کاروباری دستاویزات کے انتظام کے 4 طریقے آپ کے پیسے بچاسکتے ہیں

اگر آپ کی کمپنی بزنس دستاویز مینجمنٹ سوفٹویئر پر غور کررہی ہے تو ، نمبر آپ کو رہنمائی کرنے دیں۔ یقینی طور پر ، آپ شاید ایک اور مستقل سافٹ ویئر لائسنسنگ فیس کے بارے میں فکر مند ہوں گے ، جو مہینوں کے بعد اور سال بہ سال اضافہ کرے گا ، لیکن یقین ہے کہ یہ اوزار بالآخر ان کی لاگت سے زیادہ رقم کی بچت کریں گے۔ Zoho Docs جیسے ایڈیٹرز کا انتخابی ٹول آپ کو زیادہ لچک ، تعاون کی خصوصیات اور اسٹوریج کی گنجائش فراہم کرتا ہے جو آپ کے پاس کبھی کاغذ ، فائل فولڈرز اور اسٹوریج الماریوں کے ساتھ ہوگا۔

میں نے ایڈوب دستاویز کلاؤڈ میں گروپ پروڈکٹ مارکیٹنگ منیجر لیزا کرافٹ کے ساتھ بات کی ، ایک قابل اور سرمایہ کاری مؤثر کاروباری دستاویزات کے انتظام کے آلے کی ، جس میں کاروباری دستاویزات کے انتظام سے آپ کی کمپنی کا وقت ، جگہ اور اس سے بھی زیادہ اہم بات کی جاسکتی ہے۔ یہ چار انتہائی واضح طریقے ہیں جو یہ ٹولز بہترین واپسی پر سرمایہ کاری مہیا کرتے ہیں۔

1. پرنٹنگ کی لاگت

اگر آپ اپنے پورے عمل کو ڈیجیٹل بنا کر کاغذی دستاویزات سے خود کو مکمل طور پر چھٹکارا دلواسکتے ہیں تو ، آپ اپنے حریفوں کے مقابلہ میں بہت کم کاغذ خریدنا شروع کردیں گے۔ مزید برآں ، آپ پرنٹنگ پر کم رقم خرچ کرنے کو ختم کردیں گے ، جس میں توانائی کے اخراجات ، سیاہی اور دور دراز مقامات پر جسمانی طور پر دستاویزات بھیجنے سے متعلق ڈاک شامل ہے۔

ایڈوب کے حساب کتاب کے مطابق ، جو کاروبار 10،000 دستاویزات پرنٹ کرتے ہیں وہ ڈیجیٹل دستاویزات میں تبدیل ہو کر تقریبا approximately 2،740 $ کی بچت کریں گے (10،000 دستاویزات ایک جی بی کا تقریبا 1/6 ہے؛ اس کے بعد میں مزید) اگر کاغذ کی لاگت آپ کو ختم نہیں کرتی ہے تو ، اس کے بارے میں سوچیں کہ آپ ماحول کو کس حد تک مدد فراہم کریں گے۔ دس ہزار دستاویزات میں 11،427 گیلن پانی ، 961 پاؤنڈ فضلہ ، اور 3،725 پاؤنڈ لکڑی تیار کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ ہمارے ماحولیاتی نظام کو بہت نقصان پہنچا ہے۔

کروفٹ نے کہا ، "کبھی بھی پرنٹ نہ کرنے کی کوشش کریں۔" "ایک بار جب آپ کسی دستاویز کو پرنٹ کرتے ہیں تو آپ اس دستاویز کو سنبھالنے کے لئے لاگت متعارف کراتے ہیں۔ اگر آپ اسے اختتام سے ڈیجیٹل رکھتے ہیں تو آپ شروع سے ہی رقم بچاتے ہیں۔"

2. اسٹوریج لاگت

مڈ ٹاؤن مینہٹن میں کمرشل رئیل اسٹیٹ کی قیمت ، جہاں پی سی میگ کے دفاتر واقع ہیں ، فی مربع فٹ کے بارے میں $ 73 ہے۔ اگر آپ صرف 100 مربع فٹ دستاویز کو ذخیرہ کرنے کے لئے وقف کرتے ہیں تو ، آپ صرف ہر ماہ paper 7،300 ، یا ہر سال، 87،600 خرچ کر رہے ہیں ، صرف کاغذ کو محفوظ کر رہے ہیں۔

تاہم ، اگر آپ اپنے کاغذ پر مبنی آپریشن کو مکمل طور پر ڈیجیٹل بنانا چاہتے ہیں تو ، آپ 1،8 جی بی سے کم ڈیجیٹل کلاؤڈ اسٹوریج میں 64،800 مائیکروسافٹ ورڈ دستاویز کے صفحات اسٹور کرسکیں گے۔ مثال کے طور پر ، زہو ڈکس کے ذریعہ ، آپ ہر سال 100 جی بی اسٹوریج کے لئے صرف $ 96 ادا کرسکیں گے۔ ایک سو گیگا بائٹ 64،800،000 ورڈ پیجز کے مساوی ہیں۔ زوہو دستاویز کے ذریعہ ، آپ کو گروپ فائل شیئرنگ ، آن لائن اور بیک وقت ٹیم میں ترمیم ، اور یہاں تک کہ آڈٹ لاگز بھی ان خصوصیات تک رسائی حاصل کریں گے جو آپ کو یہ بتاتے ہیں کہ آپ کے دستاویزات تک کس نے رسائی حاصل کی ہے اور اس میں تبدیلی کی ہے (اس کے بعد مزید)

Less. کم سے زیادہ کام کریں ، اور تیز تر کریں

میں نے پہلے کچھ ایسی ڈیجیٹل خصوصیات کا تذکرہ کیا جو کاروباری دستاویزات کے نظم و نسق کے نظام کو معیاری کاغذی دستاویزات سے زیادہ آپ کے کاروبار کے ل valuable زیادہ قیمتی بنا دیتے ہیں۔ اس حصے میں ، میں مزید گہرائی میں جاؤں گا۔ مثال کے طور پر ، ایڈوب دستاویز کلاؤڈ کے ساتھ ، آپ ایک سے زیادہ صارفین کو ایک فائل بھیج سکتے ہیں اور ہر وصول کنندہ سے دستخطوں کی درخواست کرسکتے ہیں۔ اس کے بارے میں سوچیں کہ یہ کاغذ اور ریاستہائے متحدہ پوسٹل سروس کے ساتھ کتنا پیچیدہ اور مہنگا ہوگا۔ اب ، اس لاگت میں کئی گنا اضافہ کریں لیکن آپ سال بھر اس عمل کو دہرا سکتے ہیں۔

کرفٹ نے کہا ، "الیکٹرانک طور پر کسی دستاویز پر دستخط کرنے سے آپ کی رقم کی بچت ہوتی ہے۔" "آپ کو اسے فیڈیکس کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ کو اسے واپس بھیجنے کے لئے انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اس سے دستاویز کی وقت اور اضافی کاپیاں کم ہوجاتی ہیں۔ آپ لوگوں کو بھی دستاویز تبدیل کرنے میں دشواریوں کا خاتمہ کرتے ہیں ، لہذا آپ کو دستاویز کا پتہ چلتا ہے کہ باہر گیا اور دستخط کردیئے وہ دستاویز ہے جسے آپ نے واقعتا out بھیجا ہے۔ " میں اگلے حصے میں سیکیورٹی میں شامل ہوجاؤں گا۔

گروپ میں ترمیم کے بارے میں کیا خیال ہے؟ زوہو دستاویز جیسے ٹولز کے ذریعہ ، آپ ایک گروپ کو اکٹھا کرسکتے ہیں اور دستاویزات میں بیک وقت تبدیلیاں کرسکتے ہیں بغیر انہیں ممبر سے ممبر تک بھیجتے ہوئے۔ یہاں تک کہ اگر آپ مائیکروسافٹ ورڈ اور ای میل کو پہلے ہی استعمال کر رہے ہیں تو ، یہ عمل بہت زیادہ آہستہ اور کم تعاون کار ہوگا۔ آپ نے ممکنہ طور پر ایک دستاویز بنائی ہو گی ، اور متعدد جائزوں کے لئے اسے سلسلہ آف کمانڈ بھیج دیں گے ، اس نقطہ پر آپ کو دستاویزات پر نظر ثانی کے ل back واپس بھیج دیا جائے گا۔ بزنس دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی مدد سے ، سرمایہ کاری کی تمام فریق ایک ہی دستاویز میں ناظرین میں موجود دستاویزات میں ایک ساتھ ترمیم کرسکتی ہیں۔

کرفٹ نے کہا ، "کسی دستاویز پر تعاون کرنے کے قابل ہونا یقینا ایک فائدہ ہے۔" "اس کی اہمیت یہ ہے کہ اس نے سفر کے لئے رقم کی بچت کی ہے ، اور اس سے جائزہ لینے کے چکروں کو بھی کم کیا جاتا ہے۔ آپ شروع سے ہی ایک خوبصورت پیچیدہ چکر کے ذریعے ایک دستاویز لے رہے ہیں۔ جب بھی آپ اس وقت کو کم کرسکتے ہیں تو ، آپ پیسہ بچا رہے ہو۔ وہ گھریلو چیزیں جن کے بارے میں لوگ نہیں سوچتے ہیں بلکہ طویل عرصے میں آپ کے پیسے بچاتے ہیں۔ "

4. دستاویز کی حفاظت کے بہت سے پہلو

کافی حد تک دیر تک اس بات کا اندازہ لگانا ناممکن ہے کہ دستاویز کی حفاظت سے آپ کی کمپنی کو کتنا بچایا جاسکتا ہے۔ مثال کے طور پر: اگر کوئی ایسا معاہدہ کرتا ہے جس کے ذریعے آپ نے انہیں جسمانی کاغذ پر بھیج دیا ہو اور معاہدے کی شرائط میں غیر مصدقہ تبدیلیاں کی جائیں۔ یہ ممکن ہے کہ آپ اس پر دستخط کرنے سے قبل دھوکہ دہی کے دستاویز میں تبدیلیاں دکھائی نہ دیں۔ اب آپ نئے اور جعلی معاہدے کی شرائط کے لئے قانونی طور پر ذمہ دار ہیں۔

مزید برآں ، اگر کوئی کاغذ کا ٹکڑا کھو دے جس میں کارپوریٹ کی اہم معلومات موجود ہو ، اور وہ معلومات غلط ہاتھوں میں آجائے۔ آپ اپنا مسابقتی فائدہ کھو سکتے ہیں یا آپ پر مقدمہ چلایا جاسکتا ہے۔ اگرچہ اس سے یہ نمبر لگانے کا کوئی طریقہ نہیں ہے کہ اس نقصان سے آپ کے کاروبار کو کیا نقصان ہوسکتا ہے ، لیکن یہ یقینی طور پر سالانہ کاروباری دستاویزات کے انتظام کی خریداری کی قیمت سے کم ہے۔

کرافٹ نے کہا کہ کاروبار "دستاویزات کے انتظام کے ٹولز سے آپ کو یہ معلوم ہوتا ہے کہ کس تک رسائی ہے اور وہ کسی دستاویز کے ساتھ کیا کرسکتے ہیں۔" "میں آپ کو ایک فائل بھیج سکتا ہوں اور بتا سکتا ہوں کہ آپ نے اسے کب کھولا ہے ، اگر آپ نے اسے دیکھا تو کیا آپ نے اسے پرنٹ کیا ہے۔ مجھے معلوم ہے کہ دستاویز کہاں ہے۔ ، کیا یہ دستاویز غلط ہاتھوں میں جائے گی؟ ان اوزاروں نے اس خطرے کو مکمل طور پر ختم کردیا۔ یہ ایک ایسی چیز ہے جس پر آپ پیسہ بچانے کے بارے میں نہیں سوچتے ہیں لیکن طویل مدت میں یہ ممکن ہے۔ "

اپنے لئے صحیح ٹول ڈھونڈیں

اگرچہ زوہو ڈکس اور اڈوب مارکیٹ کے بہترین ٹولز میں شامل ہیں ، دوسری مصنوعات جیسے گوگل ڈرائیو ، مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ ، اور ڈراپ باکس بزنس انفرادی خصوصیت کے سیٹ پیش کرتے ہیں جو آپ کی ضروریات کو بہتر بناتے ہیں۔

مثال کے طور پر: گوگل ڈرائیو دستاویزات تک مکمل آن لائن رسائی کی پیش کش کرتی ہے ، مائیکروسافٹ آفس فائلیں پڑھ سکتی ہے ، اور پانچ سے زیادہ صارفین کے ل un لامحدود اسٹوریج کی پیش کش کرتی ہے۔ شیئرپوائنٹ ان کمپنیوں کے لئے مثالی ٹول ہے جو بنیادی طور پر مائیکروسافٹ آفس 365 ٹولز جیسے ورڈ ، پاورپوائنٹ اور ایکسل پر انحصار کرتے ہیں۔ ڈراپ باکس فائلوں کو اسٹور کرنے ، سنبھالنے اور منتقل کرنے میں سب سے بہتر ہے۔ کمپنی نے حال ہی میں آئی ٹی ایڈمنسٹریٹر کے آلے کو شامل کیا تاکہ آپ کو اس سے زیادہ لچک مل سکے کہ کون کون سے دستاویزات دیکھتا ہے۔