پیپرٹریسر کا جائزہ اور درجہ بندی

کاروبار کی دستاویزات کے انتظام (ڈی ایم) کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے بنایا گیا ، پیپر ٹریسر (جو ہر ماہ 15 ڈالر میں فی صارف سے شروع ہوتا ہے) دستاویزات کی تیاری ، گرفتاری اور انتظام کے ارد گرد بنایا گیا ایک سمجھدار اور گہرائیوں سے حسب ضرورت حل ہے۔ دستاویزی میٹا ڈیٹا کو سنبھالنے میں دانے دار کنٹرول اور لچک اس کو ایک قابل دستاویز مینجمنٹ حل بناتے ہیں۔ پیپر ٹریسر دستاویز کو برقرار رکھنے سے بالاتر ہے ، اور صارفین کو ڈیٹا اکٹھا کرنے اور ان سے باخبر رکھنے کے اوزار فراہم کرتا ہے۔ تعاون اور اشتراک کی خصوصیات کم پڑتی ہیں اور اسٹوریج کی صلاحیتوں میں اضافہ ہونے پر قیمتوں میں تیزی سے غبارے لگ سکتے ہیں۔ ان علاقوں میں اس کی کمی کی وجہ سے پی ایم ٹریسر ہمارے ڈی ایم سافٹ ویئر میں جائزہ لینے کے ہمارے ایڈیٹرز کے انتخاب کے فاتح اسسنسیو سسٹم صرف آفس اور مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ آن لائن کے بالکل پیچھے ہے۔

صارفین ، کردار اور سیکیورٹی

آئی ٹی ایڈمنسٹریٹر کے نقطہ نظر سے ، کسی بھی ڈی ایم سسٹم کی جانچ پڑتال کا مطلب ہے سیکیورٹی پر گہری توجہ دینا ، کیونکہ ضعیف سیکیورٹی نہ صرف گمشدہ اعداد و شمار کا نتیجہ بن سکتی ہے بلکہ ضابطے ، صنعت کے معیار یا کارپوریٹ پالیسیوں کی بات کرنے پر تنظیم کو بھی خلاف ورزیوں کا سامنا کرنا پڑسکتا ہے۔ انٹرپرائز پر مرکوز بیشتر ڈی ایم سسٹم جن کا ہم نے اس چکر میں جائزہ لیا جس میں نہ صرف ہمارے ایڈیٹرز کے انتخاب کے فاتح بلکہ اڈوب دستاویز کلاؤڈ اسٹینڈر بھی شامل ہیں ، ان وجوہات کی بناء پر سیکیورٹی پر پوری توجہ دیتے ہیں۔

پیپر ٹریسر سیکیورٹی کے متعدد ضابطوں کی وجہ سے زیادہ تر کاروباری اداروں کی سکیورٹی کی ضروریات کو پورا کرے گا۔ ان میں سب سے زیادہ مطلوب صارف اور گروپ مینجمنٹ ، سیشن کا وقت ختم ہونا ، اور پاس ورڈ کی لمبائی نافذ کرنا (لیکن پاس ورڈ کی پیچیدگی قابل تشکیل نہیں ہے)۔ پیپر ٹریسر سسٹم ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اینڈ احتساب ایکٹ (HIPAA) کے مطابق ہے ، جس میں تمام اعداد و شمار تک رسائی کا مستقل ریکارڈ ہے۔ سسٹم میں 2048 بٹ خفیہ کاری کا ماحول ہے ، صارف کی محفوظ توثیق پر ملازمت کرتا ہے ، اور اس میں تمام اعداد و شمار تک رسائی ، اپ ڈیٹس اور روٹنگ کی مکمل آڈٹ ٹریل تیار کرنے کی صلاحیت ہے۔

پیپر ٹریسر کے اندر اجازتیں اسی طرح مضبوط ہیں۔ ایڈمنز کسی صارف یا کسی ڈیپارٹمنٹ تک گروپ کی رسائی کو کنٹرول کرنے کی صلاحیت رکھتے ہیں ، یا اعداد و شمار کے انفرادی شعبے کے ذریعہ۔ صارفین تک رسائی حاصل نہیں کرسکتے ہیں اور دانے دار سطح پر حقوق دیکھ یا شامل / ترمیم کرسکتے ہیں۔ مخصوص ریکارڈوں کے لئے اجازتوں کا نظم کرنا بھی ممکن ہے ، جو اس ریکارڈ کو تفویض کردہ اجازتوں کو مؤثر طریقے سے اوور رائیڈ کرتا ہے جو پہلے دوسرے طریقوں کے استعمال سے استعمال ہوتا ہے۔

اجازت کی جامع صلاحیتوں کے علاوہ ، پیپر ٹریسر مناسب حفاظتی کرنسی کو یقینی بنانے کی سمت رپورٹنگ کی پیش کش کرتا ہے۔ رسائ رپورٹ میں مختلف وسائل کو تفویض کردہ اجازتوں کی نشاندہی کی گئی ہے ، نیز انفرادی صارفین اور گروپوں کو دستیاب رسائی کی بھی شناخت ہے۔ آڈٹ لاگ فنکشن کا استعمال ایک خاص مدت کے اندر اور / یا کسی مخصوص صارف کے ذریعہ انجام دی جانے والی مختلف کارروائیوں کو ٹریک کرنے کے لئے کیا جاسکتا ہے۔ دستاویزات دیکھنے یا روٹ سے متعلق ریکارڈوں کو چھپایا جاسکتا ہے تاکہ ان میں سے اعداد و شمار کی مقدار کو کم کیا جاسکے۔ مثالی طور پر یہ آڈٹ ڈیٹا پی ڈی ایف یا مائیکروسافٹ ایکسل فائل میں برآمد ہوسکتا ہے ، لیکن یہ صلاحیت دستیاب نہیں ہے۔

یہ سب ڈیٹا کے بارے میں ہے

پیپر ٹریسر کی ایک اور اہم خصوصیت میٹا ڈیٹا فیلڈ کو غیر معمولی حد تک حسب ضرورت بنانا ہے۔ جہاں دستاویز کے دوسرے انتظام کے نظام آپ کو ان فیلڈوں کو اپنی مرضی کے مطابق بننے دیں گے ، پیپر ٹریسر ان فیلڈز کو روایتی ڈیٹا بیس سسٹم کی طرح سنبھالتا ہے ، آپ کو فیلڈ کی قسم ، خودکار اقدار (پیرامیٹرز ، ٹائم اسٹیمپ ، یا کسی عمل کو انجام دینے والے صارف کی بنیاد پر) کی شکل دیتے ہیں۔ ایک قدر کی فہرست کی فہرست ، اور یہاں تک کہ ضرورت کے مطابق یا صرف پڑھنے کیلئے فیلڈز کی تشکیل کرنا۔ صارف کو ٹیبڈ ڈیٹا انٹری ویو کے ساتھ پیش کرنے کے لئے فیلڈز کو بھی گروپ کیا جاسکتا ہے ، اور ان کے مطابق درجہ بندی کی طرح تشکیل کیا جاسکتا ہے ، تاکہ اگر کسی خاص قدر کو منتخب کیا جائے تو اضافی فیلڈز دستیاب ہوجائیں۔

پیپر ٹریسر میں ڈیٹا مینجمنٹ کی صلاحیتیں بھی ہیں جو کسٹم فیلڈس کی تشکیل سے بالاتر ہیں۔ ایک کے لئے ، رپورٹنگ کی صلاحیتیں آپ کو کسی ڈیٹا مینجمنٹ کی افادیت سے توقع کے مطابق ہوتی ہیں ، جس میں ڈسپلے ، فلٹرنگ ، چھانٹ رہا ہے ، اور گروپ بندی کے لئے کن شعبوں کو استعمال کیا جاتا ہے اس لحاظ سے کافی حد تک تخصیصات پیش کرتے ہیں۔ مزید یہ کہ مینیجر مائکروسافٹ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے بلک امپورٹ کرسکتے ہیں یا بلک ایڈیٹ ٹول کا استعمال کرتے ہوئے بڑے پیمانے پر تبدیلیاں کرسکتے ہیں ، جس کی مدد سے آپ کو کسی خاص قدر والے فیلڈ پر مشتمل ریکارڈز مل سکتے ہیں ، اور ان فیلڈز کو انفرادی طور پر یا سب کو ایک ساتھ اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں۔ ان ڈیٹا پلیٹ فارم کی صلاحیتوں کو ایک ساتھ شامل کریں اور بہت سارے کاروبار پیپر ٹریسر کا استعمال کرسکتے ہیں ، نہ صرف دستاویزات کا انتظام کرنے کے لئے بلکہ اپنے تمام ڈیٹا اکٹھا کرنے کی کارروائیوں کا نظم و نسق کے لئے۔

معاہدہ کے انتظام پر ایک دھیان

کنٹریکٹ مینجمنٹ میں فطری طور پر سنگین قانونی پیچیدگیاں ہیں ، اور عام طور پر نہ صرف سیکیورٹی بلکہ ورک فلو سالمیت اور انضمام کے معاملے میں بھی قریب سے دیکھا جانے والا کاروباری عمل ہے۔ پیپر ٹریسر میں معاہدے کی اجازت دینے کی صلاحیت شامل ہے تاکہ معاہدے اور دستاویز کے انتظام کے مابین تعلقات کو ہموار کیا جاسکے۔

پیپر ٹریسر کے معاہدے کی تصنیف کی خصوصیت کو ایڈمن کے ذریعہ قابل بنایا جاسکتا ہے ، اور معاہدے کے حصے اور شقوں کا استعمال کرتے ہوئے ایڈمن طے شدہ ٹیمپلیٹس استعمال کیے جاتے ہیں ، جن میں سے ہر ایک کو کارپوریٹ قانونی ٹیم کے ذریعہ فراہم کی جانے والی مشترکہ زبان کی مدد سے تیار کیا جاسکتا ہے۔ ایک بار جب یہ حصے اور شقیں ختم ہوجائیں تو ، وہ معاہدے کی ایک یا زیادہ اقسام سے وابستہ ہوجائیں گی۔ یہ معاہدے کے سانچوں کو صارف ان پٹ فیلڈز کا استعمال کرکے تیار کیا جاسکتا ہے ، جو صارفین کو پیپر ٹریسر کے فیلڈوں سے یا دستی ان پٹ کے ذریعہ ، متعلقہ معلومات کے ساتھ معاہدہ کو تیزی سے آباد کرنے دیتا ہے۔

مناسب اجازت والے صارف معاہدے کا آغاز کرسکتے ہیں ، ڈیٹا فیلڈ کو آباد کرتے ہیں جو معاہدے کی زبان کو کھاتے ہیں ، قابل اطلاق سیکشنز اور شقوں کو بھی شامل کرتے ہیں اور ساتھ ہی معاہدے کے ارادے سے متعلق مخصوص زبانی بھی۔ ایک بار جب کسی معاہدے کو پیپر ٹریسر کے اندر تحریر کیا گیا ہے ، تو اس کے بعد اسے کسی دوسرے دستاویز کی طرح منظوری اور دستخطوں کے لئے بھیجا جاسکتا ہے۔ یہ دستی عمل ہوسکتا ہے ، صارف کے ذریعہ متحرک ہوسکتا ہے ، یا کسی ورک فلو کو شامل کیا جاسکتا ہے ، جو اندرونی تنظیم میں یا بیرونی طور پر صارفین کے ساتھ ہم آہنگ ہوسکتا ہے۔

قیمتوں کا تعین اور صلاحیتیں

پیپر ٹریسر دو ایڈیشن میں آتا ہے: ایکسپریس اور انٹرپرائز۔ ایکسپریس ایڈیشن چھوٹے سے کاروبار کرنے والے (ایس ایم بی) کی طرف چھوٹا ہے ، اور اس کی قیمت ورک فلو ٹیمپلیٹ سلیکشن ، صارفین اور اسٹوریج پر مبنی ہے۔ ہر ورک فلو ٹیمپلیٹ پر ہر مہینے $ 30 کی لاگت آتی ہے ، اور اس میں صنعت کے آپشنز جیسے اثاثہ جات کا انتظام ، کلینک مینجمنٹ ، ملازم جہاز پر چلنے ، معاہدہ کا انتظام ، اور لاء آفس مینجمنٹ شامل ہیں۔ صارفین فی صارف ہر ماہ 15 additional اضافی ہوتے ہیں ، اور اسٹوریج ہر مہینہ 25 گیگا بائٹ (جی بی) ہوتا ہے۔

انٹرپرائز ایڈیشن میں عمل درآمد کے ل hands ایک زیادہ آسانی سے نقطہ نظر شامل ہے ، جس میں پیپر ٹریسر آپ کے کاروبار کو کسٹمائزڈ ورک فلو ، اعداد و شمار کی درآمد اور نظام چلانے کے ل ready تیار کرنے میں مدد فراہم کرتا ہے۔ اس ایڈیشن کی قیمت کا تعین آپ کے کاروباری تقاضوں پر منحصر ہے ، لیکن ایک نمونہ قیمت جس میں ہمیں ابتدائی سیٹ اپ اور لائسنسنگ کے لئے $ 2،000 ، منتظم کی تربیت کے لئے $ 1،000 اور مطلوبہ معاونت کے 30 دن کے علاوہ 3000 ماہانہ کے لئے 300 costs ماہانہ بھی شامل تھے۔ میزبان اسٹوریج ، پانچ داخلی استعمال کنندہ ، اور لامحدود بیرونی صارفین۔

پیپر ٹریسر کے لئے یقینی طور پر ایک مارکیٹ موجود ہے ، خاص طور پر ایسے کاروباروں میں جو صرف ایک دستاویزات ہی نہیں ، بلکہ ڈیٹا پر قبضہ کرنے کے سسٹم کی تلاش میں ہیں۔ تاہم ، پیپر ٹریسر کی لاگت پر یقینی طور پر غور کرنے کی بات ہے ، خاص طور پر اگر آپ کی اسٹوریج کی ضروریات ایک اہم عنصر ثابت ہونے والی ہیں۔ نیچے لائن: خریداری سے پہلے اپنی ضروریات کو پیپر ٹریسر کی قابلیت کے ساتھ قریب سے نقشہ بنانا یقینی بنائیں۔ اگر وہ صف بند ہوجاتے ہیں تو یہ ایک ٹھوس حل ہے۔ لیکن اگر آپ کی ضروریات زیادہ دھارے میں ہیں ، تو پھر آپ تلاش کرتے رہنا چاہتے ہیں۔