منظم رہیں: نیوز لیٹر اور ڈیلی ڈیل ای میلز کا نظم کیسے کریں

آپ کے پسندیدہ اسٹور پر کیشئیر آپ کے ای میل پتے کے بدلے میں 10 فیصد رعایت کے ساتھ ساتھ مستقبل میں خصوصی چھوٹ کی پیش کش کرتا ہے۔ آپ کا دوست ایک ڈیلی ڈیل نیوز لیٹر کی تجویز کرتا ہے جو سودے میں آتا ہے تو آپ کو رقم کی بچت میں مدد مل سکتی ہے۔ آپ نے لفظی الفاظ کا دن کا ای میل موصول کرنے کے لئے سائن اپ کیا ہے ، جو آپ صرف صبح کے وقت پڑھتے ہیں جب کام سست ہوتا ہے۔ یہ سارے پیغامات گرے میل ، درخواست کردہ میل ہیں جو آپ کبھی کبھی پڑھنا چاہتے ہیں ، لیکن کبھی بھی اہم نہیں ہوتے ہیں۔ گرے میل اسپام سے مختلف ہے کہ مؤخر الذکر غیر منقول ہے ، جبکہ گرے میل آپ کی درخواست پر آتا ہے۔ اگرچہ ہم میں سے بہت سے لوگ اپنے گرے میل کو براؤز کرتے ہیں تو ، یہ بے ترتیبی کا ایک بڑا ذریعہ بھی ہوسکتا ہے ، خاص طور پر اگر یہ زیادہ دیر تک چیک نہ کیا جائے۔

اپنے ان باکس کو برقرار رکھنے کے لئے گرے میل کے انتظام کے لئے کچھ حل یہ ہیں۔

ایک 'جنک میل' اکاؤنٹ بنائیں

گرے میل کے نظم و نسق کے لئے کتاب کا ایک قدیم ترین حل یہ ہے کہ آپ مفت ویب میل اکاؤنٹ بنائیں جو آپ خصوصی طور پر مارکیٹنگ کے پیغامات ، لسٹ اسٹورز ، کوپنز اور دیگر غیر اہم ای میل کے لئے استعمال کرتے ہیں۔

برسوں سے ، میں نے اسی مقصد کے لئے ہاٹ میل اکاؤنٹ کا استعمال کیا ہے ، حالانکہ اب یہ قدرے بے وقوف معلوم ہوتا ہے کیونکہ ہاٹ میل اور آؤٹ لک ڈاٹ کام (آؤٹ لک کے ڈیسک ٹاپ ایپ سے الجھن میں نہ پڑنا) خاص طور پر گرے میل کے انتظام کے لئے بہت سے بلٹ ان ٹولز موجود ہیں ، ذیل میں زیادہ تفصیل سے تبادلہ خیال کیا گیا۔ یہ ٹولز استعمال کرنے کے لئے ضروری نہیں ہیں اگر آپ گرے میل کے لئے مکمل طور پر ایک ای میل اکاؤنٹ محفوظ رکھتے ہو ، جیسا کہ میں نے کیا ہے ، کیونکہ ان باکس خود پہلے ہی ایک بڑا فلٹر ہوگا۔ کسی بھی پروگرام میں ، میں نے خصوصیات کو اپنی جگہ پر ہونے سے پہلے ، دس سال پہلے اکاؤنٹ ترتیب دیا تھا۔

میں عام طور پر دن میں ایک بار اکاؤنٹ میں لاگ ان ہوتا ہوں ، لیکن جب میں ایسا نہیں کرتا ہوں تو میں اس کے بارے میں دو بار نہیں سوچتا ہوں۔ مجھے کبھی بھی یہ فکر نہیں ہے کہ گرئ میل کے مابین ایک اہم پیغام دفن ہوجائے گا ، کیوں کہ اس اکاؤنٹ میں کوئی اہم پیغامات موجود نہیں ہیں۔ یہ خالص میل کے لئے مکمل طور پر مخصوص ہے۔ آؤٹ لک ڈاٹ کام کی ایک نئی خصوصیت سے آپ کو عرفی ای میل ایڈریس بنانے کی اجازت ملتی ہے ، جو گرے میل یا دیگر خط و کتابت جیسی چیزوں کے ل disp بھی ڈسپوز ایبل ہوسکتی ہے اور جس کے ل you آپ لوگوں سے دوبارہ رابطہ نہیں کرنا چاہتے ہیں (کہتے ہیں ، پوسٹ کرنے کے ل to کرائگ لسٹ)۔

قواعد ، فلٹرز اور فولڈر استعمال کریں

ہر ایک ای میل پروگرام کے بارے میں آپ کو پیغامات کو خود بخود مختلف فولڈروں میں ترتیب دینے کے لئے اصول یا فلٹر بنانے کی سہولت دیتی ہے تاکہ آپ ان کا الگ سے انتظام کرسکیں۔ مثال کے طور پر ، آپ ایک قاعدہ تشکیل دے سکتے ہیں جس میں کہا گیا ہے کہ "اگر کوئی ای میل کسی مرسل کی طرف سے ہے جس کا پتہ 'nypl.org' میں ختم ہوتا ہے ، تو رسید کے بعد خود بخود اس پیغام کو 'لائبریری نوٹس' نامی فولڈر میں منتقل کریں۔

گرے میل کے لئے ہاٹ میل اور آؤٹ لک ڈاٹ کام میں خصوصی خصوصیات کے بارے میں جانے اور اس سے پہلے کہ ، میں صرف دو خاکہ مفت ویب میل پروگراموں میں فلٹرز اور قواعد ترتیب دینے کا طریقہ کا خاکہ پیش کرتا ہوں ، یاہو! میل اور جی میل

یاہو میں فلٹرز کیسے شامل کریں! میل

یاہو میں! میل ، جو اوپر دکھایا گیا ہے ، کسی میسج کے باکس (یا ایک سے زیادہ) پر نشان لگائیں ، پھر عمل کی طرح منتخب کریں اور ای میلز کو فلٹر کریں۔ ایک پاپ اپ باکس آپ کو اسی طرح کے پیغامات کو فلٹر کرنے اور ترتیب دینے کے قواعد کو پورا کرنے دے گا۔

آپ اپنے دل کی خواہش کے لئے فولڈر تشکیل دے سکتے ہیں۔ خیالات کے ل for آخر میں میری تجاویز کی فہرست دیکھیں۔

جی میل میں فلٹرز کیسے شامل کریں

عمل جی میل میں بالکل اسی طرح کی ہے۔

آپ جو بھی پیغامات کو فلٹر کرنا چاہتے ہیں کے بائیں طرف کے نشان پر نشان لگائیں ، پھر مزید کو منتخب کریں اور پھر "ان جیسے پیغامات کو فلٹر کریں۔" اس کے بعد آپ فلٹر پر قواعد کا پہلا سیٹ لاگو کرسکتے ہیں ، جیسے مرسل کے بارے میں معلومات ، یا "سے" نام ، یا مضمون لائن میں کوئی چیز۔ "فلٹر بنائیں" پر کلک کریں اور آپ اصول میں اگلا مرحلہ لاگو کرسکتے ہیں: ان پیغامات کے ساتھ کیا کریں جو معیار کو پورا کرتے ہیں (جیسے ، پڑھیں کے بطور نشان زد کریں ، حذف کریں ، آگے بڑھیں … ، وغیرہ)۔

نوٹ: میرے تجربے میں ، Gmail میں قواعد کو نافذ کرنا ہمیشہ ہموار نہیں ہوتا (حال ہی میں ، ونڈوز پر کروم کا استعمال کرتے ہوئے)۔ روابط اور بٹن ہمیشہ کام نہیں کرتے۔ سائن آؤٹ کرنا اور دوبارہ سائن ان کرنا غیر ذمہ داری کو ٹھیک کرنے لگتا ہے۔

یاہو پر Gmail کا ایک اضافی آپشن نہیں ملا! میل آپ کو کسی بھی پیغام کو اہم ہونے کے بطور خود بخود اسٹار کرنے دیتا ہے۔ جبکہ یاہو! اہم میل کو نشان زد کرنے کا ایک طریقہ بھی ہے ، آپ بھی صرف دستی طور پر ہی کرسکتے ہیں ، خود بخود فلٹرز کے ذریعہ نہیں۔

ہاٹ میل / آؤٹ لک ڈاٹ کام پر کیسے فلٹرز شامل کریں

ہاٹ میل اور آؤٹ لک میں گرے میل کے انتظام کے ل many اور بھی بہت سی خصوصیات شامل ہیں۔ میں نے اب تک جو مثالوں کا استعمال کیا ہے وہ صرف سطح پر اچھالتا ہے۔ قواعد کافی پیچیدہ ہوسکتے ہیں ، اور جب یہ ہوتے ہیں تو ، ان کو صحیح طور پر قابل بناتے ہیں اور جانچ کرتے ہیں کہ آیا وہ آپ کے ارادے کے مطابق کام کرتے ہیں اگر آپ ہاٹ میل یا آؤٹ لک ڈاٹ کام استعمال نہیں کرتے ہیں تو کچھ وقت لگتا ہے۔

جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے ، مائیکروسافٹ کی ویب میل ایپس کے پاس کچھ ریڈی میڈ رولز موجود ہیں جن میں کچھ عام فلٹرز لگائے جاتے ہیں جو لوگ اپنے ان باکسوں میں لاگو کرنا چاہتے ہیں۔ زیادہ تر آٹومیشن کا انتظام زمروں میں ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر ، آپ متعدد پیغامات کو "نیوز لیٹر" کے طور پر درجہ بندی کرسکتے ہیں اور پھر اس کے لئے ایک اصول طے کرسکتے ہیں کہ تمام نیوز لیٹر کے ساتھ کیا ہوتا ہے۔ زمرہ جات رکھنے سے بعد میں کسی اصول میں تبدیلیاں کرنا بہت آسان ہوجاتا ہے اور اسی طرح کے پیغامات پر بھی اس کا اطلاق ہوتا ہے۔

آؤٹ لک ڈاٹ کام اور ہاٹ میل میں واقعی ایک اور لاجواب خصوصیت ان سبسکرائب اور شیڈول کلین اپ آپشنز ہیں جو مائیکرو سافٹ کو گرے میل معلوم ہونا ہر پیغام کے آخر میں ظاہر ہوتے ہیں۔

رکنیت ختم کرنے والا لنک مرسل کی طرف سے دیئے گئے کسی بھی رکنیت کو ختم کرنے کی ہدایت سے آزاد ہے ، اور در حقیقت ، یہ آپ کو ناپسندیدہ پیغامات کو بہت آسانی سے چھٹکارا دلانے دیتا ہے ، جو ان کا نظم و نسق کرنے میں بعض اوقات بہتر ہوتا ہے۔ جب استعمال کیا جاتا ہے تو ، رکنیت ختم کرنے والا بٹن آپ کو ایک ہی مرسل کے تمام پچھلے ای میلز کو حذف کرنے کا اختیار بھی فراہم کرتا ہے۔

دوسرا آپشن ، شیڈول کلین اپ ، اسی مرسل کے پیغامات ڈمپ کرنے کے لئے کچھ اختیارات پیش کرتا ہے جو شاید وقت کے ساتھ ڈھیر ہو چکے ہوں۔ میرا ترجیحی انتخاب صرف مرسل کے حالیہ پیغام کو ہی رکھنا ہے ، اور ایسا کرنے سے اسی اصول کا ایک اصول پیدا ہوتا ہے۔ جب اس مرسل کی طرف سے نیا پیغام آجائے گا تو ، کوئی بھی پرانا پیغام ان باکس میں حذف ہوجائے گا۔

آپ ڈیلی ڈیل کی ای میل جیسی کسی چیز کے ل this اس خصوصیت کے فوائد کا تصور پہلے ہی کر سکتے ہیں ، جس کے لئے صرف حالیہ ای میل متعلقہ ہے۔

فولڈرز کے لئے آئیڈیاز

گرے میل کا انتظام کرتے وقت ، میری تجویز ہے کہ آپ آسانی سے پہچانے جانے والے ناموں کے ساتھ کچھ ایسے میل تیار کریں جن کی آپ میل پڑھتے ہیں۔ یا شاید "اسکین" صحیح لفظ ہے۔ کچھ خیالات میں شامل ہیں:

• بلاگ کی تازہ ترین معلومات
• تصدیقی ای میلز (ادائیگی کے خود کار طریقے سے الرٹ وغیرہ)
• واقعہ کے اعلانات (مقامات سے باخبر رہنے ، میوزیکل آرٹسٹ اپ ڈیٹ وغیرہ)
• فیس بک ٹیگ / میسج الرٹس
• گوگل نیوز الرٹس
• لنکڈ انتباہات / نوکری کی تازہ ترین معلومات
• نیوز لیٹر - ذاتی (مشاغل اور دلچسپی کے ل))
• نیوز لیٹرز پروفیشنل (کیریئر کی ترقی کے لئے)
• رسیدیں
• شپنگ تصدیق / ٹریکنگ
• شیڈول ڈاؤن ٹائم نوٹس
• سفر
• ٹویٹر الرٹس

دوسری طرف ، اگر آپ کے لئے اپنے تمام فیس بک ٹیگ الرٹس دیکھنا ضروری ہے ، مثال کے طور پر ، ان پیغامات کو فلٹر نہ کریں! اسے اپنے ان باکس میں بھیجنے کے لئے سیٹ کریں۔

اپنے ان باکس کو کسی ان باکس کی طرح کام کرتے رہیں

گرے میل کے انتظام کے پیچھے پورا خیال یہ ہے کہ آپ ان پیغامات کو اپنے پیغامات سے جدا ہونا چاہیں جو آپ کو کبھی کبھی آپ کے ان باکس میں پہنچتے ہی دیکھنا چاہیں۔ ایسا کرنے سے آپ بقیہ وقت کی پیداواری اور موثر ہونے کی صلاحیت میں رکاوٹ پیدا نہ ہوئے خوشی خوشی اپنے پسندیدہ بلاگز ، ویب سائٹوں ، خبروں کے ذرائع ، سوشل نیٹ ورکس ، اور بہت کچھ کی تازہ کاریوں کو پڑھتے رہیں گے۔

آپ کو ان باکس کو ترتیب میں رکھنے کے ل ways مزید طریقوں کے لئے ، ای میل کے انتظام کے 11 نکات ، "آپ کے ان باکس آپ کے کرنے کی فہرست نہیں ہیں اس کی 5 وجوہات ،" اور "ای میل سے زیادہ بوجھ سے کیسے بچنا ہے۔"