی کتابوں کا ایک بڑا تصویری آڈٹ کرنے کے لئے اپنے مالی سربراہ کے ساتھ بیٹھ کر شروعات کریں۔

یقینی طور پر ، جب آپ لفظ "آڈٹ" اور "فنانس" ایک ہی جملے میں استعمال ہوتے ہیں تو آپ کو ایک ٹھنڈے پسینے پڑ سکتے ہیں لیکن اس پر قابو پا لیا جائے: ہم تیزی سے آئی آر ایس ایجنٹوں کو چڑھانے کے بارے میں بات نہیں کر رہے ہیں۔ یہ ایک آڈٹ ہے جو آپ کو ، آپ کی قیادت کو ، اور موجودہ اور ممکنہ سرمایہ کاروں کو دینے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ آپ پچھلے سال کی تعداد کی توثیق کررہے ہیں ، کاروباری اور مالی طریقہ کار کا اندازہ کررہے ہیں ، اور جو واقعی ہوا ہے اس کے ساتھ جو آپ نے توقع کی ہے اسی کے ساتھ جو آپ نے رپورٹ کیا ہے اس کے مطابق ہو رہے ہیں۔ آپ اپنے داخلی اکاؤنٹنگ لیڈز یا کسی بیرونی فرم یا سی پی اے کے ذریعہ آڈٹ کروا سکتے ہیں۔ یہاں تک کہ آپ گروپ کے طور پر کام کرنے کے لئے ایک چھوٹی سی ٹاسک فورس تشکیل دے سکتے ہیں۔ آپ جس کی تلاش کر رہے ہیں ان میں شامل ہیں:

پچھلے سال میں حاصل کردہ تمام آمدنی اور کس ذریعہ سے ،

پچھلے سال کیے گئے تمام اخراجات ، ادائیگی کے کون کون سے طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے ، کون سے ادائیگی کرتے ہیں ، اور کس بجٹ کو تفویض کیا جاتا ہے۔ آفس ، ٹکنالوجی ، تیسری پارٹی کی خدمت ، اور کاروباری انفراسٹرکچر اخراجات پر خصوصی توجہ دیں ،

بینک اسٹیٹمنٹ جائزہ ،

آئی آر ایس اور اسٹیٹ / میونسپل ٹیکس (اگر کوئی ہے) جائزے جمع کروانا ،

تصدیق کریں کہ اکاؤنٹنگ کے مناسب طریقہ کار پر عمل پیرا ہے۔ اگر نہیں ، تو سمجھیں کیوں کہ اس کی وجہ کسی خاص کاروباری عمل کی وجہ سے ہوسکتا ہے جس میں ترمیم کی ضرورت ہوسکتی ہے ، اور

آڈٹ کے نتائج کو ایک سخت رپورٹ میں رکھیں (یہ ایک ایسا آلہ ہے جس کو آپ واقعی میں سال کے دوران استعمال کرنا چاہتے ہیں لہذا اسے مختصر ، منظم اور قیمتی بنائیں. اتنا بڑا نہیں کہ آپ کو کچھ بھی نہ ملے)۔

درست طریقے سے ہو گیا ، اس آڈٹ میں ایک ہفتہ سے زیادہ وقت نہیں لگنا چاہئے ، اور اس کی رپورٹ میں ایک فاؤنڈیشن ٹول فراہم کیا گیا ہے جس کے خلاف خریداری کے منصوبوں سے لے کر فروخت کے اہداف تک سب کچھ استعمال کیا جاسکتا ہے۔

2. ہارڈ ویئر آڈٹ

دفتر کے منیجر کے نقطہ نظر سے ، یہ جاننا کہ رقم کہاں ہے صرف پہلا قدم بن جاتا ہے۔ اب آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ باقی سب کہاں ہے۔ ٹکنالوجی ہارڈویئر سے شروع کریں۔ یہ واضح معلوم ہوسکتا ہے لیکن یہ بہت سے ایس ایم بیوں کے لئے تیزی سے خطرے کا خطرہ بنتا جا رہا ہے - خاص طور پر وہ جو چھوٹے سے چھوٹی موڈیزائز کی طرف زیادہ جھکاؤ رکھتے ہیں۔ یہ اس وجہ سے ہے کہ آپ خود اپنا آلہ لائیں (BYOD)۔ بہت سے آئی ٹی پیشہ ور افراد نفرت کرتے ہیں اور بہت سارے صارفین کسی بھی ذریعہ سے جو بھی ہارڈ ویئر حاصل کرسکتے ہیں اسے استعمال کرنے کے لئے ملازمت کرتے ہیں اور اکثر عجیب و غریب طریقوں سے ادائیگی کرتے ہیں۔ کم سے کم ، اس معلومات کو ایک منظم اسپریڈشیٹ میں ڈالیں جس کا حوالہ آپ اس سال اور اگلے میں دے سکتے ہیں۔ اس سے بھی بہتر ، معلومات کو ایک سرشار ڈیسک ٹاپ مینجمنٹ ایپ جیسے مائیکرو سافٹ سسٹم سینٹر کنفیگریشن مینیجر یا ایم ایم ایسفٹ پلس وے میں ڈالیں۔

مرحلہ 1 سے آڈٹ رپورٹ کے ساتھ شروع کریں کیونکہ اس سے آپ کے ہارڈ ویئر کی خریداریوں کی باضابطہ فہرست فراہم ہوجائے۔ پھر ، پتہ لگائیں کہ کون سے آلات اصل میں کام کررہے ہیں (اس بات کی ضمانت ہے کہ آپ کو کچھ حیرت ہوگی)۔ کچھ ملازمین ذاتی ڈیوائسز استعمال کریں گے جن کی ادائیگی کے ل for انہوں نے کام کرنے کے لئے ادائیگی کی ہے جبکہ دوسرے صارفین کام اور ذاتی کاموں کے لئے صارف کے آلے استعمال کریں گے جن کی ادائیگی کمپنی نے کی تھی۔ معلوم کریں کہ کس کے پاس کیا ہے ، آیا اس کا مناسب استعمال ہو رہا ہے ، اور اس سے آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد ملے گی کہ اس کی قیمت ادا کرنے کا کوئی اور بہتر طریقہ ہوسکتا ہے یا نہیں۔

اور ، ایک بار جب آپ نئی ٹکنالوجی کے اس حوصلے پست کر چکے ہیں تو ، پی سی ، سرورز ، پرنٹرز ، اور دیگر آفس ہارڈ ویئر کی تلاش کے ل hardware روایتی ہارڈویئر آڈٹ کرنا نہ بھولیں جو زندگی کے اختتام یا اختتام تک پہنچ رہا ہے۔ لیز پر دیں تاکہ آپ جان سکیں کہ اس سال اور کب تازہ دم ہونے کی ضرورت ہوگی۔ اس پرانے ہارڈ ویئر کو ریٹائرمنٹ دینے اور اس کی جگہ نئے یونٹوں کی جگہ لینے کے لئے منصوبہ تیار کرنے کیلئے ہارڈ ویئر سیلز ریپس اور اپنے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ کام کریں۔

3. سافٹ ویئر آڈٹ

سافٹ ویئر آڈٹ کا ایک ہارڈ ویئر آڈٹ کی طرح بنیادی مقصد ہوتا ہے: معلوم کریں کہ آپ نے کیا انسٹال کیا ہے ، یہ کہاں نصب ہے ، اس کی ادائیگی کس طرح کی گئی تھی (مطلب یہ ہے کہ اسے کس بجٹ کے لئے مختص کیا گیا تھا) ، اور کون سے لائسنس یا رکنیت کی تجدید کیلئے آرہے ہیں۔ اپنے کیلنڈر میں موجود افراد کو نشان زد کرنا یقینی بنائیں۔

بالکل اسی طرح جیسے ہارڈ ویئر آڈٹ ، جدید دور نے سافٹ ویئر آڈٹ کو کچھ اور پیچیدہ بنا دیا ہے۔ کام کے لئے ذاتی آلات استعمال کرنے والے ملازمین کی طرح ، بہت سے لوگ اپنی اپنی کلاؤڈ بیسڈ خدمات بھی استعمال کر رہے ہیں۔ یہ اس وجہ سے ہوسکتا ہے کہ ایک صارف استعمال کرتے ہوئے کسی خاص خدمت کے لئے سائن اپ کرنے کا فیصلہ کرتا ہے ، یا یہاں تک کہ ایک پوری ٹیم کلاؤڈ سروس کو اپنے درمیان ہی تعینات کرتی ہے۔

اکثر ، ان خدمات کی ادائیگی ذاتی یا کارپوریٹ کریڈٹ کارڈوں پر دئے جانے والے بار بار چلنے والے معاوضوں کے ذریعہ کی جاتی ہے ، اور اکاؤنٹنگ میں یہ معلوم کرنے میں دقت پیش آسکتی ہے کہ کیا خریدا جارہا ہے۔ اس سے اکاؤنٹنگ کی غلطیاں لاسکتی ہیں لیکن ممکنہ آئی ٹی کی پریشانیوں کے مقابلے میں یہ معمولی ہیں جب یہ کلاؤڈ سروسز صارفین کو سافٹ ویئر ڈاؤن لوڈ کرنے کو کہتے ہیں (یہ نہ صرف آئی ٹی کے ذریعہ آزمایا گیا تھا بلکہ ان کو مکمل طور پر نظرانداز کیا گیا تھا)۔ اس طرح کے سوفٹویر کو جڑ سے ختم کرو ، یقینی بنائیں کہ اس کی مناسب ادائیگی ہو رہی ہے ، اور پھر فیصلہ کریں کہ اسے رکھنا ہے یا زیادہ موثر حل کے ساتھ تبدیل کرنا ہے۔

مزید روایتی محاذ پر ، سیکیورٹی سافٹ ویئر - اینٹی وائرس ، ورچوئل پرائیوٹ نیٹ ورک (VPN) ، اور خفیہ کاری کی تین مثال ہیں اس پر خصوصی توجہ دینے کے لئے اپنے سافٹ ویئر آڈٹ کا استعمال کریں۔ یہ سولیشن بلڈنگ بلاکس ہیں جو اس کے پٹریوں میں کسی عمل کو روک سکتے ہیں اگر ان کے لائسنس فسل ہوجاتے ہیں تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو معلوم ہو کہ لائسنس اور سبسکرپشن کو کب تجدید کرنے کی ضرورت ہے اور کن صارفین کو ان کی ضرورت ہوگی۔

سافٹ ویئر آڈٹ وقت کے آس پاس ، آپ کے ڈیٹا بیک اپ اور ڈیٹا سیفٹی کے طریقہ کار کی جانچ کرنا بھی ایک اچھا خیال ہے۔ اس میں عام طور پر ہارڈ ویئر اور سوفٹویئر دونوں شامل ہوتے ہیں لیکن زیادہ تر سوفٹویئر پروسیسز کے ل it's اس کی ضرورت ہوتی ہے لہذا اسے مختصر شفٹ نہ دیں۔ کیا بیک اپ اور ڈیزاسٹر ریکوری (DR) کی جانچ ہوتی ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائے کہ وہ ابھی بھی کام کرتے ہیں ، آڈٹ کو مقامی اور بادل دونوں طرح سے بیک اپ کیا گیا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ یہ خراب نہیں ہوا ہے ، اور دیکھیں کہ آپ نے پچھلے سال میں ان حلوں کے لئے کیا معاوضہ ادا کیا تھا۔ دیکھو اگر آپ بہتر کر سکتے ہو۔

4. نیٹ ورک آڈٹ

اس میں مدد کے ل You آپ کو اپنی IT لیڈ کی ضرورت ہوگی۔ ایک نیٹ ورک آڈٹ آپ کو اس کی اجازت دیتا ہے:

جانئے کہ آپ فی الحال کون سا نیٹ ورک انفراسٹرکچر (جسمانی اور بادل دونوں طرح) استعمال کر رہے ہیں ،

اہلیت کی تصدیق کے ل. اس پر چل رہے کاروباری عمل کے خلاف انفراسٹرکچر کا مقابلہ کریں اور

اس بات کی تشخیص کریں کہ آپ جو کچھ ادا کررہے ہیں وہ نہیں بلکہ جو آپ ادا کر رہے ہو وہ بھی وصول کررہے ہیں۔ یہ خاص طور پر تمام انٹرنیٹ اور موبائل نیٹ ورک فراہم کرنے والوں کے لئے اہم ہے۔

اپنے انٹرنیٹ کنیکشن کا تجزیہ کریں ، نہ صرف آفس بلکہ بیرونی ویب سرورز ، کلاؤڈ سروسز ، یا ٹیلی کام کمپنیوں اور ریموٹ سائٹوں پر بھی۔ کیا آپ کو وہ کارکردگی مل رہی ہے جس کے لئے آپ نے ادائیگی کی ہے؟ اگر آپ کا داخلہ IT محکمہ اس معلومات کے بارے میں جانچ کرنے کے بارے میں مطمئن نہیں ہے تو ، کسی تیسرے فریق نیٹ ورک کے مشیر سے بات کریں۔ آخر میں ، یقینی بنائیں کہ آئی ٹی آپ کے آفس روٹرز ، سوئچز ، اور دیگر نیٹ ورکنگ ہارڈویئر کو اپ ڈیٹ کرتا ہے تاکہ وہ جدید ترین فرم ویئر چلا رہے ہوں - اور یہ یقینی بنائیں کہ یہ سب کچھ آپ کے بزنس ناگزیر ایپس کے تمام تجربوں سے چلنے سے پہلے ہی آزمایا ہوا ہے۔ اگر آپ کے پاس ریموٹ سائٹس یا ٹیلی کام کمپنی ہیں جو گھر سے جڑتے ہیں ، تو یقینی بنائیں کہ ان کا نیٹ ورکنگ ہارڈویئر بھی چمک رہا ہے اور محفوظ بھی ہے۔

5. دفتر کے آس پاس چہل قدمی کریں

یہ پلٹ سکتا ہے لیکن یہ ایک سنجیدہ اقدام ہے۔ آپ اپنے کاروبار کے بارے میں جاننے کے لئے درکار ہر چیز کو کسی اسپریڈشیٹ یا انتظامی ڈش بورڈ کے ذریعے نہیں ڈھونڈ سکتے ہیں۔ اٹھو اور ٹور کرو۔ ملازمین سے بات کریں کہ وہ اپنی ملازمتیں کس طرح کررہے ہیں ، خاص طور پر ٹیم اور عمل کی برتری۔ کام کو کس طرح انجام دیا جاتا ہے اس کو سمجھنا نہ صرف صحیح کام کے لئے صحیح ٹول کو تعینات کرنا ہے ، بلکہ اکثر بچت یا محصول کے نئے مواقع تلاش کرنا بھی ضروری ہے۔

مزید سنجیدہ پہلو پر ، اسٹاک کریں کہ آپ کا آفس جسمانی سطح پر کس طرح دکھاتا ہے اور کام کرتا ہے۔ متوجہ ہوں:

دفتری فرنیچر،

کمرے کے سامان اور کچن کے سامان کو توڑنا ،

کانفرنس روم وائٹ بورڈز ، اسکرینز ، فونز اور

مشترکہ آفس ایپلائینسز - شیڈرڈر ، پرنٹرز ، فیکس مشینیں۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ کام کاج کے لحاظ سے ان چیزوں کی ضرورت ہے ، اور ان سامانوں کے ساتھ اسٹاک کیا کریں جن کی انہیں آپریشن کے لئے درکار ہے (جیسے ، ٹونر ، کاغذ وغیرہ)۔

6. اپنے کاروبار اور مارکیٹنگ کے منصوبوں کا تجزیہ کریں

آپ نمبروں پر سر نیچے چلے گئے ہیں۔ اب وقت آگیا ہے کہ آپ سر اٹھاؤ اور اپنی تنظیم کی بڑی تصویر دیکھیں ، اور یہ ہمیشہ آپ کے کاروباری منصوبے سے شروع ہوتا ہے۔ اپنے لیڈر اسٹاف کے ساتھ بیٹھ کر اپنے منصوبے کو تفصیل سے دیکھیں۔ کیا آپ وہ جگہ ہیں جہاں آپ ہونا چاہئے (مطلب ، جہاں آپ کی منصوبہ بندی کہتی ہے کہ آپ ہوں گے)؟ کیا آپ جس طرح سے کاروبار کررہے ہیں وہ اب بھی سب سے موثر ہے؟ اس سوال سے قطع نظر کہ پوچھیں کہ کاروبار بہتر کارکردگی کا مظاہرہ کررہا ہے یا نہیں۔ ہمیشہ ایک بہتر راستہ ہوسکتا ہے۔ اپنے کاروباری عمل کی فہرست بنائیں ، ان عملوں کے بارے میں اہم ملازمین سے مشورہ کریں ، ان کا نقشہ مرحلہ وار بنائیں ، اور پھر ان پر تفصیل سے غور کریں۔ کیا اس سے زیادہ موثر ٹولز ، سافٹ ویئر یا خدمات ہیں جو آپ زیادہ مسابقتی ہونے کے لئے استعمال کر سکتے ہیں؟ کیا صحیح لوگ یہ نوکریاں کررہے ہیں؟ کیا عمل موثر ہیں یا بے کار؟ یہاں کا مقصد لوگوں کو برطرف کرنا یا مائیکرو مینیج نہیں ہے۔ یہ پوری طرح سے سمجھنا ہے کہ آپ کا کاروبار کس طرح کاروبار کرتا ہے ، سوپ گری دار میوے سے۔

پچھلے سال کی مارکیٹنگ کے منصوبے کو اسی طرح کی نگاہ سے دیکھیں۔ نتائج کی جانچ پڑتال کریں اور پوچھیں کہ جب آپ اخراجات کے مقابلے میں نتائج کا موازنہ کیا جاتا ہے تو آپ واقعی آپ ہی ہونا چاہئے۔ آپ کہاں کمزور ہیں اور آپ کیسے سدھار سکتے ہیں؟ اس پر خصوصی توجہ دیں:

مارکیٹ کی تحقیق،

فروغ اور اشتہار ،

واقعات ، اور

پریس تعلقات

اس مشق کے ایک حصے کے طور پر ، اپنے ویب اور آن لائن سوشل نیٹ ورکنگ پروفائلز کا تجزیہ کرنا نہ بھولیں۔ کیا وہ صحیح صارفین تک پہنچ رہے ہیں؟ کیا وہ تازہ ترین ہیں؟ کیا مصنوعات یا خدمات کی وضاحت ، قیمتوں کا تعین ، اور یہاں تک کہ ایگزیکٹو ناموں کو بھی اپ ڈیٹ کیا گیا ہے؟ ان تفصیلات کو بھرپور طریقے سے چیک کریں کیونکہ کسی بھی ویب سائٹ کو ہٹانے کے بجائے آن لائن صارفین کو تیز نہیں کرتا ہے جس کے خیال میں وہ برقرار نہیں ہے۔

یقینا ، ان چھ مراحل کو لکھنا ان کے عمل سے کہیں زیادہ آسان ہے۔ ہم کام کی کافی مقدار کے بارے میں بات کر رہے ہیں ، کوئی سوال نہیں۔ لیکن ، اگر آپ انحصار کرتے ہیں اور صحیح لوگوں کو مدد فراہم کرتے ہیں تو ، یہ سب کچھ ہفتوں میں پورا ہوسکتا ہے۔ اور وہ دو ہفتوں کے دوران باقی سال آپ کے کاروبار کے لئے اہم عمل ، اخراجات ، اور یہاں تک کہ منافع کے منافع کی ادائیگی کی جاسکتی ہے۔