منظم بنیں: مزید منظم بننا کیسے شروع کریں

؟ wmode = شفاف "آپ منظم ہونے کے بارے میں کیا جاننا چاہتے ہیں؟"

یہ وہ سوال ہے جو میں ہر بار اپنے ساتھیوں اور دوستوں سے کہتا ہوں کہ وہ اس کالم کے لئے نظریات حاصل کریں۔ آخری بار جب میں نے پوچھا تو ایک سے زیادہ افراد نے جواب دیا ، "میں یہاں تک کہ کیسے شروعات کروں؟"

اگر میں منظم ہونے کے لئے ابتدائیہ رہنما لکھتا ہوں تو ، یہ ایک بالکل ضروری مشورے کے ساتھ کام کرے گا: اپنے منصوبوں کو چھوٹے چھوٹے ٹکڑوں میں توڑ دو۔

چھوٹے مقاصد اور روزمرہ کے کاموں میں کسی مقصد کو توڑنا کامیابی کے لئے انتہائی ضروری ہے۔ تمام منظم افراد یہ کرتے ہیں ، لیکن مشورے کے تمام مضامین اسے واضح نہیں کرتے ہیں۔ میرے خیال میں اس کو واضح کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ اتنا اہم ہے کہ آپ کو اس پر ٹیکہ نہیں لگنا چاہئے۔

منظم ہونے کا اصل راز یہ معلوم کرنا ہے کہ اپنے آپ کو ان اقدامات کو کس طرح انجام دینا ہے جو تنظیم کے لئے ضروری ہیں اور وہ آگے بڑھتے رہیں۔ آپ کو افعال کی وضاحت کرنے کے قابل ہونا پڑے گا - اور اسی مقصد کو ختم کرنا ہے۔

کہاں سے منظم ہونا شروع کریں

آپ کو منظم کرنے سے پہلے ، آپ کو ایک مقصد حاصل کرنا ہوگا۔

"میں زیادہ منظم ہونا چاہتا ہوں" یہ ایک مقصد نہیں ہے۔ یہ دیکھنے کی کوشش کریں کہ یہ آپ کیا چاہتے ہیں۔ اسے الفاظ میں ڈالنے کی کوشش کریں۔ اور ، ان الفاظ کو منفی کی بجائے مثبت اور قابل عمل بنانے کی کوشش کریں۔

ہم کہتے ہیں کہ آپ کو ایسا لگتا ہے جیسے آپ کی ای میل قابو سے باہر ہے۔ آپ ای میل کو منظم کرنا چاہتے ہیں۔

منفی طور پر متعین کردہ مقصد: "میرا ای میل ایک گندگی ہے اور میں اب اس طرح سے نہیں چاہتا ہوں۔"

مثبت طور پر متعین کردہ مقصد: "میں جب ضرورت ہو تو میں ہمیشہ جلدی سے کسی ای میل کو تلاش کرنے کے قابل ہونا چاہتا ہوں۔"

مثبت اور قابل عمل مقصد اس پر مرکوز ہے کہ آپ کیا کرنا چاہتے ہیں ("جلدی سے ای میلز تلاش کریں")۔ منفی سلیٹ کے ذریعے دیکھا گیا مقصد صرف اس مسئلے کو بحال کرتا ہے کہ آپ کا ای میل گندا ہے اور آپ اس سے خوش نہیں ہیں۔

ایک اور مثال یہ ہے:

منفی طور پر متعین کردہ مقصد : "میرے پاس بہت سارے کاغذات ہیں۔ وہ میری میز کو جھنجھوڑ رہے ہیں اور خلفشار پیدا کررہے ہیں ، اور مجھے اس سے نفرت ہے۔" (ملاحظہ کریں کہ آپ کیا ہونا چاہتے ہیں یا صورتحال کو کس طرح تبدیل کرنا چاہتے ہیں اس کی کوئی واضح تصویر نہیں ہے۔)

مثبت طور پر متعین کردہ مقصد: "میں ایک کم سے کم کام کی جگہ چاہتا ہوں جو میری توجہ مرکوز کرنے میں مدد فراہم کرے۔ میں اپنے کمپیوٹر اور او سی آر کی طاقت کو فائدہ اٹھانا چاہتا ہوں اور اہم دستاویزات کی تلاش میں زیادہ موثر ہونے کی تلاش کروں گا۔" (مثبت الفاظ ، جیسے "توجہ" اور "موثر" پر زور دینے پر غور کریں)

بالکل لفظی طور پر ، آپ کو تصویر بنانی ہوگی کہ آپ کیا چاہتے ہیں ، اور اسے مثبت الفاظ ، ٹھوس ، قابل عمل الفاظ میں ڈالیں۔ (اہداف کے تعین اور حصول کے بارے میں مزید نکات ملاحظہ کریں۔)

کسی مقصد کو سجانے کا طریقہ

ایک بار جب آپ کا کوئی مقصد ہوجاتا ہے اور اسے الفاظ میں ڈال دیتے ہیں تو ، آپ کو اس کی تزئین و آرائش کرنا ہوگی۔

کسی مقصد کو سنوارنے کا ایک آسان طریقہ یہ ہے کہ مقصد کو پورا کرنے کے ل you آپ روزانہ کی جانے والی فہرست میں کیا لکھتے ہیں۔

آپ کبھی بھی کام کرنے والی فہرست میں شامل نہیں ہوں گے "ایک ایسی معمولی ورک اسپیس بنائیں جو توجہ مرکوز کرنے کے لئے موزوں ہو۔" بلکہ آپ لکھ سکتے ہیں:

• ڈیسک سے صاف مگ اور کپ
• ان باکس میں کاغذات اسکین کریں
• سکین ہوئے کاغذات کو توڑا
• کمپیوٹر کے تاروں کو سیدھا کریں

(اگر آپ کام کرنے کی فہرست میں پہلی قسم میں کس طرح کی چیزوں سے تعلق رکھتے ہیں تو اس سے تھوڑا سا کھو گئے ہیں ، تو میرے پاس کرنے سے بہتر فہرستیں بنانے کا تازہ دم ہے۔)

مثال: فوٹو آرگنائزیشن تبدیلی

میں آپ کو ایک لمبی مثال دینا چاہتا ہوں کہ بڑے تنظیمی منصوبے کو چھوٹے حصوں میں کس طرح توڑنا ہے تاکہ یہ پوری طرح سے چھیڑ سکے کہ یہ کیسے ہوتا ہے۔

میں ایک ساتھی ، اسٹیفنی کے ساتھ ، کل ڈیجیٹل فوٹو آرگنائزیشن تبدیلی (جو میں مستقبل کے کالم میں بڑے پیمانے پر لکھوں گا) پر کام کر رہا ہوں۔ اس کے پاس ہزاروں تصاویر ہیں جو متعدد کمپیوٹرز اور آن لائن اسٹوریج خدمات میں پھیلی ہوئی ہیں ، اور وہ صرف ان کو منظم کرنا چاہتی ہیں۔

1. مقصد کی وضاحت کریں. پہلی بار جب ہم ساتھ بیٹھے اس پروجیکٹ پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ، میں نے اس سے پوچھا ، "یہ آپ کیا چاہتے ہیں؟ آپ کا مقصد کیا ہے؟" جواب دینے سے پہلے ہی میں نے اسے روکا۔ "مجھے اس پر دوبارہ تکرار کرنے دو۔ آپ اپنی تصاویر کے ساتھ کیا کرنا چاہتے ہیں جو آپ اب نہیں کرسکتے ہیں؟"

اسٹیفنی نے بنیادی طور پر کہا کہ وہ چاہتی ہے کہ وہ کوئی بھی ڈیوائس استعمال کر رہی ہو ، چاہے وہ آسانی سے فوٹو تلاش کرنے کے قابل ہوجائے۔

2. مسئلہ کو سمجھیں۔ میرا فالو اپ سوال یہ تھا: "ابھی ، جب آپ تصویر ڈھونڈتے ہیں تو ، آپ کیسا نظر آتے ہیں؟ کیا آپ کو تصویر کی گولی مار دی گئی تاریخ یا تصویر میں شامل لوگوں یا کوئی واقعہ یاد ہے؟"

جو واقعی یہ سوال پوچھ رہا تھا وہ تھا: "ہمیں کس قسم کا حل وضع کرنا چاہئے تاکہ وہ آپ کی ضروریات کو پورا کرے؟"

انہوں نے کہا کہ وہ عام طور پر اپنی تصاویر کو تاریخ کے قریب سے یاد کرتے ہیں ، جیسے "کالج میں" ، لیکن بعض اوقات تصویر میں موجود لوگوں کے ذریعہ بھی۔

ہم نے کچھ ممکنہ حل پر غور کیا ، لیکن ابھی تک کسی چیز پر حل نہیں ہوا۔ اکثر ، اس سے کسی تنظیمی منصوبے کے چند ٹکڑوں کے ساتھ آگے بڑھنے میں مدد ملتی ہے لہذا دیکھیں کہ کیا آپ کے مقصد کی تعریف اس مسئلے کے بارے میں جتنی زیادہ سیکھتی ہے کو تبدیل کرتی ہے۔

3. اپنے آپ کو چھوٹے چھوٹے کاموں کو تفویض کریں۔ ہماری ملاقات کی بنیاد پر ، اسٹیفنی کاموں کی ایک مختصر فہرست لے کر آئے تھے۔ یہ کچھ اس طرح نظر آیا:

انوینٹری لیں: مقامات اور آن لائن دونوں جگہوں پر تصاویر رکھیں

فوٹو اسٹریم آن کریں (اسٹیفنی نے ایپل کے متعدد آلات استعمال کیے ہیں ، لہذا فوٹو اسٹریم کے ذریعے فوٹو مستحکم کرنے سے ایسا لگتا تھا جیسے جلد کرنا کوئی منطقی اور آسان اقدام ہے)

کسی بھی ایسی فوٹو سائٹس کے پاس ورڈ بازیافت کریں جو تھوڑی دیر میں استعمال نہ ہوں

فیس بک کی تصاویر اور ڈیٹا ڈاؤن لوڈ کریں۔

یہ چار کام اسٹیفنی کے "اگلے اقدامات" کی حد تھے۔ نوٹ کریں کہ اس کی فہرست میں صرف ایک دو چیزیں لمبی ہیں۔ وہ ایک دن میں یہ سارے کام آسانی سے انجام دے سکتی ہے اگر اس کا مقابلہ ہوتا ہے ، یا اگر وہ ایک دن میں ایک ہفتہ سے بھی کم کام کرتا ہے۔

4. آخری تاریخ طے کریں۔ آسان ، مختصر کاموں پر عمل کرنے کا طریقہ آخری تاریخ طے کرنا ہے۔ میں کسی ٹاسک مینجمنٹ ایپ کا استعمال کرنا چاہتا ہوں ، جیسے اچھ Noteی نوٹ یا کوئی ڈو اسٹیفنی کے پروجیکٹ کے ساتھ ، میں نہیں جانتا کہ وہ خود کو ڈیڈ لائن دے رہی ہے یا نہیں ، لیکن اس کی بنیاد پر اس کی نرم ڈیڈ لائن ہے جب ہم فیصلہ کرتے ہیں کہ ہم اس پروجیکٹ کو جاری رکھنے کے لئے اگلے ایک دوسرے سے ملیں گے۔ میرا مفروضہ یہ ہے کہ ہماری اگلی میٹنگ اس کے تقویم پر منحصر ہے اور وہ اسے کرنے کے لable جوابدہ ہے۔

یہ کرنا مشکل ہے

ہر ایک اپنے آپ کو خود کو جوابدہ نہیں سمجھتا ہے۔ میرے خیال میں ہم سب کے پاس اپنے آپ کو جوابدہ محسوس کرنے کے ل strate حکمت عملی ہے ، جیسے کہ کسی کو اپنے منصوبوں کے بارے میں بتانا ، یا پیسہ لگانا جو ہم کچھ کریں گے یا نہیں کریں گے۔ کسی کام کو یاد رکھنا مشکل نہیں ہے۔ بس اپنے اسمارٹ فون پر ایک یاد دہانی بھیجیں۔ یہ کرنا مشکل ہے۔ اگر آپ کے چھوٹے چھوٹے کام ہیں جو بہت ہی مخصوص ہیں ، تو آپ کم از کم اپنے امکانات بڑھا رہے ہیں کہ آپ ان پر عمل کریں گے۔

کہاوت "ہر سفر ایک قدم کے ساتھ شروع ہوتا ہے" مکمل طور پر سچ ہے۔ یا اگر آپ ترجیح دیتے ہیں تو ، "دکھاوے آدھی جنگ ہے" اسی ارادے سے بات کرتا ہے۔ آپ کو اپنے آپ کو واضح اور قابل عمل چیزیں دینے اور معقول وقت دینا ہے جس میں انھیں کرنا ہے۔ بصورت دیگر ، آپ اتنا شروع کبھی نہیں کریں گے۔