منظم ہوجائیں: ناپسندیدہ ای میل کو کیسے کم کیا جائے

2014 میں اپنی کمپنی ، ایٹوس سے داخلی کارپوریٹ ای میل کو 100 فیصد ختم کرنے کے لئے تھیری بریٹن کے عہد کو یاد رکھیں؟ جس وقت اس نے اپنے عزائم کا اعلان کیا تھا - یہ 2011 کی بات تھی۔ بہت سے لوگوں نے ٹکنالوجی اور کاروبار کی دنیا سے مل کر مذاق اڑایا۔ انہوں نے اس کے منصوبے کو مضحکہ خیز قرار دیا۔ انہوں نے کہا کہ ہمیں ای میل کی ضرورت ہے۔ ہم اس پر بھروسہ کرتے ہیں۔ یہ ضروری ہے!

آج کے دن تک ، اور آب و ہوا پہلے ہی بدل چکا ہے۔ میں آفس کے کارکنوں کی طرف سے زیادہ سے زیادہ سنتا ہوں کہ ای میل ان کے وجود کا خاتمہ ہے۔ یہ ان کے وقت کا اتنا ضیاع ہے جتنا 'ایم' لفظ: میٹنگز۔ جب میں پوچھتا ہوں کہ یہ اتنا بوجھ کیوں ہے تو ، لوگ عام طور پر کچھ ایسا کہتے ہیں ، "مجھے بہت ساری ای میلز ملتی ہیں جن کا مجھ سے کوئی لینا دینا نہیں ہے ،" یا "میرے آدھے تھریڈز میرے کام سے قطعا relevant متعلق نہیں ہیں۔" یہاں تک کہ میں نے کچھ لوگوں سے ذاتی ای میل کے بارے میں بھی یہی جذبات سننا شروع کر دیئے: "مجھے اگلی کتاب کلب کی تاریخ کی تصدیق کرنے والے اپنے بوک کلب کے ممبروں سے نو فالو اپ ای میل ملیں! ہیلو ، لوگو! یہ پہلے ای میل میں تھا!"

یہاں پاس ای میلز کو حقیقت میں تراشنے یا مؤثر طریقے سے ختم کرنے کے لئے کچھ حکمت عملی ہیں جن کی آپ کو بس ضرورت نہیں ہے۔ (اگرچہ اس مضمون میں گرے میل کا احاطہ نہیں کیا گیا ہے ، میرے پاس ای میل نیوز لیٹرز اور روزمرہ کے سودوں کا انتظام کرنے کے طریقے کے بارے میں کافی دیگر نکات ہیں۔)

1. آمنے سامنے گروپ ای میلز سے ہٹانے کو کہتے ہیں

ہم ای میل پر جتنا زیادہ انحصار کرتے ہیں ، اتنا ہی بہتر ہے کہ ہم یہ بھول جائیں کہ کچھ دشواریوں کو مختصر گفتگو کے ساتھ حل کیا جاتا ہے۔ یہ مشورہ پاگل اور انتہائی کم ٹیک لگتا ہے ، لیکن یہ انتہائی موثر ثابت ہوسکتا ہے۔ اگر آپ باقاعدہ گروپ ای میل کا حصہ ہیں (کہو ، روزانہ کی رپورٹ یا ہفتہ وار پروجیکٹ چیک ان) اور اب آپ بننا نہیں چاہتے ہیں تو ، اس شخص سے بات چیت کریں جو اس ای میل کا انتظام یا ابتدا کرتا ہے ، ترجیحی طور پر آمنے سامنے۔ اگر آپ کو لازمی ہے تو چہرہ ، یا فون پر۔ "ہائے ،" آپ کہیں گے ، "آپ کو معلوم ہے کہ اس طرح کے بارے میں روزانہ کی ای میل۔ کیا مجھے اس پر ہونا چاہئے؟ مجھے پیغامات ملتے رہتے ہیں ، لیکن حقیقت میں وہ کبھی بھی مجھ سے یا میرے کام سے نہیں لیتے ہیں۔ کیا آپ کو لگتا ہے؟ تم مجھے دور کرسکتے ہو؟ "

سب سے خراب کام جو آپ اس صورتحال میں کرسکتے ہیں وہ ہے "ان سبسکرائب" پڑھنے والے پیغام کے ساتھ سب کا جواب۔ یہ بدتمیزی ہے۔ اس سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کے پاس کوئی معاشرتی چال یا گنجائش نہیں ہے۔ اور اس سے یہ ثابت ہوتا ہے کہ آپ اپنے ای میل کو کس طرح منظم کرنا نہیں جانتے ہیں۔

اگر آپ کے روبرو گفتگو ہوتی ہے ، تاہم ، آپ دوبارہ انسان بن جاتے ہیں۔ آپ معقول اور سیدھی درخواست کے ساتھ خوشگوار شخص ہیں۔ نیز ، اگر آپ کے پاس پیغامات موصول ہونے کی کوئی وجہ ہے تو ، وہ شخص وضاحت کرے گا کہ آپ کو آج تک کیوں شامل کیا گیا ہے۔

2. فائدہ اٹھانے والے سوشل نیٹ ورکس ، پروجیکٹ مینجمنٹ ٹولز اور آئی ایم

میری رائے میں ، سوشل نیٹ ورک (بشمول بزنس نیٹ ورکس جیسے یامر اور پوڈیو) آپٹ ان میسیجنگ کو ای میل سے کہیں زیادہ بہتر طریقے سے سنبھالتے ہیں۔ میرے دوست کا معاملہ دیکھیں جو اس کے بک کلب کے بارے میں شکایت کر رہا تھا۔ اگر منتظم نے ای میل کے بجائے فیس بک پر اگلی کتاب کلب کی میٹنگ کی دعوت ترتیب دی ہوتی ، معلومات حاصل کرنا ممبروں کے لئے کم فرض محسوس ہوتا ۔ فیس بک کے واقعات اختیاری ہیں۔ جب آپ اس کو محسوس کریں گے تو آپ ان تک پہنچ سکتے ہیں اور معلومات ہضم کرسکتے ہیں۔ جب ای میل کے ذریعہ اسی ایونٹ کی دعوت پہنچے تو ، اسے پڑھنا فوری طور پر لازمی محسوس ہوتا ہے۔

کاروباری تنظیموں میں ، مواصلات کے متبادل اوزار غیر مطلوبہ ای میلوں کو زبردست کم کرنے میں مدد کرسکتے ہیں۔ یہاں پی سی میگ میں ، ہم فوری میسجنگ پروگرام استعمال کرتے ہیں جب ہمارے پاس جلدی سے بات چیت کرنے کے لئے کچھ ہوتا ہے اور اتنا ہی جلد جواب مل جاتا ہے۔ ہم یامر کا استعمال کچھ کاموں کے انتظام کے ل. کرتے ہیں جو "جو بھی پہلے جواب دے سکتا ہے ، براہ کرم" کی بنیاد پر چلتا ہے۔ ہم ایک جگہ پر جاری آرٹ اور ڈیزائن منصوبوں کے بارے میں بات چیت کرنے کے لئے پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم بیس کیمپ کا استعمال کرتے ہیں۔

لہذا اپنے اختیار میں تمام مختلف ٹولز کا استعمال کریں ، اور اگر آپ انتظامی پوزیشن میں ہیں تو دوسروں کو بھی اس کی ترغیب دیں۔ ملٹی ٹول حل کے لئے وکالت کرنے سے ضروری ای میلز کو کم کرنے میں مدد ملے گی۔

3. خودکار چھانٹیا یا فلٹرز استعمال کریں

ناپسندیدہ ای میلز کے نظم و نسق کا سب سے عمومی حل یہ ہے کہ خود کار طریقے سے چھانٹنے کے قواعد مرتب کریں ، یا فلٹرز جب کبھی کبھی کہا جاتا ہے ، جس سے ناپسندیدہ پیغامات کو کسی مخصوص جگہ (عام طور پر فولڈر ، لیکن بعض اوقات ردی کی ٹوکری میں) ڈال دیا جاتا ہے اس سے پہلے کہ وہ آپ کے ان باکس کو مار سکیں۔ . تمام بڑے ای میل پروگراموں میں یہ خصوصیت موجود ہے۔

آپ جو ای میل نہیں چاہتے ہیں اس کو ڈھونڈیں ، اس کے بارے میں کچھ ٹھوس اور طے شدہ چیز کی شناخت کریں (مثال کے طور پر ، سبجیکٹ لائن میں ہمیشہ ایک ہی مطلوبہ الفاظ ، بھیجنے والا ، وغیرہ) اور ایک قاعدہ ترتیب دیں جو ان تمام پیغامات کو ایک نئے اور مناسب لیبل لگا کر ترتیب دے۔ آپ کے لئے فولڈر

مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں ایک اور آپشن یہ ہے کہ آپ کسی گفتگو کو صرف "خاموش" کر کے کسی دھاگے سے بغیر کسی رھنمائی کے "ان سبسکرائب" کرسکتے ہیں (آؤٹ لک کے ل my میری تجاویز دیکھیں کہ اسے کیسے کریں) ، اگرچہ اس سے آپ کو پھنس جاتا ہے اگر کوئی اسی موضوع کو دوبارہ استعمال کرتا ہے۔ بعد کی تاریخ میں لائن بنائیں ، کیونکہ یہ آپریشن انجام دینے کا ہدف ہے۔ (دوسرے الفاظ میں ، جب آپ کسی تھریڈ کو خاموش کرتے ہیں تو ، آؤٹ لک خود بخود "ڈیلیٹ آئٹمز" فولڈر میں منتقل ہوجاتا ہے۔

میں ذاتی طور پر خود کار طریقے سے چھانٹیا زیادہ استعمال نہیں کرتا ہوں کیونکہ یہ ایک نئے طرز عمل پر منحصر ہے: مستقل بنیادوں پر نامزد فولڈروں کی جانچ پڑتال کرنا۔ ماضی میں ، جب بھی میں چھانٹنا ترتیب دیتا ہوں ، میں فورا. ہی بھول گیا تھا کہ میں نے ایسا کیا تھا اور ، کئی دن بعد ، ای میلوں کے انبار کو دیکھا جس میں کچھ اہم چیز شامل ہوسکتی ہے جس کے راستے میں دھکیل دیا گیا تھا۔ میں صرف ناپسندیدہ پیغامات موصول ہوتے ہی حذف کردوں گا۔ اگر آپ اس راستے کا انتخاب کرتے ہیں تو ، مستقل بنیاد پر ان ترتیب شدہ ای میلز پر کارروائی کرنے کی پوری کوشش کریں۔

People. لوگوں کو "شکریہ" واپس نہ لکھیں

پہلی بار جب میں نے کسی سابق ساتھی سے سابقہ ​​ملازمت کی آواز سنی تو دوسرے ساتھی سے اونچی آواز میں کہا ، "کیا آپ کو کسی پیغام کا 'شکریہ' کے ساتھ جواب دینے سے کوئی اعتراض نہیں ہوگا جب یہ سب کچھ اس بات کی تصدیق ہوجاتا ہے کہ آپ جانتے ہیں کہ میں نے وہ کام کیا تھا جس میں کرنا تھا؟ اس سے مجھے اپنا ای میل وقت کم رکھنے میں مدد ملے گی ، " اس نے میرے دماغ کو اڑا دیا! آپ یہ کہہ سکتے ہو؟ اس بات کا یقین ، آپ کو قدرے بدبختی ہوسکتی ہے ، لیکن اس کے برعکس یہ ہے کہ آپ کو ایک ٹن واقعی غیر ضروری ای میل پیغامات نہیں ملیں گے۔

آپ اسے غیر فعال جارحانہ سمجھنے پر بھی زور دے سکتے ہیں۔ "اگر ای میل کے ذریعہ کم کثرت سے شکریہ ادا کیا تو میں واقعی ناراض نہیں ہوں گا۔ مجھے پہلے ہی معلوم ہے کہ آپ میرے کام کی تعریف کرتے ہیں" لیکن میں اس کی سفارش نہیں کرتا!

اضافی وسائل

ای میل کے اوپری حصے پر رہنے میں آپ کی مدد کرنے والے دوسرے ٹولز میں سینی باکس (جو خود بخود کچھ خود کار طریقے سے چھانٹ رہا ہے) یا iOS کے لئے میل باکس ایپ (آفس ​​سے باہر رہتے ہوئے ای میل کے اوپر رکھنے میں بہت مددگار) شامل ہیں ، لیکن یہ عام طور پر زیادہ ہیں ناپسندیدہ پیغامات کو ختم کرنے سے زیادہ ای میل کی آزمائش۔