ویڈیو: ئەو ڤیدیۆی بوویە Ù‡Û†ÛŒ تۆبە کردنی زۆر گەنج (اکتوبر 2024)
تمام سائز کے کاروبار کو اپنے گراہک اور ملازمین کی مدد سے متعلق مسائل کو تیزی سے اور مستقل طور پر حل کرنے کی ضرورت ہے ، اور یہی وہ جگہ ہے جہاں ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کا اہم کردار ہے۔ آپ کی کمپنی کے لئے صحیح ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کا انتخاب چیلنج کرسکتا ہے اس سے قطع نظر کہ اس کے کاروبار میں کتنا ہی بڑا سائز ہو ، لیکن چھوٹے سے چھوٹے کاروبار کرنے والے مالکان (ایس ایم بی) اپنے بڑے ہم منصبوں سے مختلف ہیں۔
مثال کے طور پر ، چھوٹے بجٹ والے ایس ایم بی اکثر ان کے سستی قیمتوں کے منصوبوں کی وجہ سے سافٹ ویئر کے طور پر خدمت (ساس) کے حل سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ کلاؤڈ بیسڈ سسٹم جیسے ان میں اکثر زیادہ سے زیادہ مینجمنٹ اوور ہیڈ کی ضرورت نہیں ہوتی ہے ، جو چھوٹے یا غیر موجود IT عملے والے ایس ایم بی کے لئے بہترین ہے۔ اگر ساس ہیلپ ڈیسک حل کی ابتدائی سیٹ اپ پروسیسنگ اور روزانہ کی انتظامیہ کو بغیر کسی تکنیکی تجربے کے کسی کے ذریعہ سنبھالا جاسکتا ہے تو ، ایس ایم بی کے لئے یہ بڑی خوشخبری ہے کہ وہ بڑی کمپنی ہیلپ ڈیسک کی فعالیت سے متحمل ہونے کی تلاش میں ہیں۔ اپنے SMB کے لئے صحیح ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کی خریداری کرتے وقت یاد رکھنے کے لئے مندرجہ ذیل 5 نکات ہیں۔
1. اپنا بجٹ جانیں
صرف اس وجہ سے کہ آپ ایس ایم بی چلاتے ہیں اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ اچھی کسٹمر سپورٹ کے متحمل نہیں ہوسکتے ہیں۔ بہت ساس ہیلپ ڈیسک حل ہیں جن کی قیمت مناسب ہے اور آپ کے بجٹ میں۔ بہت سے ایس ایم بیس اپنے ٹکنالوجی بجٹ مختص کرتے وقت ہیلپ ڈیسک کو نظرانداز کرتے ہیں ، یہ سوچنا ترجیح دیتے ہیں کہ فون اور سرشار ای میل پتہ کافی ہوگا۔ لیکن ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کے استعمال سے متعدد فوائد ہیں جو آپ کے نیچے کی لکیر کو مثبت طور پر متاثر کرسکتے ہیں ، جس سے اس علاقے میں سرمایہ کاری قابل قدر ہوسکتی ہے۔ کسٹمر کی برقراری ، آراء سے باخبر رہنے ، اور یہاں تک کہ صرف ایک علمی اساس ہی آپ کے کاروبار کو طویل عرصے میں فروخت اور منافع میں اضافے میں مدد کرسکتا ہے۔
آگاہ رہیں کہ جس طرح سے کلاؤڈ بیسڈ ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کی قیمت مقرر کی گئی ہے وہ الجھن کا باعث ہوسکتی ہے ، کیونکہ ہیلپ ڈیسک فروش ماہانہ یا سالانہ بنیاد پر اپنے سافٹ ویئر کا بل ادا کرسکتے ہیں۔ قیمتوں کا ان کے مختلف منصوبے بھی اکثر صارفین اور سالانہ ایجنٹوں کی تعداد پر منحصر ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، فریڈیسک ایک ساس حل پیش کرتا ہے جو سالانہ بل آنے پر ، ہر ماہ illed 16.00 سے شروع ہوتا ہے۔ اس کی بہن کی مصنوعات ، فریزرائیس تین ایجنٹوں تک اور 100 تک اثاثوں یا صارفین کے لئے مفت ہے۔ لہذا ، قیمتوں کا تعین کرنے کے منصوبوں کا بغور مطالعہ کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ صرف اپنی ضرورت کی ادائیگی کر رہے ہیں۔
2. پریمیسس یا ساس کے درمیان فیصلہ کریں
ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کی تعیناتی کی دو بنیادی اقسام ہیں: (1) آن پریمیسس سافٹ ویئر جو آپ مقامی طور پر کسی سرور پر انسٹال کرتے ہیں جس کے لئے آپ کو علیحدہ علیحدہ خریداری کرنی ہوگی اور (2) ساس سلوشنز جو کلاؤڈ میں ہوسٹ کیے گئے ہیں اور آپ کے لئے منظم ہیں۔ اس میں پیشہ ورانہ اور منصفانہ بھی ہیں۔ آن پریمیسس تنصیبات میں محض ایک علیحدہ ہارڈویئر سرمایہ کاری (سرور) کی ضرورت نہیں ہوتی ہے ، انہیں طویل مدتی انتظام کرنے کے لئے آئی ٹی پروفیشنل کی بھی ضرورت ہوتی ہے۔ دوسری طرف ، کلاؤڈ بیسڈ سافٹ ویئر کے کام کرنے کیلئے ورکنگ انٹرنیٹ کنکشن کی ضرورت ہے اور ، اگر آپ اپنا ڈیٹا آف پریسسس سرورز پر اسٹور کرتے ہیں تو ، ڈیٹا کی حفاظت اور گورننس کی خدشات ہیں۔
اگر آپ اپنے ڈیٹا کو گھر میں رکھنے کے بارے میں بالکل زیادہ محفوظ محسوس کرتے ہیں تو ، پھر آپ کے احاطے میں ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر آپ کے لئے بہتر انتخاب ہوسکتا ہے۔ تاہم ، کلاؤڈ میں موجود ڈیٹا کا انتظام زیادہ محفوظ طریقے سے اور سرشار سیکیورٹی پیشہ ور افراد کے ذریعہ کیا جاتا ہے کیونکہ خدمت فراہم کنندہ معاشی پیمانے سے فائدہ اٹھانے کے قابل ہوتا ہے ، لہذا آپ کے اپنے سرور سے کہیں زیادہ آپ کا ڈیٹا زیادہ محفوظ ہے۔ عام طور پر ، ہم ایس ایم بی کے لئے ساس حلوں کو بہترین آپشن سمجھیں گے کیونکہ وہ سستے ، استعمال میں آسان ہوسکتے ہیں ، اور آپ کو اپنے سرور پر انسٹال یا برقرار رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔
نیز ، اگر آپ کے ملازمین یا کسٹمر سروس ایجنٹ صارفین کے معلومات تک رسائی کے ل to موبائل آلات جیسے اسمارٹ فونز کا استعمال کرتے ہیں تو ، ساس ہیلپ ڈیسک سلوشنز جو موبائل آلات (Android یا iOS) کے لئے کراس پلیٹ فارم سپورٹ کی پیش کش کرتے ہیں ایک اچھا انتخاب ہوگا۔ کازو اور ڈیسک ڈاٹ کام ساس ہیلپ ڈیسک حل میں شامل ہیں جو ایجنٹوں کے لئے اسمارٹ فون ایپس پیش کرتے ہیں۔
ٹھوس ٹکٹ کے انتظام کی تلاش کریں
صارفین کسی بھی کاروبار کا سب سے اہم حصہ ہوتے ہیں اور کسٹمر تعلقات کے اچھ .ے تعلقات کو موثر مدد فراہم کرنے کے ساتھ ہی شروع ہوتا ہے۔ بروقت طریقے سے مسائل کو حل کرنے کے لئے قابل اعتماد ٹکٹنگ سسٹم رکھنا کلیدی حیثیت رکھتا ہے اور آپ کے ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کی بنیادی خصوصیت ہونی چاہئے۔ ٹکٹ کے انتظام کی خصوصیات سے آپ کو ترجیحات ، زمرے ، اسائنمنٹس ، اور صورتحال کی تبدیلیوں کا پتہ لگانا چاہئے۔ یہ یقینی بنانے کے لئے کہ یہ خصوصیات آپ کی تنظیم کے لئے موثر انداز میں کام کرتی ہیں ، بیشتر ساس بیچنے والے مفت پرکشش خدمات پیش کرتے ہیں یا آن پریمیسس سافٹ ویئر کے مفت تشخیصی ورژن ڈاؤن لوڈ کرتے ہیں اور حتمی فیصلہ کرنے سے پہلے ان کو چند ہفتوں کے لئے آزمائیں۔ جس طرح سے مختلف سوفٹ ویئر انٹرفیس کو ڈیزائن کیا گیا ہے اور ایک خصوصیت پر ایک سے زیادہ سیٹ کی جانے والی تاکید سوفٹ ویئر بنانے والوں کے مابین بہت مختلف ہوسکتی ہے اور نمایاں طور پر یہ اثر پڑ سکتی ہے کہ آپ کے ایجنٹ سافٹ ویئر کو کس طرح استعمال کرسکتے ہیں۔
مثال کے طور پر ، ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر میں کئی طریقوں سے ٹکٹ شروع کیے جاسکتے ہیں۔ ایک راستہ صارفین یا عملے کے ذریعہ سسٹم میں براہ راست ہے۔ دوسرا طریقہ یہ ہے کہ ای میلز ہوں جو اپنے نامی پتہ پر بھیجے جاتے ہیں جو خود بخود ٹکٹوں میں تبدیل ہوجاتے ہیں ، جو جیرا سروس ڈیسک کی پیش کش ہے۔ تیسرا طریقہ ہے کہ ٹکٹ کا آغاز سوشل میڈیا اکاؤنٹس جیسے فیس بک یا ٹویٹر کے ذریعے کیا جاسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، ہیپی فاکس اور کازو دونوں ٹویٹر کے تذکروں یا براہ راست پیغامات کو خود بخود ٹکٹوں میں تبدیل ہونے کی اجازت دیتے ہیں جس کا آپ فوری انتظام کرسکتے ہیں۔ زینڈیسک ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر ہے جو ای میل اور سوشل میڈیا دونوں کے ذریعہ ٹکٹ تخلیق کی پیش کش کرتا ہے۔
4. نالج بیس کی تلاش کریں
علمی اڈوں کے بارے میں سوچیں کہ وہ استعمال شدہ معلومات کے ذخیرے کی حیثیت سے ہے۔ اگر کسی خاص مسئلے کو ایک سے زیادہ بار آپ کے ایجنٹوں کے سامنے پیش کیا جاتا ہے تو ، اس کی تفصیل اور حل کو علم کی بنیاد میں رکھنے کا مطلب یہ ہوتا ہے کہ دوسرے ایجنٹوں کے پاس صحیح جواب کی تیز راہ ہوتی ہے یا ، اگر آپ اپنی معلومات کو عوام کے سامنے بے نقاب کرتے ہیں تو ، آپ کے صارف اور صارف اپنے لئے جواب تلاش کریں اور ہیلپ ڈیسک کال کیے بغیر ان کے مسئلے کو حل کریں۔
علم کے اڈے کئی شکلوں میں آتے ہیں۔ چھوٹے لوگ صرف ورڈ دستاویزات یا اسپریڈشیٹ ہوسکتے ہیں۔ بڑے لوگ اکثر ویب سائٹ کی حمایت کرنے والے ڈیٹا بیس ہوتے ہیں جو اکثر پوچھے گئے سوالات (عمومی سوالنامہ) کے جوابات سے بھرے ہوتے ہیں۔ زیادہ تر ہیلپ ڈیسک سوفٹویئر کسی نہ کسی طرح کی معلومات کی پیش کش کرے گا۔ سافٹ ویئر پر انحصار کرتے ہوئے ، آپ کے صارفین یا ملازمین آپ کی ویب سائٹ سے 24/7 کے علمی اڈے تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں ، اسے اپنے پسندیدہ موبائل ڈیوائس پر کھینچ سکتے ہیں ، یا اسے فیس بک یا ٹویٹر کی طرح سوشل نیٹ ورکنگ کنکشن کے ذریعے تلاش کرسکتے ہیں۔ اس تک رسائی میں جو بھی شکل اختیار کرتی ہے ، اسے ٹکٹ کے بنا کسی سوال کے جوابات تلاش کرنے چاہیں۔ کچھ ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر ، جیسے ہیپی فاکس ، یہاں تک کہ الگ الگ داخلی اور خارجی علم کے بنیادی نظاموں کی حمایت کرتے ہیں ، جو آپ کے داخلی ذرائع کو برقرار رکھنا آسان بناتا ہے جو صرف آپ کے عملے کو دستیاب ہے۔
کچھ سافٹ وئیرز کے ذریعہ ، گراہک ان جوابوں کو نشان زد یا درجہ بندی کرسکتے ہیں جنھیں وہ خاص طور پر مددگار سمجھتے ہیں۔ یہ بہت اچھا ہے کیونکہ اس سے آپ کو علم کی بنیاد والے موضوعات کی نشاندہی کرنے میں مدد ملتی ہے جس میں آپ کو مزید معلومات شامل کرنے کے ساتھ ساتھ یہ بتانے میں بھی مدد ملتی ہے کہ آپ کے کسٹمر اس ڈیٹا کو کس طرح حاصل کرنا پسند کرتے ہیں۔ نظریاتی طور پر ، آپ کے علم کی بنیاد جتنی زیادہ جامع ہوگی ، کسٹمر سروس کی اتنی ہی کم کال آپ کو پریشان کن موضوعات کے بارے میں موصول ہوگی۔ سروس ڈیسک پلس (ایس ڈی پی) 9.1 اور مکاشفہ مددگار سافٹ ویئر ہیں جو معاون علمی اڈوں کی پیش کش کرتے ہیں۔
5. ITIL پر غور کریں
انفارمیشن ٹکنالوجی انفراسٹرکچر لائبریری (ITIL) آئی ٹی سروس مینجمنٹ (ITSM) کے لئے ایک وسیع پیمانے پر قبول شدہ نقطہ نظر ہے۔ یہ ایک بہترین پریکٹس فریم ورک کی حیثیت رکھتا ہے جسے دنیا بھر میں متعدد انٹرپرائز پیمانے پر تنظیموں نے اپنایا ہے۔ آئی ٹی آئی ایل پانچ بنیادی کاروباری ٹکنالوجی عملوں کے بارے میں رہنما خطوط فراہم کرتی ہے: چینج مینجمنٹ ، کنفگریشن مینجمنٹ ، واقعہ مینجمنٹ ، مسئلہ مینجمنٹ ، اور ریلیز مینجمنٹ بہت ساری بڑی تنظیمیں ، ان کے سائز اور پیچیدگی کی وجہ سے ، اکثر ان عملوں کے بارے میں ITIL کے رہنما اصولوں پر عمل پیرا ہوتی ہیں۔ اپنے بڑے ہم منصبوں کی طرح ، ایس ایم بی جو آئی ٹی آئ ایل کی پیروی کرتے ہیں وہ اکثر کاروباری عمل کو ہموار طریقے سے لطف اندوز کرسکتے ہیں ، حالانکہ بعض اوقات ان کے چھوٹے سائز کی ہوائیں آئی ٹی آئی ایل کو ناقابل عمل بناتی ہیں۔ ایک بار پھر ، اپنے آپ کو یہ اندازہ لگانے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ تشخیص سافٹ ویئر کی کچھ شکلیں ڈاؤن لوڈ کریں اور اسے دیکھیں۔
لیکن جانتے ہو کہ ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر جو ITIL کے رہنما اصولوں پر عمل پیرا ہوتا ہے ، ان میں اکثر خاص خصوصیات اور زیادہ پیچیدہ عمل کی زنجیریں ہوتی ہیں جو خاص طور پر ایس ایم بی کے لئے تیار کردہ سافٹ ویئر کے مقابلے میں ہوتی ہیں ، اس سے زیادہ قیمت کا ذکر نہیں کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر ، انفرادی سافٹ ویئر ڈویلپرز کو کسی ایسی چیز کی ضرورت ہوسکتی ہے جو آنے والی معاونت کی درخواستوں کو سنبھالے لیکن انھیں کبھی بھی مضبوط تبدیلی کے انتظام کی ضرورت نہیں پڑسکتی ہے (جس میں آئی ٹی آئ ایل حکومت کرتی ہے)۔ لہذا ، اگر آپ کے کاروبار کو ITIL کے رہنما اصولوں پر عمل کرنے کی بھی ضرورت ہو تو غور سے غور کریں۔ اگر ایسا ہوتا ہے تو ، اپنے ہیلپ ڈیسک سافٹ ویئر کے آپشنز کا جائزہ لیتے وقت ITIL پر مبنی فریشروائس اور ویونٹیو پرو کی جانچ کرنا یقینی بنائیں۔
