جائزہ اور درجہ بندی میں توسیع کریں

کہیں سے بھی خرچ کے انتظام کا ڈیٹا پکڑو

ایکسپینسیفائٹ اس بات کی پوری کوشش کرتا ہے کہ اس پر دستخط کرنے اور ایک اکاؤنٹ مرتب کرنے کے لئے زیادہ سے زیادہ آسان ہوجائے۔ جب آپ مفت آزمائش کے لئے سائن اپ کرتے ہیں ، مثال کے طور پر ، ایک دربان بوٹ آپ کو ترتیب دینے کے مراحل سے گزرتا ہے۔

زیادہ تر حص Forے کے ل if ، اگر آپ کے پاس کاغذ کا ایک سکریپ ہے جس پر اس کی ایک بڑی تعداد ہے ، تو پھر ایکسپینسفائٹ کے پاس اس اعداد و شمار کو جذب کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ Expensify آپ کو اس کی موبائل ایپ (Android اور iOS کے لئے دستیاب) کا استعمال کرتے ہوئے اخراجات میں اضافہ کرنے کی اجازت دیتا ہے ، جو OCR اسمارٹ اسکین کو استعمال کرتا ہے۔ یا آپ ویب سائٹ اپ لوڈز ، کسی سرشار ای میل پتے پر بھیجے گئے رسیدوں اور مخصوص کریڈٹ کارڈ اکاؤنٹس (ذاتی اور کارپوریٹ دونوں) کا انتخاب کرسکتے ہیں۔ آپ گوگل کروم ایکسٹینشن استعمال کر کے کسی ویب براؤزر سے رسید کی تصاویر بھی حاصل کرسکتے ہیں ، یا ڈراپ باکس یا ایورنوٹ کا استعمال کرکے ان کو درآمد کرسکتے ہیں۔ ویب سائٹ کی اسکرین ہے جس پر آپ ایک ہی وقت میں کئی اخراجات داخل کرسکتے ہیں ، اسپریڈشیٹ نما فارم کو بھرنے کے بعد اور اس سے متعلق اپیلیں اپ لوڈ یا منسلک کرسکتے ہیں۔ ڈیٹا کیپچر کے لئے پہلی پسند ایک موبائل ایپ ہے۔ آپ فروخت کے مقام پر رسید کی تصویر کھینچتے ہیں ، اسے کسی رپورٹ کو تفویض کرتے ہیں ، اور پھر سافٹ ویئر کو بھاری بھرکم اٹھانے دیتے ہیں۔ ایکسپینسائٹ اس میں ایک اچھی نوکری کرتی ہے (حالانکہ اتنا آسان نہیں ہے جیسے رسید بینک کے نقطہ اور شوٹ)۔

تاہم ، تفریحی صارف انٹرفیس (UI) سے زیادہ اہمیت درستگی ہے۔ اسکین شدہ رسید پر متن کی ترجمانی کرنے کی اہلیت مثالی ہے۔ اس نے بغیر کسی پروڈکشن کے ایک سکریبلڈ کل اور وینڈر کا نام صحیح طریقے سے شناخت کیا (ذیل میں اسکرین شاٹ زمرے کے بارے میں اندازہ لگائے بغیر اسے اپنی "کچی" حالت میں ظاہر کرتا ہے)۔ صارف یا منظوری دینے والے اخراجات تقسیم کرسکتے ہیں ، جیسے کسی ہوٹل کے کھانے کو کچھ کھانے کے معاوضوں سے الگ کرنا؛ اور یہ ایک سادہ اور بدیہی طریقہ کار کا استعمال کرتے ہوئے ایسا کرتا ہے تاکہ ExpensePoint میں اخراجات کو تقسیم کرنے کی صلاحیت عجیب ہو۔

اکاؤنٹنگ کیٹیگریز (مثال کے طور پر ، ہوٹل یا کھانا) کے علاوہ ، آپ اخراجات کو کسی بھی متن کے ساتھ ٹیگ کرسکتے ہیں جس کو آپ معنی خیز سمجھتے ہیں (جیسے کسی پروجیکٹ کا نام یا "انٹرویو جاب امیدوار")۔ صارف کا ویب ڈیش بورڈ زمرہ ، ٹیگ ، اور وقت کے لحاظ سے جو رقم آپ خرچ کرتے ہیں اس پر معمولی رپورٹنگ فراہم کرتی ہے۔

ہر چیز کسی رسید کی تصویر پر قبضہ کرنے پر بھروسہ نہیں کرتی ہے۔ مائلیج کے اخراجات ٹائپ اِن فاصلے یا اوڈومیٹر ریڈنگ کے ذریعہ ، یا GPS کا استعمال کرکے حاصل کیا جاسکتا ہے۔ ایپ کو بتائیں کہ اپنے سفر کے آغاز میں ہی اپنے سفر کو ٹریک کرنا ٹھیک ہے ، اور اعدادوشمار کی توثیق کریں کہ آپ نے کتنا فاصلہ طے کیا ہے۔ جب کہ دوسری ایپس گوگل میپ کا استعمال کرتے ہوئے فاصلے کا پتہ لگاتی ہیں ، بعض اوقات آپ پوائنٹ اے سے پوائنٹ بی تک نہیں جاتے ہیں (اس شاہراہ کے خرابی کا ذکر نہیں کرتے جس سے آپ کو بچنا پڑا تھا)۔

ویب صارف انٹرفیس موبائل اپلی کیشن کی طرح صاف اور سمجھنے میں آسان ہے۔ اس کو حال ہی میں اپ گریڈ کیا گیا تھا ، اور اب وہ چار انتخاب پیش کرتا ہے: اسکرین کے بائیں جانب ان باکس ، اخراجات ، رپورٹس اور ترتیبات۔ ہر اخراجات کو ایک رپورٹ تفویض کی جاتی ہے اور اس کے بعد رپورٹس اسکرین سے منظوری کے لئے پیش کیا جاسکتا ہے۔ ایکسپینسفی مینیجر کو یہ فیصلہ کرنے دیتی ہے کہ ملازمین کی رسیدوں کو کتنی بار "بیچ اپ" کیا جانا چاہئے تاکہ مینیجر کو آنے والی رسیدوں سے مستقل طور پر پریشان نہ کیا جائے۔

ایکسپینسفی کے ساتھ ساتھ کچھ چھوٹے بزنس اکاؤنٹنگ کاموں کو بھی سنبھال لیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر ، آپ کلائنٹ کو ایک گھنٹے سفر کے لئے انوائس کرسکتے ہیں۔ اس کی رسید کی خصوصیت (پٹی پر انحصار کرتے ہوئے) کی مدد سے آپ کسی کو بھی رسیدیں بنا سکتے اور بھیج سکتے ہیں ، چاہے ان کے پاس توسیع اکاؤنٹ نہ ہو۔ آپ شروع سے انوائس شروع کرسکتے ہیں یا کسی موجودہ اخراجات کی رپورٹ کا استعمال کرسکتے ہیں ، اور اگر ایکسپینسیفائف کے ساتھ شامل ٹولز کافی نہیں ہیں تو ، سافٹ ویئر زیادہ تر تیسری پارٹی کے بلنگ اور انوائسنگ سسٹم کے ساتھ ضم کرنے میں آسانی کرتا ہے۔

یہ سافٹ وئیر سفر کے اخراجات کے بارے میں اچھی سوچ کا مظاہرہ کرتا ہے ، اور دوسرے ایپس کے ساتھ مل کر اس کو آسان بناتا ہے۔ مثال کے طور پر ، جب آپ NexTravel ، Egencia ، Locomote یا کسی اور خدمات کے میزبان میں سے کسی ایک کا استعمال کرکے ٹریول بکنگ کرواتے ہیں تو رسید اور سفر کی معلومات خود بخود Expensify میں آباد ہوجاتی ہے۔ آپ کو صرف کچھ تفصیلات پُر کرنے کی ضرورت ہے۔ اور تب بھی ، آپ کے لئے زیادہ تر کام آٹو درجہ بندی کی خصوصیت کے طور پر ہوسکتا ہے جو کریڈٹ کارڈ مرچنٹ کی قسم کا خود بخود پتہ لگاتا ہے ، ایئر لائن کے اخراجات کو نقل و حمل کے اخراجات والے زمرے کے ساتھ منسلک کرتا ہے۔

یہ دوسرے علاقوں میں بھی انضمام کی جیت ہے ، جیسے کار اور پارکنگ خدمات ، فوڈ ڈیلیوری خدمات ، کیٹرنگ کمپنیاں ، اور پوائنٹ آف سیل (POS) سسٹم سسٹم۔ فعالیت کی مقدار کے باوجود ، یہ کبھی بھی زبردست نہیں ہوتا ہے ، اور اس کے مفید ویڈیو آپ کو ہر آپشن سے گزرتے ہیں۔

جتنا آپ چاہتے ہو خود کار بنائیں

اخراجات سے باخبر رہنے کی بات کی جائے تو آٹومیشن ایک اہم خصوصیت ہے۔ معاونت کی حکمت عملی جیسے کتاب کی خدمات ایکسپینسفی کی خودکار اخراجات کی اطلاع دہندگی کی خصوصیات کا استعمال کرتی ہیں۔

دوسرے ایپس کی طرح ، ایڈمنسٹریٹر کمپنی کی پالیسیاں مرتب کرتا ہے اور کچھ صارفین کو بطور رضا کار نامزد کرتا ہے۔ بہت ساری مرضی کے مطابق ترتیبات میں مائلیج کی معیاری شرحیں ، طے شدہ فی گھنٹہ کی شرحیں ، فی دن کے حساب سے چارجز ، زمرے کی حدود (مثال کے طور پر ، ہوٹل کے معاوضوں کے لئے $ 2،000 زیادہ سے زیادہ) اور کرنسی شامل ہیں۔

نامزدگی سے ، رسیدوں کو اہتمام سے رپورٹوں میں بڑھانا۔ ملازمین کو کسی رپورٹ کے خیال کی پرواہ نہیں ہوتی ہے۔ وہ صرف وصولیاں کرنا چاہتے ہیں اور اپنے پیسے واپس لانا چاہتے ہیں۔ لہذا ، Expensify اختیاری طور پر ہر روز ، ہفتے ، یا مہینے میں خود بخود رپورٹس تشکیل دے سکتا ہے ، جب "لاس ویگاس میں کانفرنس" کا کوئی مطلب نہیں ہوتا ہے۔ جب ملازم ای میل ID یا موبائل ایپ کے ذریعہ رسید بھیجتا ہے تو ، یہ خود بخود کھلی رپورٹ میں شامل ہوجاتا ہے۔ خود کار طریقے سے کٹائی کا آپشن آن ہونے کے ساتھ ہی ، کھلی رپورٹس کو راتوں رات چیک کریں (یا آپ جو شیڈول مرتب کرسکتے ہیں) اور ان کمپنیوں کی منظوری دیتے ہیں جو کمپنی کی پالیسیوں سے میل کھاتے ہیں (خلاف ورزی کرنے والوں کو روکتے ہیں ، جو اگلی رپورٹ میں منتقل ہوتا ہے) خطاب کیا)۔

کسی ملازم کی رپورٹ پر نظرثانی کے لئے تنازعات کو ویب سائٹ پر جانے کی ضرورت نہیں ہے۔ وہ کسی بھی اخراجات کو مسترد کرنے سمیت اپنے ای میل ان باکس سے براہ راست منظوری دے سکتے ہیں۔ پالیسی کی خلاف ورزیوں کو واضح طور پر ٹیگ کیا گیا ہے اور ان کی نشاندہی کی گئی ہے ، لہذا اکاؤنٹنگ فیصلہ کر سکتی ہے کہ ملازم کو رسید میں 90 دن سے زیادہ دیر کے حوالے کرنے پر دلی تعزیت کرنا ہے یا اس کے لئے یہ حکم نامہ ہے کہ وہ اس کے پاس ہے۔

لیکن زیادہ تر اخراجات پالیسی اور معمولی ہوتے ہیں۔ ایکسپینسفی آپ کو خودکار منظوری کی خصوصیت کو آن کرنے کی اجازت دیتا ہے ، جو پالیسی کی خلاف ورزی کے بغیر کسی بھی رپورٹ کو خود بخود منظور اور معاوضہ دیتا ہے۔ اس سے اکاؤنٹنٹ اور منتظمین 5 کی پارکنگ کی رسیدوں کو دیکھنے میں اپنا وقت گزارنے کے بجائے قابل اعتراض اخراجات پر توجہ دیتی ہیں۔ اس کے علاوہ ، ایک آٹو مطابقت پذیری کی خصوصیت منتظمین کو کمپنی کے اکاؤنٹنگ ٹول کے ساتھ براہ راست مطابقت پذیر ہونے کی اجازت دیتی ہے۔

ہمیں واقعی ایکسپینسفی میں خصوصیات کی گہرائی پسند ہے ، لیکن بعض اوقات اس کی سادگی سافٹ ویئر کے اعتماد کے ساتھ استعمال کرنے کی راہ میں آجاتی ہے ، جیسے اس بات کا پتہ لگانا کہ "کارروائی" کی بجائے "بند" ہونے کی اطلاع سے اس کا کیا مطلب ہے۔ اس میں سے بیشتر ایک سیکھنے کا منحنی خطوط ہے جو زیادہ عرصہ تک نہیں چل پائے گا ، لیکن اس سے کچھ "ہہ؟" پیدا ہوتا ہے۔ لمحات بہر حال ، ٹول اتنا مالدار ہے کہ ایڈیٹرز چوائس فاتح کی حیثیت سے پی سی میگ کا اعزاز حاصل کرے۔