منظم بنائیں: اسپریڈشیٹ کے ساتھ اپنے کام کا نظم کرنے کا طریقہ

تنظیمی تدبیروں میں سے ایک جو میں کام میں استعمال کرتا ہوں وہ ہے اپنی ذاتی ترقی کی نجی اسپریڈشیٹ کو رکھنا۔ کسی کو ضرورت نہیں ہے کہ میں یہ کروں۔ کوئی بھی میری اسپریڈشیٹ کو دیکھنے کے لئے نہیں پوچھتا ہے۔ میں ان کو پوری طرح اپنے مفاد کے ل keep رکھتا ہوں ، تاکہ مجھے مؤثر طریقے سے کام کرتے رہیں اور جو کچھ میں نے حاصل کیا ہے اسے جلدی سے دیکھنے کے قابل ہو۔

تنظیم سازی کے اس ایڈیشن میں ، میں فی الحال اپنے پاس رکھے ہوئے کچھ اسپریڈشیٹ کا اشتراک کروں گا اور وضاحت کروں گا کہ وہ میرے لئے کیا کرتے ہیں۔ جبکہ میرے کام سے متعلق اسپریڈشیٹ کے مندرجات خاص طور پر ، بہت سارے اصول آفاقی ہیں اور دوسرے قسم کے کاموں کے مطابق ہیں۔

بچت اور شیڈولنگ خیالات

گیٹ آرگنائزڈ کالم ہفتہ وار ہے ، جس کا مطلب ہے کہ مجھے 52 نظریات کے ساتھ آنا ہے جو میں واقعی میں ایک سال میں استعمال کروں گا… اس کا مطلب ہے کہ مجھے ممکنہ طور پر ایک اضافی 50 سے 100 خیالات درکار ہوں گے جن کو میں بالآخر مسترد کردوں گا (ہم میں سے بیشتر کو ضرورت ہے واقعی اچھے لوگوں کو تلاش کرنے کے ل ideas خیالات کا ایک بہت بڑا حجم تیار کرنا)۔

مجھے ایک ساتھ کئی ہفتوں کا انتظار کرنے کی بھی ضرورت ہے اور اس تاریخ پر بھی دھیان دینا ہوگا جب مضامین شائع ہوں گے (ہر پیر کو) اس بارے میں یہ سوچنے کے لئے کہ کیا ایک خاص عنوان دنیا میں کسی اور چیز کے ساتھ مطابقت پذیر ہوگا۔ مثال کے طور پر ، پچھلے مئی میں ، جب نئے فارغ التحصیل نوکریاں ڈھونڈ رہے تھے ، میں نے اس موضوع پر مضامین کا ایک سلسلہ چلایا: آن لائن ملازمت کی تلاش کا طریقہ ، ایک صاف ستھرا اور پیشہ ورانہ آن لائن پروفائل کیسے بنایا جائے ، دوبارہ شروع کرنے کے احکامات اور سرورق کے خطوط وغیرہ۔ .

ایسا کرنے کے ل I ، میں ایک انتہائی ابتدائی اسپریڈشیٹ رکھتا ہوں جس کے نیچے نظریات کی جاری فہرست اور سب سے اوپر ایک گرڈ کے ساتھ تمام شیڈول اشاعت کی تاریخیں ہیں۔ اسپریڈشیٹ مجھے کئی ہفتوں اور مہینوں میں موضوعات کی منصوبہ بندی کرنے کے بارے میں وسیع پیمانے پر سوچنے میں مدد کرتی ہے۔ ایسے موضوعات کے مابین زیادہ سے زیادہ وقت لگانے کے ل future میں مستقبل کے مضامین کی ترتیب کو آسانی سے تبدیل کرسکتا ہوں ، جو مساوی نظر آتے ہیں یا کلسٹر ایک ساتھ مل سکتے ہیں جو منطقی طور پر متعلق ہیں۔

یہ خاص اسپریڈشیٹ گوگل ڈرائیو میں رہتی ہے کیونکہ وہ خدمت عملی طور پر کہیں سے بھی مجھ کو دستیاب ہے ، اور اگر مجھے دفتر سے دور رہتے ہوئے کوئی اندازہ ہے تو ، میں سائن ان کر کے بلاوجہ اسے شامل کرسکتا ہوں۔

چونکہ میں ایک بار کام کو مکمل کرنے کے بعد لاگ ان کرنے کے لئے اس اسپریڈشیٹ میں کثرت سے واپس آتا ہوں ، لہذا میں باقاعدگی سے ان خیالوں کو دیکھتا ہوں جن کے بارے میں میں نے دماغ سوار کیا ہے۔ بہت سارے لوگ اپنے نظریات کے نوٹ لکھ دیتے ہیں لیکن ان کا حوالہ کبھی نہیں دیتے ہیں۔ اس سسٹم کے ساتھ ، مجھے ہفتے میں کم از کم ایک بار اپنے خیالات کی اپنی فہرست کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔

لاگنگ پروجیکٹ کی پیشرفت

پی سی میگ میں میری ملازمت کا ایک بڑا حصہ سافٹ ویئر کی مصنوعات اور فٹنس گیجٹ کی جانچ کرنا اور ان کے پروڈکٹ جائزے لکھنا ہے ، لہذا میرے پاس اس کام کے لئے وقف کردہ ایک اور اسپریڈشیٹ ہے۔

(میں مذکورہ بالا شبیہہ میں مدہوش مواد کی تھوڑی مقدار کے لئے معذرت خواہ ہوں۔)

مجھے صرف مندرجہ بالا تصویر میں نظر آنے والے کالموں کو جلدی سے بیان کرنے دو۔ کالم ون ، جسے ID کہا جاتا ہے ، کسی مصنوع کے جائزے کا آرٹیکل ID ہے جو شائع کیا گیا ہے۔ کالم B پروڈکٹ کا نام ہے۔ کالم سی ، حیثیت ، جائزہ کی حیثیت کو برقرار رکھتا ہے ، جیسے کہ "پب 12/ اپریل -13" کا مطلب ہے کہ ایک مضمون 12 اپریل ، 2013 کو شائع ہوا تھا۔ کالم ڈی می ٹو کام کام سے متعلق چیک باکس ہیں جو کسی پروڈکٹ کے جائزے سے پہلے مکمل ہونا ضروری ہیں۔ ترمیم اور اشاعت کے عمل میں آگے بڑھ سکتے ہیں۔

معیار (کالم ڈی آئی) میں مصنوع کو ڈیٹا بیس ("کیو بی") میں لاگ ان کرنا ، مصنوع کے چشموں ("چشمی") کا خاکہ پیش کرتے ہوئے ایک فارم جمع کرنا ، مصنوع کی شبیہہ اپ لوڈ کرنا ("شبیہ") ، اور اضافی سلائڈ شو بنانا شامل ہیں۔ تصاویر ("سلائیڈ شو")۔ ہر پروڈکٹ کو ایک سے پانچ ("درجہ بندی") تک اسکور کی بھی ضرورت ہوتی ہے ، اور میں نے "نوٹ" کے لئے ایک اور کالم بھی شامل کیا ہے جہاں میں عام طور پر صرف اس بات کی نشاندہی کرتا ہوں کہ آیا کوئی مصنوعات PCMag ایڈیٹرز کے انتخاب کا مستحق ہے یا نہیں۔

اسپریڈشیٹ واقعی میں اس کے دل میں چیک باکسز کا ایک سلسلہ ہے۔ اس سے مجھے ایک نظر دیکھنے کی اجازت ملتی ہے کہ آیا میں نے تمام ضروری کاموں کو پیش کیا ہے۔ لیکن اس کے بھی دوسرے فوائد ہیں۔

اسی طرح سے میں مستقبل کے آرگنائزڈ کالم حاصل کرنے کے لئے اپنے ذہن سازی کے آئیڈیوں کو لاگ ان کرتا ہوں ، میں اپنے جائزے کے اسپریڈشیٹ پروڈکٹ کے نیچے بھی لاگ ان کرتا ہوں جن میں ممکنہ طور پر جائزہ لینے میں دلچسپی ہو۔ لہذا ، میرے پاس ہمیشہ تازہ آئیڈیوں کی ایک چلتی فہرست ہے۔

اگر یہ جائزہ لینے والے مصنوعات (جس کی بجائے میں اکثر کرتا ہوں) کے لئے اشاعت کی تاریخ یا انوکھا آرٹیکل ID تلاش کرنے کی ضرورت پڑتی ہے تو یہ ایک بہت جلد حوالہ بھی دیتا ہے۔ یقینی طور پر ، ہمارے پاس آفس میں یہ معلومات تلاش کرنے کے لئے دوسرے سسٹم موجود ہیں ، لیکن اس اسپریڈشیٹ سے اس کو کھینچنا میرے لئے عام طور پر تیز ہوتا ہے کیونکہ میں نے اسے اپنی ضروریات کے مطابق کرنے کے لئے اپنی مرضی کے مطابق بنا لیا ہے۔

کیا بدلا ہے کا ٹریک رکھنا

آخری اسپریڈشیٹ جو میں شیئر کرنا چاہتا ہوں وہی ایک ہے جس کو میں اپنے مخصوص مضمون پر نظر رکھنے کے لئے استعمال کرتا ہوں: 100 بہترین آئی فون ایپس۔ مضمون کو منظم کرنے کے لئے پیچیدہ تنظیم کی ضرورت ہوتی ہے کیونکہ میں مواد کو کثرت سے اپ ڈیٹ کرتا ہوں۔ دوسرے لفظوں میں ، ہر چند ہفتوں میں ، 100 بہترین ایپس میں سے کئی نئی ہیں۔ مجھے محتاط رہنا ہوگا کہ میں نے کن ایپس کے بارے میں کہا کہ آج کے مقابلے میں وہ سب سے بہتر ہیں جو میں نے کہا تھا کہ وہ چھ ماہ پہلے ہیں۔

میرا طریقہ بہت آسان ہے۔ میں ہر ایک ایپ کو ایکسل میں لاگ ان کرتا ہوں کیونکہ وہ 100 بہترین فہرست میں جاتا ہے۔ میں آرٹیکل میں شامل ہونے والی تاریخ کو ریکارڈ کرتا ہوں ، یا آخری بار جب میں نے متن کو اپ ڈیٹ کیا تھا ، اگر یہ ایسی ایپ ہے جو ابھی بھی اچھی ہے لیکن آخری بار کے بعد میں نے اس کے بارے میں ایک دھندلا لکھا تھا۔ میں ان ایپس کی ایک چلانے کی فہرست بھی رکھتا ہوں جو پہلے اس فہرست میں موجود تھے لیکن اس کے بعد سے وہ اپنی جگہ کھو چکے ہیں۔

یہ اسپریڈشیٹ مجھے یہ دیکھنے میں بھی مدد کرتی ہے کہ آیا میں نے 100 ایپس کو نشانہ بنایا ہے یا نہیں کیونکہ ایکسل خود بخود میرے لئے ان کا شمار کرتی ہے۔ میں اس کا استعمال صفحوں کے وقفوں کی نشاندہی کرنے والی سرحدوں کو شامل کرکے ایپس کو مختلف صفحات پر گروپ کرنے کے لئے بھی کرتا ہوں۔ رنگین کوڈنگ سے مجھے یہ دیکھنے میں بھی مدد ملتی ہے کہ فہرست میں کون سے ایپس (پیلا) نئے ہیں ، جو اشاعت کے عمل کے دوران ایک جھنڈا ہے جس کا مطلب ہے کہ مجھے ان حصوں کو دوسروں سے زیادہ قریب سے جانچنا چاہئے۔

مجھے یہ بھی اعتراف کرنے دو کہ میں اس کالم کو استعمال نہیں کرتا ہوں جو میں نے اس اسپریڈشیٹ میں اصل میں ترتیب دیا تھا۔ ایک وقت یا دوسرے وقت ، میں نے سوچا کہ معلومات کا کچھ ٹکڑا ضروری ہے ، صرف بعد میں یہ سمجھنے کے لئے کہ مجھے اس کی ضرورت نہیں ہے۔ چونکہ یہ اسپریڈشیٹ صرف میرا ہے ، لہذا میں ان علاقوں کو چھوڑ سکتا ہوں جن کے بغیر نتیجہ معاوضہ نہیں ہے۔ میں اسپریڈشیٹ کو صاف کرسکتا ہوں اور جن حصوں کو میں استعمال نہیں کرتا ہوں ان سے چھٹکارا حاصل کرسکتا ہوں ، لیکن ان کو برقرار رکھنا اور ان کا استعمال نہ کرنا اس سے کہیں زیادہ اہم ہے جب اسپریڈشیٹ کو تھوڑا سا صاف تر بنانے میں سرمایہ کاری کی جائے۔ کیا مقصد ہے؟ میرے سوا کوئی نہیں دیکھتا۔

اپنے کام پر نظر رکھنے کے لئے اسپریڈشیٹ استعمال کرنے کے فوائد

آپ کے کام کو منظم کرنے کے لئے آسان اسپریڈشیٹ ایک طاقتور ٹولز ثابت ہوسکتی ہیں ، اور ان کو بنانے کے ل you آپ کو ایکسل میں وسوس کی ضرورت نہیں ہے۔ اپنے کام کو ٹریک کرنے کے لئے اسپریڈشیٹ کو استعمال کرنے کے فوائد میں شامل ہیں:

• یہ دیکھنے کے قابل کہ آپ نے پہلے ہی کیا کیا ہے لہذا آپ اسے دہرانے کی ضرورت نہیں ہے (یا اگر آپ کو اسے دہرانے کی ضرورت ہے تو ، آپ جلدی سے دیکھ سکتے ہیں کہ آپ نے پہلی بار اس کے ارد گرد کب اور کیسے کیا تاکہ آپ اس سابقہ ​​کام کا فائدہ اٹھاسکیں)
• آئیڈیوں کو ریکارڈ کرنے اور ان کے ذریعے باقاعدگی سے دیکھنے کے ل to ایک سرشار جگہ رکھتے ہیں
• اپنے کام کا ریکارڈ برقرار رکھنا
• معلومات کی بازیافت کا ایک ایسا نظام بنا کر اپنے اپنے کاموں کو آسان بنانا جو مکمل طور پر آپ کی ضروریات کے مطابق ہے۔