اکاؤنٹنگ سوفٹویئر کا انتخاب کرتے وقت 5 غلطیاں

اگر آپ کو اپنی کمپنی کی کتابوں کا انتظام کرنے کے لئے بہترین سافٹ ویئر تلاش کرنے کا کام سونپا گیا ہے تو ، بہت سے اہم عوامل ہیں جن پر آپ کو غور کرنا چاہئے۔ سب سے اہم اور اہم بات یہ ہے کہ آپ کو یہ فیصلہ کرنا اہم ہے کہ آیا آپ کی کمپنی کو چھوٹے کاروباروں یا انٹرپرائز کلاس سافٹ ویئر کے لئے آن لائن اکاؤنٹنگ سروس کی ضرورت ہے جو آپ کی کاروائیاں بڑھنے کے ساتھ ہی پیمانے پر آسکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ یہ فیصلہ کرلیں ، آپ کے اکاؤنٹ کو ٹپ ٹاپ شکل میں رکھنے کی ضرورت کے عین مطابق آپ کو بہت کچھ فراہم کرنے کے لئے بہت سارے حل دستیاب ہیں۔

آپ میں سے ان لوگوں کے لئے جن کو صرف چھوٹی اور چھوٹی چیز کی ضرورت ہوتی ہے ، آپ انٹائٹ کوئیک بوکس اور فریش بکس سے غلط نہیں ہو سکتے۔ دونوں سسٹم چھوٹی ماں اور پاپ شاپوں کے لئے مثالی ہیں جن میں زیادہ بیک اپ کی نفاست کی ضرورت نہیں ہے۔ تاہم ، اگر آپ نے فیصلہ کیا ہے کہ آپ کی بڑی تنظیم کو اکاؤنٹنگ ہارس پاور کی ضرورت ہے تو ، آپ کو انٹیککٹ چیک کرنا چاہئے۔

آپ کی پسند سے قطع نظر ، آپ کی اکاؤنٹنگ سوفٹویئر کو نافذ کرتے وقت پانچ اہم غلطیوں سے بچنا چاہئے۔ آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ وہ کیا ہیں ، ان سے کیوں بچیں ، اور اپنے نئے سسٹم کو زیادہ سے زیادہ کیسے استعمال کریں۔

1. سستا مت بنو

جیسا کہ میں نے اوپر ذکر کیا ، بڑے کاروباروں کو بڑے سسٹم کی ضرورت ہوتی ہے۔ یقینی طور پر ، انٹائٹ اور فریش بکس سستی اور قابل حل پیش کرتے ہیں جن پر عمل درآمد آسان ہے۔ لیکن بڑی عملہ اور ملٹی نیشنل آپریشنز والی کمپنیاں کسی ایسے سسٹم کے لئے تھوڑا سا زیادہ سکہ خرچ کرنا چاہیں گی جو کاروبار کی دوسری لائنوں کے اوزاروں کے ساتھ پیمانہ اور انضمام کرسکیں۔ مثال کے طور پر: انٹرپرائز کلاس سسٹم انتہائی کاروباری انٹیلیجنس (BI) ، پراجیکٹ مینجمنٹ ، اور کسٹمر ریلیشنشمنٹ مینجمنٹ (CRM) سسٹم کے اندر بھی سوالات کو سنبھال سکتے ہیں۔

مزید برآں ، انٹرپرائز کلاس اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر آپ کو اپنی کمپنی کی مخصوص ضروریات پر مبنی ایک انوکھا نظام تشکیل دینے کا اہل بناتا ہے۔ وہ مختلف عمودی مقاصد کے لئے مختلف اختیارات پیش کرتے ہیں ، اور مختلف جغرافیے اور کرنسیوں کے مطابق بن سکتے ہیں۔ لیکن اگر آپ سستا سافٹ ویئر کا انتخاب کرتے ہیں تو ، آپ ایک پلگ اینڈ پلے سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے پھنس جائیں گے جو ایک ہی سائز کے قابل ہے۔

2. (شاید) آن پریمیسس نہ خریدیں

اگر آپ اپنے کاروبار کی ترقی کی توقع کر رہے ہیں تو ، آپ ایسا نظام نہیں خریدنا چاہتے جو آپ کے ڈیٹا سینٹر کے بنیادی ڈھانچے پر انحصار کرے۔ کلاؤڈ بیسڈ سسٹم کے ذریعہ ، آپ اپنے وینڈر کے بنیادی ڈھانچے کی مانگ کو بڑھانے کے ل a تھوڑی سی فیس ادا کرنا شروع کردیں گے ، لیکن اس کے مقابلے میں کچھ بھی نہیں ہے اگر آپ گھر کے اندر اپنے ماحولیاتی نظام کو اپ گریڈ کرنا ہو تو آپ اس کی ادائیگی کریں گے۔

آن پریمیسس اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے پیمانے میں اضافہ کرنے کے لئے آپ کو لائسنسنگ اور دیکھ بھال کی فیسوں میں زیادہ قیمت ادا کرنے کی ضرورت ہوگی۔ اضافی ڈیٹا کی ضروریات کو سنبھالنے کے ل You آپ کو اپنے ہارڈ ویئر کو زیادہ سے زیادہ قابل اور وسعت بخش سرور میں مستقل طور پر اپ گریڈ کرنا پڑے گا ، اور اس کا مطلب ہے کہ آپ کے نیٹ ورک کی کارکردگی کی نگرانی کے لئے زیادہ سے زیادہ توانائی کے اخراجات ، اور زیادہ سافٹ ویئر بنائے جائیں۔ جیسا کہ میں نے پہلے بتایا تھا ، کلاؤڈ بیسڈ حل کی ضرورت ہوگی کہ آپ کی ضرورت کے بڑھتے ہی آپ کو تھوڑا سا زیادہ ادائیگی کرنا پڑے گی ، لیکن اخراجات اتنے ہی ڈرامائی نہیں ہوں گے جتنا کہ آن پریمیسس سسٹم کی طرح ہے۔ اب اگر آپ پورے بورڈ کو اپ گریڈ کرنے کے متحمل ہوسکتے ہیں ، یا اپنے اعداد و شمار کے مرکز میں اپنے ڈیٹا کو محلول بنانے میں زیادہ آسانی محسوس کرتے ہیں تو ، اس ذیلی سیکشن کی ہر چیز کو نظر انداز کریں۔

3. ڈیٹا بیس کو نظرانداز نہ کریں

اس سے قطع نظر کہ آپ آن یا پریس سے باہر والے سافٹ ویئر کا انتخاب کرتے ہیں ، آپ اپنی ساری معلومات کو ذخیرہ کرنے کے ل the جس ڈیٹا بیس کو استعمال کررہے ہیں اسے ذہن میں رکھنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ کسی ایک صارف یا شیلف آف سسٹم کا انتخاب کرتے ہیں تو ، آپ اپنے تمام ڈیٹا کو رکھنے کے ل likely ممکنہ طور پر وینڈر کے ڈیٹا بیس پر انحصار کریں گے۔ کچھ دکاندار اپنے اعداد و شمار کی مقدار کو محدود کرتے ہیں جس پر آپ ان کے سسٹم میں اسٹور کرسکتے ہیں ، لہذا اگر آپ کی کمپنی ڈرامائی طور پر پھیل جاتی ہے تو آپ کو سافٹ ویئر کو تبدیل کرنا ہوگا۔

خوش قسمتی سے ، زیادہ تر انٹرپرائز کلاس حل متعدد ڈیٹا بیس کو سنبھال سکتے ہیں ، لہذا یہ طے کرنا ضروری ہے کہ آپ کی بیک کارکردگی کی کارکردگی کو زیادہ سے زیادہ انجام دینے کے لئے ڈیٹا بیس اور سسٹم ایک دوسرے کے ساتھ اچھی طرح سے کام کرسکتے ہیں یا نہیں۔ مائیکرو سافٹ کا ایس کیو ایل سرور ایک قابل اور معیاری انتخاب ہے جو آپ میں سے بہت سے لوگ پہلے ہی استعمال کر رہے ہیں۔ MYSQL ایک اور مقبول انتخاب ہے۔ دونوں ڈیٹا بیس کے ساتھ زیادہ تر اکاؤنٹنگ سسٹم اچھ .ا ہے۔ اپنے ڈیٹا ڈیپارٹمنٹ اور اکاؤنٹنگ ٹیم کے ساتھ مل کر کام کریں تاکہ یہ معلوم کیا جاسکے کہ کون سا سسٹم آپ کے ڈیٹا کے ساتھ ہم آہنگی کے ل best بہترین انتخاب ہے ، خاص طور پر اگر آپ کی کمپنی طاق یا منفرد ڈیٹا بیس پروگرامنگ زبان استعمال کرتی ہے۔

4. HR شامل کرنے کے لئے مت بھولنا

آپ کا انسانی وسائل (HR) مینجمنٹ سوفٹ ویئر ، جیسے ہمارے ایڈیٹرز کا انتخاب بانس ایچ آر آپ کو اپنانے والے دوسرے سسٹمز سے زیادہ آپ کے اکاؤنٹنگ سوفٹویئر کے ساتھ بات چیت کرے گا۔ دونوں ٹولوں کے مابین ہم آہنگی کو یقینی بنانے میں ناکامی تقریبا اس بات کی ضمانت دے گی کہ آپ کو مختصر ترتیب میں ایک یا دوسرے کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہوگی۔

ان دونوں سسٹمز کو ملاکر آپ پرندوں کی نظر ملتے ہیں کہ آپ کے ملازمین نیچے لائن پر کیا اثر ڈالتے ہیں۔ آپ اخراجات کے انتظام ، بھرتی کی لاگت اور چھٹ .یوں کی لاگت سے لے کر ہر چیز کے کراس اوور اثر کو بہتر طور پر سمجھنے کے قابل ہوسکیں گے۔ آپ سسٹم کو مربوط کیے بغیر زندہ رہنے کے قابل ہوسکیں گے ، لیکن آپ کے آپریشن مقابلے میں آنے والے مقابلہ کے مقابلے میں سست ، کم ذہین اور کم خودکار ہوں گے جس نے اس مشورے پر عمل کیا۔

5. پوائنٹ آف سیل (POS) کو نظرانداز نہ کریں

آپ حیران ہوں گے کہ کتنے اکاؤنٹنگ حل POS انضمام کی پیش کش نہیں کرتے ہیں۔ یہ ایک بہت بڑا مسئلہ ہے ، خاص طور پر اینٹوں اور مارٹر کے کاروبار اور ریستوراں کے لئے جو متعدد مقامات پر تھوڑے سے چھوٹے لین دین کرتے ہیں۔

صحیح حل آپ کے اکاؤنٹنگ حل میں لین دین کو خود کار طریقے سے جمع ، منظم اور ہم آہنگی کرنے کے قابل ہوگا۔ یہ انضمام آپ کی اکاؤنٹنگ ٹیم سے مطلوبہ دستی ڈیٹا ان پٹ کی مقدار کو ڈرامائی طور پر گھٹاتا ہے ، اور یہ آپ کی مالی ٹیموں کو نگرانی کرتا ہے کہ کہاں اور کہاں آمدنی ہو رہی ہے۔ یہ بتانے کی ضرورت نہیں ہے کہ اس سرمائے کو فوری طور پر کمپنی کے بقایا بیلنس پر کیسے لاگو کیا جاسکتا ہے۔