منظم رہیں: کاروبار میں آسن کا استعمال کرنا

مشمولات

• منظم ہوجائیں: کاروبار میں آسن کا استعمال کرنا
• منظم ہوجائیں: کاروبار میں آسنا جاری رہا

چونکہ ای میل اور میٹنگز ہمارا وقت ضائع کرتے رہتے ہیں ، کاروباری اداروں اور کاروباری ٹیموں میں کام کرنے کے نئے طریقے تلاش کرنے کے لئے بے چین ہوجاتے ہیں جو ان دونوں راکشسوں پر کم انحصار کرتے ہیں۔ دیہی نیپال کے لوگوں کو صحت کی دیکھ بھال کرنے کے نام پر اپنی کمپنی کی ثقافت میں اہلیت اپنانے والی ایک ترقی پسند غیر منافع بخش تنظیم نییا ہیلتھ کے سی ای او مارک آرنولڈی کا کہنا ہے کہ "آسنا یا ٹوٹ"۔ نیا ہیلتھ اپنے کاروبار کے ہر پہلو میں آسنا نامی ایک ورک فلو اور پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول استعمال کرتی ہے۔ وہ اس کا استعمال فنڈ اکٹھا کرنے والی مہموں کو ٹریک کرنے کے لئے کرتے ہیں ، منصوبہ بناتے ہیں کہ دیہی نیپال سے مریضوں کو کھٹمنڈو کے اسپتالوں تک کیسے پہنچایا جائے ، اور یہاں تک کہ ملازمت کے درخواست دہندگان کی کمپیوٹر خواندگی کی جانچ کے ل it اس کا استعمال کیا جائے۔

آسنا میں کاروبار اور کام سنبھالنے والے کینی وان زینٹ کا کہنا ہے کہ ، "ای میل وہ نمبر ہے جس میں لوگ آسنہ کا استعمال شروع کرنے پر اپنی کمپنی کے اندر استعمال کرنا چھوڑ دیتے ہیں۔" آرنلڈی کا تجربہ اس کی تصدیق کرتا ہے: اس کی داخلی ای میل اب صرف 20 فیصد اپنے پیغامات بناتی ہے ، اور ان میں سے بہت سے پیغامات صرف تفریح ​​کے لئے ہیں۔ اصل کام اور مواصلت آسنا میں ہوتی ہے۔

اگرچہ میں نے کچھ عرصہ کے لئے خود آسنا کا استعمال کیا ہے ، لیکن میں یہ چاہتا تھا کہ مواصلات کو ہموار کرنے اور ٹیموں کو زیادہ موثر بنانے کے ل businesses کاروبار میں اسے کس طرح استعمال کیا جاسکتا ہے۔ میں نیہا ہیلتھ کے نیو یارک ہیڈ کوارٹر میں آرنلڈی اور ایگزیکٹو اسسٹنٹ مونیکا لینڈی کا دورہ کیا تاکہ اس سے بہتر اندازہ حاصل کیا جا سکے کہ یہ آلہ واقعی ایک حقیقی کاروباری ماحول میں کس طرح کام کرتا ہے۔

آسنا کیا ہے؟

اسنا کی وضاحت کرنے کے ل those کچھ ان پیکنگ لیتا ہے جنہوں نے اسے کبھی استعمال نہیں کیا ہے۔ یہ جزوی طور پر کرنا ہے اور جزوی طور پر باہمی تعاون کا ایک ٹول ہے۔ آپ اس کو پراجیکٹ مینجمنٹ کے لئے ، یا نوکری کے عمل کے ذریعہ کسی ملازم درخواست دہندہ کا سراغ لگانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں۔ یہ اتنا ہی کھلا اور لچکدار ہے جس طرح اورنٹ ہے ، جس کا کبھی کبھی مطلب یہ ہوتا ہے کہ پہلی بار صارفین کسی خالی سلیٹ کو گھور رہے ہیں ، قطعیت نہیں ہے کہ شروعات کیسے ہوگی۔ لیکن ، ایک بار جب آپ اس میں شامل ہوجائیں تو ، آسنا ، ایورنوٹ کی طرح ، آپ کی ضرورت کی ہر چیز بن سکتا ہے۔

آسنا بادل میں رہتا ہے ، اور بنیادی انٹرفیس آن لائن ہے (asana.com پر)۔ کچھ موبائل ایپس موجود ہیں ، لیکن ویب انٹرفیس کہیں بہتر اور زیادہ قابل ہے۔ آسنا 15 افراد تک باہمی تعاون کے ل free مفت ہے ، ادائیگی والے اکاؤنٹ ماہانہ $ 50 سے شروع ہوتے ہیں اور ٹیم ممبروں کی تعداد کی بنیاد پر وہاں سے جاتے ہیں۔ میری سفارش ہے کہ کم از کم دو یا تین مہینوں تک لوگوں کے ایک چھوٹے سے گروہ کے ساتھ اس کے پانی کو جانچنے اور رسیاں سیکھنے کے لئے مفت اکاؤنٹ استعمال کریں ، کیونکہ آسنا کا استعمال مؤثر طریقے سے آپ کے ورک فلو اور ضروریات کے مطابق ہونے پر بہت زیادہ انحصار کرتا ہے۔

جیسا کہ آپ اس مضمون کے اوپری حصے میں ویڈیو میں دیکھ سکتے ہیں ، آسنا آپ کو اپنے کاموں کو لکھ ، کسی کو تفویض کرنے (اپنے آپ سمیت) تفویض کرنے ، مقررہ تاریخ شامل کرنے ، تفویض کے بارے میں نوٹ بنانے اور پیروکار شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اپنی ترقی پر نگاہ رکھیں یا اس کے آس پاس کی گفتگو میں حصہ ڈالیں۔

کاموں میں ذیلی کام ہوسکتے ہیں۔ تمام کاموں کو گھسیٹ کر کسی مناسب جگہ پر چھوڑ دیا جاسکتا ہے۔ اور آپ اپنی ٹاسک لسٹوں میں سیکشن ہیڈر شامل کرسکتے ہیں ، اس بات کی نشاندہی کرنے کے لئے ، جو بھی آپ چاہتے ہیں۔ سیکشن ہیڈر حد بندی کی لائنیں ہیں ، اور یہ آپ کے ہاتھ میں آتے ہیں جو آپ کو بہت بڑے یا پیچیدہ عمل کے جزو کو توڑنے میں مدد کرتے ہیں۔ آسنہ فراہم کردہ کچھ ٹیوٹوریل ویڈیوز دیکھ کر آسنا عام طور پر کیسے کام کرتا ہے اس کے بارے میں آپ بہت کچھ سیکھ سکتے ہیں۔

کاروبار میں آسن کے کچھ عمومی استعمال میں شامل ہیں

• بھرتی ، نوکری ، اور درخواست دہندگان سے باخبر رہنا
• کمپنی میں کام شروع کرنے کے لئے ملازمین کی نئی تربیت اور چیک لسٹ
• کام کی ترتیب لگانا
• ورک فلو مینجمنٹ
• فہرست کا انتظام
.

جب میں نیایاہ ہیلتھ ٹیم سے ملا ، تو انہوں نے مجھے بتایا کہ ان میں سے کچھ اصل میں اپنے آسن اکاؤنٹس میں کس طرح نظر آتے ہیں اور چلاتے ہیں۔

بزنس ان ایکشن میں آسانہ

نیہا ہیلتھ کے پاس نیویارک میں پانچ افراد ، بوسٹن میں چار ، کھٹمنڈو میں ایک ، اور نیپال میں گراؤنڈ پر لگ بھگ 165 عملے کے ارکان اور رضاکار ہیں ، جہاں انٹرنیٹ رابطے ہمیشہ دستیاب نہیں ہوتے ہیں۔ امریکہ میں آفس ٹیم کے بنیادی ارکان آسنا کے بنیادی صارف ہیں ، حالانکہ نیپال میں چند مینیجر اس نظام کو ہم آہنگی کے لئے بھی استعمال کرتے ہیں۔

سی ای او مارک آرنلڈی نے آسنا کو اپنی ذاتی ٹو ڈوز کے لئے 2012 میں استعمال کرنا شروع کیا تھا ، اور کچھ ہی مہینوں بعد ، وہ اس آلے کو گھر میں لے آیا تھا۔ اس سال کے بعد ، اس نے آسنا کے آس پاس ایک کمپنی کی ثقافت تشکیل دی ہے ، اور اپنے ملازمین کو بتایا ہے کہ یہ تب ہی کام کرے گا جب اسے ہر ایک سے پوری خریداری حاصل ہو۔ لہذا ، "آسن یا ٹوٹ"

انہوں نے آسنا کے استعمال کے کچھ طریقے یہ بتائے ہیں کہ مجھے اس کی بجائے اختراعی لگا تھا۔

فہرست: ذمہ داری کے علاقوں آرنلڈی کی ٹیم آسنا کو استعمال کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ وہ تنظیم کے اندر ذمہ داریوں کی فہرست رکھے اور وہ کس کے پاس گرتے ہیں۔ ان کے پاس ایریاز آف ذمہ داری کے نام سے ایک پروجیکٹ ہے ، جس میں فہرست میں شامل ہر شے یا کام کی ذمہ داری ہے ، جیسے این وائی سی انٹرن پروگرام ، کروڈ فنڈنگ ​​کیئر کوآرڈینیشن ، اور 501 سی 3 آڈٹ۔ ذمہ دار فرد کو مناسب کام کے معاون کے طور پر درج کیا گیا ہے۔ نیا میں ہر ایک کی اس پروجیکٹ تک رسائی ہے۔ جب کسی کو اس بات کا تعین کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ کسی معاملے میں تنظیم کے اندر کون صحیح آدمی ہے تو وہ صرف فہرست سے مشورہ کرسکتے ہیں۔ آرنلڈی کا کہنا ہے کہ اس فہرست کا ایک دوسرا فائدہ یہ ہے کہ لوگ اپنی ذمہ داری کے شعبوں پر زیادہ ملکیت محسوس کرتے ہیں جب ان کا نام ایک ہی کے ساتھ سامنے آتا ہے ، ہر دن کے ل clear واضح ہوجاتا ہے۔

ٹریکنگ: ملازمت کے درخواست دہندگان ۔ جب نیا میں پوزیشن کھلی ہوئی ہے تو ، نوکری لینے والی ٹیم کسی ایسے پروجیکٹ کی طرف رجوع کرتی ہے جو ان کے پاس نوکری کے لئے درخواست دہندگان سے باخبر رہنا ہے۔ اس پروجیکٹ کے سیکشن ہیڈر امیدواروں کے جائزے کے مختلف مراحل دکھاتے ہیں۔ "کام" ملازمت کے درخواست دہندہ کا نام ہے۔ درخواست دہندہ اور اس کے انٹرویو سے متعلق تمام نوٹ تبصرے کے بطور اس کام کے ساتھ رہتے ہیں۔ چونکہ امیدوار ہر مرحلے سے گزر جاتا ہے ، نوکری لینے والی ٹیم اگلے مناسب سیکشن ہیڈر کے نیچے نمودار ہونے کیلئے فرد / کام کو سلسلہ میں گھسیٹتی ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر سندیپ نامی امیدوار ای میل کی پیروی اور فون کا انٹرویو پاس کرتا ہے تو ، "سندیپ" ٹاسک کو اگلے مرحلے میں منتقل کردیا جاتا ہے ، "ذاتی طور پر انٹرویو" ، اور اسی طرح جب وہ ملازمت کی پیش کش ہونے تک منظور ہوجاتا ہے۔ جب نیایا کو ایسے بہت سے ممکنہ ملازم مل گئے جو اس وقت پوزیشن نہیں لے سکتے ہیں ، تو وہ انہیں دوسرے پروجیکٹ میں لے جاتے ہیں (پھر ، ڈریگ اینڈ ڈراپ کی صلاحیتوں کا استعمال کرتے ہوئے)۔ اس کا نتیجہ مستقبل میں ملازمت کے مواقع کے ل at اٹل پول ہے۔ امیدوار کے انٹرویو کے بارے میں تمام نوٹ ابھی بھی حفاظت سے متعلق کام کے ساتھ محفوظ ہیں ، لہذا فائل کا حوالہ دینا آسان ہے یہاں تک کہ اگر اس سے مراد ایک انٹرویو ہے جو ایک سال پہلے ہوا تھا۔

ٹیسٹ: کرایہ کی نئی مہارت نیا صحت کی خدمات حاصل کرنے کے عمل میں آسنا کا ایک اور اختراعی استعمال یہ ہے کہ امیدواروں کو آسن کے کام کی جگہ میں مدعو کیا جائے اور انہیں کچھ کام سونپ دیئے جائیں۔ وہ کس طرح کاموں کا جواب دیں گے؟ وہ ان کاموں کے بارے میں تبصرے میں پوچھے گئے سوالوں کے جوابات کتنی اچھی طرح سے دیتے ہیں؟ کیا وہ اس بات کا اندازہ لگا سکتے ہیں کہ انٹرفیس میں جو کچھ نظر آتا ہے اس کی بنیاد پر وہ آسنا کو کیسے استعمال کریں؟ آرنلڈی اور لنڈی کے مطابق ، اس امتحان سے نہ صرف یہ دیکھنے میں مدد ملتی ہے کہ امیدوار سخت پریشانیوں کے ذریعے کس طرح سوچتے ہیں ، بلکہ ان کی کمپیوٹر خواندگی کا بھی امتحان ہے۔ وہ آسنہ میں مہارت کی تلاش نہیں کر رہے ہیں ، لیکن وہ اس بات کی تصدیق چاہتے ہیں کہ وہ جن لوگوں کو خدمات دیتے ہیں وہ نئی ٹیکنالوجیز سیکھنے اور استعمال کرنے میں کارآمد ہیں۔

نقل تیار کرنے والا سافٹ ویئر۔ آرنلڈی نے اعتراف کیا کہ بعض اوقات ان کی کمپنی دوسرے پیداواری سافٹ ویئر کی چھان بین کرتی ہے جسے شاید اس کا غیر منفعتی استعمال کرنا چاہے ، لیکن عام طور پر بغیر کسی اضافی رقم خرچ کیے اسان میں اپنی بنیادی فعالیت کی نقل تیار کرسکتا ہے۔ نیا کا عملہ کسی خاص فنکشن کے لئے آسنا میں ٹیمپلیٹس بنائے گا ، پھر ٹیمپلیٹ کو نقل بنائے گا اور جب اس کے پاس کوئی اصل پروجیکٹ ہوگا تو اس کا نام تبدیل کریں۔ نامزد کنونشنز ، یعنی اس منصوبے کا نام کیسے رکھیں ، ٹیمپلیٹ کے عنوان میں ہیں۔ مثال کے طور پر ، ایک نئے ترقیاتی منصوبے کے ٹیمپلیٹ کو کہا جاتا ہے: "سبمیشن ٹیمپلیٹ EN داخلہ: پروجیکٹ ٹائٹل: صحیح تاریخ (پروجیکٹ مینیجر)۔" آپ اس سے زیادہ واضح نہیں ہوسکتے ہیں۔