منظم بنائیں: آخرکار پیپر لیس نہ ہونے کے 7 آسان نکات

آپ کے باورچی خانے کے کاؤنٹر ، کھانے کے کمرے کی میز ، یا کوئی دوسری جگہ جہاں اس کا تعلق نہیں ہے اس میں کتنے کاغذات ہیں؟ کیا آپ کو رسیدوں کی ضرورت پڑنے کی صورت میں لٹ جاتے ہیں؟ کیا ڈاکٹر کے پاس کاغذات کا کوئی اسٹیک موجود ہے جو آپ کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہو اگر آپ کو تین سال پہلے اپنے پالتو جانوروں نے لیا تھا۔ وہ تمام کاغذات وہاں بیٹھے ایک ایسے وقت کا انتظار کرتے ہیں جب آپ اس سے نمٹنے کے قابل ہوجائیں گے ، اس کا مطلب کچھ بھی ہو۔ (اس کا مطلب یہ ہے کہ ہر صفحے پر ایک نظر ڈالیں اور پھر ان سب کو ری سائیکلنگ بن کی طرف متوجہ کردیں۔) اب وقت آگیا ہے کہ اس کاغذ اور اس کے ساتھ ڈھیر لگنے والے تمام قصوروں سے جان چھڑائیں۔ یہ وقت ہے کہ پیپر لیس ہوجائے۔

میں تقریبا ایک دہائی سے کاغذ فری رہا ہوں۔ کاغذ سے پاک ، میرا مطلب یہ نہیں ہے کہ میری زندگی میں کاغذ کے صفر کے ٹکڑے ہیں۔ یقینا paper مجھے ابھی بھی میرے کاغذی پیدائش کا سرٹیفکیٹ درکار ہے ، اور میں جو زبان لیتا ہوں اس کے لئے ایک چھوٹی سی کاغذی نوٹ بک استعمال کرتا ہوں۔ تاہم ، زیادہ تر حصے کے لئے ، میں کاغذ پر نہیں لٹکتا ہوں۔ اس کے بجائے ، میں اسٹوریج سروس میں اہم دستاویزات کو اسکین کرتا ہوں اور نوٹ لینے والے ایپ میں ڈیجیٹل نوٹ رکھتا ہوں۔ میں اپنے فون میں اپنی کرنے والی فہرست اور خریداری کی فہرست بھی لکھتا ہوں ، اور میں کسی آن لائن نقشے پر ریستوراں کی سفارشات پن کرتا ہوں۔ اپنی زندگی سے کاغذ ہٹانے کے بہت سارے آسان طریقے ہیں۔

ڈیجیٹل جانا آسان ہے۔ مشکل حصہ کاغذ کو واپس آنے نہیں دے رہا ہے۔ اگر آپ اپنی زندگی کے بیشتر کاغذات سے جان چھڑانے کے لئے تیار ہیں تو ، آپ کو شروع کرنے اور اسے جاری رکھنے کے ل know جاننے کی ضرورت ہے۔

1) بیک بلاگ بھول جاؤ

یہ متنازعہ لگ سکتا ہے ، لیکن پیپر لیس جانے کا پہلا قدم یہ ہے کہ آپ جو بھی پیپر بیک لاگ جمع کر چکے ہیں اس کے بارے میں فراموش کریں اور اس کے بجائے اب پیپر لیس جانے کے ل the آپ کو ان نئی عادات پر توجہ دیں جن کی آپ کو اپنانے کی ضرورت ہے۔ پسماندہ مت دیکھو: آگے بڑھنے کا طریقہ اپنائیں۔

آپ کسی دن اپنے موجودہ کاغذ کے ڈھیر پر پہنچ جائیں گے - نہیں۔ ابھی کے لئے ، ان دستاویزات کو آپ کو پیچھے نہیں رہنے دیں۔ بیک لن سے نمٹنے کے بعد وہ بہت زیادہ محسوس کرسکتے ہیں ، اور جب لوگ مغلوب ہوتے ہیں تو وہ تاخیر کا شکار ہوجاتے ہیں۔ تو اب کے لئے اس کے بارے میں بھول جاؤ. اس کے بجائے ، اس بات کو یقینی بنانے میں اپنی کوشش کریں کہ بیک بلاگ اس سے بڑا نہ ہو۔

2) یہ پانچ ایپس حاصل کریں

پانچ ایسی ایپس یا خدمات ہیں جنہیں آپ کو پیپر لیس کرنے کی ضرورت ہے۔ وہ ہیں:

• ایک کام کرنے والی فہرست ایپ ،
• اسکیننگ ایپ ،
• ایک آن لائن اسٹوریج سروس ، جہاں آپ اپنی ڈیجیٹل فائلیں لگائیں گے (اس پر مزید ایک لمحے میں) ،
• ای سگنیچر ٹولز (ایڈوب ایکروبیٹ ایک اچھی مثال ہے) ڈیجیٹل دستاویزات پر طباعت کے بغیر ان پر دستخط کرنے اور
• کسی دستاویز کی ترسیل کے لئے سرکاری دستاویزات کو ان کی طباعت کے بغیر بھیجنے کے لئے۔

ہر قسم کی ایپ کے لئے میری سفارشات یہاں دیکھیں۔

3) اسٹوریج سروس منتخب کریں

آئیے تیسری ایپ ، اسٹوریج سروس ، کے بارے میں مزید کچھ کھینچیں کیونکہ یہ دوسروں سے زیادہ پیچیدہ ہے۔ اسٹوریج سروس وہ جگہ ہے جہاں آپ اپنے کاغذات کے دستاویزات کے ڈیجیٹل ورژن رکھیں گے۔

مثالی طور پر ، آپ اسٹوریج سروس چاہتے ہیں جو آپ کی فائلوں کو قابل رسائی بنائے ، چاہے آپ جہاں بھی ہوں اور ان کا بیک اپ لیا جائے۔ ایک آپشن آن لائن اسٹوریج اور فائل شیئرنگ سروس ، جیسے ڈراپ باکس یا مائیکروسافٹ ون ڈرائیو کا استعمال کرنا ہے۔

دوسرا آپشن یہ ہے کہ ایسی خدمت استعمال کی جائے جو خاص طور پر ان لوگوں کے لئے تیار کی گئی ہو جو پیپر لیس نہیں جانا چاہتے ہیں۔ صاف اور فائلیہ دو مثالیں ہیں۔ ان لوگوں کے پاس پیپر لیس جانے کے ل special خصوصی ٹولز موجود ہیں ، جیسے دستاویزات کو خود بخود لیبل لگانے اور ٹیگ کرنے کی صلاحیت جیسے اسے تسلیم کیا جاتا ہے جیسے ٹیکس۔ فائل میں اس میں "بازیافت" خدمت بھی ہے جو اہم دستاویزات کو خود بخود کاپی کرتی ہے جو اسے آپ کے ای میل اکاؤنٹ میں مل جاتی ہے۔

اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کس خدمت کا انتخاب کرتے ہیں ، ایک منتخب کریں اور اس کے ساتھ قائم رہیں تاکہ آپ اپنے تمام ڈیجیٹل دستاویزات کو ایک جگہ پر رکھ سکیں۔

4) ای میل کے بیانات اور ڈیجیٹل ادائیگیوں کے لئے سائن اپ کریں

اگر آپ کو ابھی بھی کاغذی بل اور بیانات موصول ہوتے ہیں تو ، جہاں کہیں بھی ہو سکے کے بذریعہ ای میل وصول کریں۔ اگر آپ اب بھی باقاعدگی سے چیک بھیجتے ہیں تو ، دیکھیں کہ کیا آپ اس کے بدلے آن لائن ادائیگی کرنا چاہتے ہیں۔

اگرچہ یوٹیلیٹی کمپنیوں اور بینکوں نے کئی سالوں سے ڈیجیٹل ادائیگیوں کا اعزاز بخشا ہے ، لیکن آخری ہول آؤٹ جو انہیں ہمیشہ قبول نہیں کرتے ہیں وہ جاگیردار اور انتظامی کمپنیاں ہیں۔ اگر آپ اس پریشانی میں پھنس گئے ہیں تو ، یہ بتانے کی کوشش کریں کہ جب وہ ڈیجیٹل ادائیگی قبول کریں گے تو انہیں تیزی سے اور زیادہ قابل اعتماد طریقے سے رقم مل جائے گی۔ یہاں تک کہ سب سے چھوٹے کاروبار بھی براہ راست بینک ٹرانسفر کو قبول کرسکتے ہیں جس میں بہت کم یا کوئی فیس منسلک نہیں ہے۔ جب آپ چیک اور لفافوں کے بجائے اپنے تمام بل ڈیجیٹل طور پر ادا کرسکتے ہیں تو ، آپ کو پیپر لیس ہونے کے قریب ایک قدم قریب آتا ہے۔

5) سکین اور ٹکراؤ

اب وقت آگیا ہے کہ نئی عادتیں پیدا کرنا شروع کریں۔ اسکیننگ اور شیڈرنگ یا ری سائیکلنگ وہی ہے جو آپ شاید زیادہ سے زیادہ کریں گے۔ میں موبائل ایپ کا استعمال کرکے اسکین کرنا زیادہ ترجیح دیتا ہوں ، لیکن آپ ڈیسک ٹاپ اسکینر یا ملٹی فنکشن پرنٹر پر اسکیننگ فنکشن بھی استعمال کرسکتے ہیں۔

اپنے لئے ایک اصول بنائیں جو کچھ اس طرح ہو: جب مجھے ایک نیا کاغذ ملتا ہے جسے مجھے ڈیجیٹائز کرنا ہوتا ہے تو ، میں اپنے فون کو ابھی اسکین کرنے کے لئے استعمال کروں گا اور پھر اس کاغذ کو ری سائیکلنگ یا کٹے ہوئے انبار میں رکھ دوں گا۔ ابھی بہتر ہے ، اس کو براہ راست کتے میں ڈالیں۔ کیوں انتظار کرو؟

خود کو اس عادت پر چلنے پر مجبور کرنا مشکل ہوسکتا ہے۔ "آپ کے پاس کہہ سکتے ہیں ،" میرے پاس اس وقت اسکین کرنے کا وقت نہیں ہے۔ اپنی نئی عادت پر عمل کرنے کے ل back اپنے بیک لک سے دو یا دو دستاویزات کو اسکین کرکے ، اسے آزمانے کے ل.۔ اس میں کتنی دیر لگتی ہے؟ آپ نے کون سا ایپ استعمال کیا؟ آپ کو یہ بھی معلوم ہوگا کہ قدرتی روشنی میں دستاویزات کی اسکیننگ ان ڈور لائٹنگ سے زیادہ آسانی سے ہوتی ہے۔ ایک بار جب آپ کو یہ محسوس کرنے کا موقع مل جائے کہ اسے کس طرح کرنا ہے اور اس میں کتنا وقت لگتا ہے تو ، آپ کو گزرنے میں آسان وقت مل سکتا ہے۔

6) دوسرے کام کے بہاؤ کی ترقی

اسکین کرنا اور کٹانا ایک کام کا فلو ہے۔ جب آپ اپنے پیپر لیس طرز زندگی سے راحت محسوس کریں گے تو ، آپ کو پائے گا کہ آپ کو دوسرے حالات کے لئے زیادہ کام کے بہاؤ کی ضرورت ہوگی۔

یہاں ایک مثال یہ ہے کہ: جب آپ کوئی نیا مصنوعہ خریدتے ہیں تو ، آپ مالک کے دستی ، رسید ، وارنٹی ، اور سیریل نمبر ، یا کوئی دوسری متعلقہ معلومات کی تصاویر لے سکتے ہیں۔ ان تصاویر کو اپنی اسٹوریج سروس میں اپ لوڈ کریں اور پھر ماوراء کاغذات سے چھٹکارا حاصل کریں۔

ایک اور ورک فلو جو آپ تخلیق کرسکتے ہیں وہ ہے کاغذات کے انبار کو بچانا جو آپ کو لگتا ہے کہ آپ کو ٹکرانا چاہئے لیکن ابھی اس بات کا یقین نہیں ہے ، اور پھر ایک سرشار دن کے ذریعے ان سے گزریں۔ ایک وقت اور تاریخ کا انتخاب کریں ، خواہ ہر ہفتہ ہو یا مہینے کے پہلے اتوار کو ، اور اس اسٹیک کو صاف کرنے کے لئے اس وقت کا استعمال کریں۔

بعض اوقات آپ انشورنس سرٹیفکیٹ ، گھر مالکان کے دستاویزات وغیرہ کے معاملے میں بھی اصل دستاویزات رکھتے ہوئے کاغذات اسکین کرنا چاہتے ہیں۔ انہیں ڈیجیٹائز کرکے ، آپ بیک اپ کاپی بناتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ ان میں موجود معلومات تک آپ کو رسائی حاصل ہے ، چاہے آپ اصل پر ہاتھ نہ لیں۔

7) اسے ختم نہ کریں

کچھ دستاویزات ہیں جن کے بارے میں آپ سوال کریں گے کہ آیا اصلیت کو رکھنا ہے یا ڈیجیٹائز اور ان کو ٹکڑا دینا ہے۔ جب آپ کو کسی سخت کال کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو ، اسے ختم نہ کریں۔ پیپر لیس ہونے کی وجہ سے آپ کی زندگی کو آسان اور آسان بنانا چاہئے۔ کسی فولڈر ، ایکارڈین بائنڈر ، یا فائلنگ کابینہ میں اصلی کو اسٹش کریں۔ اگر آپ کچھ کاغذات لیتے ہیں تو کوئی بھی آپ کے پیپر لیس کلب کارڈ کو لے کر نہیں جاتا ہے۔

میڈیکل ریکارڈ مشکل ہیں ، کیونکہ اگر آپ کے پاس HIPAA کے مطابق نظام موجود ہے تو آپ کو صرف اسے ڈیجیٹائز اور الیکٹرانک طور پر اسٹور کرنا ہے۔ آپ ان کو کسی فولڈر یا ایکورڈنڈر باندھنے میں آسانی سے پھسلنے کا فیصلہ کر سکتے ہیں اور ٹاس کے لئے تیار ہر سال کے لئے سال میں ایک بار اس پر چھان پھٹک کریں گے۔

اس نے کہا ، ان کاغذات کو ڈیجیٹائز کرنے کی کوشش نہ کریں جس کا کوئی مقصد نہیں ہے۔ اگر آپ اس نوعیت کے فرد ہیں جو یقین کے ساتھ کاغذ پر لٹکا کر یقین رکھتے ہیں کہ آپ ذمہ دار کام کر رہے ہیں تو ، یہ کسی چیز کو بکھرنا اور ریسائیکل کرنا خوفناک محسوس کرسکتا ہے۔ لیکن کیا آپ کو دو سال پہلے سے کسی سینڈویچ کے لئے اس رسید یا فوائد کے بیانات کی وضاحت کی ضرورت ہوگی؟ انہیں بانٹ دو اور جانے دو۔