منظم رہیں: میلا سرورز کو کیسے صاف کریں

میں نے کبھی بھی کسی کاروبار میں مشترکہ نیٹ ورک ڈرائیو سے ملاقات نہیں کی ہے جو کم سے کم تھوڑا سا بھی نہیں تھا۔ مشترکہ سرور عام طور پر تعاون کو قابل بنائے جانے کے لئے تیار کیا گیا ہے ، اور ساتھ ہی ہمارے ساتھی ملازمین کے لئے فائلیں اور معلومات آزادانہ طور پر دستیاب کرنا ہے۔ وہ کاروبار کو اعداد و شمار کو آسانی سے اور موثر انداز میں پکڑنے اور بیک اپ کرنے میں بھی مدد کرتے ہیں theory تھیوری میں۔

حقیقت میں ، وہ اس جگہ کا رخ کرتے ہیں جہاں چھ سال پہلے سے کمپنی کی چھٹیوں والی پارٹی کی تصاویر محفوظ تھیں۔ اس آخری جملے میں ، میں نے غیر فعال آواز کو جان بوجھ کر استعمال کیا کیونکہ ایسا لگتا ہے کہ کسی کو بھی مشترکہ ڈرائیو پر کچھ ڈالنے کی ذمہ داری قبول نہیں کی جارہی ہے جو وہاں نہیں ہونا چاہئے۔ چیزیں ابھی ظاہر ہوتی ہیں۔ کوئی نہیں جانتا ہے کہ وہ وہاں کیوں یا کیوں آئے۔ اور لہذا ، کوئی بھی ان کو کسی اور کی انگلیوں پر قدم رکھنے یا کسی ایسی چیز کو حذف کرنے کے خوف سے نہیں نکالتا جس کی کسی کو ضرورت ہے۔

مشترکہ خالی جگہوں کو اس انداز سے ڈیزائن کیا جانا چاہئے جو کسی محکمہ یا کمپنی کے ورک فلو یا تنظیمی چارٹ سے مماثل ہو۔ چیزیں جو فطرت میں متوازی ہیں ، جیسے دو ٹیمیں جو ایک ہی مینجمنٹ لیول پر رپورٹنگ کرتی ہیں ، فولڈر ڈھانچے میں متوازی ہونا چاہئے۔ جب نیا فرد کسی شعبے میں شامل ہوتا ہے تو ، اسے یا اس کے بارے میں فوری طور پر یہ جاننے کے قابل ہونا چاہئے کہ مشترکہ نیٹ ورک پر اہم فائلیں کہاں رہتی ہیں کیونکہ ان کا مقام (فولڈر کا نام اور یہ دوسرے فولڈروں کے اندر کس طرح رہتا ہے) کو یہ ظاہر کرنا چاہئے کہ کاروبار کو کس طرح ڈیزائن کیا گیا ہے۔ اصل سرخ پرچم وہ ہوتا ہے جب ایک لمبے عرصے سے کام کرنے والا کوئی چیزیں نہیں ڈھونڈ سکتا کیونکہ وہ نہیں جانتا کہ یہ کہاں ہے ، یا اس سے بھی بدتر ، یہ بھی نہیں جانتا ہے کہ یہ کہاں ہونا چاہئے۔

میں نے یہاں پی سی میگ ایڈیٹوریل ڈیپارٹمنٹ میں اپنے میلا سرورز کے بارے میں چکنا چکنا ہونا ضروری سمجھا تھا ، کیونکہ ایک دن آن لائن مواد کے ڈائرکٹر organized جو ایک انتہائی منظم شخص ہیں server نے سرور کلین اپ پروجیکٹ شروع کیا اور میری ان پٹ طلب کی۔ مجھے اس کے بارے میں سن کر بہت خوشی ہوئی ، اور اس عمل میں حصہ لینے اور نوٹ لینے کے لئے اور بھی زیادہ پرجوش ہوں تاکہ میں ان کو گیٹ آرگنائزڈ کالم کے قارئین کے ساتھ بانٹ سکوں۔

اپنے میلا سرورز کو صاف کرنے کے لئے ، ہم نے قدم قدم پر ، یہ سب کچھ کیا ہے۔ آخر میں ، آپ کو نتائج کا خلاصہ مل جائے گا ، اور ساتھ ہی ساتھ اس بات پر بھی نوٹس ملیں گے کہ کیا صحیح ہوا اور کیا غلط ہوا۔

سرور صفائی کا پروجیکٹ

مرحلہ 1: بات چیت کریں۔ سب سے پہلے ، ہم نے میلا سرور رکھنے کی پریشانی کے بارے میں بات کی ، جس میں یہ بھی شامل ہے کہ یہ کیوں ایک پریشانی ہے (ناکارہیاں ، تضادات ، ہمارے نیٹ ورک کی جگہ پر تناؤ ڈالنا) ، ممکنہ حل اور ان حلوں پر عمل درآمد کے طریقہ کار۔

پھر ہم نے کچھ اور بات کی۔ پھر ہم نے اس کے بارے میں بات کی کہ ہمیں کس سے اور بات کرنے کی ضرورت ہے۔ میں اس منصوبے کی کامیابی کے لئے مواصلات کی اہمیت کو گھر نہیں چلا سکتا ہوں۔ ہم نے ذاتی طور پر اور بذریعہ ای میل دونوں باتیں کیں۔

ان گفتگو کے دوران ، ہم نے محسوس کیا کہ آئی ٹی عملہ کے ساتھ بھی بات چیت کرنا کتنا ضروری ہوگا۔ لہذا ہم نے ان کو اپنے منصوبے اور مجوزہ ٹائم لائن کے مطابق کھو دیا۔ آئی ٹی ٹیم نے ہمیں ایک اہم مشورہ دیا جو آخر کار اس منصوبے کے لئے ہمارا حقیقی آغاز مقام بن گیا۔ انہوں نے کہا ، اپنے پاس جو چیز ہے اسے صاف کرنے کی کوشش نہ کرو۔ اس کے بجائے ، ایک خالی کینوس سے شروع کریں اور آپ جس فولڈر کے ڈھانچے کو چاہتے ہیں اسے بنائیں ، اور صرف ان فائلوں پر کاپی کریں جو آپ رکھنا چاہتے ہیں۔ باقی سب کچھ ، انہوں نے کہا ، وہ محفوظ شدہ دستاویزات کریں گے۔

مرحلہ 2: موجودہ اعداد و شمار کا جائزہ لیں۔ دوسرا ، تمام اسٹیک ہولڈرز - زیادہ تر ٹیم منیجرز table ایک لیپ ٹاپ اور پروجیکٹر کے ساتھ ٹیبل پر بیٹھ گئے۔ ہم نے زیربحث سرور کی جگہ سے رابطہ قائم کیا اور موجودہ فائلوں میں سے کچھ کو تلاش کیا ، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کسی کو بھی فائلوں کے بیچ کو نظرانداز نہیں کیا جانا چاہئے۔

ہم نے موجودہ اعداد و شمار کے بارے میں بھی سوچا کہ اس نے ہمارے موجودہ ورک فلو کو کیسے ظاہر کیا یا اس کی عکاسی نہیں کی۔ مشترکہ جگہوں کو عام طور پر کام میں تعاون کے لئے استعمال کیا جاتا ہے۔ فولڈروں کے ڈھانچے اور ناموں کو اس کام کے فلو کو درست طریقے سے ظاہر کرنے کی ضرورت ہے تاکہ یہ کارآمد ثابت ہو۔

ہم نے سرورز پر جو کچھ پایا وہ بہت ہی پُرخطر تھا۔ ایسے فولڈرز تھے جن کے نام ملازمین تھے جو سالوں میں کمپنی کے ساتھ نہیں تھے۔ ہمیں 2003 کی فائلیں ملیں۔ ایسے منصوبوں کی باقیات بھی موجود تھیں جو کبھی بھی زمین سے دور نہیں ہوتیں۔ کسی کو بھی اس سامان میں سے کسی کی ضرورت نہیں تھی۔

مرحلہ 3: نئی ساخت کا نقشہ بنائیں۔ جب ہم ابھی اس ٹیبل کے گرد ہی بیٹھے ہوئے تھے ، ہم نے فولڈر ڈھانچہ کا خاکہ تیار کیا جس کے بارے میں ہم نے سوچا تھا کہ اس کی جگہ ہونی چاہئے۔ تمام منیجرز نے ڈیزائن کے حوالے سے خریداری کی تھی ، جس میں ہماری ٹیم کے ڈھانچے اور ورک فلو کی عکاسی کرنے کی ضرورت تھی۔ یہاں ہم نے ڈیزائن کیا ہے ، حالانکہ میں نے نام عام بنائے ہیں تاکہ وہ ہمارے دفتر کے اندرونی کاموں سے ناواقف کسی کو سمجھ جائیں:

اعلی سطح پر ، ہمارے پاس ہر ٹیم اور خصوصی پروجیکٹ یا ٹاسک کے لئے فولڈر موجود ہیں ، نیز "وسائل" کے لئے ایک ٹیم ہے جو تمام ٹیموں میں لاگو ہوتی ہے۔

ہر ٹیم میں فولڈرز کا سب سیٹ موجود ہوتا ہے: کچھ جو کام کا بہاؤ دکھاتے ہیں ، ہر ٹیم کے ممبر کے لئے ایک ، اور اضافی فولڈر جب وہ ٹیم کی ضروریات کو سمجھتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، میری ٹیم کے ذیلی فولڈر اس طرح دکھتے ہیں:

ہم اپنے ورک فلو فولڈروں کو ڈھانچے کے اوپری حصے پر بیٹھنے اور اسی ترتیب میں ظاہر ہوتا ہے کہ کام ہوتا ہے۔ "1_EDITING" نامی فولڈر وہ جگہ ہے جہاں فائلیں جو ترمیم کے لئے تیار ہیں وہ جاتی ہیں اور ترمیم ختم ہونے تک رہیں گی۔ پھر وہ "2_RTP" میں منتقل ہوجاتے ہیں جس کا مطلب ہے "تیار کرنے کے لئے تیار" یعنی دوسرے لفظوں میں ، ترمیم مکمل ہوچکی ہے اور یہ فائلیں اگلے مرحلے کے لئے تیار ہیں۔ فائل تیار ہونے کے بعد ، اسے "3_PRODUCED" میں منتقل کرنا چاہئے ، جو بنیادی طور پر ہمارا زندہ دستاویز بن جاتا ہے۔ اس فولڈر میں موجود کوئی بھی چیز ، نظریہ طور پر ، محفوظ شدہ دستاویزات میں شامل ہوسکتی ہے ، لہذا ہمارے پاس ہمیشہ فائلوں کا ذخیرہ موجود ہوگا جو ہم جانتے ہیں کہ ہم اسے ختم کرسکتے ہیں جب ہمیں کبھی کچھ جگہ حاصل کرنے کی ضرورت ہوگی۔

مرحلہ 4: اصول بنائیں۔ جیسا کہ میں نے پہلے ہی پچھلے حصے میں وضاحت کرنا شروع کردی ہے ، ہر فولڈر میں اس کے ساتھ کچھ اصول وابستہ ہیں جو ان میں داخل ہوسکتے ہیں اور کیا نہیں کرسکتے ہیں ، یا انہیں کس طرح استعمال کیا جانا چاہئے۔ اگر کوئی فوٹو شیئر کرنا چاہتا ہے تو ، مثال کے طور پر ، وہ اسے اپنے ہی نام کے فولڈر میں رکھنا چاہئے۔ اس طرح ، یہ واضح ہے کہ اعداد و شمار کے لئے کون ذمہ دار ہے۔

ہم نے اس پر بھی تبادلہ خیال کیا کہ آیا ہمارے پاس ایسی فائلیں موجود ہیں جن کو متعدد ٹیموں کے ل access قابل رسا ہونا ضروری ہے (ہم نے ان کو کیا ، اور ہم نے ان کے لئے ریسورس فولڈر تشکیل دیا) اور کیا کوئی معلومات لاک اپ ہونی چاہ.۔ (ہاں: مینجمنٹ ٹیم فولڈر میں سب کچھ)۔

مرحلہ 5: مستقل مزاجی کو یقینی بنائیں۔ جیسا کہ ہم نے اپنے فولڈرز اور ان کے استعمال کے قواعد کو ڈیزائن کیا ہے ، ہم ان علاقوں کی بھی تلاش کرتے ہیں جہاں ہم مستقل رہ سکتے تھے اور ہونا چاہئے۔ جب فولڈر کے ڈھانچے اور ورک فلوز مستقل (اور ہونا چاہئے) کر سکتے ہیں ، تو یہ اہلکاروں کی منتقلی کے اوقات میں ہوتا ہے ، جیسے جب کوئی کمپنی چھوڑ جاتا ہے ، زچگی کی چھٹی پر جاتا ہے ، یا غیر متوقع طور پر بیمار ہوتا ہے۔ مشترکہ سرور کی جگہ پر مستقل مزاجی سے تنظیم کے ہر فرد کو موجودہ منصوبوں کی حالت معلوم کرنے میں مدد ملتی ہے ، نیز یہ بھی اہم ہے کہ کیا کام پہلے ہی مکمل ہوچکا ہے ، وغیرہ۔

ایک فالو اپ پروجیکٹ (جس پر ہم ابھی عمل درآمد کر رہے ہیں) یہ ہے کہ ہمارے فائل نام سازی کنونشن میں بھی بہتر مستقل مزاجی پیدا کریں۔ ہم نے اس فائل نام کی تبدیلی کو اس وقت تک نافذ کرنے کا فیصلہ کیا ہے جب تک کہ سبھی نئے مشترکہ فولڈرز کو استعمال کرنے کا عادی نہ ہوجائیں تاکہ ایک ساتھ بہت زیادہ نئی معلومات والے کسی کو بھی اوور لوڈ نہ کریں۔

مرحلہ 6: تمام اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ ایک آخری بار چیک کریں۔ کسی بھی چیز کو نافذ کرنے سے پہلے ، ہم نے ہر اسٹیک ہولڈر کے ساتھ اس منصوبے کے بارے میں ایک حتمی جانچ پڑتال کی ، جس میں کچھ لوگ شامل تھے جن کو ہم نے اصل میں شامل کرنے کے لئے نہیں سوچا تھا ، لیکن موجودہ اعداد و شمار کے جائزے میں جن کے نام سامنے آئے ہیں۔ "کیا یہ ایرئیل کی مہارت کا علاقہ نہیں ہے؟ ہم اس سے بہتر پوچھیں گے کہ اس کے حصے میں کیا کرنے کی ضرورت ہے۔"

مرحلہ 7: ٹائم لائن کو حتمی شکل دیں اور بات چیت کریں۔ آخری اقدامات یہ تھے کہ ٹائم لائن کو حتمی شکل دی جائے اور پھر اس منصوبے کا آغاز کیا جائے۔ یہ پہیلی کے آخری ٹکڑے تھے۔

• یہ فیصلہ کریں کہ معلومات کو کب اور کیسے پھیلایا جائے: وسط ہفتہ کے تمام ملازمین کو سرور کے نئے ڈھانچے ، قواعد ، اور تاریخ سے متعلق تمام متعلقہ معلومات کے بارے میں ای میل کریں (اگلی آئٹم دیکھیں)۔
• اس کے لئے تاریخیں طے کریں: جب لوگوں کو اپنی فائلوں کی کاپی کرنی ہوگی جب وہ رکھنا چاہتے ہیں (ہفتے کے آخر میں)؛ جب انہیں نیا ڈھانچہ استعمال کرنا شروع کرنا چاہئے (ہمارے معاملے میں ، فوری طور پر ، ای میل موصول ہونے پر) جب پرانا سرور منقطع ہوجائے گا (ہم نے انہیں ہفتے کے آخر میں بتایا ، لیکن حقیقت میں ، ہم نے اس آخری تاریخ کو کچھ اضافی دنوں کے ساتھ پیڈ کیا)۔
• پرانے سرور تک دراصل رسائی کو ختم کرنے سے پہلے کچھ یاد دہانی ای میلز کی منصوبہ بندی کریں۔
• آئی ٹی کو اصل کٹ آف انجام دیں۔

سرور کی صفائی کے نتائج

وہ وسط ہفتہ ای میل جس میں سرور کلین اپ پروجیکٹ کے بارے میں تمام معلومات شامل ہیں ، بدھ کے روز صبح 11 بج کر 27 منٹ پر نکلا۔ کچھ لوگوں کے جلتے ہوئے سوالات تھے ، لیکن جواب میں سب دھاگے صبح 11:57 بجے تک خاموش ہوگئے ، اس کا مطلب ہے کہ تمام بنیادی سوالات کے جوابات 30 منٹ کے اندر اندر دے دیئے گئے تھے۔

میری ٹیم کے اندر ، ہمارے کام کے بہاؤ کے بارے میں اضافی وضاحت جاری رہی - لیکن آخری بار میں نے اسی دن 1:05 بجے تاریخ کو بتایا ہے۔ اس میں کوئی شک نہیں کہ کچھ لوگوں نے سب کا جواب دیئے بغیر اضافی سوالات پوچھے ، لیکن زیادہ تر سوالات کا جواب دو گھنٹوں میں ہی دیا گیا۔

اگلے کئی دنوں میں ، ہم نے بغیر کسی رکاوٹ کے ٹائم لائن مکمل کی۔ آئی ٹی ٹیم نے کچھ فوری رپورٹ چلائی جس میں دکھایا گیا ہے کہ ہم نے کل ڈیٹا میں 76 فیصد کی کمی کردی ہے۔ نمبر خود ہی بولتے ہیں۔

پہلے

• ٹوٹل اسپیس: 250 جی بی
• فائلوں کی تعداد: 447،249
• فولڈروں کی تعداد: 36،773

کے بعد

• کل جگہ: 59.2GB
• فائلوں کی تعداد: 58،624
• فولڈروں کی تعداد: 2،962

پروجیکٹ پوسٹمارٹم اور آراء

سرور ہجرت اور تنظیم نو کا کام مکمل کرنے کے چند ہفتوں بعد ، میں نے پروجیکٹ کی لیڈ ، منیجرز ، اور آئی ٹی نیٹ ورک کے منتظمین سے پوچھا کہ کیا ان کے پاس کوئی رائے یا پوسٹ مارٹم نوٹ موجود ہیں۔ کسی نے نہیں کیا۔ یہ سب قابل ذکر آسانی سے چلا گیا۔ لیڈ آئی ٹی لڑکے کا کہنا یہ تھا:

"میں یہاں آنے والے 10 پلس سالوں میں ، یہ پہلا موقع ہے جب کسی ڈیپارٹمنٹل ٹیم نے اپنے مفادات کے تحت اس طرح کا کوئی پروجیکٹ لیا ہے اور اسے اتنے اچھ offے انداز میں انجام دیا ہے۔ اس سے [آئی ٹی نیٹ ورک کے دوسرے منتظم] اور دونوں کو مدد ملتی ہے میں نیٹ ورک کو بہتر طریقے سے برقرار رکھتا ہوں ، اور مجھے یقین ہے کہ اس سے آپ کی ٹیم کو ورک فلو اور تنظیم میں مدد ملتی ہے۔ ہم نے لفظی انتظام سے متعدد نسلوں سے کہا ہے کہ آپ کی ٹیم نے نچلی سطح پر کیا کارنامہ انجام دیا ہے ، اور اس کی بہت تعریف کی جارہی ہے۔

میرے نقطہ نظر سے ، ایک چیز ہے جو میری خواہش ہے کہ ہم تھوڑا سا مختلف کرتے۔ کاش ہم ابتدائی طور پر ملازمین کو ای میل کے بجائے فوری طور پر فوری اجلاس میں ذاتی طور پر اس منصوبے کے بارے میں بتا دیتے۔ ای میل ٹھیک ہے ، اور یقین ہے کہ ، کسی کو بھی ملاقاتیں پسند نہیں ہیں ، لیکن مجھے ایسا لگا جیسے لوگوں کو "اہم!" کے بجائے کھلی گفتگو کے دوران بتایا جاتا تو لوگوں کو اس عمل میں زیادہ شامل محسوس ہوتا۔ ای میل

اب ہمارے پاس ایک بہتر ، زیادہ مستقل ، زیادہ موثر ، اور آسان مشترکہ سرور ہے۔ اس کے استعمال کے قواعد واضح ہیں ، اس میں احتساب کی تشکیل کی گئی ہے۔ ٹیم مینیجرز ٹیم فولڈر کے ل for ذمہ دار ہیں ، اور افراد ان کے نام فولڈرز میں جو کچھ ہیں اس کے لئے ذمہ دار ہیں۔

اگر آپ اپنی تنظیم میں اپنا سرور کلین اپ پروجیکٹ شروع کرنے کے بارے میں سوچ رہے ہیں تو ، مجھے امید ہے کہ آپ اپنے آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ سے مشورے لینے کی اہمیت کے بارے میں اس مضمون سے کچھ مشورے حاصل کرسکتے ہیں ، اور ہر مرحلے پر اچھی طرح سے بات چیت کرنا کامیابی کے لئے انتہائی ضروری ہے۔