منظم بنائیں: کسی پروجیکٹ کے انتظام کے لئے نکات اور اوزار

چھوٹے کاروباری مالکان ، کام کرنے والے پیشہ ور افراد ، اور یہاں تک کہ کچھ طلباء بھی اکثر پروجیکٹ مینیجر کا کردار ادا کرتے ہیں ، یہاں تک کہ جب وہ ایسا کرنے کے لئے مکمل طور پر غیر تربیت یافتہ ہوں۔ پروجیکٹ مینیجمنٹ ایک بہت بڑا اور سنجیدہ کاروبار ہے ، جس میں اعلی درجے کی ڈگری اور سرٹیفیکیٹ اس موضوع کے لئے مختص ہیں۔ اگر آپ مصدقہ وزیر اعظم نہیں ہیں تو ، آپ کی نگرانی میں کسی پروجیکٹ اور اس سے وابستہ ٹیم کے ل control ، آپ کے زیر نگرانی کنٹرول سے دور ہوجانا ، راستے سے ہٹ جانا اور بالکل ہی غیر منظم گندگی میں بدلنا آسان ہے۔ اگر آپ منصوبے کے انتظام کے بارے میں کچھ نہیں جانتے ہیں تو آپ اپنے منصوبے کو کس طرح برقرار رکھیں گے؟

یہ بات میرے ساتھ کچھ سال پہلے ایک چھوٹی سی تنظیم میں ہوئی تھی۔ مجھ سے متعدد ویب سائٹ کو دوبارہ ڈیزائن کرنے اور دوبارہ لانچ کرنے کا انتظام کرنے کے لئے کہا گیا (مجھے بطور ایڈیٹر کی خدمات حاصل کی گئیں)۔ ٹیم ممبران میں داخلی عملے کے کچھ ممبران ، نیز باہر کے ٹھیکیداروں ، اور بغیر معاوضہ رضاکاروں کو شامل کرنا۔ اور میں پروجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں کچھ نہیں جانتا تھا۔

میں ایک انتہائی منظم شخص ہوں ، اسی وجہ سے شاید مجھے سب سے پہلے اس منصوبوں کے انتظام کا انچارج لگایا گیا۔ لیکن ذاتی تنظیم پروجیکٹ مینجمنٹ کی طرح نہیں ہے ، اور میرا پہلا پروجیکٹ ایک خوفناک آغاز کا شکار ہوگیا ہے۔ میں نے اس کے بارے میں خوفناک محسوس کیا ، اور میرے عدم اعتماد نے معاملات کو مزید خراب کردیا۔ یقینی طور پر ، میں جانتا ہوں کہ معلومات اکٹھا کرنا ، شیڈول تیار کرنا ، اور اس میں شامل تمام فریقوں کو اس کا پھیلانا ، لیکن مجھے اندازہ نہیں تھا کہ مجھے اور کیا کرنا چاہئے تھا۔

آخر کار ، میں نے اس پروجیکٹ کو بہتر بنایا اور اسے عملی طور پر مل گیا ، لیکن یہ آسان نہیں تھا۔ بہت ساری چیزیں ہیں کاش میں کسی پروجیکٹ کو منظم اور منظم کرنے کا طریقہ کے بارے میں جانتا ہوں۔

آپ سب کے لئے غیرمتحرک روحوں کو جو بلاجواز منصوبوں کا انتظام کرنا چاہتے ہیں ، میں نے پیشہ ورانہ پروجیکٹ مینیجرز سے کچھ حکمت اکٹھی کی ہے ، اور میں نے سیکھے کچھ نکات بھی شیئر کیے ہیں۔ یہ سارے نکات سادہ زبان میں بغیر کسی وزیر اعظم کے اشارے کے لکھے گئے ہیں ، اور عمدہ ، تدبیر اور عملی طریقوں کی طرف اشارہ کرتے ہیں۔

یقینی بنائیں کہ میٹنگ کی فریکوئنسی تمام فریقوں کے لئے کام کرتی ہے۔ پروجیکٹ کے سائز اور یہ کتنا اچھا چل رہا ہے اس پر منحصر ہے ، اجلاس کی تعدد (یا جغرافیائی طور پر الگ الگ ٹیموں کے لئے کال) مختلف ہوگی۔ ہفتہ وار ملاقاتیں یا کالیں اکثر معمول کی بات ہوتی ہیں ، خاص طور پر شروعات کے دوران ، لیکن تعدد کا انحصار منصوبے کے سائز اور وقت پر ہوتا ہے ، اور یہ اتفاق رائے اور ہر طرف سے قابل قدر ثابت ہوتا ہے۔ - ٹام تھراش ، آپارا میں پراجیکٹ مینیجر

ملاقاتوں کو اہمیت دیں۔ ایجنڈا رکھیں ، ایجنڈے پر قائم رہیں ، اور جلدی ختم ہوں۔ کسی ٹیم کا اعتماد ضائع کرنے کا ایک تیز ترین طریقہ پروجیکٹ ٹیم کا وقت ضائع کرنا ہے۔ اگر یہ اسٹیٹس میٹنگ ہے تو ، یقینی بنائیں کہ یہ اسٹیٹس میٹنگ میں ہی رہتا ہے اور کوئی ناگوار سیشن یا دماغی طوفان نہیں بنتا ہے۔ اور چند منٹ کا وقت دینا جو پہلے ہی مختص کیا گیا تھا وہ بات چیت کرنے کا ایک تیز طریقہ ہے کہ آپ ٹیم اور ان کے وقت کا احترام کریں۔ - بل سینڈرز ، روبلنگ اسٹراس ، انکارپوریشن کے منیجنگ ڈائریکٹر (ایک ڈیجیٹل پروجیکٹ اور انتظامی مشاورت)

ملاقات کے صحیح ٹولز کا انتخاب کریں۔ جب سائٹ سے دور ٹھیکیدار کے ساتھ ہفتہ وار فون میٹنگز غیر نتیجہ خیز ثابت ہوئیں تو ، میں نے اس مرکب میں گوگل ڈرائیو اسپریڈشیٹ شامل کی۔ اس نے کیڑے کی ایک فہرست دکھائی جس کی میں نے ایک پروجیکٹ میں نشاندہی کی تھی ، اور اس کی درجہ بندی سے یہ معلوم ہوتا ہے کہ میں نے کتنا ضروری سمجھا کہ انہیں ٹھیک کرنا ہے۔ فون پر بات چیت کرتے ہوئے اور میں نے ٹھیکیدار کو باہم مل کر اس دستاویز میں ترمیم کی۔ کبھی کبھی ، یہاں تک کہ وہ چھوٹے چھوٹے مسائل بھی ٹھیک کرلیتا۔ "ورکنگ میٹنگز" کی میزبانی کرنا ، جہاں میٹنگ کے دوران ہی کام ہوجاتا ہے ، تب سے میری پروجیکٹ کو آگے بڑھنے کے طریقوں کی تجاویز کی فہرست میں ایک انمول اضافہ ہوگیا ہے۔ ریئل ٹائم باہمی تعاون کے ساتھ استعمال کیے جانے والے ٹولز ، ویڈیو کانفرنس سسٹمز ، اور پرانے زمانے کے آمنے سامنے ، لیپ ٹاپ سے لیپ ٹاپ مقابلوں کے لئے سبھی آپشنز ہیں۔ illجل ڈفی

اگر "سب کچھ ٹھیک ہے ،" تو کھودتے رہیں۔ چیک انکس انمول ہیں۔ اکثر ، مجھے چیک ان میٹنگ کے نتائج ملتے ہیں جس کے جواب میں "سب کچھ ٹھیک ہے۔" تبھی جب مجھے فالو اپ جوابات ملتے ہیں جیسے ، "یہ سن کر بہت اچھا لگتا ہے ، لیکن ، واقعتا، ، یہاں کوئی مسئلہ نہیں ہے۔" آپ کو کھڑا کر سکتا ہے ، اور جہاں آپ کو رائے مل سکتی ہے وہ آپ استعمال کرسکتے ہیں۔ اس کے بعد آنے والا سوال اکثر اس کے ردعمل کا باعث بنتا ہے ، "ٹھیک ہے ، ہاں ، ایکس اچھے انداز میں آگے بڑھ رہا ہے ، لیکن یہ چھوٹا سا Y تھا جس نے مجھے غلط طریقے سے گھسیٹا۔" بہت سارے لوگ ہیں جو صرف شکایت کرنا پسند نہیں کرتے ہیں ، لہذا گہرائی میں کھدائی کرنا پروجیکٹ مینیجر پر منحصر ہے۔ - ٹام تھراش

میسنجر کو کبھی گولی نہ چلانا۔ جب معاملات غلط ہوجاتے ہیں ، اور وہ ہوں گے ، کوئی بھی بری خبر پہنچانا نہیں چاہتا ہے۔ اگر آپ کسی مثبت کے علاوہ کسی اور کے ساتھ بری خبروں پر ردعمل ظاہر کرنے کے لئے جانے جاتے ہیں تو ، "میری توجہ دلانے میں اس کا بہت بہت شکریہ۔ اب ہم اس کو کیسے حل کریں گے؟" آپ تقریبا ضمانت دے رہے ہیں کہ آپ کو کبھی بری خبر نہیں ملے گی۔ اور بُری خبروں کو جلدی ملنا آپ کو اس مسئلے کو حل کرنے اور اس منصوبے پر ان کے منفی اثر کو کم کرنے کے ل that اور زیادہ وقت فراہم کرتا ہے۔ - بل سینڈرز

دوسروں کو یہ سوچنے دو کہ وہ قابو میں ہیں۔ میرے خیال میں اس میں تھوڑا سا موسم لگ رہا ہے ، لیکن ایک چیز جو میں نے قیمتی پایا ہے وہ ہے کنٹرول میں رہنا سیکھنا جبکہ دوسروں کو یہ سوچنے کی اجازت دینا کہ وہ گاڑی چلا رہے ہیں۔ بہت سے لوگ یہ محسوس کرنا چاہتے ہیں جیسے وہ قابو میں ہیں ، اور یہ ٹھیک ہے ، لیکن وزیر اعظم کو یہ سمجھنا چاہئے کہ وہ اس منصوبے کے نتیجہ میں آنے کے لئے آخر کار ذمہ دار ہیں۔ - ٹام تھراش

صارف کو معیار کے معیار کی وضاحت کریں۔ ہر بچانے والا صارف ہوتا ہے ، چاہے وہ کسی اور ٹیم کا ممبر ہو یا آخر کار صارف۔ اس سے پہلے کہ اس ترسیل کرنے والے کے مالکان اس کو مکمل کرنے کے لئے ضروری وقت اور وسائل کا درست اندازہ لگاسکیں ، انہیں یہ جاننا ہوگا کہ ترسیل کو معیار اور پوری کی خاطر کس طرح ماپا جائے گا۔ چاہے یہ مکمل خصوصیات والی تکنیکی وضاحت یا ایک صفحے کے معیار کے معیار کی ورق کی شکل اختیار کرے ، صارف کو پہلے سے ہی اس کی وضاحت کرنی چاہئے۔ یہ رسک مینجمنٹ کی آسان ترین تکنیک دستیاب ہے۔ - بل سینڈرز

پروجیکٹ مینیجرز کے لئے ٹولز

ایکسل اور آؤٹ لک جیسے بنیادی بہاددیشیی کاروباری ٹولوں کے علاوہ ، اشتہار لیبز کو معلوم ہوسکتا ہے کہ خصوصی پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویئر انٹیگریٹڈ خصوصیات کے ذریعے بہترین طریقوں کی طرف اشارہ کرتا ہے۔ ذمہ داری تفویض کرنا ، کام کی تکمیل کے اوقات کا اندازہ لگانا ، اور مواصلت کو برقرار رکھنا سب کو یاد رکھنا آسان ہوسکتا ہے اگر آپ کے محرکات پر چلتے ہوئے کوئی ٹول موجود ہو۔ چھوٹے اور چھوٹے چھوٹے پروجیکٹس کے ل use آپ استعمال کر سکتے ہیں:

آسنا واقعتا ایک ٹاسک منیجر ہے ، لیکن یہ ایک سے زیادہ صارفین کی حمایت کرتا ہے ، انتہائی لچکدار ہے ، اور ہلکا پھلکا پروجیکٹ مینجمنٹ ایپ کے طور پر آسانی سے دگنا ہوسکتا ہے۔

بیس کیمپ ، ہمارے ایڈیٹرز کا انتخاب ، پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویئر ہے جو بہت سی بڑی تنظیموں میں استعمال ہوتا ہے۔ جب تک کہ ان کو منسلک اسٹوریج کی ضرورت نہیں ہوتی much جب تک کہ ان کو منسلک اسٹوریج کی ضرورت نہ ہو free مفت ورژن ایک چھوٹا اور چھوٹا ذریعہ رکھنے والی ٹیموں کے لim ایک نرم اور لچکدار اختیار ہے۔

کمپنی کے مطابق ہڈل ایک "کلاؤڈ کنٹینٹ کوآپریشن ٹول" ہے ، جس کا مطلب ہے کہ یہ آپ کو دستاویزات آن لائن ڈالنے اور ان کے آس پاس تعاون کرنے کے لئے ایک جگہ فراہم کرتا ہے۔ جبکہ ہڈل پہلے ایک پی ایم ایپ کی زیادہ حیثیت رکھتا تھا ، اب یہ دوسرے پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹویر کے ساتھ مل کر استعمال کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ اس کا استعمال کسی اور سے زیادہ مارکیٹنگ کے پیشہ ور افراد کے ذریعہ کیا جاتا ہے۔

لیکویڈ پلنر (ہر ماہ $ 29 ڈالر) کی ایک بڑی طاقت ہوتی ہے: یہ زمین پر شیڈولنگ لاتا ہے۔ صارفین کی نرم تاریخوں میں داخل ہونے کو کہنے کے بجائے جب وہ یہ سوچتے ہیں کہ کام ہو جائے گا ، لیکوڈ پلنر وزیر اعظم کو ترجیحی طور پر شیڈول کی اجازت دیتا ہے۔ یہ سوچنے اور کام کرنے کا ایک مختلف طریقہ ہے ، لیکن یہ آپ کے کام آسکتا ہے۔

کسی پروجیکٹ کو سنبھالنے کے دوران استعمال کرنے یا باہمی آپشن کرنے کے لئے اور بھی بہت سارے ٹولز موجود ہیں اور بعض اوقات آسان ترین کام مضبوط ، مکمل خصوصیات والے سے زیادہ موثر انداز میں کام انجام دیتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس منصوبوں کے انتظام یا کسی پروگرام کی سفارش کے بارے میں تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک عمدہ ٹپ ہے ، تو براہ کرم نیچے ایک تبصرہ کریں۔