منظم رہیں: گوگل دستاویزات میں ٹریک تبدیلیوں کا استعمال کیسے کریں

2014 کے بعد سے ، گوگل دستاویزات نے دوسروں کے ساتھ اپنے کام میں ترمیم کرتے یا اس کے ساتھ تعاون کرتے ہوئے تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کی اجازت دی ہے۔ تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کی صلاحیت آپ کو دو طریقوں سے مزید ترمیم کی طاقت فراہم کرتی ہے۔ پہلے ، اگر آپ یا کوئی اور ان کا جائزہ لینا چاہتا ہے تو ، آپ اپنی تبدیلیوں کا ارتکاب کیے بغیر اپنے ہی کام میں ترمیم کرسکتے ہیں۔ دوسرا ، آپ ایک دستاویز تشکیل دے سکتے ہیں اور اسے دوسروں کے ساتھ بھی شیئر کرسکتے ہیں ، اور وہ فائل میں تبدیلی کا مشورہ دے سکتے ہیں ، جسے آپ یا کوئی اور دیکھ سکتے ہیں اور قبول کرسکتے ہیں ، مسترد کر سکتے ہیں ، یا مزید تبدیلی لائیں گے۔ یہ باہمی تعاون کے عمل کو زیادہ شفاف اور انتظام کرنے میں آسان بنا دیتا ہے۔

جب کہ بہت سارے لوگ اس فعالیت کو ٹریک چینجز کہتے ہیں۔ اسے مائیکروسافٹ ورڈ میں کہا جاتا ہے ، اور زیادہ دیر سے ہوتا رہا ہے - گوگل اسے پروجسٹنگ کہتے ہیں۔ یہ مائیکروسافٹ آفس میں بھی اسی طرح کام کرتا ہے۔ در حقیقت ، اگر آپ مائکروسافٹ ورڈ میں گوگل ڈوک یا اس کے برعکس درآمد کرتے ہیں تو ، ساری ٹریک شدہ تبدیلیاں یا تجاویز محفوظ اور مرئی ہیں۔

گوگل دستاویزات میں مشورے استعمال کرنے کا طریقہ یہاں ہے۔

تجویز کرنے کا طریقہ کار کو کیسے فعال بنایا جائے

اگر آپ سولو لکھ رہے ہیں اور اس میں ترمیم کر رہے ہیں ، یا آپ کسی اور کے کام میں تبدیلیوں کا مشورہ دے رہے ہیں تو ، تجویز کردہ موڈ کو فعال کرکے شروع کریں۔ ڈیسک ٹاپ پر ، قلمی آئیکن اور ترمیم کے لفظ کیلئے اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں دیکھیں۔ اس پر کلک کریں ، اور تجویز کرنا منتخب کریں۔ موبائل آلات پر ، ترتیبات کے مینو میں دیکھیں ، جہاں اسے تجویز کردہ تبدیلیاں کہتے ہیں۔ اس پر ٹوگل کریں۔

ایک بار جب آپ تجویز کرنا اہل کرلیں تو ، آپ کی نئی ترامیم صفحہ پر عہد متن کی بجائے ترمیم کے بطور نمودار ہوتی ہیں۔ مثال کے طور پر ، ہر حذف متن کے بطور ہڑتال کے ساتھ ظاہر ہوتا ہے۔ آپ کے لکھے ہوئے نئے الفاظ ایک نئے رنگ میں ظاہر ہوتے ہیں (اس معاملے میں سبز)۔

آپ کی تجویز کردہ ہر تبدیلی کے ل Google ، گوگل دستاویز دائیں مارجن میں تھوڑا سا سمری باکس تیار کرتا ہے جس سے معلوم ہوتا ہے کہ تبدیلی کس نے تجویز کی ہے اور یہ کیا ہے۔ وہ سمری بکس آپ کو اور دوسرے ایڈیٹرز کو ان تبدیلیوں کو قبول کرنے یا مسترد کرنے کا اختیار بھی دیتے ہیں ، جس کا تفصیل بعد میں میں احاطہ کرتا ہوں۔

اپنی دستاویز کو کس طرح بانٹیں

اگر آپ دوسرے لوگوں سے تجویز کردہ تبدیلیاں لینا چاہتے ہیں تو ، آپ کو پہلے اپنی دستاویز کو شیئر کرنا اور ترمیم کو اہل بنانا ہوگا۔ ڈیسک ٹاپ پر اوپری دائیں کونے میں ، نیلے شیئر والے بٹن پر کلک کریں۔ موبائل پر ، آپشن شیئر اینڈ ایکسپورٹ کے تحت ترتیبات میں ہے۔ آپ اس دستاویز کو صرف ان لوگوں کے ساتھ بانٹ سکتے ہیں جن کا انتخاب آپ کرتے ہیں یا ایک لنک تیار کرکے جو دستاویز کو اس لنک کے ساتھ ہر کسی کو مرئی بنادے۔

یہاں سب سے اہم حصہ یہ ہے کہ: آپ کو اپنے ساتھیوں کو ترمیم کی اجازت دینی ہوگی ۔ قابل اطلاق آپشن سے ترمیم کرسکتے ہیں کا انتخاب کریں۔

جب آپ کے ساتھی دستاویز وصول کرتے ہیں تو ، انہیں جانچ پڑتال کرنی چاہئے کہ وہ ترمیم کرنے کی بجائے تجویز کررہے ہیں تاکہ ہر کوئی تبدیلیاں دیکھ سکے۔ جب ٹیمیں اس طرح کثرت سے کام کرتی ہیں ، تو ہر ایک اپنی اپنی تدوین کو اسکرین پر دیکھنے کے عادی ہوجائے گا اور فوری طور پر پتہ چل جائے گا کہ کیا تجویز کرنا اہل نہیں ہے۔ اگر لوگ تبدیلیوں سے باخبر رہنے کے لئے نئے ہیں تو ، آپ کو انھیں یاد دلانے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔

تبصرے استعمال کرنے کا طریقہ

ترمیم کا ایک عام قاعدہ (جسے ہر کوئی ہر وقت ختم کرتا ہے) یہ ہے کہ دستاویز میں کبھی ایسی چیز نہ لکھیں جو آپ شائع نہیں کرنا چاہتے ہو۔ مثال کے طور پر ، پلیس ہولڈر ٹیکسٹ کے طور پر کبھی بھی کوئی مذاق نہ کریں اور کبھی بھی ان لائن پر کوئی تبصرہ نہ لکھیں۔ سوالات اور بحث کے ل longer طویل نظریات تبصرے کے بطور ہیں۔

ایک تبصرہ شامل کرنے کے لئے ، ٹول بار میں موجود آئیکن کو دیکھیں جو وسط میں ایک پلس سائن کے ساتھ اسپیچ باکس کی طرح دکھائی دے رہا ہے۔ متبادل کے طور پر ، آپ کچھ متن کو اجاگر کرسکتے ہیں اور تبصرہ کرنے والا بٹن دائیں مارجن میں ظاہر ہوتا ہے۔ اس پر کلک کریں ، اور آپ اپنی رائے شامل کرسکتے ہیں۔

تبصرے دائیں مارجن میں نظر آنے والی دوسری تمام تبدیلیوں کے ساتھ ملتے ہیں۔ شراکت دار تبصرے کا جواب دے سکتے ہیں ، جو آپ کو تبدیلیاں کرنے کے بارے میں دستاویز میں ہی گفتگو کرنے دیتا ہے۔

تبصرے کو قبول ، مسترد ، اور حل کرنے کا طریقہ

ایک بار جب تمام تجاویز پیش ہوجائیں تو ، جو بھی کام پر حتمی لفظ رکھتا ہے وہ دستاویز کے ذریعے پڑھ سکتا ہے اور تبدیلیوں کو قبول یا مسترد کرسکتا ہے۔

تبصروں کے ل you ، آپ کے پاس ہر ایک کو "حل" کرنے کا اختیار ہے۔ کسی تبصرے کو حل کرنے سے گفتگو کی تاریخ مستقل طور پر اور ہر ایک کے لئے حذف ہوجاتی ہے ، لہذا یقینی بنائیں کہ اس بٹن کو دبانے سے پہلے معاملہ صحیح معنوں میں حل ہوگیا ہے۔

دوسرے لوگ کیا دیکھتے ہیں؟

جب آپ کسی دستاویز پر تبدیلیاں اور تبصرے کرتے ہیں تو کچھ ذہن میں رکھنا ہے جو دوسرے لوگ دیکھتے ہیں کہ کیا ان کو اسی فائل تک رسائی حاصل ہے۔ مثال کے طور پر ، جب تک کہ وہ آپ outٹ نہیں کرتے ، ابتداء میں مصنف یا مصنفین آپ کے بنائے جانے والے ہر ایک مشورے اور تبصرہ کے بارے میں ایک ای میل اطلاع موصول کرتے ہیں جس میں آپ نے اصل وقت میں شامل کیا ہے۔ اس کا مطلب ہے ، اگر کوئی ترمیم کی تجویز کرتا ہے اور پھر اس کا ذہن بدل دیتا ہے تو مصنف ای میل کے ذریعہ اصل تجویز کو اب بھی دیکھتا ہے۔ یہ مکروہ ہے۔

میں ان اطلاعات کو غیر فعال کرنے کی انتہائی سفارش کرتا ہوں ، خاص طور پر اگر آپ کو ترمیم کا عمل مشکل معلوم ہو۔ اپنے ہر ایڈیٹر کے ذہن کو عبور کرنے والی ہر چھوٹی سوچ کے علم سے اپنے آپ کو اذیت دینے کے بجائے ، گوگل ڈرائیو پر جائیں ، گیئر آئیکن پر کلک کریں اور ترتیبات کا انتخاب کریں۔ اطلاعات کے تحت ، یقینی بنائیں کہ دونوں خانوں کو چیک نہیں کیا گیا ہے۔

ورژن کی تاریخ کا استعمال کیسے کریں

ایک اور ٹول جو تجویز کرنے کا سختی سے حصہ نہیں ہے لیکن باہمی تعاون کے ساتھ تحریری اور ترمیم کے لئے مددگار ہے ورجن ہسٹری ہے۔

فائل> ورژن کی تاریخ کے تحت دیکھیں۔ دو اختیارات ظاہر ہوتے ہیں: موجودہ ورژن کا نام دیں اور ورژن کی تاریخ دیکھیں۔

اس سے پہلے کہ آپ اپنی فائل کی کاپی دوسرے لوگوں میں ترمیم کے ل open کھولیں اس سے قبل آپ نام موجودہ ورژن کا استعمال کرسکتے ہیں۔ اس طرح ، اگر کوئی غلط کام ہوتا ہے ، جیسے کوئی ساتھی تجویز کرنا شروع کردیتی ہے ، تو آپ جلدی اور آسانی سے اپنے سابقہ ​​مسودہ پر واپس جاسکتے ہیں۔

دوسرا آپشن ، دیکھیں ورژن کی تاریخ ، آپ کو فائل کے ورژن کو پہلے اور تاریخ کے ذریعہ لیبل لگا ہوا ورژن دکھاتا ہے۔ اگر آپ مدد کریں تو آپ ناموں کو کچھ اور وضاحتی چیز میں تبدیل کرسکتے ہیں۔ جب آپ اپنی فائل کے پچھلے ورژن دیکھیں تو آپ کو مختلف رنگوں میں روشنی ڈالی گئی تبدیلیاں نظر آئیں گی۔ جب آپ تبدیلیاں قبول کرتے یا مسترد کرتے اور جب کاش آپ نے ایسا نہ کیا ہوتا تو گھڑی کو پیچھے کرنے کے لئے یہ ایک مفید آلہ ہے۔

دستاویزات کا موازنہ کیسے کریں

قابل ذکر آخری ٹول ایک نیا ہے جس کا موازنہ دستاویزات کہا جاتا ہے۔ یہ ٹولز مینو کے تحت ہے (ٹولز> دستاویزات کا موازنہ کریں) اس ٹول کے ذریعہ ، آپ دو دستاویزات کا موازنہ کرسکتے ہیں کہ ان کے درمیان کیا فرق ہے۔ آپ کی دستاویزات میں جو تبدیلیاں (جان بوجھ کر یا کسی اور طرح) شامل کی گئیں وہ تلاش کرنے میں آپ کے لئے کارآمد ہے ، چاہے آپ کے ذریعہ یا کسی اور کے ذریعہ۔ یہ نظریہ فائلوں پر بھی تبصرے کھینچ سکتا ہے۔

اگر آپ لوگوں کے کسی ایسے گروپ کے ساتھ تعاون کرتے ہیں جو گروپ ایڈیٹنگ کے عادی نہیں ہیں تو ، آپ ہمیشہ اپنے کام کا ایک مسودہ محفوظ کرسکتے ہیں اور اس کا موازنہ ترمیم شدہ ورژن سے کر سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ غلطی سے آپ کے ذریعہ کوئی تبدیلی نہیں پھسل گئی۔

مزید گوگل دستاویزات کی تجاویز

یہ جاننے کے ل a کچھ اور نکات موجود ہیں کہ آیا آپ اکثر گوگل دستاویزات استعمال کرتے ہیں۔ شروعات کرنے والوں کے ل sure ، یقینی بنائیں کہ آپ جانتے ہیں کہ کس طرح گوگل دستاویز کو آف لائن محفوظ کرنا ہے۔ اس طرح ، انٹرنیٹ کی بندش اور غیر متوقع واقعات آپ کے کام میں خلل نہیں ڈالیں گے۔ آپ ڈرائیو میں ذخیرہ کردہ گوگل دستاویزات کو بھی انکرپٹ کرسکتے ہیں ، یہ ایک اور آسان نوک ہے۔ یقینی بنائیں کہ ہمارے بہترین گوگل دستاویزات کی تجاویز کی فہرست بھی تلاش کریں۔