منظم ہوجائیں: جب حذف کرنا ٹھیک ہے؟

ڈیجیٹل ڈیٹا کی بچت ایک مضحکہ خیز بات ہے۔ اس کو رکھنے میں اکثر کوئی اہمیت نہیں ہوتی (ایک مباحثہ بیان ، اور میں اس تک پہنچ جاؤں گا) ، پھر بھی اس میں کوئی جسمانی جگہ نہیں لی جاتی ہے اور ورچوئل جگہ سستی نہیں ہوتی ہے ، ہم اس پر لٹ جاتے ہیں۔

لیکن سب کچھ بچانے کے نتائج ہیں۔ اگر آپ کام فائلوں سے لے کر فوٹو تک ای میل تک کوائف کو برقرار رکھنے یا حذف کرنے کے بارے میں جدوجہد کرتے ہیں تو ، یہ کالم آپ کو اپنی موجودہ مخمصے کے بارے میں سوچنے میں مدد دے گا اور بڑھتے ہوئے بوجھ کو سنبھالنے کے لئے نئی حکمت عملی وضع کرے گا۔

بچانے والوں کی نفسیات

کسی چیز کو پھینکنے یا اسے حذف کرنے کا انتخاب اکثر ایک نفسیاتی یا جذباتی مصیبت ہوتا ہے اس سے کہیں زیادہ یہ عقلی فیصلہ ہے۔ اکثر ، جب ہماری انگلی ڈیلیٹ کلید پر گھوم رہی ہے ، تو وہ چیز جو ہمیں دبانے سے روکتی ہے وہ اصل قدر کی نہیں ، ممکنہ قدر سمجھی جاتی ہے۔ ہمارے خیال میں ، "اس ای میل کے تھریڈ میں اس منصوبے کے بارے میں معلومات ہوسکتی ہے جو دو سالوں سے ختم ہوچکی ہے جس کی مجھے مستقبل میں ضرورت ہوگی۔" یا ، "کیا ہوگا اگر ایک دن ، میں فوٹو ایڈیٹنگ سافٹ ویئر استعمال کرنا سیکھوں اور ان امیجز کو صاف کرنا چاہ that جو بہتر نہیں ہیں؟"

جب ہم ای میلز ، تصاویر ، موسیقی ، نوٹ اور دیگر فائلوں کو محفوظ کرتے ہیں تو ہم میں سے بہت سے اعداد و شمار کی صحیح قدر کا اندازہ نہیں کر رہے ہیں کیونکہ اب یہ کھڑا ہے۔ ہم مستقبل کے حالات کے بارے میں سوچ رہے ہیں جو ہوسکتا ہے یا نہیں ہوسکتا ہے۔ ہم چیزوں پر لٹ جاتے ہیں کیوں کہ اس میں کیا حرج ہے؟ ڈیجیٹل اسٹوریج کی جگہ پہلے کی نسبت سستی ہے۔ آپ کلاؤڈ پر مبنی بہت زیادہ اسٹوریج مفت میں حاصل کرسکتے ہیں۔ بیرونی ہارڈ ڈرائیو اتنی مہنگی نہیں ہے۔ اور عام گھریلو کمپیوٹر ، ٹیبلٹ اور اسمارٹ فون پر آنے والی جگہ کی مقدار - یہاں تک کہ اگر آپ سب سے چھوٹی الاٹمنٹ بھی خریدتے ہیں a اس سے کئی گنا زیادہ ہے جو اس سے پہلے ایک دہائی پہلے ہوسکتی تھی۔

ایک مکتبہ فکر یہ ہے کہ اس تمام دستیاب جگہ کے ساتھ ، ہمیں کبھی بھی کسی چیز کو حذف نہیں کرنا چاہئے۔ آرکائیونگ ٹھیک ہے ، لیکن مٹانے کی کوئی قیمت نہیں ہے۔ احتیاط کی طرف سے غلطی ، اور سب کچھ بچانے کے. اس کیمپ کے لوگ - آئیے انہیں سیور کہتے ہیں - اکثر امکانی قیمت کے تصور پر ترقی کرتے ہیں۔ "کیا ہوگا اگر ہمارے کاروبار میں یہ معلوم ہوجائے کہ ان تمام پرانے ای میلوں سے قیمتی معلومات کو کیسے کان کیا جائے؟" اور وہ بھی تحفظ پسندانہ طریقہ کار اختیار کرتے ہیں: "ہم ابھی تک اس اعداد و شمار کی تاریخ کی اہمیت کو نہیں جانتے ہیں ، لہذا ہمیں اسے اس وقت تک محفوظ رکھنے کی ضرورت ہے جب ہم کرتے ہیں۔"

تاہم ، جب سیورز اپنے محفوظ کردہ ڈیٹا تک رسائی حاصل کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو ، وہ عام طور پر کچھ غیر متوقع حقیقی دنیا کے مسائل میں مبتلا ہوجاتے ہیں۔ پہلے ، آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ میں میرے ایک ساتھی کی حیثیت سے ، اسے کہتے ہیں ، "اسٹوریج سستا ہے ، لیکن اسے برقرار رکھنا مہنگا ہے۔" اس میں اس بات کا انحصار کرتا ہے کہ یہ کہاں اور کس طرح محفوظ ہے اس پر منحصر ہے کہ پیسہ ، وقت یا دونوں میں ایک لاگت ہے۔ اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کے پاس اپنی ساری معلومات کی ضرورت ہوگی کیونکہ آپ اپنی آؤٹ لک فائلوں کو مستعدی سے آرکائو کرتے ہیں تو ، میں ڈبل ڈاگ آپ کی ہمت کرسکتا ہوں کہ آپ کچھ مخصوص کرنے کی کوشش کریں اور بازیافت کریں۔ فائلوں کو محفوظ شدہ دستاویزات میں بھیجنا آسان ہے۔ ان کو نکالنا اور جو آپ چاہتے ہیں اسے تلاش کرنا گردن میں درد ہوتا ہے ، اور واقعی کچھ ہی لوگ ایسا کرتے ہیں۔ سیورز ہر چیز کو اس وجہ سے محفوظ نہیں کرتے ہیں کہ انہیں اپنے ڈیٹا کی ضرورت ہے ، بلکہ اس لئے کہ وہ ان خیالات کو پسند کرتے ہیں اگر ضرورت ہو تو اپنا ڈیٹا حاصل کرنے کے قابل ہوں۔ اپنے آپ سے پوچھیں کہ کیا آپ نے پچھلے 10 سالوں سے PST فائلوں کو حذف کرنے سے انکار کیا ہے وہ سیکیورٹی کمبل سے زیادہ کچھ نہیں ہے۔

دوسرے لفظوں میں ، جب آپ کسی چیز کو محفوظ کرتے ہیں تو ، اس پر منحصر ہوتا ہے کہ اسے کہاں اور کس طرح محفوظ کیا گیا ہے ، تو یہ قابل رسائ اور اس سے کہیں زیادہ تکلیف دہ ہوسکتی ہے کہ اس کی بازیابی کے ل worth اس سے زیادہ فائدہ ہو۔

بچت اور محفوظ کرنے کا متوازن نقطہ نظر

ایک بہتر نقطہ نظر ، میری رائے میں ، "ورکنگ فائلیں" یا "ایکٹو ڈیٹا" اور دوسرے قسم کے ڈیٹا کے درمیان واضح ذہنی امتیاز ہونا ہے۔ میں "ورکنگ فائلوں" کی اصطلاح استعمال کرتے ہوئے اعداد و شمار کی وضاحت کرتا ہوں جس کی پیشرفت میں مجھے موجودہ کام کی ضرورت ہے ، یا وہ کام جو حال ہی میں مکمل ہوا تھا کہ مجھے مستقبل قریب میں اس تک معقول حد تک رسائی کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ "ایکٹو ڈیٹا" کا بنیادی طور پر ایک ہی مطلب ہے ، لیکن بہتر طور پر ایسی کمپیوٹر فائلوں کی وضاحت کی جاسکتی ہے جو خاندانی تصاویر اور تفریح ​​(موسیقی اور ویڈیوز) جیسی کام سے بندھی نہیں ہیں۔ آپ نے فعال طور پر چلانے والی میوزک اور موسیقی کو آپ نے جمع کرنے کی خاطر اکٹھا کیا ہے لیکن شاید کبھی نہیں چلیں گے۔

فائل کی عمر ہمیشہ یہ نہیں بتاتی ہے کہ آیا یہ فعال ہے یا نہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کچھ پرانی تصویروں کو اپنے ساتھ بانٹنا چاہتے ہیں یا کسی پروجیکٹ میں شامل کرنا چاہتے ہیں ، جیسے خاندانی تاریخ یا وال کیلنڈر۔ تاہم ، اگر آپ کے پاس ایک ہی فوٹو کمپوزیشن کے 18 ورژن ہیں اور ان میں سے 16 دھندلا پن ہیں ، تو یہ امکان موجود ہے کہ آپ ان 16 شاٹس کو کبھی استعمال کریں گے یا ان میں سے جو بھی قیمت انتہائی کم ہے اسے حاصل کریں گے۔ جب کسی فائل کی قدر اتنی کم ہوتی ہے تو ، اسے کوڑے دان میں ڈالنا ہے۔ ذرا تصور شدہ امکانی قیمت کو جانے دیں ، اور اسے حذف کریں۔

مجھے یہ بھی لگتا ہے کہ اس کو حذف کرنے کے مترادف آرکائوچ کے بارے میں سوچنے میں مدد ملتی ہے ، یعنی ایک بار جب کوئی چیز محفوظ ہوجاتی ہے تو ، یہ لازمی طور پر ناقابل رسائ ہوتا ہے ، چاہے وہ اچھا ہی نہ ہو۔

اس کی ایک واضح مثال یہ ہے کہ: امریکی حکومت کا فرمان ہے کہ امریکیوں کو سات سال کا ٹیکس ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے ، لہذا وہ تمام اعداد و شمار "متحرک" ہیں اور اس طرح سے محفوظ کرنے کی ضرورت ہے کہ یہ آسانی سے قابل رسا ہو۔ سات سال سے زیادہ پہلے کے آپ کے ٹیکس ریکارڈز کو شاید محفوظ کیا جاسکتا ہے کیونکہ اس بات کا بہت زیادہ امکان نہیں ہے کہ آپ کو ان تک رسائی کی ضرورت ہوگی ، لیکن آپ کو یا آپ کے کنبہ ، کاروباری شراکت داروں ، یا قانونی مشیر کو یہ ضرورت پڑسکتی ہے کہ آپ ان کو حاصل کرسکیں۔ مستقبل.

جب (یا محفوظ شدہ دستاویزات) کو حذف کریں تو یہ کیسے جانیں

آپ کو کیسے پتہ چلے گا جب آپ کے کمپیوٹر کا ڈیٹا اور فائلیں حذف کرنا ٹھیک ہے؟ آپ اپنے لئے جو اصول وضع کرتے ہیں وہ فائل فائل کے لحاظ سے مختلف ہوسکتے ہیں ، لہذا یہاں عام آفس فائلوں (ورڈ پروسیسنگ ، اسپریڈشیٹ ، پریزنٹیشنز ، وغیرہ) ، ای میل ، فوٹوز ، اور میوزک اور ویڈیوز کے لئے کچھ نکات درج ہیں۔

قدر کی نشاندہی کریں۔ عملی طور پر ، جب بے ترتیبی کو صاف کرنے کا وقت آگیا ہے تو ، اس بات کی نشاندہی کریں کہ آپ کو کام ، اعداد و شمار یا فائل کے بارے میں کیا جاننے کی ضرورت ہوگی یا آپ کو یہ کہاں ملے گا۔ پھر ان جگہوں کی تلاش کریں جہاں اس کی نقل ہے - جو اکثر وہی جگہ ہوتی ہے جہاں آپ حذف کی چابی کا استعمال شروع کرسکتے ہیں۔

مثال کے طور پر ، ہم کہتے ہیں کہ آپ نے مندرجہ ذیل چیزوں کو محفوظ کیا ہے: انوائس کی پی ڈی ایف ، انوائسز کی ادائیگی کی نقول ، اور انوائسنگ کی تمام سرگرمیوں کی اسپریڈ شیٹ۔ ادائیگی موصول ہونے کے بعد کسی وقت ، آپ انوائس پی ڈی ایف کو (یا محفوظ شدہ دستاویزات) حذف کرنا چاہیں گے۔ معاہدہ ہو گیا ، چیک صاف ہوگیا ، اور آپ کے پاس ترقی کا اچھا ریکارڈ ہے۔

جب آپ شوٹ کرتے ہو تو فوٹو حذف کردیں۔ فوٹو کے ساتھ ، یہ ذہن نشین رکھیں کہ آپ کے پاس دسیوں ہزاروں تصاویر کو بچانے کی صلاحیت موجود ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو چاہئے۔ توجہ مرکوز تصاویر اور دیگر خراب شاٹس کو حذف کرنے کی عادت ڈالیں جب آپ انھیں لیتے ہو (یہ سب کے بعد ڈیجیٹل فوٹو گرافی کی ایک خوبصورت چیز ہے)۔

معمول کے ای میل کوڑے دان میں ڈالیں۔ ای میل کے ل routine ، معمول کے پیغامات اور فوری مواصلات کو حذف کریں جس میں ایسی کوئی معلومات شامل نہ ہو جس کی آپ کو بعد میں ضرورت ہو۔ زیادہ تر لوگ وصول کنندہ کے لحاظ سے چھانٹ سکتے ہیں اور جان سکتے ہیں کہ ان فائلوں کا زیادہ تر حصہ کہاں ہوگا۔

ای میل منسلکات کی صرف ایک کاپی محفوظ کریں۔ منسلکات کے ساتھ ای میلز کو حذف کریں ، لیکن جب ضرورت ہو تو منسلکہ کو مقامی سطح پر محفوظ کریں۔ یا اس کے برعکس: ای میل رکھیں ، فائل کو کھودیں۔ کسی بھی طرح سے ، ای میل کے منسلکات نقل کی شناخت کے لئے ایک اچھی جگہ ہیں ، اور آپ کو صرف ایک کاپی کی ضرورت ہے۔ خاص طور پر ای میل کے بارے میں مزید نکات کے ل see ، دیکھیں "ای میل سے زیادہ بوجھ سے کیسے بچنا ہے۔"

آپ کو نہیں چلانے والا میڈیا (یا آرکائیو) ڈمپ کریں۔ سبھی میوزک اور ویڈیو ہورڈرز کے ل To ، حقیقت پسندانہ بنیں کہ آپ اصل میں کون سی فائلیں چلائیں گے۔ اگر آپ واقعی ہیوی میڈیا صارف ہیں تو کلاؤڈ سروسز سے فائدہ اٹھائیں جو آپ کے مالک میڈیا کو لائسنس دیں (ایک لا آئی ٹیونز میچ) تاکہ آپ کو اس چیز کی مقامی کاپیاں ذخیرہ کرنے کی ضرورت نہ ہو جو آپ چاہتے ہیں لیکن کبھی نہیں اصل میں کھیلنا.

ہوسکتا ہے کہ یہ صرف میری شخصیت ہو ، لیکن مجھے آزادی کا احساس اس وقت محسوس ہوتا ہے جب مجھے فائلوں کی مدد سے دباؤ نہیں ہوتا ہے جن کی مجھے بس ضرورت نہیں ہوتی۔ یہاں تک کہ تھوڑا سا بیکار ڈیٹا ، یا ایسی فائلیں جن کی کوئی اہم قیمت نہیں ہے کو حذف کرنے کی ورزش سے مجھے یہ محسوس کرنے میں مدد ملتی ہے کہ میں اس ڈیٹا پر زیادہ توجہ مرکوز کر رہا ہوں جس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔