منظم بنائیں: پروجیکٹ مینجمنٹ کے ساتھ شروع کرنے کے 6 نکات

پروجیکٹ مینجمنٹ ایک مشکل کام ہے۔ ٹیمیں اور تنظیمیں دبلی سطح پر کام کرنے کی کوشش کر رہی ہیں ، اور اکثر اس کا مطلب یہ ہوتا ہے کہ ایک سرشار پروجیکٹ مینیجر کے کردار کو ختم کیا جائے۔ اگرچہ ابھی بھی اس مضمون میں اعلی درجے کی ڈگری حاصل کرنا ممکن ہے ، لیکن ان لوگوں کے لئے یہ معمولی بات نہیں ہے کہ جن لوگوں کو تجربہ نہ ہو وہ خود کو پروجیکٹ مینیجر کے کردار میں ڈھونڈیں ، اکثر اپنی سرکاری ملازمت کے اوپری حصے میں۔ اگرچہ یہ ایک زبردست تجربہ ہوسکتا ہے ، لیکن مارکیٹ میں پراجیکٹ مینجمنٹ کے ل so اتنا طاقتور سافٹ ویر ہے کہ ایک چھوٹے سے منصوبے یا دو کو کسی پروجیکٹ مینیجر کی ضرورت ہی نہیں ہوگی۔

اگر آپ کو منصوبوں کے انتظام کرنے میں زیادہ تجربہ نہیں ہے تو ، آپ کو شروع کرنے کے لئے کچھ نکات یہ ہیں۔ اس مضمون کے پہلے ورژن پر ان کی بصیرت پر پیٹر کلارکسن ، سابقہ ​​ماسٹرو ڈویلپمنٹ ، اور پروجیکٹ مینجر ڈاٹ کام کے سی ای او جیسن ویس لینڈ کا بہت شکریہ۔

1. یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس کوئی پروجیکٹ ہے

کسی پروجیکٹ کو سنبھالنے کی کوشش کرنے سے پہلے ، یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس کوئی پروجیکٹ ہے! اس مشورے سے حد سے زیادہ آسان معلوم ہوسکتا ہے ، لیکن میں نے ماہر پروجیکٹ مینیجرز سے بار بار یہ سنا ہے۔

ایک پروجیکٹ کاموں کا ایک مجموعہ ہوتا ہے جس کی شروعات کی تاریخ ، اختتامی تاریخ اور ترسیل بخش ہوتی ہے۔ ترسیل کرنے والا کچھ بھی ہوتا ہے جو کام کے اختتام پر پہنچایا جاتا ہے ، جیسے جسمانی مصنوع یا کام کرنے والی ویب سائٹ۔ مکان بنانا ایک پروجیکٹ ہے۔ کسی ویب سائٹ کو دوبارہ ڈیزائن کرنا (جیسا کہ ذیل میں پروف ہب سے اسکرین میں بیان کیا گیا ہے) ایک پروجیکٹ ہے۔ اگر آپ نظریہ طور پر اس منصوبے کے سارے کام کسی اور کے حوالے کردیتے ہیں اور اس شخص سے کچھ واپس ملتے ہیں تو ، یہ ایک پروجیکٹ ہے۔

بعض اوقات لوگ منصوبوں کے ساتھ جاری کام کو الجھا دیتے ہیں ، اس ل me میں اس کو واضح کرنے کے لئے جاری کام کی چند مثالیں پیش کرتا ہوں۔ ہر ہفتے کسی ویب سائٹ کے لئے نیا مواد لکھنا کام جاری ہے ، حالانکہ آپ اس کے اپنے ایک چھوٹے سے منصوبے کے طور پر ایک ہی تحریر کی تیاری کو دیکھ سکتے ہیں۔ کوڈ کو مستقل طور پر طے کرکے بحالی کی سہولت فراہم کرنا جاری کام ہے۔ صارفین کے ای میلوں یا فون کالز کا جواب دینا کام جاری ہے۔

2. ڈسکوری پیریڈ کروائیں

کسی پروجیکٹ کو لات مارنے سے پہلے ، کچھ لوگ تجویز کرتے ہیں کہ جسے دریافت کہا جاتا ہے۔ پروجیکٹ مینجمنٹ کی دریافت قانونی معنی میں دریافت سے مختلف ہے۔ ہمارے مقاصد کے ل it's ، یہ ایک مدت ہے جب پروجیکٹ کی درخواست کرنے والے لوگ دریافت کرتے ہیں کہ وہ کیا کرنا چاہتے ہیں یا کیوں بنانا چاہتے ہیں۔ یہ ایک میٹنگ ، ملاقاتوں کا سلسلہ ، یا آزاد سوچ اور تفتیش کے لئے کھلا وقت ہوسکتا ہے۔

ذیل میں کچھ سوالات ہیں جن کی آپ دریافت کر رہے ہو۔

• پروجیکٹ کیا ہوگا؟ آپ اسے بیان کرنے میں کس حد تک مخصوص ہوسکتے ہیں؟
• اس کا مقصد کیا ہے؟
• آپ کیا نتائج چاہتے ہیں؟
• اس پراجیکٹ کے ل What آپ کو کون سے وسائل لینے ہیں؟
• آپ کو حتمی مصنوع کی کب ضرورت ہوگی ، اور کیا آپ کے وسائل کے مطابق آپ کی آخری تاریخ معقول ہے؟

3. دائرہ کار کی وضاحت کریں

آپ کو کسی تجربہ کار پروجیکٹ مینیجر کو یہ کہتے ہوئے سنا ہوسکتا ہے: "اگر یہ دائرہ کار میں نہیں ہے تو ، یہ پروجیکٹ میں نہیں ہے۔"

ہر منصوبے کو ایک واضح دائرہ کار کی ضرورت ہوتی ہے۔ پروجیکٹ کی گنجائش بالکل اس کی وضاحت کرتی ہے کہ اس منصوبے میں کیا شامل ہوگا۔ یہ منصوبے سے وابستہ تمام پہلوؤں ، اثاثوں ، خصوصیات ، فراہمی ، اور دیگر تفصیلات کی لاک ڈاؤن فہرست ہے۔ ایک بار یہ لاک ہوجانے کے بعد ، آپ اس میں اضافہ نہیں کرسکتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ مکان بنا رہے ہیں تو ، دائرہ کار اس بات کی وضاحت کرے گا کہ گھر میں کتنی کہانیاں ہوں گی ، اس کی مربع فوٹیج ، کتنی کھڑکیاں ہوں گی ، کتنی سیڑھیاں ، لائٹ سوئچ ، اور اسی طرح کے۔

منصوبوں کو شروع کرنے سے پہلے ایک واضح گنجائش کی وجہ یہ ہے کہ کوئی بھی اس منصوبے کے شروع ہونے کے بعد دائرہ سے باہر کی کوئی چیز شامل کرنے کی کوشش نہیں کرتا ہے۔ کسی پروجیکٹ کے دائرہ کار ، بجٹ اور دستیاب وسائل کو ختم کرنے کے بعد اس کے دائرہ کار میں اضافہ کرنا۔ اگر آپ کسی پروجیکٹ میں کاموں کو شامل کرتے رہتے ہیں تو ، یہ ایک پروجیکٹ بننا چھوڑ بھی سکتا ہے۔ یہ صرف جاری کام بن سکتا ہے۔

دائرہ کار کی وضاحت کسی دریافت میٹنگ میں ہوسکتی ہے ، یا یہ اس منصوبے کی درخواست کرنے والے مؤکل یا شخص اور اس منصوبے کے ممکنہ لیڈ یا منیجر کے مابین گفتگو سے ہوسکتی ہے۔

4. ایک کک آف میٹنگ کرو

ایک کِک آف میٹنگ وہ جگہ ہے جہاں ہر وہ شخص جو اس پروجیکٹ پر کام کرے گا اس سے تعارف کرایا جائے گا۔ یہ میٹنگ آگے کام کے ل for پیش کرتی ہے اور اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ پروجیکٹ ٹیم میں موجود ہر فرد کو اس کے بارے میں واضح معلومات ہوں گی کہ وہ کیا کر رہے ہیں اور کیوں ہے۔

ملاحظہ کریں کہ کسی پروجیکٹ کا انتظام کرتے وقت کیک آف میٹنگ کا انعقاد آپ کے پہلے کام کے قریب بھی نہیں ہوتا ہے۔ چونکہ کک آف سب کو ایک ہی صفحے پر حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے ، لہذا آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کو اس منصوبے اور اسکی گنجائش کی واضح گرفت ہے تاکہ آپ اسے اعتماد کے ساتھ باقی سب تک پہنچائیں۔

ایک کک آف میٹنگ کے دوران ، پروجیکٹ لیڈ کو کم از کم ان چار چیزوں کی وضاحت کرنی چاہئے:

• پروجیکٹ دائرہ کار ،
• کھلاڑی اور ان کے کردار ،
• فراہمی ، اور
• سنگ میل.

ہم نے پہلے ہی منصوبے کے دائرہ کار کے بارے میں بات کی ہے۔ کھلاڑیوں اور ان کے کردار کے ل project ، پروجیکٹ کی برتری مختلف ٹیموں اور معاونین کو ایک دوسرے کو متعارف کرائے گی۔ مزید برآں ، کِک آف میٹنگ تقویت کے بارے میں تبادلہ خیال کرنے کا ایک مثالی وقت ہے ، یعنی ، کون کس کو اطلاع دیتا ہے اور کون کام پر دستخط کرتا ہے۔

حوالگی کی بحث مباحثے سے متعلق درجہ بندی پر مبنی ہوگی کیونکہ آپ کو اس سوال کا جواب دینا ہوگا ، "ہر ایک کی فراہمی کون کرے گا؟"

سنگ میل (جیسا کہ ایڈیٹرز چوائس پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر ٹیم ورک پروجیکٹس ، اوپر دکھایا گیا ہے) کسی پروجیکٹ میں وہ نکات ہیں جو حتمی مقصد کی طرف واضح پیشرفت ظاہر کرتے ہیں۔ گھر بناتے وقت ، جب آپ کی فاؤنڈیشن ڈالی جاتی ہے اور سیٹ ہوجاتی ہے تو یہ ایک سنگ میل ثابت ہوسکتا ہے۔ جب آپ کے پاس فریم موجود ہو تو ، یہ ایک اور سنگ میل ہے۔ کِک آف کے اجلاس کے وقت ، آپ کو معلوم ہونا چاہئے کہ پروجیکٹ کے سنگ میل کیا ہوں گے یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس ابھی تک ان کے لئے تاریخیں مقفل نہیں ہیں۔ بعض اوقات ، آپ کو ٹیم کے دوسرے ماہرین کی ضرورت ہوتی ہے ، جیسے پروگرامنگ لیڈ یا ڈیزائن کی برتری ، معلوم کرنے میں مدد کریں کہ جب یہ سنگ میل طے ہوجائیں۔ اپنی سنگ میل کی آخری تاریخ کے بارے میں کسی حد تک خیال کے ساتھ کسی کِک آف میٹنگ میں جانا اچھا ہے ، لیکن ہر ٹیم کو اس میں وزن اٹھانے اور ان میں ایڈجسٹمنٹ کرنے کا موقع فراہم کریں۔

5. اپنے پروجیکٹ کی آخری تاریخ کا نقشہ بنائیں

اس سے قبل ، ہم اس بارے میں بات کرتے تھے کہ ہر منصوبے کی شروعات اور اختتامی تاریخ کیسے ہوتی ہے۔ کک آف آپ کی سرکاری شروعات کی تاریخ ہوسکتی ہے۔ آخری تاریخ کو تمام کاموں کے قطعی آخری اختتام کو نشان زد کرنا چاہئے۔ اس تاریخ کے بعد پروجیکٹ پر کوئی کام نہیں ہوتا ہے۔ یہ ایک حقیقی ہینڈ آف ، پنسل نیچے والا لمحہ ہے۔

اب جب آپ کی کِک آف میٹنگ ہوچکی ہے تو ، تمام کلیدی کھلاڑی (جیسے پراجیکٹ منیجر اور ٹیم لیڈز) عین مطابق سنگ میل اور ترسیل کی تاریخوں کا پتہ لگاسکتے ہیں اور انہیں آغاز کی تاریخ اور اختتامی تاریخ کے درمیان کیلنڈر میں ڈھال سکتے ہیں۔

اگر آپ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کررہے ہیں تو ، جب آپ اسے استعمال کرنا شروع کردیں گے۔ اپنی تمام اہم تاریخوں کو ایپ میں شامل کریں۔ آپ اب تک بنائی گئی دیگر دستاویزات بھی اپ لوڈ کرسکتے ہیں ، جیسے پراجیکٹ کا دائرہ کار۔ سافٹ ویئر میں شامل ہونے کے لئے بھی تمام کھلاڑیوں کو مدعو کرنا شروع کرنے کا اب صحیح وقت ہے۔ جیسے ہی لوگ پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ میں شامل ہوتے ہیں ، وہ اسائنمنٹس وصول کرسکتے ہیں ، اپنی پیشرفت کو اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں اور دوسرے طریقوں سے تعاون کرسکتے ہیں۔ اس ساری معلومات کی ایک مثال ، ٹیم گینٹ میں جینٹ چارٹ میں نقشہ تیار کردہ ، ذیل میں دیکھی جاسکتی ہے۔ گینٹ چارٹ کے بارے میں مزید معلومات کے ل you ، آپ میرا مضمون 5 آسان اقدامات forGant Charts کے ساتھ شروع کرنا پڑھ سکتے ہیں۔

6. مواصلات کے لئے توقعات کا تعین کریں

کک آف ملاقات کے بعد اور اس منصوبے کے دوران ، دونوں مواصلات کی لائنوں کو کھلا رکھیں۔ چاہے آپ کے گروپ میں کل وقتی پراجیکٹ مینیجر ہے یا نہیں ، جو بھی اس پروجیکٹ کے لئے رابطہ کا مرکزی نقطہ ہے وہی ایک ہونا ضروری ہے جو مواصلات کی حوصلہ افزائی اور سہولت فراہم کرے۔ پروجیکٹ کے مکمل ریمپ اپ سے پہلے کسی اور کے ہاتھوں میٹنگ کا انعقاد کرنا برا خیال نہیں ہے تاکہ لوگ اپنے پاس باقی کوئی سوال پوچھ سکیں۔

مواصلات کی جلد توقعات طے کریں۔ کیا ٹیم کی قیادت اپنی ٹیم کی پیشرفت پر ہفتہ وار اپ ڈیٹ پیش کرے گی؟ اس پروجیکٹ کے دوران آپ کی کتنی ہی میٹنگز ہوں گی - بعض اوقات وہ ضروری نہیں ہوتے ہیں۔ آپ کے منصوبے کو کیا ضرورت ہے؟ اکثر ، کسی پروجیکٹ کے اندر چھوٹی ٹیمیں ، جیسے ڈیزائن ٹیم یا پروگرامنگ ٹیم ، میں بار بار چیکنگ میٹنگز ہوتی ہیں جہاں ہر شخص نے حال ہی میں اپنے کئے ہوئے کاموں کی اصلاح کی اور کسی بھی ممکنہ پریشانی کو جنم دیتے ہیں۔ جتنا زیادہ لوگ ممکنہ پریشانیوں کو جلدی آواز دیتے ہیں ، ہر کسی کے امکانات بہتر ہوتے ہیں کہ وہ ان کو ناکام بنائیں یا ان کا مقابلہ کریں۔

آگے بڑھنا

شروع کرنے کے لئے ان نکات سے لیس ، آپ اب پروجیکٹ کے گوشت کو کھود سکتے ہیں۔ پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویر نے اس پروجیکٹ میں شامل ہر فرد کو اس کی پیشرفت کو تازہ ترین رکھنے میں مدد کے لئے بہت طویل سفر طے کیا ہے۔ اس میں انسانی تعامل کی بھی ایک اچھی مقدار لی جاتی ہے ، اور اس منصوبے اور اس کی تفصیلات کے بارے میں زیادہ سے زیادہ وضاحت۔