منظم رہیں: ای میل کے سانچوں کو کیسے ترتیب دیا جائے

مشمولات

• منظم ہوجائیں: ای میل کے سانچوں کو مرتب کرنے کا طریقہ
• Gmail میں ای میل کے سانچوں کا استعمال

کام کی جگہ اور ہماری ذاتی زندگی دونوں میں ، ہم میں سے بہت سے بار بار وہی پیغام بھیجتے ہیں جو بنیادی طور پر ایک ہی ای میل پر ہے۔ اس میں کچھ ایسا کہا جاسکتا ہے ، "یہاں ہفتہ وار فروخت کے نمبر ہیں…" یا "شہد ، براہ کرم کرایہ پر یا اس سے پہلے بھیجنا یاد رکھیں …"

اگر آپ معقول طور پر منظم اور موثر شخص ہیں تو ، آپ جب بھی باقاعدگی سے بھیجے گئے ای میل کو بھیجنے کا وقت آتے ہیں تو پچھلے ای میل کو کسی نئے پیغام میں کاپی اور پیسٹ کرسکتے ہیں۔ یہ کوئی برا طریقہ نہیں ہے ، لیکن یہ آپ کو غلطیوں کو متعارف کرانے کے لئے کھلا چھوڑ دیتا ہے۔ آپ موضوع کی لائن ، تاریخ ، مالی اعداد و شمار ، ڈیٹا پوائنٹ اور اسی طرح کی تازہ کاری کرنا بھول سکتے ہیں۔

جب میں نے سب سے پہلے میڈیا اور اشاعت میں اپنے کیریئر کا آغاز کیا تو ، میں بنیادی طور پر کچھ تعلیمی جرائد کے ل a ایک لائن ایڈیٹر تھا ، ٹائپ سیٹرز کے ساتھ مل کر کام کرتا تھا جنہوں نے فائلوں میں شامل ہونے والی تبدیلیوں کو ٹائپ کیا۔ ٹائپسیٹرز کے ل articles مضامین کو نشان زد کرنے کے بارے میں میں نے سب سے اہم قاعدہ یہ سیکھا: انھوں نے جتنی کم کلیدی نشانیاں بنائیں ، ان میں غلطیوں کے تعی .ن ہونے کے امکانات کم ہیں۔ دوسرے لفظوں میں ، میرا کام کسی بھی ٹائپ کو درست کرنا اور مصنفین کی تبدیلیوں کو صفحہ پر لانا تھا جبکہ یہ بھی کم کرتے ہوئے کہ ٹائپسیٹرز کو کتنا ٹائپ کرنا پڑتا ہے۔

اسی خطوط کے ساتھ ، جب آپ کسی پرانے ای میل کو دوبارہ استعمال کرتے ہیں تو ، آپ کو بہت ساری غیر ضروری کی اسٹروکس ان پٹ کرنا پڑتی ہیں ، جیسے حذف کرنا اور پھر موضوع کی لائن کو اپ ڈیٹ کرنا ، معلومات کے کلیدی ٹکڑوں کو تبدیل کرنا ، اور اسی طرح۔

ایک بہتر نظام ای میلز کو ترتیب دینا ہے جسے آپ زیادہ سے زیادہ مؤثر طریقے سے دوبارہ استعمال کرسکتے ہیں ، ایک "ای میل ٹیمپلیٹ" (مائیکروسافٹ آؤٹ لک کی اصطلاح) یا "تیار جواب" (گوگل کی اصطلاح)

لوڈنگ…

ایک ای میل ٹیمپلیٹ بالکل وہی ہوتا ہے جس کی آپ توقع کرتے ہیں ، خالی جگہ والے ای میل کا خاکہ جہاں تازہ ترین معلومات ظاہر ہوں گی۔ جب آپ خود کو اعداد و شمار کے ل a کسی نمبر یا اعداد و شمار کے بجائے خالی جگہ فراہم کرتے ہیں تو ، آپ کم اسٹروکس بناتے ہیں ، اور اس طرح غلطیوں کی تعداد کو کم کرتے ہیں جو آپ متعارف کر سکتے ہیں۔ آپ کبھی بھی غلطی سے پچھلے ہفتے کی رپورٹ نمبر نہیں بھیجیں گے۔ سب سے خراب چیز جو ہوسکتی ہے وہ ہے کہ آپ کچھ خالی چھوڑ دیں ، اس صورت میں ، وصول کنندگان فورا. نوٹس لیں گے اور گمشدہ اعداد و شمار کے بارے میں آپ سے پوچھیں گے۔ اگر آپ غلط معلومات بھیجتے ہیں ، تاہم ، وصول کنندگان کو شاید یہ کبھی معلوم نہ ہو۔

سب سے زیادہ استعمال ہونے والے دو ای میل پروگراموں میں ای میل ٹیمپلیٹس کو ترتیب دینے کا طریقہ یہ ہے: آؤٹ لک اور جی میل۔

آؤٹ لک میں ای میل ٹیمپلیٹ کیسے مرتب کریں

آؤٹ لک اس طرح کے باقاعدگی سے بھیجے گئے پیغامات کو "ای میل کے سانچوں" کے بطور حوالہ دیتا ہے۔ یہ خصوصیت آؤٹ لک کے ڈیسک ٹاپ پروگرام میں دستیاب ہے ، لیکن یہ آؤٹ لک ڈاٹ کام میں دستیاب نہیں ہے۔

آؤٹ لک 2007 میں ۔ ایک نیا ای میل پیغام شروع کریں۔ ای میل کے عنوان اور مضمون کی لکیر میں اتنی زیادہ معلومات لکھیں جتنی آپ کو دوبارہ استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی ، اپنے آپ کو واضح اور مرئی خالی جگہ چھوڑنے کا یقین کر کے جہاں بھی ہر بار آپ میسج بھیجیں گے نئی معلومات داخل کریں گے۔ یہاں ایک مثال یہ ہے:

	موضوع لائن:		ہفتے کے اختتام کے لئے ہفتہ وار پیج ویو رپورٹ
	جسم:		ویب سائٹ کے لئے ہفتہ وار پیج ویوز کی رپورٹ یہاں ہے۔ تاریخ: صفحہ منظر: سب کا شکریہ! اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں تو براہ کرم مجھے بتائیں۔

میسج باکس کے اوپری بائیں کونے میں ، فائل> محفوظ کریں پر جائیں۔

ظاہر ہونے والے ڈائیلاگ باکس میں ، آپ کو فائل کی قسم کو آؤٹ لک ٹیمپلیٹ (* .oft) میں تبدیل کرنا ہوگا۔ اس کے بعد آپ جو چاہیں اپنے ٹیمپلیٹ کا نام دے سکتے ہیں۔

جب آپ ٹیمپلیٹ کا استعمال کرکے کوئی نیا پیغام تحریر کرنے کے لئے تیار ہوجاتے ہیں تو ، بدقسمتی سے ، ٹیمپلیٹ پر جانے کا عمل قدرے قدرے غیر موزوں ہوتا ہے۔

نیا> فارم منتخب کریں پر جائیں

اور اوپر ڈراپ ڈاؤن سلیکشن باکس میں ، فائل سسٹم میں یوزر ٹیمپلیٹس منتخب کریں۔ آپ کے محفوظ کردہ کوئی بھی ٹیمپلیٹس وہاں ہونے چاہئیں۔ اپنی پسند کا انتخاب کریں ، اور یہ ایک نیا ای میل پیغام کے طور پر کھل جائے گا ، جسے آپ مناسب طور پر اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں۔

مائیکرو سافٹ آؤٹ لک 2010 میں ۔ ایک نیا ای میل پیغام شروع کریں۔ ای میل کے عنوان اور مضمون کی لکیر میں اتنی زیادہ معلومات لکھیں جتنی آپ کو دوبارہ استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی ، اپنے آپ کو واضح اور مرئی خالی جگہ چھوڑنے کا یقین کر کے جہاں بھی ہر بار آپ میسج بھیجیں گے نئی معلومات داخل کریں گے۔ (اوپر والا نمونہ دیکھیں۔)

جب آپ اپنے ٹیمپلیٹ کو ڈیزائن کرنا ختم کردیں تو ، فائل ٹیب پر جائیں اور جیسا کہ محفوظ کریں کا انتخاب کریں۔

ظاہر ہونے والے ڈائیلاگ باکس میں ، آپ کو فائل کی قسم کو آؤٹ لک ٹیمپلیٹ (* .oft) میں تبدیل کرنا ہوگا۔ اس کے بعد آپ جو چاہیں اپنے ٹیمپلیٹ کا نام دے سکتے ہیں۔ مارو بچائیں۔

جب آپ ٹیمپلیٹ کو استعمال کرنے کے ل ready تیار ہوں تو ، نئے اشیا> مزید اشیا> فارم منتخب کریں پر جائیں

اور اوپر ڈراپ ڈاؤن سلیکشن باکس میں ، فائل سسٹم میں یوزر ٹیمپلیٹس منتخب کریں۔ آپ کے محفوظ کردہ کوئی بھی ٹیمپلیٹس وہاں ہونے چاہئیں۔ اپنی پسند کا انتخاب کریں ، اور یہ ایک نیا ای میل پیغام کے طور پر کھل جائے گا ، جسے آپ مناسب طور پر اپ ڈیٹ کرسکتے ہیں۔

تقسیم کی فہرست ۔ آپ شاید کسی ای میل کے سانچے کو تقسیم کی فہرست کے ساتھ جوڑنا چاہیں گے تاکہ آپ ایک ہی شاٹ میں لوگوں کے گروپ کو پیغام بھیج سکیں۔

آؤٹ لک کے رابطوں کے سیکشن پر جائیں۔ نیا> تقسیم کی فہرست منتخب کریں۔

اگر آپ کارپوریٹ یا بزنس ای میل استعمال کررہے ہیں تو ، آپ کے لئے بہترین شرط یہ ہے کہ ممبروں کو منتخب کریں جو نئی شامل کریں کی تقریب کو استعمال کرنے کی بجائے کریں۔ منتخب اراکین شاید آپ کے کاروبار کے ای میل سسٹم پر دستیاب صارفین کی فہرست لائیں گے۔ دوسری طرف ، نیا شامل کریں آپ کو دستی طور پر ایک ای میل پتہ ٹائپ کرنے دیتا ہے۔