منظم ہوجائیں: اپنے ورک فلو کی دستاویز کریں

نئے ملازمین اور افرادی قوت میں تازہ چہروں بشمول حالیہ فارغ التحصیل افراد ، جب کوئی نیا کام شروع کرتے ہیں تو ان کے ہاتھوں پر عام طور پر اضافی وقت ہوتا ہے۔ تربیت میں ہفتوں یا مہین لگ سکتے ہیں ، اور ساتھی ساتھی کارکنان اور منیجر آپ کو سانس لینے کے لئے کچھ کمرہ دینا چاہتے ہیں جب آپ خوش ہوجائیں۔ اس کم وقت کو استعمال کرنے کا ایک نہایت قیمتی طریقہ یہ ہے کہ ورک فلو اور عمل کو دستاویز کیا جائے۔

اپنے ورک فلو اور عمل کی دستاویزات کا مطلب یہ ہے کہ یہ لکھنے کے سوا کچھ نہیں کہ آپ کے کام میں جو کچھ شامل ہے ، مرحلہ وار۔ جب آپ کام کے ماحول میں نئے ہوں تو یہ بالکل وہی سب کچھ ہے جس کی آپ سیکھ رہے ہو۔ وقت گزرنے کے ساتھ ساتھ یا آپ اپنا کام انجام دینے کے بہتر یا زیادہ موثر طریقوں کی دریافت کرتے ہوئے ان تمام عملوں اور تبدیلیوں کو بھی شامل کرتے ہیں۔

وہ کاروبار اور سرکاری تنظیمیں جو بہت بڑے اور اچھی طرح سے قائم ہیں ان کے پاس پہلے سے ہی بہتات میں آپریشنل دستورالعمل اور دیگر دستاویزات موجود ہوسکتی ہیں - لیکن میرے تجربے میں ، چھوٹی کمپنیاں اور ٹیمیں عام طور پر نہیں کرتی ہیں ، یا اگر وہ ایسا کرتی ہیں تو ، وہ سنجیدہ ہیں۔

جب آپ کو کسی نئی ملازمت میں ٹائم ٹائم کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو ، اپنے ورک فلو اور عمل کی دستاویز کریں ، یا جو دستور آپ کو موصول ہوئے ہیں ان کی تازہ کاری کریں۔ فوائد بہت زیادہ اور بہت ہیں۔

اپنے ورک فلو کو دستاویز کرنے کے فوائد

شروعات کرنے والوں کے ل your ، آپ کے ورک فلو کو دستاویز کرنا آپ کو آج کی نوکری کے مطابق تربیت کو تقویت ملے گی۔ اثر میں ، آپ نوکری جلدی سیکھیں گے۔

دوسرا ، یہ دستاویزات سنبھالنے والے اور محکمہ آئی ٹی کے لئے سونے کی حیثیت رکھتے ہیں ، جو آپ کے کام میں شامل اقدامات اور لوگوں کو نہیں جان سکتے ہیں ۔جو انہیں کسی بھی وقت تبدیلی لانے یا نئے اوزار متعارف کروانے کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہوگی اور انھیں ہر ممکن اثرات کے بارے میں سوچنا ہوگا . مجھے تجربے سے یہ کہنے کی اجازت ہے کہ آپ تعریف کے سوا کچھ نہیں سن سکتے ہیں اگر آپ ایک مفصل اور منظم دستاویز پیش کرسکتے ہیں جس میں ان کی ضرورت کی ہر چیز موجود ہو۔ متبادل آپ کے کام کے بارے میں ان سے بات کر رہا ہے ، جب آپ کسی قدم کو بھول سکتے ہیں ، یا غلط تشریح کر سکتے ہیں یا اسے غلط سمجھ سکتے ہیں۔

تیسرا ، اگر آپ کو غیر متوقع طور پر غیر حاضری کی چھٹی لینے کی ضرورت ہو تو ، منتظمین اور ساتھی ساتھی آپ کے دستاویزات سے چمٹے رہیں گے۔ اسی طرح ، جب آپ کو کسی نئے عہدے پر ترقی مل جاتی ہے یا کسی دوسری کمپنی میں جاتے ہیں تو ، آپ کے ساتھی ساتھی جو آپ کو پیچھے چھوڑ جاتے ہیں ، اس کا شکر گزار ہوں گے کہ وہ آپ کی جگہ لینے والے شخص کو بھیجنے کے ل updated تازہ ترین دستورالعمل تیار کریں۔

اپنے ورک فلو کو کس طرح دستاویز کریں

آپ جو دستاویزات لکھتے ہیں وہ آسان ، سمجھنے میں آسان اور قابل رسائ ہونا چاہئے۔ زیادہ تر معاملات میں ، میں کچھ ایمبیڈڈ تصاویر کے ساتھ متنی دستاویز (جیسے ورڈ دستاویز) بنانے کی تجویز کرتا ہوں۔

اس کے بجائے ایک بڑے پیمانے پر دستاویز بنائیں جس میں ہر چیز کی خاکہ موجود ہو ، ایسی دستاویزات بنائیں جو صرف ایک ہی طریقہ کار پر قابو پائیں یا اس سے متعلقہ طریقہ کار کا ایک خاکہ پیش کریں جو ترتیب میں ہونا ضروری ہے۔ ذاتی طور پر ، میں اس دستاویزات سے مغلوب ہو گیا ہوں جو 11 یا 12 صفحات سے زیادہ لمبا ہے۔ میں زیادہ تر پڑھنے کے لئے آسان ، آسان پڑھنے ہدایات کے 4 یا 5 صفحات دیکھنا پسند کرتا ہوں۔ اس مضمون کے نیچے دیئے گئے "ڈاس اینڈ ڈونٹس" سے آپ کو جامع ابھی تک مکمل دستور سازی کی طرف راغب کرنے میں مدد ملے گی۔

بہت سادہ الفاظ میں ، جب بھی آپ ملازمت کی تربیت حاصل کریں نوٹوں کو رکھیں ، اور ان نوٹوں کو دستاویز میں منتقل کریں۔ جب آپ خود ہی کام کرنا شروع کرتے ہیں تو ، اپنے نوٹوں میں شامل کریں یا ان کو ایڈجسٹ کریں تاکہ آپ جو کام انجام دے رہے ہیں اس کی زیادہ عکاسی کریں۔

اگر آپ کے کام کے لئے کوئی "بڑی تصویر" ہے تو ، کچھ جائزہ کا خاکہ ، اسے دستاویز کے آغاز میں ہی ڈال دیں۔ بڑی تصویر پر مشتمل نکات وہی ہیں جو آپ کو زیادہ اچھی طرح ریکارڈ کرنا چاہ، ، اسی دستاویز میں ، یا کچھ چھوٹی دستاویزات میں اگر آپ کو اسے توڑنے کی ضرورت ہو۔ مثال کے طور پر ، نیوز لیٹر مارکیٹنگ میں ، جائزہ اس طرح نظر آتا ہے:

• کاپی رائٹر کاپی لکھتے ہیں اور اسے مارکیٹنگ کے مینیجر کے پاس بھیج دیتے ہیں۔
• مارکیٹنگ مینیجر کاپی کا جائزہ لے اور اس میں ترمیم کرتا ہے ، اور سینئر مارکیٹنگ مینیجر سے منظوری لیتا ہے۔
• مارکیٹنگ کے مینیجر نے فہرست کی تازہ کاری کو چلانے کے لئے درخواست پیش کی۔
• مارکیٹنگ منیجر اسسٹنٹ کو حتمی کاپی فراہم کرتا ہے۔
• اسسٹنٹ نیوز لیٹر تیار کرتا ہے اور کوالٹی اشورینس ٹیسٹ بھیجتا ہے۔
• کیو اے ٹیم نیوز لیٹرز کا جائزہ لیتی ہے اور تبدیلیوں کو پیش کرتی ہے۔ اسسٹنٹ تبدیلیوں کی تصدیق کرتا ہے ، تصدیق کرتا ہے ، اور نظام الاوقات جاری ہوتا ہے۔

ان اشیاء میں سے کسی میں بھی تین صفحات پر مشتمل دستی ہوسکتی ہے جو اس کام کو انجام دینے کے لئے درکار اقدامات کا بیان کرتی ہے۔ کاپی کہاں اور کیسے پیش کی جاتی ہے؟ کاپی کو کس شکل میں بننے کی ضرورت ہے؟ فہرست کی تازہ کاری کون کرتا ہے ، اور اس کا کیا مطلب ہے؟ یا ، ان میں سے متعدد اشیاء کو ایک دستی میں ملایا جاسکتا ہے ، مثال کے طور پر ، "مارکیٹنگ منیجر…" کے ساتھ شروع ہونے والے تین کام

آپ کو کیا ضرورت ہوگی

اقدامات لکھنے کے ل you'll ، آپ کو کم سے کم ایک بار ان پر تربیت حاصل کرنی ہوگی۔ جب آپ کو دوبارہ کام کرنا ہے تو ، اپنے طریق کار کا اپنا پہلا مسودہ آپ کی رہنمائی کے لئے استعمال کریں تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ آیا وہ درست اور سمجھنے میں آسان ہیں۔

اسکرین پر قبضہ کسی بھی ایسی چیز کے اسکرین شاٹ لیں جس کی عبارت میں وضاحت کرنا مشکل معلوم ہو یا جس کی عمدہ تصویر بصری طور پر دی گئی ہو۔ سب سے پہلے اپنے تمام اسکرین شاٹس کو کسی فولڈر میں محفوظ کریں ، اور اگر انہیں ضرورت ہو تو صرف انہیں دستاویز میں شامل کریں۔ بہت زیادہ اسکرین شاٹس رکھنے سے آپ کے دستورالعمل کو پڑھنے والے ہر شخص کو پریشان کرنے لگیں گے۔

(اسکرین کیپچر لینے کے ل methods بہت سے طریقے ہیں ، لیکن تیز ترین یہ ہیں: ونڈوز میں ، پرٹ سکن بٹن اور پھر پیسٹ فنکشن اپنے امیج کو کسی امیٹنگ ایڈیٹنگ پروگرام میں ڈالنے کے ل use استعمال کریں جہاں آپ کرپٹ اور ایڈٹ کرسکتے ہیں a میک پر ، استعمال کریں ایپل + شفٹ + 4 اور جس علاقے کو گولی مارنا چاہتے ہو اس کے ارد گرد ھدف ھیںچیں۔)

اسکرین کیپچر سافٹ ویئر۔ اگر آپ استعمال کرتے ہیں تو تصویری ایڈیٹر میں آپ کے اسکرین شاٹس کو مارک کرنے کے ل tools ٹولز شامل ہوسکتے ہیں اگر آپ کسی متعلقہ چیز کی طرف اشارہ کرتے ہوئے ایک تیر شامل کرنا چاہتے ہیں یا تصویر کے کسی خاص حص partے کو اجاگر کرنا چاہتے ہیں۔ $ 50 کے لئے ، اسکرین کیپچر پروگرام Snagit اور Snagit for Mac صرف ہر وہ کام کرے گا جس کی آپ کو ضرورت ہو۔

آریھ کے اوزار کچھ کام کے بہاؤ اور طریقہ کار کا استعمال تھوڑا سا خاکوں کے ذریعے کیا جاتا ہے۔ مائنڈ میپنگ سافٹ ویئر آپ کو فلو چارٹس اور اس طرح جلدی سے کھینچنے میں مدد فراہم کرسکتا ہے ، حالانکہ آپ مائکروسافٹ پاورپوائنٹ میں بھی اسی طرح کی آریھ سازی ٹولز ، اور انسٹری ٹیب کے تحت ورڈ میں ایک زیادہ محدود انتخاب حاصل کرسکتے ہیں۔

کیا اور کیا نہیں

• آپ کے پورے کام کی وضاحت کرنے والے ایک بڑے دستاویز کے بجائے مختلف عمل اور طریقہ کار کے لئے انفرادی دستاویزات بنائیں۔
• مکمل ہو ، لیکن جامع بھی.
• اسکرین شاٹس شامل کریں۔
• دستاویزات کو مکمل کرنے میں کئی ہفتوں کا وقت لگیں۔ عمل پر غور کرنے کے لئے اپنے آپ کو وقت دیں اور دستاویزات پر واپس جائیں تاکہ جانچ پڑتال کریں کہ کیا آپ نے انہیں صحیح طور پر ریکارڈ کیا ہے۔
• صفحہ کے اوپری حصے میں تاریخ کا ڈاک ٹکٹ لگائیں جب فائل کو تازہ ترین شکل میں پیش کیا گیا تھا۔
• ورک فلو کو دستاویز کرتے وقت لوگوں کے ناموں کے بجائے ملازمت کے عنوانات کا استعمال کریں۔
• ماسٹر کاپیاں کو مشترکہ جگہ پر رکھیں تاکہ دوسرے لوگ انہیں آسانی سے بازیافت کرسکیں۔
• اپنے ڈیسک ٹاپ پر یا نجی کلاؤڈ بیسڈ سسٹم (یا دونوں) میں فائلوں کا لوکل بیک اپ رکھیں۔
• سال میں ایک بار اپنی دستاویزات کا جائزہ لیں اور اس پر نظر ثانی کریں۔ ان کو زندہ دستاویزات کی حیثیت سے سمجھو جو کبھی "ختم نہیں ہوتا" ہے۔ وہ ہمیشہ تیار ہوتے ہیں۔
• اپنے باس اور ساتھیوں کو بتائیں کہ آپ یہ نئے ریکارڈ تخلیق اور برقرار رکھے ہوئے ہیں ، کیونکہ ان میں بھی قیمتی ان پٹ مل سکتا ہے۔
• صفحوں کو جاز کرنے کے لئے کلپ آرٹ کو شامل نہ کریں ۔ ہر ایک اس سے نفرت کرتا ہے۔
• متن کو فارمیٹ کرنے میں پاگل نہ ہوں۔ سادہ رکھیں. ذیلی عنوانات کیلئے جرات مندانہ قسم کا استعمال کریں۔ لوگوں کو متعلقہ معلومات آسانی سے دیکھنے میں مدد کے لئے مناسب طور پر گولیوں اور نمبر والی فہرستوں کا استعمال کریں۔ پیراگراف بہت مختصر رکھیں۔
• لوگوں کے نام استعمال نہ کریں۔ لوگوں کو ان کے نوکری کے عنوان سے دیکھیں۔ کیا میں نے پہلے ہی یہ کہا تھا؟ ہاں میں نے کیا ، لیکن یہ واقعی اہم ہے لہذا میں اسے دوبارہ کہہ رہا ہوں۔
• اپنی دستاویزات کا حد سے زیادہ محافظ نہ بنیں۔ آپ نے انہیں اپنے فوائد کے ل not نہیں بلکہ تنظیم کی مدد کے لئے تشکیل دیا ہے۔
• اپنی دستاویزات کو پی ڈی ایف میں نہ لگائیں۔ انہیں ایسی شکل میں چھوڑ دیں جس میں ترمیم کی جاسکتی ہے (اوپر ملاحظہ کریں)