دفتر میں ای میل کے زیادہ بوجھ سے لڑنے کے 4 طریقے

ای میل تقریبا almost ہر ایک کے لئے ایک پریشانی ہے ، لیکن خاص طور پر دفتر میں ، یہ خلفشار پیدا کرتا ہے اور اس میں وقت ضائع ہوتا ہے جو ممکن ہے کہ اصل کام کرنے میں بہتر وقت گزارا جائے۔ کچھ لوگ کام کو خود کرنے کی بجائے ای میل کو جانچنے اور اس کا جواب "کام کے بارے میں کام کرنا" کہتے ہیں۔

کاروباری مالکان اور مینیجر کام میں خود اور ان کے ملازمین سے ای میل کے زیادہ بوجھ کا مقابلہ کرنے میں مدد کرسکتے ہیں۔

پہلے ، آمنے سامنے مواصلات کی حوصلہ افزائی کریں۔ جب ای میل ضروری نہیں ہوتا ہے تو ملازمین کو ایک دوسرے سے بات کرنے میں راضی کرنا غیرضروری ای میلز کو کم کرنے میں مددگار ثابت ہوتا ہے۔ چہرے سے گفتگو بھی دل چسپ مضامین کے ل email ای میل سے بہتر ہے ، جب ٹن اور جذبات واقعی اہمیت کا حامل ہوں۔ بہت کم لوگ اپنے جذبات کو تحریری زبان میں پہنچانے میں اتنے ماہر ہیں جتنا وہ زبانی ہیں۔

دوسرا ، فوری میسجنگ پروگرام استعمال کریں۔ فوری سوالات اور جوابات کے ل you ، آپ واقعتا IM IM کو نہیں ہرا سکتے۔ کچھ کاروبار ملازمین کو ایسے پروگراموں کی تنصیب سے منع کرتے ہیں ، لیکن مجھے لگتا ہے کہ وہ دراصل دفتر میں حقیقی اعزاز ہیں۔ آپ اسٹینڈلیون ایپ ، یا پوڈیو ، یامر ، جیوی جیسے آن لائن بزنس پلیٹ فارم میں تیار کردہ ایک پیغام میں فوری پیغام رسانی حاصل کرسکتے ہیں۔ اگر آپ کی تنظیم گوگل ایپس کا استعمال کرتی ہے تو آپ ہمیشہ گوگل ٹاک کو فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ آپ جو بھی آئی پی ایپ منتخب کرتے ہیں ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ تنظیم میں ہر کوئی ایک ہی چیز استعمال کرے۔ اور اگر آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ میں اس بات پر پابندیاں ہیں کہ ملازمین انسٹال کرسکتے ہیں تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم کو معلوم ہے کہ کون سا آئی ایم ایپ استعمال کر رہا ہے جس سے وہ تنصیبات کی تصدیق کرسکتے ہیں۔

تیسرا ، عام پیغامات کیلئے ای میل سے بہتر جگہ تلاش کریں۔ اس کی ایک واضح مثال یہ ہے کہ جب ملازم ہر کسی کو یہ بتانے کے لئے ای میل کریں کہ وہ بیمار ہیں ، چھٹیوں پر ، یا جلدی چھوڑ رہے ہیں۔ یہ عام پیغامات ہیں جو ای میل بے ترتیبی میں اضافہ کرتے ہیں لیکن ایسا کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایک حل یہ ہوسکتا ہے کہ مشترکہ کیلنڈر ہو۔ دوسرا منتظم اسسٹنٹ کے ل be ہوسکتا ہے کہ کون ہے اور باہر کون ہے اس سے باخبر رہنا ، اور اس کے بجائے ایک مستحکم ای میل بھیجنا۔

چوتھا ، ایک ای میل رول ماڈل بنیں۔ اگر آپ کسی کمپنی یا محکمہ کے سربراہ ہیں تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ای میل کی عادات آپ کے ملازمین سے کرنا چاہتے ہیں کی عکاسی کرتی ہیں۔ جب ہو سکے تو مختصر ای میلز لکھیں۔ جب مواصلت کا یہی صحیح طریقہ ہے تو لوگوں سے آمنے سامنے بات کریں۔ آئی ایم کا استعمال کریں ، اور جو بھی آپ ملازمین کرنا چاہتے ہیں وہ کریں۔ لوگ آپ کی برتری کی پیروی کریں گے ، اور اسی طرح آپ ای میل کے ارد گرد بہتر کمپنی کی ثقافت تیار کریں گے۔

اضافی وسائل

ای میل سے زیادہ بوجھ سے نمٹنے کے بارے میں مزید نکات کے ل these ، ان متعلقہ مضامین دیکھیں:

• انٹرویو: زیرو ای میل کیلئے پش
• ناپسندیدہ ای میل کو کیسے کاٹا جائے
• انٹرویو: ای میل مینجمنٹ سے متعلق سینی بوکس کی دمتری لیونوف
• ای میل کے انتظام کے لئے 11 نکات